Manual de operação LINX NFC-e

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1 Manual de operação LINX NFC-e Manual de operação LINX NFC-e Página 1

2 Sumário INTRODUÇÃO... 3 NFC-e... 4 Benefícios e Mudanças... 5 COMO EMITIR UMA NFCE? MENSAGENS DE ERRO! FALTOU LUZ NA LOJA! ESTOU SEM INTERNET E PRECISO PASSAR VENDAS! REPROCESSAR NFC-e Pendente! PRECISO CANCELAR UMA VENDA! FECHAMENTO DO CAIXA RESUMO: O que mudou no seu dia a dia? Abertura do caixa Cadastro do Cliente Vendas e Trocas Processo de Venda Reprocessar NFCe pendentes Manual de operação LINX NFC-e Página 2

3 INTRODUÇÃO Por iniciativa da Secretaria da Receita Federal e com o objetivo de simplificar procedimentos, tanto para a administração pública como para o empreendedor independente do porte, surgiu o modelo de documento eletrônico modelo fiscal 65 (NFC-e). Neste grupo de melhorias o consumidor também é beneficiado com o novo sistema, na medida em que poderá verificar imediatamente a validade de uma nota fiscal a partir de qualquer dispositivo conectado à internet que faça a leitura do QR Code e com a Integração automática aos programas de Cidadania Fiscal. Em síntese, a NFC-e é um modelo de solução fiscal que substituirá as notas fiscais de venda ao consumidor, onde sua função é a de gerar um arquivo exclusivamente no formato digital com o intuito de documentar as operações comerciais de venda ao consumidor final, sendo muito semelhante à NF-e, mas com a grande novidade de substituir também a nota fiscal de venda ao consumidor (modelo 2) e o cupom fiscal emitido por ECF. Manual de operação LINX NFC-e Página 3

4 NFC-e A NFC-e é emitida pelo contribuinte através de um Programa Emissor (LINX NFC-e), que deve ser instalado nos computadores da empresa. Antes deste software ser habilitado para o uso da NFC-e existem alguns pré-requisitos que são necessários para a configuração do sistema: Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ); Inscrição Estadual (IE); Certificado Digital MODELO A1 (Formato.pfx ); Autorização da SEFAZ TOKEN (Similar a NF-e); Contrato com o Programa emissor (LINX); Computador com conexão a Internet; Impressora não-fiscal. A NFC-e adota um procedimento simples de funcionamento. A empresa emissora da nota fiscal cria, no momento da venda, um arquivo eletrônico no formato XML com a sua assinatura digital e o transmite para o sistema da Secretaria de Estado de Fazenda (SEFAZ). Em contrapartida, a SEFAZ responde com a pré-validação, autorizando a venda e enviando à empresa um protocolo de recebimento. Depois disso, a SEFAZ envia estas informações ao sistema da Receita Federal, que funciona como um repositório nacional de todas as notas fiscais eletrônicas emitidas (ambiente nacional). Após ser preenchida e assinada eletronicamente (utilizando o Certificado Digital modelo A1) a NFC-e é transmitida pela internet para a SEFAZ, e em uma fração de segundos os computadores da SEFAZ verificam a autenticidade dos documentos e a consistência das informações. Se não houver nenhum erro, a empresa recebe de volta o número da Autorização de Uso e a partir deste momento a NFC-e tem validade. FONTE: LINX (Exceto SP- SAT) E TODO ESTE PROCESSO É MAIS RÁPIDO QUE UMA EMISSÃO DE UM CUPOM FISCAL. Manual de operação LINX NFC-e Página 4

5 O DANFE-NFC-e é uma representação simplificada da NFC-e que contém a chave de acesso e o código de barras (QR Code) da NFC-e para que o consumidor consulte a regularidade da mesma. A consulta pode ser feita mediante leitura do QR Code impresso no DANFE-NFC-e por meio de aplicativos instalados em smartphones ou tablets. Atualmente existem no mercado inúmeros aplicativos gratuitos para smartphones que possibilitam a leitura de QR Code. Benefícios e Mudanças Incremento de dados para o CRM Fechamento e abertura de caixa a qualquer horário Opcional a impressão do cupom fiscal, solução ecologicamente correta Envio do DANFE NFC-e para o do cliente Possibilidade de consulta da NFC-e via site do SEFAZ Simplificação das Obrigações Acessórias eliminando o uso de redução Z, Leitura X e Mapa Resumo Não usa impressoras fiscais dispensando o processo de Lacre da ECF Integração aos programas de Cidadania fiscal Impressão de DANFE NFC-e Transmissão em tempo real ou on-line da NFC-e Compatível com tecnologias de mobilidade Comunicação será realizada por meio da internet Manual de operação LINX NFC-e Página 5

6 COMO EMITIR UMA NFCE? 1. Na área de trabalho clique no ícone do LinxPOS: 2. Na tela inicial do LINX, acesse o Menu Caixa: 3. No Menu Caixa, acesse o Gerenciamento do Caixa: 4. No Gerenciamento do Caixa, clique em Iniciar Caixa. 5. Verifique no Status Atual se o caixa consta como aberto. 6. Clique em Sair (F11) e retorne a Tela Inicial do LINX. Manual de operação LINX NFC-e Página 6

7 7. Nela acesse o Menu de Vendas: a. Verifique que existe novo campo na área de vendas do LINX, ele indica o status atual da NFC-e. Para a correta sincronização com a SEFAZ o Status deve estar como Online. Caso esteja em Contingência siga os procedimentos de venda normalmente e após o encerramento, verifique a sessão PROBLEMA DE COMUNICAÇÃO INTERNET/SEFAZ. 8. Questionar o cliente se o mesmo deseja a NFC-e em seu nome ou não. a. Se NÃO: i. O campo CODIGO/CPF e CLIENTE não deverá ser preenchido ii. Observações: 1. Legalmente o cliente tem opção de não fornecer os dados cadastrais 2. Importante termos os dados do cliente para o CRM 3. Processos de troca exigem o número do cupom fiscal (ou cupom fiscal eletrônico) de origem e os dados do cliente que está realizando a devolução Manual de operação LINX NFC-e Página 7

8 b. Se SIM: i. Informe os dados do cliente, atentando para a obrigatoriedade de preenchimento dos campos abaixo: 1. Nome completo 2. CPF válido 3. Endereço 4. Cidade, UF e CEP Finalizado o cadastro do cliente, retorne para a tela de vendas bipando os produtos normalmente. Por fim, clique em Pagamento (F3) Manual de operação LINX NFC-e Página 8

9 10. Selecione a forma de pagamento acordada com o cliente e clique em Finalizar (F2). 11. Neste momento o sistema realizará a transmissão dos dados à SEFAZ. a. Caso a comunicação esteja estabelecida seguirá o fluxo abaixo: i. O processo será encerrado com a aprovação da SEFAZ, e o sistema emitirá a NFC-e. Comunicação com SEFAZ NFC-e emitida com sucesso! Manual de operação LINX NFC-e Página 9

10 b. Caso a comunicação não esteja estabelecida seguirá o fluxo abaixo: i. O processo será encerrado, porém com mensagem de alerta de emissão em contingência Emissão em contingência NFC-e em contingência (impressa em 2 vias) Obs.: Após emissão em contingência, verificar a sessão PROBLEMA COMUNICAÇÃO INTERNET/SEFAZ Manual de operação LINX NFC-e Página 10

11 - MENSAGENS DE ERRO! O QUE FAZER? Falha 01. Estava realizando o Passo 11 da emissão de NFC-e, e ao invés de finalizar o processo, a mensagem abaixo foi exibida. Motivo recorrente: Instabilidade ou falha na conexão com a internet. Solução: Verifique sua conexão com a internet, clique em OK e reinicie a partir do Passo 10. Persistindo a falha: Acesse o canal de suporte, informando e erro e que seu status é Faturamento Parado, pois não consegue emitir cupons. Falha 02. Estava realizando o Passo 11 da emissão de NFC-e, e ao invés de finalizar o processo, a mensagem abaixo foi exibida. Motivo recorrente: O operador de caixa não realizou o cadastro do cliente corretamente. Solução: Clique em OK e retorne até o Passo 10. Clique no botão Cliente(F5) realizando o correto cadastro dos dados. Grave suas alterações e retome o passo a passo. Manual de operação LINX NFC-e Página 11

12 - FALTOU LUZ NA LOJA! O QUE FAZER PARA VENDER? Resposta: Não deve realizar o processo de vendas até a energia ser reestabelecida. - ESTOU SEM INTERNET E PRECISO PASSAR VENDAS! O QUE FAZER? Resposta: Realize o processo de vendas normalmente e depois verifique a sessão PROBLEMAS COMUNICAÇÃO INTERNET/SEFAZ. - REPROCESSAR NFC-e Pendente! VAMOS REALIZAR O PROCESSAMENTO DAS NFC-E EM CONTINGÊNCIA I. Na área de trabalho clique no ícone do LinxPOS Manager: II. Na tela inicial do Manager, acesse o Menu Gerencial: III. Na Menu Gerencial, acesse o SubMenu Notas Fiscais: Manual de operação LINX NFC-e Página 12

13 IV. Preencha os filtros selecionando o Modelo NFC-e e o período que deseja pesquisar. Clique no botão Pesquisar. V. Marque a NFC-e que está em contingência para realizar o processamento e emitir um cupom fiscal eletrônico válido. - PROBLEMA DE COMUNICAÇÃO INTERNET/SEFAZ Passo a passo para resolução problema comunicação: a. Verificar conexão com a internet: i. Abrir um navegador e acesse algum site e caso esteja com problema, abra um chamado junto ao prestador de serviços de internet b. Verificar comunicação com SEFAZ: i. Execute os procedimentos descritos na sessão REPROCESSAR NFC-e Pendentes ii. Caso o erro persista, abra um chamado junto ao suporte do Sistema LINX Manual de operação LINX NFC-e Página 13

14 - PRECISO CANCELAR UMA VENDA! b. Na área de trabalho clique no ícone do LinxPOS; c. Na tela de vendas selecione um vendedor e clique em Tickets : d. Informe um critério de pesquisa como pedido ou numero do Ticket e clique em Pesquisar (F2). e. Selecione o Ticket que deseja excluir e clique em Cancelar (F7) e confirme as informações para o cancelamento: f. Selecione o motivo do cancelamento e clique em OK. g. O cupom será cancelado sem gerar nenhuma impressão de cancelamento. A NFC-e emitida e autorizada pelo SEFAZ será Canceladas. A NFC-e emitida em Contingência será Inutilizada. Manual de operação LINX NFC-e Página 14

15 - FECHAMENTO DO CAIXA 1) Não será mais necessária a impressão de Leitura X e redução Z. 2) Realize a conferência e a validação da sincronização das vendas através do relatório de Resumo de Caixa. 3) Para acessar este relatório abra o LINX POS Manager clicando na sua no ícone do LinxPOS Manager que esta na sua área de trabalho. 4) No Manager, acesse o Menu Caixa e Submenu Relatórios: 5) Informe na tela de Relatórios a data atual ou os relatórios que deseja analisar. Clique em Pesquisar (F3) 6) Após a pesquisa, acesse a aba relatórios e clique em Resumo do Caixa para gerar o relatório. Manual de operação LINX NFC-e Página 15

16 7) No relatório abaixo temos os mesmos campos que são informados para a confirmação de vendas: ID Descrição ZZNET 1 Venda Bruta (Retângulo vermelho) BRUTO 2 Descontos ou acréscimos (Retângulo Azul) Descontos + Trocas 3 Trocas (Retângulo Azul) Descontos + Trocas 4 Venda Liquida (Retângulo vermelho) Liquido 8. Verifique se os valores exibidos no ZZNET estão corretos com relação ao relatório de Resumo de Caixa. Caso não exista diferença clique em Confirmar. Manual de operação LINX NFC-e Página 16

17 RESUMO: O que mudou no seu dia a dia? Abertura do caixa 12. No Gerenciamento do Caixa, clique em Iniciar Caixa. 13. Verifique no Status Atual se o caixa consta como aberto. 14. Para Fechar realize o processo inverso. Cadastro do Cliente Vendas e Trocas 1. Atenção na tela de cadastro com os dados de CPF, NOME, CEP e ENDEREÇO, pois estas informações podem ser recusadas pela SEFAZ e trancar o processo de emissão da NF-e de Troca. Se o estiver cadastrado ele receberá automaticamente o link para impressão da DANFE NFC-e. 2. Cliente não quer informar o seu CPF: Não deve ser preenchido o campo CODIGO/CPF e CLIENTE Processo de Venda 1. Selecione a forma de pagamento desejada e clique em Finalizar (F2). 2. Neste momento o sistema realizará a transmissão à SEFAZ. O processo será encerrado com a aprovação da SEFAZ ou emissão em contingência. 3. Em sua impressora não-fiscal será impresso um NFCe conforme abaixo: Emissão com sucesso Emissão em contingência Reprocessar NFCe pendentes 1. Acessar o LINX POS MANAGER >> GERENCIAL >> NOTAS FISCAIS 2. Marque a NFC-e que está em contingência para realizar o processamento e emitir um cupom fiscal eletrônico válido Manual de operação LINX NFC-e Página 17