Dos fluxogramas aos mapas de fluxo de valor: uma análise das técnicas de registro em processos produtivos

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1 Dos fluxogramas aos mapas de fluxo de valor: uma análise das técnicas de registro em processos produtivos NAIARA CATRIANA JUSTINO (PUC-MG) ANTÔNIO FELIPE DE PAIVA GENEROSO (PUC-MG) BERNARDO RODRIGUES ALVES (PUC-MG) RAONI BARROS BAGNO (UFMG) Resumo: As técnicas de registro são ferramentas utilizadas para representar processos produtivos, auxiliando na identificação e eliminação de desperdícios. Adicionalmente, tais técnicas auxiliam as empresas a melhorar a sequência de seus processos. O propósito geral deste estudo é o de organizar o conhecimento sobre as técnicas de registro existentes, gerando bases para uma comparação à luz dos tipos de desperdícios melhor evidenciados por cada técnica. O trabalho parte de um estudo bibliográfico da aplicação das técnicas de registro nos processos produtivos, evidenciando as mais destacadas, suas particularidades e aplicações nos diferentes desafios de análise de processos. Por fim, um quadro comparativo sintetiza as informações sobre as técnicas apresentadas. Palavras-chave: Mapeamento de processos, Técnicas de registro, Identificação de desperdícios. 1. Introdução As organizações vêm buscando constantemente tornar seus processos mais eficientes, uma vez que o mercado está cada vez mais competitivo. Para Gonçalves (2000), na concepção mais comum, processo é qualquer atividade ou conjunto de atividades que toma um input, adiciona valor a ele e fornece um output a um cliente específico. Esse output é o produto, resultado da realização do processo. Produtos podem ser classificados em bens (ex. minério de ferro), serviços (ex. assessoria jurídica) ou uma mescla de ambos. Um ponto de partida para se melhorar o desempenho dos processos está em evidenciar eventuais desperdícios nele correntes. Para Ohno (1997), desperdícios são os elementos que não agregam valor ao produto, acrescentando custos ao mesmo. Também chamados de perdas, estes devem ser identificados e eliminados para se garantir melhor eficiência ao processo. Ainda segundo o autor, os desperdícios não são facilmente identificados, pois, muitas das vezes, se encontram ocultos no processo produtivo. Ohno (1997) e Shingo (1996) classificam os desperdícios em sete tipos: 1. Superprodução: Produzir mais do que o necessário. Segundo Ohno (1997) Num período de crescimento lento, manter um grande estoque causa o desperdício da superprodução ; 2. Espera: Interrupções na agregação de valor devido a filas de processamento,ou ociosidade, causando desperdício de tempo; 3. Transporte desnecessário: Movimentação de produtos para distâncias maiores que as 1

2 necessárias; 4. Processamento desnecessário: O processamento em excesso, ao acrescentar mais trabalho do que o especificado pelo cliente, não agrega valor ao produto e deve ser eliminado. Segundo Shingo (1996): a capacidade de eliminar a perda na produção é desenvolvida a partir do momento em que se deixa de acreditar que não há outra maneira de executar uma dada tarefa ; 5. Estoque: Excesso de peças entre processos, excesso de produto final ou até mesmo matéria-prima em excesso estocada. Segundo Ohno (1997) se as quantidades estocadas não forem controladas podem surgir ineficiências; 6. Defeitos: De acordo com Ohno (1997), a padronização e a racionalização insuficiente criam desperdício, inconsistência e despropósito nos procedimentos de trabalho causando peças defeituosas, provocam retrabalhos, aumentando custos do produto; 7. Movimentação desnecessária: Layouts deficientes e/ou trabalho insuficientemente estudado resultam em movimentação de recursos desnecessários. Portanto, para se identificar desperdícios e tornar um processo eficiente é necessário inicialmente conhecê-lo. Isso é possível fazendo o uso de técnicas de análise do processo que, segundo Mello et al. (2002), auxiliam na identificação de falhas e oportunidades de melhoria, evidenciando as tarefas críticas e as oportunidades de se eliminar tarefas que não agregam valor. Assim, o escopo deste estudo está em realizar um levantamento e análise das ferramentas e técnicas que auxiliam as empresas a melhorar a sequência seus processos, propondo uma síntese das técnicas existentes de forma a evidenciar suas características principais, suas diferenças e adequação para diferentes situações no desafio da análise de processos produtivos. 2. Metodologia O estudo prático foi desenvolvido a partir de levantamentos em fontes bibliográficas disponíveis sobre técnicas de registro em língua portuguesa. Foram buscados artigos na base de dados Scielo e do Google Acadêmico com os termos: Mapeamento de processos, técnicas de registros, técnicas de registros de processos retornando um conjunto de 12 artigos. Estes artigos foram submetidos a uma análise inicial,que resultou na extração de algumas técnicas e verificando-se também alguma convergência de suas bases teóricas em autores clássicos da área. Nestes casos, as informações sobre as técnicas de registro foram buscadas nas fontes originais. Deste trabalho de busca e seleção, resultaram 7 técnicas de registro que compõem o rol de análise do presente trabalho. 3. Mapeamento de processos e técnicas de registro Shingo (1996) entende processo como sendo um fluxo de materiais no tempo e no espaço. No caso industrial, é a transformação da matéria-prima em componentes semiacabados e no produto acabado ao seu final. Para Hunt (1996) citado por Mareth et al. (2008), o mapeamento de processos é uma ferramenta gerencial que se propõe a estudar as atividades e analisar os processos, buscando a redução de custos. É uma ferramenta que ajuda a entender o processo e a visualizar pontos de melhoria para posterior eliminação dos desperdícios. 2

3 Assim, A melhor forma de visualizar o processo é através de uma análise estruturada do mesmo. Neste âmbito Slack et al. (2009) afirmam que o mapeamento de processo envolve a descrição da forma de como as atividades se relacionam umas com as outras. A utilização correta das técnicas de registro de processos é de suma importância para a qualidade de um mapeamento. A seguir, sintetizam-se as principais técnicas de registro selecionadas. 3.1 Gráfico de fluxo de processo De acordo com Barnes (1982), o gráfico de fluxo do processo consiste em registrar um processo de maneira compacta, a fim de tornar possível sua compreensão e, consequentemente, uma futura melhoria. Neste apresentam-se os diversos passos ou eventos que ocorrem durante a execução de um processo, evidenciando as etapas de ação (realização de uma atividade), inspeção, transporte, espera, fluxo de documentos e registros (figura 1) e os símbolos utilizados. Rebouças (2005) descreve as seguintes vantagens do uso do fluxograma: (a) apresentação real do funcionamento de todos os componentes de um método de trabalho. Esse aspecto proporciona e facilita a análise da eficiência do sistema; (b) propiciar o uso de convenções de simbologias, o que possibilita uma leitura mais simples e lógica do processo, tanto por parte dos especialistas em métodos, quanto por seus usuários e; (c) identificação mais fácil e rápida de pontos fortes e fracos do método. 3.2 Mapofluxograma Figura 1: Exemplo de gráfico do fluxo do processo. Adaptado de: Contador (2010) Segundo Barnes (1982), o mapofluxograma representa o fluxograma do processo em uma planta de edifício ou na própria área em que as atividades estão sendo desenvolvidas. O Mapofluxograma tem como escopo a facilidade de se visualizar o fluxo de produção sobre a própria representação do espaço físico em que é realizada. A utilização dessa ferramenta possibilita uma visualização dos deslocamentos (figura 2), e consequentes oportunidades de melhorias, a fim de se reduzirem possíveis desperdícios. 3

4 3.3 Diagrama homem-máquina Para Barnes (1982), o diagrama homem-máquina tem a finalidade de estudar a interrelação entre o trabalho do homem e o da máquina, identificando os tempos ociosos de ambos e balanceando a atividade do posto de trabalho (figura 3). Moreira (2002) destaca que o diagrama homem-máquina é uma representação gráfica que envolve um ou mais operadores, trabalhando em uma ou mais máquinas. 3.4 Diagrama de atividades múltiplas Figura 2: Mapofluxograma. Fonte: Barnes (1982) Segundo Harding (1981), o diagrama de atividades múltiplas é uma ferramenta indicada para situações nas quais, duas ou mais atividades estão relacionadas uma à outra ou dependentes uma da outra como (figura 4). Para Contador (2010), o gráfico de atividades múltiplas é utilizado para análise do trabalho simultâneo de duas ou mais pessoas, duas ou mais máquinas, ou homens e máquinas. Neste último, o gráfico recebe também o nome de diagrama homem-máquina. Mundel (1996) destaca que, esses gráficos são um meio para se registrar as etapas separáveis de trabalho de um grupo, com ou sem a utilização de máquinas. Evidencia-se ainda a relação entre os membros quando o trabalho envolve coordenação do respectivo grupo. Quando o trabalho se realiza em sequência, frequentemente considera-se o trabalho de cada membro do grupo dividindo-se a sequência em locais apropriados e/ou melhorando os métodos de trabalho dos membros do grupo que tem a maior parte da sequência. 3.5 Gráfico de SIMO (SImultaneous Motion, ou movimento simultâneo) Moreira (2002) afirma que no gráfico de SIMO são registrados os movimentos da mão direita e da mão esquerda ao mesmo tempo e este é indicado para operações curtas e repetitivas. 4

5 Segundo Hunt (1996), um uso especializado do diagrama de movimentos simultâneos é o gráfico dos ciclos dos movimentos simultâneos, usualmente chamado de gráfico de Simo (figura 5). Neste, cada ação é descrita em termos de therbligs (movimentos fundamental das mãos BARNES, 1982), e cobre um período de tempo muito curto. Aqui o ciclo de atividades das duas mãos é descrito em grandes detalhes. São usualmente feitos a partir de filmes e utilizados para estudar operações altamente repetitivas. Figura 3: Diagrama Homem Máquina. Fonte: Moreira (2002) Figura 4: Diagrama de atividades múltiplas para o setup de uma máquina de corte. Fonte: Barnes (1982) 5

6 3.6 Gráfico de espaguete ou Spaguetti Chart Figura 5: Diagrama "SIMO". Fonte: Barnes (1982) Segundo o Lean Institute Brasil (2011) este é um diagrama que representa o caminho percorrido por um produto na medida em que ele é movimentado. É uma ferramenta para ajudar a enxergar a movimentação ao longo do fluxo de valor (figura 6). Figura 6:Spaguetti Chart. Fonte: Fernandes (2013) 6

7 3.7 Mapeamento de fluxo de valor O Mapeamento do Fluxo de Valor (MFV) é uma ferramenta típica da produção enxuta e visa à identificação e a eliminação de desperdícios. Rother e Shook (2003) descrevem-na como uma ferramenta que utiliza papel e lápis e o ajuda a entender o fluxo de material e de informação na medida em que o produto segue o fluxo de valor.permite-se assim visualizar a cadeia de valor de forma simples.de acordo com Slack et al. (2009), o mapeamento da corrente do fluxo de valor é uma abordagem simples e eficaz que ajuda a entender o fluxo de material e informação. É uma forma de se registrar o caminho da produção do início ao fim, ajudando a identificar desperdícios e suas fontes. Os ícones utilizados para no MFV são padronizados (figura 7), este registro tem a finalidade de realizar o mapeamento do fluxo atual (figura 8) porta-a-porta,evidenciando o fluxo de materiais e informações desde o fornecedor, passando por dentro da empresa, até a expedição ao cliente. Rother e Shook (2003) apresentam as seguintes características sobre o mapeamento de fluxo de valor: (a) ajuda a identificar os desperdícios e suas fontes; (b) fornece uma linguagem comum para tratar os processos de manufatura; (c) torna visíveis as decisões sobre o fluxo; e (d) forma a base de um plano de implementação, demonstrando o fluxo porta a porta. Figura 7: Ícones do Mapeamento do Fluxo de Valor. Fonte: Rother e Shook (2003) 4. Análise das técnicas de Registro Para se mapear corretamente um processo é necessário antes conhecer as técnicas de registro a serem utilizadas. Cada técnica possui a sua particularidade, sendo necessário se identificar a mais adequada para o processo em análise. O quadro 1 apresenta uma síntese das principais técnicas utilizadas nos mapeamentos de processos e pode ser usada como um instrumento de 7

8 consulta rápida. A primeira coluna descreve as técnicas, em seguida apresenta-se a referência consultada para análise; a coluna definição, ressalta a particularidade de cada técnica; a coluna diagrama apresenta uma representação gráfica na forma de um ícone mnemônico. O nível de complexidade de cada técnica foi estabelecido levando-se em consideração os aspectos: concepção gráfica, quantidade e diversidade de informações necessárias para sua realização (perspectiva da coleta dos dados em ambiente empresarial); a coluna tipo de desperdício evidenciado mostra os tipos de desperdícios que são identificados de forma mais evidente com cada técnica. Por fim a coluna características tem a função de levantar vantagens e desvantagens/desafios de se aplicar as técnicas. Figura 8: Exemplo do mapa do estado atual. Fonte: Rother e Shook (2003) Ao se realizar a análise dos registros de processo pôde-se observar algumas características importantes das técnicas de registro que são abaixo sintetizadas: a) O gráfico do Fluxo do Processo apresenta a sequencia das atividades. Assim, se destaca para identificar desperdícios e os símbolos padronizados podem ser associados diretamente a tais desperdícios, facilitando a interpretação; b) O diagrama de atividades múltiplas é fortemente indicado pra células de trabalho em que um ou mais operadores cuidam simultaneamente de mais de uma máquina. Aplicase mais usualmente para ambientes de manufatura nos quais existe um desafio em torno da sincronia entre homem e máquina para se buscar eficiência do processo; c) Embora não citada nos artigos científicos consultados, optou-se por apresentar a técnica spaguetti chart devido a sua grande utilização em ambientes que aplicam a produção enxuta. Muitas empresas optam pela facilidade e o bom resultado apresentado por esta técnica que é muito simples e ajuda a identificar a movimentação existente no processo; 8

9 d) Atenção especial foi dada a técnica de mapeamento do fluxo de valor, pois esta demanda um conjunto de informações de diferentes partes da organização (produção, logística, cliente, fornecedor), o que pode se tornar desafio especial para se realizar o mapeamento. Contudo, sua proposta é a de representar visualmente todas as etapas do fluxo de valor e a medida em que o produto segue o fluxo é possível identificar os pontos limitantes do processo e que não agregam valor. Permite-se através do mapeamento do estado atual redesenhar o processo propondo melhorias para tornar o processo mais eficiente (redesenhando-se na sequência o mapa do estado futuro, que evidencia as melhorias projetadas). 5. Considerações Finais Este artigo teve como objetivo o levantamento das principais técnicas de registro dos processos produtivos, sua análise e associação com o esforço de identificação de desperdícios. A rigor, na perspectiva defendida por este trabalho, a melhor técnica de registro a ser aplicada em uma situação de intervenção para melhoria de produtividade é aquela que evidencia da maneira clara possível os desperdícios presentes naquele sistema. Dessa forma, a técnica de registro em questão passa a ser instrumento útil, não somente para nortear as ações de intervenção, mas também para auxiliar na previsão de resultados (o que, via de regra, é necessário para se aprovar a execução de ações de melhoria em ambientes empresariais, após confrontar-se com o custo e/ou tempo para implantação das ações) e verificar o impacto real das ações de melhoria após as intervenções. Na medida em que problemas e impacto das soluções são evidenciados de maneira clara nos ambientes de produção, os esforços de melhoria ganham mais força e envolvimento das pessoas nas várias instâncias da organização. O conteúdo abordado, contudo, possui maior aderência a aplicações industriais. Percebe-se que particularidades de cada técnica podem revelar limitações ou oportunidades para transbordamentos possíveis a outros ambientes de produção em que o mapeamento prévio do processo é requisito para uma boa análise e identificação de desperdícios, fomentando-se melhorias de eficiência. Espera-se através deste trabalho constituir um instrumento simples mas direcionador para organizações que busquem agregar ferramentas de registro em seu esforço de melhoria contínua. Como oportunidade para se desenvolver pesquisas futuras, identificam-se as adaptações que as técnicas de registro (particularmente o MFV) sofrem para se ajustar aos processos particulares de empresas. Outra oportunidade estaria em uma busca mirada em operações de serviços. Isso seria importante para demonstrar variações possíveis das técnicas de registro conforme particularidades de cada ambientes de produção e seus respectivos resultados, além de se buscar suporte para atividades emergentes na utilização de técnicas de origem industrial. 9

10 GRÁFICO HOMEM -MÁQUINA Barnes (1982) Mundel (1996) Moreira (2002) MAPOFLUXOGRAMA Barnes (1982) FLUXOGRAMA Barnes (1982) Técnica Referência Definição Diagrama Gráfico que representa os diversos passos ou eventos que ocorrem durante a execução de um processo, identificando etapas de ação (realização de uma atividade), inspeção, transporte, espera e fluxo de documentos e registros. Fonte: Contador, Representação do fluxograma do processo em uma planta de edifício ou na própria área em que a atividade se desenvolve. Fonte: Barnes, Representação gráfica que envolve um ou mais operadores, trabalhando em uma ou mais máquinas. Fonte: Moreira, Legenda: 1 - Fácil 2- Moderado 3- Difícil Nível de Complexidade Tipo de desperdício evidenciado 1 Transporte, espera. 1 Transporte, espera. 2 * Espera Características * Facilita a análise da eficiência do sistema; * Propicia o uso de convenções de simbologias, o que possibiita uma leitura mais simples e lógica do processo; * Uso frequente pode impedir a percepção para a utilização de outras técnicas; * Facilita a visualização do fluxo de produção. * Permite visualizar oportunidades de melhoria em deslocamentos desnecessários. * Possibilita oportunidades de melhorar o arranjo físico. * Dependendo da escala da planta, pode ser de dificil interpretação. *Ajuda a determinar a maneira mais positiva de harmonizar o trabalho do individuo com o da máquina. * Desenvolvimento de ciclos de trabalho mais efetivos. *Determina o número adequado de homens e máquinas para as operações em análise. Quadro 1 Síntese das técnicas de registro de processos produtivos. Fonte: dos autores (Continua) 10

11 SPAGUETTI CHART Fernandes, 2011 MAPEAMENTO DO FLUXO DE VALOR Rother e Sook (2003) Slack et al, (2009) GRÁFICO DE SIMO Moreira (2002) Harding (1996) Barnes (1982) DIAGRAMA DE ATIVIDADES MÚLTIPLAS Harding (1981) Contador (2010) Mundel (1996) Técnica Referência Definição Diagrama Ferramenta que retrata as etapas separáveis de trabalho de um grupo, com ou sem máquinas, e indicam a relação entre os membros quando o trabalho envolve coordenação do grupo. Fonte: Contador, Ferramenta que registra os movimentos da mão direita e da mão esquerda, utilizado em operações curtas e repetitivas. Fonte: Peinado; Graeml. Ferramenta originária da Produção Enxuta, e visa à identificação e a eliminação de desperdícios. Realiza o mapeamento do caminho da produção de um produto ou serviço, do início ao fim. Fonte: Rother e Shook, É uma ferramenta para ajudar a enxergar a movimentação de pessoas, materiais e ferramentas no chão-defábrica Fonte: Fernandes, Legenda: 1 - Fácil 2 - Moderado Nível de Complexidade Tipo de desperdício evidenciado 2 * Movimentação desnecessária; * Espera 2 * Espera 3 * Estoque * Excesso de produção; *Espera 1 * Movimentação Características * Melhora os métodos de trabalho dos membros do grupo; * Melhor reorganização de tarefas; * Auxilia na visualização de um ciclo completo em todos os detalhes; * Ajuda na elaboração de melhores combinações dos movimentos mais desejávies; * Evidencia os pontos onde ocorrem as esperas do ciclo. * Ajuda a identificar as fontes de desperdícios no fluxo de valor; * Torna as decisões sobre o fluxo visíveis; * Mostra a relação entre o fluxo de informação e o fluxo de material. *Ajuda a identificar a movimentação desnecessária. Quadro 1 Síntese das técnicas de registro de processos produtivos. Fonte: dos autores (Conclusão) 11

12 Referências BARNES, R. M. Estudo de Movimentos e Tempos. Edgard Blucher, 6ª Ed., São Paulo CONTADOR, J.C. Gestão de operações: a engenharia de produção a serviço da modernização da empresa. 3ª Ed., São Paulo: Edgar Blucher, GONÇALVES, J. E. As empresas são grandes coleções de processos. Revista de Administração de Empresas (RAE),Vol. 40, No. 1, Jan/Mar HARDING, H.A. Administração da produção. São Paulo: Atlas, HUNT, V. D. Process mapping: how to reenginneer your business processes. New York: John Wiley & Sons, Inc MARETH, T.; ALVES, W. T., BORBA, S.G. Mapeamento de processos e simulação como procedimentos de apoio à gestão de custos: uma aplicação para o processo de registros e matrículas da universidade de Cruz Alta. In: Anais do XV Congresso USP de Controladoria e Contabilidade, MELLO, C. H. P., SILVA, C. E. S., TURRIONI, J. B.; SOUZA, L. G. M. ISO 9001:2000.Sistema de gestão da qualidade para operações de produção e serviço. São Paulo: Atlas, MOREIRA, D. A.Administração da Produção e Operações. São Paulo: Pioneira, MUNDEL, M. E. Estudo de movimentos e tempos: princípios e prática. São Paulo: Mestre Jou, OHNO, T.O Sistema Toyota de Produção: Além da produção em larga escala. Porto Alegre: Bookman, FERNANDES, F. Qualidade e Produtividade. Disponível em: Acesso em: 10 Dez REBOUÇAS, D.P.O. Sistemas de Organização e Métodos Uma Abordagem Gerencial.São Paulo: Atlas, ROTHER, M.; SHOOK, J.Aprendendo a enxergar: mapeando o fluxo de valor para agregar valor e eliminar o desperdício. São Paulo: Lean Institute Brasil, SHINGO, S.O Sistema Toyota de Produção do ponto de vista da Engenharia de Produção. 2ª ed. Porto Alegre: Bookman, SLACK, N.; CHAMBERS, S.; JOHNSTON, R. Administração da Produção. São Paulo: Editora Atlas,