MAPEANDO FLUXO DE VALOR

Transcrição

1 MAPEANDO FLUXO DE VALOR

2 MELHORIA DE PROCESSO NA ÁREA DE COMPRAS

3 MELHORIA DE PROCESSO OBJETIVO Objetivo Apresentar uma Metodologia de Melhoria de Processo voltadas para Área de Compras.

4 1 Conceituação

5 MELHORIA DE PROCESSO OBJETIVO Leitura

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7 otimização promove mudanças LEAN A3 O que é Lean? CONCEITOS fluxo contínuo planejamento maximizar valor orientados para resultados perspectiva do cliente???? atitude e disciplina aprimoramento contínuo

8 CONCEITOS O que é Lean? É um conjunto de conceitos, princípios e ferramentas usados para maximizar valor sob a perspectiva do cliente, consumindo o mínimo de recursos e utilizando ao máximo o conhecimento e a habilidade das pessoas envolvidas com o trabalho.

9 CONCEITOS Filosofia Especificar valor sob a ótica do cliente Alinhar na melhor sequência as atividades que criam valor FLUXO DE VALOR VALOR Realizar essas atividades sem interrupção Sempre que alguém as solicita SISTEMA PUXADO FLUXO CONTÍNUO De maneira cada vez mais eficaz PERFEIÇÃO

10 CONCEITOS Princípios Lean Resolver Problemas (Sistêmicos ou Pontuais) Cliente sempre define o que é Valor Reduzir Desperdícios Distinguir Ações e Etapas que criam Valor Gerar Evolução e Aprendizado

11 Área de Compras CONCEITOS Estratégia de Compras Organização de Compras Processos de Compras?

12 Área de Compras CONCEITOS Estratégia de Compras Organização de Compras Processos de Compras Rotinas Administrativas. Planejamento de Entrega (Suprimentos). Gestão de Fornecedores.

13 CONCEITOS Processos de Compras Rotinas Administrativas: Desenvolvimento ou otimização de processos estratégicos e operacionais da: Própria área de compras. Dos stakeholders. Aumento da eficiencia através de diminuição de desperdícios e processos de compras multifuncionais.

14 CONCEITOS Processos de Compras Planejamento de Entrega (Suprimentos): Aquisição de material guiado por requisitos de produção. Introdução de grupo de gerenciamento de produto para reduzir os processos de trabalho e para agrupar requisitos.

15 CONCEITOS Processos de Compras Gestão de Fornecedores: Gestão do relacionamento com o fornecedor. Gestão orientada de fluxo de valor para a implementação de estratégia específica para um grupo de fornecedores.

16 CONCEITOS Pílula Vermelha Realidade

17 2 Estrutura e Implantação

18 CONCEITOS Montagem Seleção Pagamento Recebimento Rotinas Administrativas Solicitação Precificação Acompanhamento Emissão

19 ROTINAS ADMINISTRATIVAS Montagem Receber e analisar as requisições de compras: etapa que compreende o recebimento dos documentos e a montagem do processo de compra

20 ROTINAS ADMINISTRATIVAS Seleção Selecionar fornecedores: etapa que identifica e seleciona os fornecedores para a respectiva concorrência da aquisição do material e/ou serviço solicitado;

21 ROTINAS ADMINISTRATIVAS Solicitar cotações: depois da seleção dos fornecedores, é feita a solicitação de preços para estes fornecedores para a compra. Solicitação

22 ROTINAS ADMINISTRATIVAS Determinar o preço certo: etapa que analisa, avalia e negocia as propostas dos fornecedores; Precificação

23 ROTINAS ADMINISTRATIVAS Emitir a ordem de compra: a ordem de compra é emitida e enviada para o fornecedor escolhido para fornecer o material e/ou serviço cotado. Quando o fornecedor aceita a ordem de compra, esta se torna um contrato legal para a entrega das mercadorias; Emissão

24 ROTINAS ADMINISTRATIVAS Acompanhar e entrega: etapa que diligencia a entre ga do material comprado (follow-up); Acompanhamento

25 ROTINAS ADMINISTRATIVAS Receber e aceitar das mercadorias: os materiais recebidos pela área de recebimento são verificados para se certificar se os itens correspondem às quantidades certas e a qualidade; Recebimento

26 ROTINAS ADMINISTRATIVAS Pagamento Aprovar da fatura do fornecedor para pagamento: depois de receber o material adquirido, a nota fiscal é enviada para a área de contas a pagar, para efetivar o pagamento.

27 MELHORIA DE PROCESSO PROCESSO Selecione Problemas da Área de Compras POR QUE USAR MODELOS TIPOS DE MODELOS PESQUISANDO & CONSTRUÍNDO

28 MAPEANDO FLUXO DE VALOR ELEMENTOS LEAN Identificando Problemas 1. Reuna-se em grupo 2. Liste Problemas existentes na área de Compras 3. Selecione 3 Principais Problemas

29 Como Resolver?

30 ESCOPO ESTADO FUTURO MAPA DO ESTADO ATUAL PLANO DE AÇÃO ANÁLISE FOLLOW UP

31 ESCOPO ESTADO FUTURO MAPA DO ESTADO ATUAL PLANO DE AÇÃO ANÁLISE FOLLOW UP

32 Processo - Definir Escopo

33 Processo - Definir Escopo Qual é o problema que se pretende resolver? Quais são as áreas e pessoas envolvidas? Qual a relação com o Negócio? Qual a colheita esperada?

34 Definindo Escopo Escopo Justificativa Descrever a situação indesejada de um determinado processo. Toda Justificativa deve descrever um cenário ruim e todo Projeto deve ser de melhoria. Objetivo É a ponte entre a situação indesejada para desejada. Deve sintetizar a ideia, específica, mensurável, alcançável, realista e delimitado no tempo. Benefícios Coisas Boas. Geração de Valor. Razão da existência do Projeto.

35 MAPEANDO FLUXO DE VALOR ELEMENTOS LEAN Definindo Escopo - Exemplo Escopo Justificativa Baixo Envolvimento (Parceria) Atendimento sem Padrão Variação na Qualidade do Produto/Serviço Baixo Incentivo e Recomendações Objetivo Melhorar Relacionamento com Fornecedores Benefícios Alinhar Melhores Prazos Monitorar Performance Auxiliar no Desenvolvimento da Gestão da Qualidade Geração do Programa de Relacionamento Gestão de Contratos e Aquisições

36 Definindo Escopo - Atividade

37 Montando Escopo 1. Reuna-se em grupo 2. Selecione um dos Principais Problemas 3. Monte o Escopo conforme template

38 Definindo Escopo - Atividade Escopo Projeto: Justificativa Objetivo Benefícios

39 ESCOPO ESTADO FUTURO MAPA DO ESTADO ATUAL PLANO DE AÇÃO ANÁLISE FOLLOW UP

40 Mapa do Estado Atual

41 Mapa do Estado Atual Uma análise profunda e abrangente, levando em conta fatos e dados, de forma bem organizada e articulada, assistida por técnicas e ferramentas. Entender como as coisas realmente funcionam. Isso será a base para o Estado Futuro.

42 Mapa do Estado Atual

43 Como fazer o Mapa do Estado Atual? Desenhar Processo 1 Compartilhar Experiências Dividir-se em Grupos Multidisciplinares Ir ao GEMBA Anotar tudo que achar importante Entender Detalhes

44 Mapa do Estado Atual Desenhar Processo 1 Compartilhar Experiências Dividir-se em Grupos Multidisciplinares Ir ao GEMBA Anotar tudo que achar importante Entender Detalhes

45 Mapa do Estado Atual Dividir-se em Grupos Selecionar Pessoas que contribuam no Mapeamento para: - Desenvolvimento da Consciência Crítica - Construção Coletiva do Saber - Percepção do Todo e das Partes Envolvidas - Engajamento do Grupo na Melhoria

46 Mapa do Estado Atual Desenhar Processo 1 Compartilhar Experiências Dividir-se em Grupos Multidisciplinares Ir ao GEMBA Anotar tudo que achar importante Entender Detalhes

47 Mapa do Estado Atual Ir ao GEMBA Entender Problema em Questão Escute as Pessoas de Forma Apropriada Esquecer sua Posição/Cargo Controle seu Ego Entender Outras Visões Identificar Oportunidades Faça as Perguntas Certas Para Obter Informação Para Entender Ponto de Vista Para Fazer Conexões sobre Questões Para Promover Ideias Para Influenciar Decisões ou Ações

48 Mapa do Estado Atual Ir ao GEMBA Vivenciar Processos Chaves do Problema

49 Vá ao GEMBA James Womack

50 Mapa do Estado Atual Desenhar Processo 1 Compartilhar Experiências Dividir-se em Grupos Multidisciplinares Ir ao GEMBA Anotar tudo que achar importante Entender Detalhes

51 Mapa do Estado Atual Compartilhe Experiências Pontos Chaves - Discutir Visões do Processo vivenciado - Entender as Interações do Processo - Reunir Informações para Estado Atual

52 Mapa do Estado Atual Desenhar Processo 1 Compartilhar Experiências Dividir-se em Grupos Multidisciplinares Ir ao GEMBA Anotar tudo que achar importante Entender Detalhes

53 Mapa do Estado Atual Desenhar Processo

54 Mapa do Estado Atual Desenhar Processo Identifique os outputs do processo, quem é o cliente final e quais suas necessidades (volume e variedade); Identifique os inputs do processo (fornecedores fundamentais) Identifique as principais etapas do processo e as desenhe na ordem em que são executadas; Represente com cuidado o fluxo de programação; Adicione as métricas para cada etapa; Identifique regras de priorização; Calcule as métricas do fluxo de valor

55 Mapa do Estado Atual Desenhar Processo Caixa de Processo Tempo de Espera Tempo de Processamento Programação Tempo de Interrupção % Completo e Correto

56 Mapa do Estado Atual Desenhar Processo Caixa de Processo Cada etapa do fluxo de valor é representada por uma caixa, que representa AÇÃO a ser realizada.

57 Mapa do Estado Atual Desenhar Processo Caixa de Processo - Exemplo Receber e Organizar Documentos Analista Manual

58 Mapa do Estado Atual Desenhar Processo Tempo de Espera Tempo consumido ENTRE etapas do processo. Ex.: Aguardando em uma fila ou em caixa de entrada ou aguardando aprovação.

59 Mapa do Estado Atual Desenhar Processo % Completo e Correto Porcentagem de vezes que o conteúdo de trabalho CHEGA à etapa cliente completo e correto. Ex.: Faltando informação, com erro, impreciso. Ausência da especificação técnica.

60 Mapa do Estado Atual Desenhar Processo Tempo de Processamento Tempo REALMENTE utilizado para executar a etapa do processo. Ex.: Tempo mão-na-massa, duração líquida da execução. Tempo executando uma cotação.

61 Mapa do Estado Atual Desenhar Processo Tempo de Interrupção Tempo consumido DURANTE a etapa, mas não associado ao processamento. Ex.: Aguardando informação ou decisão, ter o trabalho interrompido por um telefonema, mudança de foco, etc.

62 Mapa do Estado Atual Desenhar Processo Programação Como a etapa é programada? Como as informações a respeito do que fazer e quando chegam até a etapa? Ex: Envio por de informações, por atividade, etc.

63 Mapa do Estado Atual Desenhar Processo Pessoas Equivalentes Capacidade de trabalho DEDICADA à realização da etapa do processo. Exemplos: PE = % tempo (qtde pessoas) PE = 1 (1) - 1 pessoa trabalha tempo integral naquela etapa PE = 1 (2) - 2 pessoas dedicam 50% de seu tempo PE = 1 (20) - 20 pessoas dedicam 5% de seu tempo PE = ¼ (1) - 1 pessoa dedica 25% do seu tempo PE = 5 (5) - 5 pessoas trabalham tempo integral

64 Mapa do Estado Atual Desenhar Processo Lead Time Tempo total, do INÍCIO AO FIM, de determinada etapa. Ex.: Duração bruta da execução. Tempo Total da atividade de cotação.

65 Mapa do Estado Atual Desenhar Processo Ícones para desenhar

66 Mapa do Estado Atual Desenhar Processo Exemplo:

67 Mapa do Estado Atual Desenhar Processo Exemplo:

68 Magic Pills Mexa-se

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70 Mapa do Estado Atual Atividade - Reuna o Grupo novamente - Desenvolva o Mapa do Estado Atual do Problema escolhido - Apresente Mapa do Estado Atual

71 ESCOPO ESTADO FUTURO MAPA DO ESTADO ATUAL PLANO DE AÇÃO ANÁLISE FOLLOW UP

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73 Análise de Desperdícios O alvo máximo do Lean é a total eliminação dos desperdícios. É qualquer coisa que adicione custo ou tempo sem acrescentar valor. O primeiro passo é reconhecê-los no Mapa do Estado Atual.

74 Pessoas na Posição Errada e Ausência de normas, regulamentações e padrões Retrabalhos, correções e problemas. Ausência de Procedimentos e Padrões. Fazer mais do que o necessário Perfil e Segurança Defeitos Layouts inadequados, deslocamentos e esforços desnecessários Superprodução Movimentação Análise de Desperdício Espera Superprocessamento Pessoas aguardando informações, materiais, aprovações Transporte Estoque Etapa redundante ou desnecessária Transferência desnecessária de informações e materiais Excessos, formação de lotes desnecessários e informações sem propósito

75 Onde Analisar Desperdícios? 1 No atendimento ao Cliente e suas expectativas 2 Na execução do trabalho dentro das etapas 3 Interação entre as etapas 4 No Gerenciamento do Processo de forma Pontual ou Sistêmica 5 Identificando anomalias e desvios 6 Na maneira como as pessoas lidam com os problemas 7 No fluxo de informações entre departamentos/áreas

76 Análise de Desperdícios - Exemplo

77 MAPEANDO FLUXO DE VALOR ANÁLISE DE DESPERDÍCIOS Análise Atividade - Reunam-se em Grupos - Pegue Mapa do Estado Atual - Promova Análise do Mapa - Discuta e Faça Observações - Liste Desperdícios

78 ESCOPO ESTADO FUTURO MAPA DO ESTADO ATUAL PLANO DE AÇÃO ANÁLISE FOLLOW UP

79 Estado Futuro Definindo a Estratégia KAIKAKU Redesenho Radical Muitas Etapas Críticas Mudança Disruptiva KAIZEN Aprimoramento Constante Poucas Etapas Críticas Passo a Passo (KATA)

80 Tipos de Melhoria Sistêmica / Pontual Melhoria Sistêmica Processo como um todo, do início ao fim, como unidade de análise Foco nas conexões entre etapas. Melhoria Pontual Cada etapa, individualmente, como unidade de análise; Foco nas atividades desempenhadas dentro de cada etapa.

81 Quem é Responsável por melhorias? Alta Gerência Média Gerência Linha de Frente Melhorias Sistêmicas Melhorias Pontuais FOCO

82 MAPEANDO FLUXO DE VALOR ESTADO FUTURO Estado Futuro Pontos Chaves Combine as Etapas para Fluir Elimine Etapas que não Agregam Valor Defina Atendimento da Demanda Definir Momento de Ressuprimento

83 MAPEANDO FLUXO DE VALOR ESTADO FUTURO Estado Futuro Pontos Chaves Definir Necessidades de Acordo de Serviço Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3 Etapa 4 Nivelamento Trabalho Padronizado Controles Visuais

84 MAPEANDO FLUXO DE VALOR ESTADO FUTURO Estado Futuro Faça Estimativas Que resultados podem ser estimados? Que benefícios para o cliente, para a empresa e para as pessoas que executam o trabalho a implementação do estado futuro pode trazer?

85 Estado Futuro Ícones

86 Compreendendo tqjnr5e

87 Análise de Desperdícios - Exemplo

88 Estado Futuro Exemplo

89 MAPEANDO FLUXO DE VALOR ESTADO FUTURO Estado Futuro Atividade Em Grupo, projete Mapa do Estado Futuro

90 ESCOPO ESTADO FUTURO MAPA DO ESTADO ATUAL PLANO DE AÇÃO ANÁLISE FOLLOW UP

91 Estado Futuro - Plano de Implementação Resultado documentado do processo de planejamento. Deve conter:

92 Estado Futuro Faça Estimativas Que resultados podem ser estimados? Que benefícios para o cliente, para a empresa e para as pessoas que executam o trabalho a implementação do estado futuro pode trazer?

93 ESCOPO ESTADO FUTURO MAPA DO ESTADO ATUAL PLANO DE AÇÃO ANÁLISE FOLLOW UP

94 Follow Up

95 Follow Up Como saber se as ações tomadas estão causando o impacto planejado?

96 MELHORIA DE PROCESSO PROCESSO Follow Up Como saber se as ações tomadas estão gerando valor? 1 Criar Indicadores 2 Medir Resultados 3 Analisar Performance

97 MELHORIA DE PROCESSO PROCESSO Follow Up - Atividade Definam os Indicadores de Desempenho Monte o A3 e Apresente

98 Estado Futuro Atividade - Reunam-se em Grupos - Apresente o A3 completo

99 MAPEANDO FLUXO DE VALOR PLANO DE IMPLEMENTAÇÃO

100 MAPEANDO FLUXO DE VALOR PLANO DE IMPLEMENTAÇÃO SHOOK, John. Gerenciando para o Aprendizado. Lean Institute Brasil. São Paulo, TAPPING, Don & SHUCKER, Tom. Lean Office. Leopardo Editora, WOMACK, J.P. & JONES, D.T. A Mentalidade Enxutas nas Empresas. Lean Thinking. Elimine o desperdício e crie riqueza. Editora Elsevier. Rio de Janeiro, POR QUE USAR MODELOS TIPOS DE MODELOS PESQUISANDO & CONSTRUÍNDO

101 MAPEANDO FLUXO DE VALOR PLANO DE IMPLEMENTAÇÃO