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1 Mini Guia Tudo o que você precisa saber sobre a NF-e

2 Miniguia SAGE: Tudo o que você precisa saber sobre a NF-e Muitos empreendedores podem se beneficiar da emissão da Nota Fiscal eletrônica (NF-e). Neste miniguia, vamos tratar de alguns aspectos essenciais sobre o tema, como a conceituação da NF-e, quais são seus benefícios, o que é um certificado digital e como adotar a NF-e em sua empresa. Confira:

3 O que é a Nota Fiscal eletrônica (NF-e)? A Nota Fiscal eletrônica (NF-e) consiste em um documento digital, que é emitido e armazenado eletronicamente. Devido ao fato de que ele é armazenado em um ambiente digital, dispensa-se sua impressão física. 1

4 Para que serve a NF-e? Assim como outros documentos fiscais, a Nota Fiscal eletrônica tem como função documentar, de acordo com os aspectos fiscais, as operações referentes à circulação de mercadorias e também as referentes à prestação de serviços. 2

5 Quais são suas vantagens? São várias. Em sua versão eletrônica, a Nota Fiscal garante maior praticidade a seus emitentes, porque é bem menos custosa e mais segura, porque tem sua autenticidade validada por meio de uma assinatura digital do remetente. Além disso, o Fisco fornece uma autorização de uso específica para seus emitentes. Em relação aos emitentes da NF-e, haverá também redução de custos de armazenagem de documentos fiscais, porque isso passa a ser feito eletronicamente. Empresas que necessitam do transporte longo de mercadorias têm seu tempo de deslocamento otimizado, visto que as paradas de caminhões em postos fiscais de fronteira serão mais rápidas. Em relação às empresas compradoras de mercadorias, que recebem as Notas Fiscais eletrônicas, é possível destacar benefícios como o conhecimento antecipado de informações da NF-e, a previsibilidade das mercadorias em trânsito e a redução de erros de escrituração das notas. 3 Além disso, existem outros benefícios, como a redução do uso de papel para essas finalidades, o incentivo ao comércio eletrônico e à inovação tecnológica, a facilitação da escrituração fiscal e contábil, o aumento da confiabilidade da Nota Fiscal, a melhoria do controle fiscal e a diminuição da sonegação.

6 Quais impostos estão envolvidos em sua emissão? Os mesmos de uma emissão de Nota Fiscal impressa. É importante notar que não há diferença entre a emissão da Nota Fiscal eletrônica e a Nota Fiscal impressa quanto aos impostos envolvidos. O emissor da NF-e continua sujeito ao pagamento dos mesmos impostos (federais, distritais, estaduais e municipais). Se estiver sujeito ao programa de simplificação tributária do Simples Nacional, esses impostos serão cobrados de forma unificada. 4

7 Quem está autorizado a emitir a Nota Fiscal eletrônica? São estabelecimentos autorizados a emitir a NF-e aqueles estabelecimentos autônomos dos contribuintes, sejam eles médias, pequenas ou grandes empresas. Ou seja, todos os estabelecimentos inscritos no cadastro de contribuintes do ICMS (Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços), após inscrição junto à Secretaria da Fazenda de cada estado ou do Distrito Federal. A geração e a transmissão das Notas Fiscais eletrônicas é um processo eletrônico, feito em qualquer local onde seja possível a transmissão de dados e a assinatura digital do contribuinte. 5

8 Como se credenciar? As empresas interessadas em emitir Notas Fiscais no formato eletrônico devem solicitar seu credenciamento na Secretaria da Fazenda dos Estados (ou do Distrito Federal) em que possuam estabelecimento. Ou seja, não basta se credenciar apenas em uma Secretaria, mas em todas aquelas onde houver estabelecimentos que emitirão a NF-e. 6

9 Em que consiste a assinatura digital? O próximo passo é a obtenção de certificação digital, que é emitida por uma Autoridade Certificadora credenciada. Mais informações sobre essa certificação podem ser encontradas no site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação. Essa é a principal alteração em relação à utilização da Nota Fiscal em sua versão eletrônica. Sejam emissores ou não desse documento, é necessário verificar a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital que contém a nota fiscal. 7 A assinatura faz parte do processo de emissão e serve para garantir a integridade e a autoria da Nota Fiscal eletrônica. Antes de realizar a assinatura digital desses documentos, é preciso receber um Certificado Digital ICP-Brasil válido. Esse certificado contém o número de registro no CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas) do emissor.

10 O que é a autorização de uso? Após a geração do arquivo eletrônico com as principais informações fiscais referentes à transação comercial, a Nota Fiscal eletrônica é transmitida, via internet, à Secretaria da Fazenda Estadual (ou Distrital), que verifica sua integridade formal. Posteriormente, o emitente recebe um protocolo de recebimento da Secretaria, chamado Autorização de Uso. Ou seja, além da Nota Fiscal eletrônica, o emitente deve receber essa autorização de uso para a circulação de sua mercadoria ou serviço. Tanto os emitentes, quanto os parceiros que utilizarem a NF-e podem consultar no site do Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica se há Autorização de Uso referente àquela mercadoria ou serviço. 8

11 Como emitir a NF-e? Para emitir eletronicamente as Notas Fiscais, é necessário possuir um software próprio ou adquirido, ou mesmo utilizar empresas da internet que proporcionam esse serviço. Eles fazem uma integração automática com o software emissor do Fisco e podem facilitar muito sua utilização. 9

12 Quem mais recebe as informações da Nota Fiscal eletrônica? Além da Secretaria da Fazenda Estadual (ou Distrital) de sua jurisdição fiscal, a Receita Federal e outros órgãos da administração pública federal (quando aplicável), também serão informados sobre os dados fiscais contidos na NF-e. 10

13 E o que é o DANFE? O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é a representação física da NF-e, impresso normalmente pelo mesmo sistema que a emitiu, com uma chave de acesso de 44 dígitos e um código de barras. Apesar de não ser um documento fiscal, nem de o substituir, o DANFE serve para confirmar a validade e a existência da NF-e, por meio de consulta ao Ambiente Nacional e aos sites das Secretarias da Fazenda de cada estado ou do Distrito Federal. 11 O DANFE acompanha mercadorias em trânsito e contém informações básicas sobre o emitente da NF-e, o destinatário da mercadoria, os valores da operação, entre outras informações.

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