TOTVS - Microsiga Protheus PCO

Transcrição

1 20/07/2011

2 Sumário Sumário Conceitos Básicos Novas Funcionalidades Controle de Fases do Planejamento Unidade Orçamentária do Planejamento Projeto de Planejamento Orçamentário Revisão da Planilha de Planejamento Controle de Fases do Orçamento Unidade Orçamentária de Orçamento Projeto de Controle Orçamentário Restrição Orçamentário Simulação Orçamentária Regra de Distribuição Orçamentária Importação de Dados para Orçamento Conclusão

3 1 Conceitos Básicos Olá! Neste vídeo apresentaremos as novidades do processo de negócio Orçamento, da linha de produto Microsiga Protheus, o qual contempla o módulo Planejamento e Controle Orçamentário. 1.1 Novas Funcionalidades O Módulo de Planejamento e Controle Orçamentário, focado nos processos de Planejamento oferece as seguintes soluções neste novo Release: Controle de fases do planejamento: Possibilita aos gestores o acompanhamento do status da planilha orçamentária, além de permitir restrições das ações que podem ser realizadas em cada fase. Unidade orçamentária do planejamento: Possibilita ao usuário cadastrar as unidades orçamentária que representam a estrutura orçamentária da empresa atribuindo às mesmas os direitos de usuário para manutenção dentro de um projeto orçamentário. A unidade orçamentária poderá ser utilizada tanto em projetos de planejamento quanto em projetos de orçamento. Projeto de planejamento orçamentário: Possibilita o cadastro de projetos orçamentários vinculados a uma planilha orçamentária e a unidades orçamentárias, permitindo ao usuário a visualização do valor total orçado em uma planilha e de sua estrutura empresarial. Revisão da planilha de planejamento: Funcionalidade já existente para a planilha de orçamento, que possibilita ao usuário possuir o histórico de todas as alterações sofridas pela planilha ao longo de sua construção. Controle de fases do orçamento: Possibilita aos gestores o acompanhamento do status da planilha orçamentária além de permitir restrições das ações que podem ser realizadas em cada fase. Unidade Orçamentária do Orçamento: Possibilita ao usuário cadastrar as unidades orçamentária que representam a estrutura orçamentária da empresa, atribuindo às mesmas, os direitos de usuário para manutenção dentro de um projeto orçamentário. A unidade orçamentária poderá ser utilizada tanto em projetos de planejamento como em projetos de orçamento. Projeto de Controle Orçamentário: Possibilita o cadastro de projetos orçamentários vinculados a uma planilha orçamentária e a unidades orçamentárias, permitindo ao usuário a visualização do valor total orçado em uma planilha e de sua estrutura empresarial. Restrição Orçamentária: Possibilita a definição de restrição de valores para as contas orçamentárias informadas nas planilhas que compõe um projeto orçamentário. Simulação orçamentária: Possibilita o maior controle sobre os orçamentos da empresa simulando suas planilhas de orçamentos e gerar gráficos para a melhor visualização da variação de valores das contas, disponibilizando além da opção de comparação de planilhas a utilização de fórmulas matemáticas para calcular desvios, médias, juros e demais cálculos. Regra de distribuição orçamentária: Possibilita ao usuário cadastras regras de distribuição de valores orçamentários para sua posterior utilização na construção e manutenção de planilhas orçamentárias. Importação de dados de orçamento de outros módulos do ERP para o orçamento: Possibilita a integração do ambiente PCO com informações de outros sistemas através de arquivos XML. Processos TOTVS - Microsiga Protheus - PCO 3

4 2 Controle de Fases do Planejamento Este controle visa permitir ao gestor do orçamento acompanhar o processo de evolução da construção da planilha de planejamento através de seu status, denominado de fase. Para cada fase, o gestor pode definir as ações que poderão ser realizadas com o planejamento, evitando desta forma, alterações e manutenções indevidas para aquele momento da planilha. O ambiente PCO possuirá três fases de planejamentos padrões, previamente configuradas, e permitirá que o usuário crie novas fases. As ações disponíveis para cada fase são padrões do ambiente, sendo que cada nova fase será automaticamente vinculada às ações disponíveis. Caso sejam disponibilizadas novas ações por fase no ambiente, os cadastros de fases já existentes, serão automaticamente atualizados, sendo que as ações das novas fases assumirão o status de ativado/desativado, seguindo a regra padrão do sistema para aquele novo controle disponibilizado respeitando o legado do ambiente. As fases padrões do planejamento disponibilizadas são: Planejamento, Revisão e Execução. O Processo de controle de fases do planejamento possui as seguintes etapas: 1. Cadastro de fases: O usuário poderá criar novas fases de planejamento através do cadastro de fases. 2. Configuração das ações: Após a criação de uma fase, ou para as fases já existentes, o usuário deverá configurar as ações que estarão disponíveis para aplicação nas planilhas de planejamento em função da fase na qual estas se encontrarem. 3. Utilização do ambiente: Após as configurações das ações disponíveis para cada fase, estas ações passaram a ser validadas em todo o ambiente, sendo que os usuários contarão com o recurso de alterar a fase da planilha em função da evolução dos trabalhos de planejamento orçamentário. Cadastro de Fases Configuração das Ações Utilização do ambiente 4

5 2.1 Unidade Orçamentária do Planejamento Nova entidade do ambiente Orçamentário que possibilita ao usuário cadastrar a hierarquia que representam a estrutura orçamentária da empresa atribuindo os direitos aos usuários para manutenção dentro de um projeto orçamentário. A unidade orçamentária poderá ser utilizada tanto em projetos de planejamento como em projetos de orçamento, e deverá ser vinculada a um centro de custo para sua utilização. A configuração das unidades orçamentárias é a premissa para utilização dos projetos de planejamento e orçamento, sendo que a estas entidades serão vinculadas as diversas planilhas que compõem a peça orçamentária da empresa. 2.2 Projeto de Planejamento Orçamentário O projeto de planejamento orçamentário é uma forma de visualização de toda a peça orçamentária de uma empresa, a qual pode comportar diversas unidades orçamentárias, cada qual com uma planilha de planejamento vinculada. Esta funcionalidade se aplica a empresas que possuem uma estrutura orçamentária mais complexa, com vários níveis de constituição e gerenciamento do planejamento do orçamento. Através da estrutura do projeto de planejamento, o usuário pode representar a estrutura departamental da empresa através das unidades orçamentárias, às quais são vinculadas aos centros de custos dos departamentos. A cada unidade orçamentária pode ser vinculada uma planilha de planejamento, sendo que o gestor do orçamento terá a visão completa de toda a peça orçamentária da empresa. TOTVS - Microsiga Protheus - PCO 5

6 Projeto de Planejamento Unidades Orçamentárias Manutenção da Planilha Planejamento Planilhas de Planejamento Importante: Por meio do projeto de planejamento não é possível incluir unidades orçamentárias, pois estas devem estar previamente cadastradas em função do vinculo Unidade x Usuário. 2.3 Revisão da Planilha de Planejamento Funcionalidade já disponível para a planilha de orçamento, a qual permite que o usuário possua todos os históricos de alteração e todas as versões estruturais pelas quais a planilha de planejamento passou em seu processo de construção. 6

7 3 Controle de Fases do Orçamento Este controle visa permitir ao gestor do orçamento acompanhar o processo de evolução da construção da planilha orçamentária através de seu status, denominado de fase.para cada fase, o gestor poderá definir as ações que poderão ser realizadas com o orçamento, evitando desta forma alterações e manutenções indevidas para aquele momento da planilha. O ambiente PCO possuirá três fases orçamentárias padrões, previamente configuradas, e permitirá que o usuário crie novas fases. As ações disponíveis para cada fase são padrões do ambiente, sendo que cada nova fase será automaticamente vinculada as ações disponíveis. Caso sejam disponibilizadas novas ações por fase no ambiente, os cadastros de fases já existentes serão automaticamente atualizados, sendo que as ações das novas fases assumirão o status de ativado/desativado seguindo a regra padrão do sistema para aquele novo controle disponibilizado respeitando o legado do ambiente. As fases padrões do orçamento disponibilizadas são: Planejamento, Revisão e Execução. O Processo de controle de fases do orçamento possui as seguintes etapas: 1. Cadastro de fases: O usuário poderá criar novas fases orçamentárias através do cadastro de fases. 2. Configuração das ações Após a criação de uma fase, ou para as fases já existentes, o usuário deverá configurar as ações que estarão disponíveis para aplicação nas planilhas orçamentárias em função da fase na qual estas se encontrarem. 3. Utilização do ambiente: Após as configurações das ações disponíveis para cada fase, estas ações passaram a ser validadas em todo o ambiente, sendo que os usuários contarão com o recurso de alterar a fase da planilha em função da evolução dos trabalhos orçamentários. Cadastro de fases Configuração das ações Utilização do ambiente TOTVS - Microsiga Protheus - PCO 7

8 3.1 Unidade Orçamentária de Orçamento Nova entidade do ambiente Orçamentário que possibilita ao usuário cadastrar a hierarquia que representam a estrutura orçamentária da empresa atribuindo os direitos aos usuários para manutenção dentro de um projeto orçamentário. A unidade orçamentária poderá ser utilizada tanto em projetos de planejamento como em projetos de orçamento, e deverá ser vinculada a um centro de custo para sua utilização. A configuração das unidades orçamentárias é a premissa para utilização dos projetos de planejamento e orçamento, sendo que a estas entidades serão vinculadas as diversas planilhas que compõem a peça orçamentária da empresa. 3.2 Projeto de Controle Orçamentário O projeto orçamentário é uma forma de visualização de toda a peça orçamentária de uma empresa, a qual pode comportar diversas unidades orçamentárias, cada qual com uma planilha orçamentária vinculada. Esta funcionalidade se aplica a empresas que possuem uma estrutura orçamentária mais complexa, com vários níveis de constituição e gerenciamento do orçamento. Por meio da estrutura do projeto de orçamento o usuário pode representar a estrutura departamental da empresa pelas unidades orçamentárias, as quais são vinculadas aos centros de custos dos departamentos. A cada unidade orçamentária pode ser vinculada uma planilha de orçamento, sendo que o gestor do orçamento terá a visão completa de todo a peça orçamentária da empresa. 8 Projeto Orçamentário Unidades Orçamentárias Manutenção da Planilha Orçamentária Planilhas Orçamentárias

9 3.3 Restrição Orçamentário Funcionalidade do projeto orçamentário que permite ao gestor do orçamento definir os limites máximos que podem ser definidos para os valores das contas orçamentárias para todas as planilhas orçamentárias vinculadas àquele projeto. Com esta restrição o gestor do orçamento tem como garantir que toda a peça orçamentária está de acordo com as limitações da empresa, mesmo esta sendo formada por diversas planilhas. 3.4 Simulação Orçamentária Permite a elaboração do orçamento anual, utilizando-se de dados históricos e fórmulas matemáticas (média, desvio padrão, aplicações percentuais, etc.) para facilitar a tarefa de elaboração orçamentária. O Processo de Simulação possui as seguintes etapas: 1. Criação da Simulação: O usuário seleciona uma planilha orçamentária e uma versão da planilha como ponto de partida para a simulação. 2. Alteração da Simulação: O usuário poderá manipular as informações das células da planilha orçamentária aplicando fórmulas matemáticas aos intervalos da planilha, além de abrir outras planilhas para comparação e utilização dos dados na edição da simulação corrente. 3. Efetivação da Simulação: O Usuário poderá efetivar a planilha simulada, gerando uma nova versão da Planilha Orçamentária selecionada na criação da simulação com as devidas alterações realizadas durante a etapa de Alteração da Simulação. TOTVS - Microsiga Protheus - PCO 9

10 Criação da Simulação 3.5 Alteração da Simulação Efetivação da Simulação Regra de Distribuição Orçamentária Funcionalidade que possibilita ao usuário cadastrar regras de distribuição de valores orçamentários para sua posterior utilização na construção e manutenção de planilhas orçamentárias. O cadastro de regras de distribuição orçamentárias, a exemplo de um cadastro de rateio, irá permitir o usuário criar uma regra contendo as combinações de entidades orçamentárias e seus percentuais. Esse cadastro irá servir como facilitador na montagem da planilha orçamentária, pois irá permitir maior agilidade no preenchimento do orçamento de contas com regras fixas de distribuição. Após o cadastro das regras de distribuição, o usuário poderá aplicá-las na manutenção das planilhas orçamentárias empregando um Wizard que o auxiliará na utilização e manutenção destas regras. Ao confirmar o Wizard a rotina carregará os itens da planilha com as entidades da regra de distribuição e os valores dos períodos conforme informado. A aplicação das regras de distribuição somente será efetivada caso o usuário salve as alterações através da opção Gravar da planilha. Cadastro de Regras 10 Manutenção da Planilha Aplicação das regras

11 Importante: Para que as informações geradas pela regra de distribuição sejam efetivadas é necessário gravar a planilha orçamentária após a confirmação do Wizard. 3.6 Importação de Dados para Orçamento O Engine de Integração é uma ferramenta voltada para auxiliar os usuários a desenvolver um orçamento de forma mais eficiente, disponibilizando por meio de integração as informações de sistemas legados além de informações de diferentes módulos da Linha de Produto Microsiga Protheus. Desta forma, o usuário terá todas as informações necessárias ao orçamento em um só lugar, podendo atualizar estas informações conforme sua necessidade. O usuário realizará todos os cadastros e configurações padrão do PCO, cadastrando a planilha orçamentária e suas entidades. Em seguida, configurará o Engine de integração realizando a amarração entre o Engine x Planilha Orçamentária x Entidades da planilha. Configuração do PCO Configuração do Engine Carga Inicial das informações Atualização do saldo orçamentário Processamento dos pontos de lançamento Leitura do Arquivo XML TOTVS - Microsiga Protheus - PCO 11

12 4 Conclusão No módulo Planejamento e Controle Orçamentário, da linha de produto Microsiga Protheus versão 2011 release 11.5, foram contempladas funcionalidades que adéquam o ambiente às necessidades de mercado, melhorando a construção, o controle e o gerenciamento do orçamento. As próximas disponibilizações darão continuidade ao processo de adequação do ambiente às necessidades e práticas do mercado, tornando a ferramenta mais flexível e aumentando sua usabilidade. 12