MANUAL DE CONFIGURAÇÃO PARA POSTOS DE COMBUSTÍVEIS AUTOMATIZADOS

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1 MANUAL DE CONFIGURAÇÃO PARA POSTOS DE COMBUSTÍVEIS AUTOMATIZADOS Digisat Tecnologia Ltda Rua Marechal Deodoro, 772 Edifício Mirage 1º Andar Centro Concórdia/SC CEP: Fone/Fax: (49)

2 MANUAL DE CONFIGURAÇÃO PARA POSTOS DE COMBUSTÍVEIS AUTOMATIZADOS APRESENTAÇÃO Neste Manual serão apresentadas as Configurações específicas dos Sistemas Gerencial Geração 4 e Comercial Geração 4 para a utilização do módulo para Postos de Combustíveis Automatizado. Desejamos que você compreenda as possibilidades que estas ferramentas podem lhe descortinar, pois estas foram feitas na medida para automatizar este tipo de estabelecimento, permitindo controlar corretamente o estoque, lançando notas de compras, realizando vendas com emissão de Cupom fiscal e/ou Nota fiscal e gerando o Livro de Movimentação de Combustíveis. Importante: Para a venda de combustíveis, é permitido o uso de apenas um ECF conectado ao computador que possui o banco de dados (servidor) e que está conectado ao equipamento concentrador. Para uso deste recurso é necessário efetuar algumas configurações, segue abaixo as explicações ilustradas para configuração de postos de combustíveis AUTOMATIZADOS. CONFIGURAÇÕES INICIAIS 1. No SISTEMA GERENCIAL GERAÇÃO 4, entre no CADASTRO DE EMITENTE, o qual se encontra em CONFIGURAÇÕES e selecione a opção POSTO, no campo RAMO DE ATIVIDADE. 2. Em seguida, cadastre os produtos no módulo CONTROLE DE ESTOQUE. Digisat Tecnologia Ltda Pág. 2 de 23

3 3. Na ficha ADICIONAIS no campo TIPO DE PRODUTO selecione LMC, somente nos produtos que precisam constar no Relatório de LMC, ou seja, os combustíveis. 4. Também indique a classificação, gênero e o código ANP. Estas informações são necessárias para o SPED e o Livro de Movimentação. 5. No lado esquerdo da tela do módulo CONTROLE DE ESTOQUE, há a opção TABELA DE PREÇO ECF, a qual é utilizada para definir um preço para a venda do combustível à vista e outra à prazo. Clique nesta opção. 6. Para utilizar esta opção do sistema, execute o seguinte procedimento: Primeiramente clique no botão Incluir em seguida indique as opções abaixo. Tipo: Indique se a alteração se dará em Percentual ou Valor. Operação: Selecione o tipo de alteração que será executada, ou seja, Aumento ou Redução. Índice: Especifique o valor de acordo com a operação indicada na opção anterior, ou seja, o valor Percentual ou valor em Reais. Tabela: Em Base, informe qual será a tabela que deverá ser utilizada como parâmetro para ser aplicado o aumento ou redução, e em A alterar, selecione a tabela que será alterada. Clique em Executar alteração. Se o resultado obtido é o que deseja, clique em Gravar, caso contrário altere todas as opções novamente, clicando em Executar alteração, para visualizar o resultado, quando obter o resultado desejado clique em Gravar. Digisat Tecnologia Ltda Pág. 3 de 23

4 7. Depois de cadastrados os produtos, é necessário determinar em que tanque e em quais bicos estão os produtos LMC, para isso clique em MOVIMENTAÇÃO AUXILIARES LMC. 8. Primeiramente deve-se fazer os CADASTROS das bombas, tanques e bicos, então clique neste botão. Digisat Tecnologia Ltda Pág. 4 de 23

5 IMPORTANTE: Os dados a ser lançados a partir desta opção devem ser captados do mapa do concentrador. 9. Será apresentada a imagem abaixo, selecione a guia BOMBAS, clique no botão INCLUIR. 10. Será apresentada a tela abaixo para cadastrar o número a BOMBA. Digite a identificação, a qual deverá conter apenas números, e não pode contar números duplicados, ou seja, repetido. Admita esta informação de acordo com o mapa do concentrador. 11. Depois cadastre as informações solicitadas nos próximos campos, e ao terminar clique no botão GRAVAR. 12. Executando esses procedimentos cadastre todas as bombas. Lembrando que atualmente apenas bombas do tipo DIGITAL devem ser cadastrados. Digisat Tecnologia Ltda Pág. 5 de 23

6 13. Agora retorne a ficha TANQUES E BICOS, e clique no botão INCLUIR, localizado na parte superior da tela. 14. Será apresentada a tela abaixo para cadastrar o número do TANQUE, digite uma identificação, a qual deverá conter apenas números, e não pode contar números duplicados, ou seja, repetido. 15. Depois no campo DESCRIÇÃO digite um nome para o tanque, neste campo é possível informar letras, números e espaços. 16. Em seguida clique no botão INCLUIR, localizado na parte inferior da tela, para informar o BICO. Digisat Tecnologia Ltda Pág. 6 de 23

7 17. Digite um número de identificação, o qual não poderá ser duplicado, ou seja, se tem o bico 1 no tanque 1, não poderá ter o bico 1 no tanque 2, então obedeça uma seqüência. Essa informação deve ser a mesma que o mapa do concentrador. 18. Clique no botão indicado na imagem abaixo para selecionar a bomba. 19. A tela abaixo é exibida para que seja selecionado a bomba, para isto dê um duplo clique sobre o mesmo ou selecione e pressione a tecla F Em seguida clique no botão indicado abaixo para selecionar o combustível existente neste bico. Digisat Tecnologia Ltda Pág. 7 de 23

8 21. A tela abaixo é exibida para que seja selecionado o combustível existente neste bico, para isto dê um duplo clique sobre o mesmo ou selecione e pressione a tecla F Informe o BICO NO CONCENTRADOR e POSIÇÃO DE RETORNO de acordo com a configuração do concentrador, qualquer dúvida, consulte o mapa ou o técnico do concentrador. 23. Em seguida clique no botão indicado abaixo para selecionar a tabela de preço que deve ser utilizada. 24. A tela abaixo é exibida para que seja selecionada a tabela de preço existente neste bico, para isto dê um duplo clique sobre a mesma ou selecione e clique em OK. Digisat Tecnologia Ltda Pág. 8 de 23

9 25. Ao concluir clique no botão GRAVAR, localizado na parte inferior da tela. Nota: Se houver mais bicos neste tanque repita os passos do item 15 até o 24, caso contrário passe para o próximo passo. 26. Ao concluir clique no botão GRAVAR, localizado na parte superior da tela. Este procedimento deve ser executado até completar o cadastro de todos os tanques e bicos. Ao terminar, clique em VOLTAR, feche este programa e retorne ao Sistema Gerencial Geração 4. Após estes procedimentos, pode-se efetuar a compra dos combustíveis conforme indicado no próximo item. COMPRA DE COMBUSTÍVEL Para vender combustível, é obrigatório que os mesmos façam parte de um tanque/bomba/bico (processo executado nos itens anteriores) e que possuam produto, ou seja, tenham sido lançadas as notas de compras (o que será explicado no próximo item). 1. No Sistema Gerencial Geração 4, entre em MOVIMENTAÇÃO COMPRAS COMPRAS, e adicione uma nova nota. 2. Após indicar o produto e posicionar-se no campo QTD será aberta uma janela, onde devemos indicar a quantidade comprada e em qual tanque está sendo descarregado. Digisat Tecnologia Ltda Pág. 9 de 23

10 3. Após indicar em qual tanque está sendo descarregado o combustível clique em GRAVAR COMPRA se for uma compra A VISTA, ou se for uma compra A PRAZO, indique o PAGAMENTO antes de gravar a nota. Quando os tanques possuírem combustível é possível realizar a venda dos mesmos. Logo abaixo é explicado como realizar a venda por Nota Fiscal, Balcão ou Cupom Fiscal. VENDAS DE COMBUSTÍVEL NA NOTA FISCAL Combustíveis podem ser vendidos apenas no ECF. Porem, caso ocorra alguma falha no equipamento concentrador, conexão ou mesmo no ECF, é possível a emissão da Nota Fiscal modelo 02 dos abastecimentos realizados no concentrador. Legislação: inciso I do art. 16 do Anexo VI do Regulamento do ICMS. Conforme manual PAF-ECF, páginas 51 à No Sistema Gerencial Geração 4, entre em MOVIMENTAÇÃO / FATURAMENTO / NOTA FISCAL, e adicione uma nova nota. 2. Indique modelo 02. A série e subsérie deve ser orientada pela contabilidade. 3. O sistema imediatamente reconhecerá o modelo. Será solicitado: 4. Ao selecionar a opção Impossibilitado o uso de ecf ou do concentrador poderá indicar os combustíveis no campo de produtos da nota. 5. Ao digitar o código de um combustível será aberta a listagem dos abastecimentos feitos e ainda não importados para documento fiscal (pendentes no concentrador). 6. Selecione o abastecimento e finalize a venda na nota. 7. Outra alternativa, é selecionar a opção Falha de comunicação com as bombas. Nesta, ao indicar os combustíveis o sistema solicita de qual tanque e bico foi emitido o abastecimento. 8. Ao finalizar a nota haverá a baixa do estoque. Digisat Tecnologia Ltda Pág. 10 de 23

11 Lembrando que em ambos os casos haverá registro para Sintegra, SPED e relatórios. VENDAS NO BALCÃO O módulo Balcão efetuará a venda de combustíveis apenas se em sua configuração o modelo de nota for = 02 ou 2. O processo de lançamento dos combustíveis é idêntico ao da nota fiscal de venda. VENDAS NO CUPOM FISCAL Quando o estabelecimento possui Sistema de Bombas Automatizadas, é necessário configurá-lo no Sistema Comercial Geração 4, para que ele identifique a existência do mesmo e disponibilize um módulo específico para seu uso. Estas configurações são disponibilizadas na tela principal do Sistema Comercial G4, clicando em ADM CONFIGURAÇÕES PERIFÉRICOS, indique se o concentrador é da marca Company ou VWTech, em seguida veja como preencher os demais campos com o responsável pelo concentrador deste estabelecimento. Após indicar estas informações, feche e execute novamente o sistema, para que o mesmo carregue as configurações. Na tela principal do Sistema Comercial Geração 4, será apresentado um botão para acessar o módulo de Posto, o qual está em destaque na imagem abaixo. Digisat Tecnologia Ltda Pág. 11 de 23

12 Clicando neste botão será apresentada a tela abaixo, a qual é disponibilizada somente quando o posto possuir um sistema de bombas automatizado. O bico selecionado é apresentado com a cor de fundo azul claro. Abastecimento selecionado, sendo que isto é feito ao clicar no box à frente da linha e não clicando sobre a linha. Coluna que apresentará S quando foi indicado para atribuir desconto/acréscimo ou N para não atribuir desconto/acréscimo. Este espaço é reservado para apresentar todos os abastecimentos realizados. Abaixo serão explicados os componentes existentes neste módulo. Bicos disponíveis Neste espaço são exibidos todos os bicos disponíveis no estabelecimento, os quais foram informados no módulo GerLMC, cada bico apresenta as seguintes informações: Combustível existente neste bico. Registro da quantidade de litros do abastecimento em andamento. Número de identificação do bico. Informação do status da bomba (veja tabela abaixo). Preço Por Litro. Identificação do status do bico de acordo com a cor (veja tabela abaixo). Identificação do status pela cor da bomba Bloqueada Solic. Lib. Pronta Abastecendo Quando autorizado o Bico pronto para utilização, não abastecimento no bico bloqueado. está bloqueado. Bico Bloqueado, abastecimento permitido somente com autorização. Bico em utilização, ou seja, algum veículo está abastecendo no mesmo. Digisat Tecnologia Ltda Pág. 12 de 23

13 Abastecimentos efetuados Botões Neste local são registrados os abastecimentos realizados, e também encontramos as seguintes opções: Marcando esta opção serão apresentados apenas os abastecimentos do bico selecionado. Ao selecionar um abastecimento (clicando no box à frente do lançamento), este botão é disponibilizado. Ele é utilizado para que seja possível atribuir um desconto/acréscimo ao valor do abastecimento indicado. O que é permitido somente ao imprimir o cupom. Botões que possuem determinada função dentro deste módulo. Veja abaixo: Este botão apresenta dois estados, Abrir turno e Fechar turno. Ao clicar, o sistema lê os encerrantes (controle das bombas) e grava em uma tabela com o operador logado. Ao clicar neste botão é alterado o preço do produto no bico, atualizando-o de acordo com a base de dados, ou seja, o valor que está no cadastro do produto no Sistema Gerencial. Botão utilizado apenas em bicos bloqueados, para que seja possível efetuar o abastecimento no mesmo. Sendo que após o abastecimento o bico voltará a ficar bloqueado. Quando o bico é bloqueado e foi autorizado o abastecimento no mesmo através do botão acima, mas ainda não iniciaram o abastecimento, este botão permite cancelar a autorização. Este botão é utilizado para importar o(s) lançamento(s) selecionado neste módulo, para o Sistema Comercial e então emitir o Cupom Fiscal. Utilizamos esta opção quando a fiscalização solicita que em uma bomba seja retirada uma quantidade de combustível para análise. Antes de utilizar esta opção é necessário criar um Totalizador Não Fiscal chamado AFERICOES e no campo Entrada selecionar a opção Não. Quando o bico é bloqueado e se deseja autorizar o abastecimento para um valor específico, utilizamos este botão, chegando ao valor indicado o bico para o abastecimento e volta a ficar bloqueado. Este botão estará disponível apenas se o estabelecimento possuir o concentrador Company, o que permitirá que o bico bloqueado continue desbloqueado após o término do abastecimento. Este botão também será disponibilizado apenas com o concentrador Company, o qual PÁRA o Auto-libera, ou seja, o bico bloqueado será bloqueado após o término do abastecimento. Finaliza o módulo Posto sem importar nenhum lançamento/abastecimento. Vendas no Balcão Caso a Impressora Fiscal apresente algum problema, impossibilitando sua utilização, o Sistema Gerencial Geração 4 disponibiliza o módulo Balcão, o qual permite realizar vendas (com baixa em estoque e movimentação financeira), definidas como Nota Fiscal do Consumidor (Série D1). Preferencialmente consulte a contabilidade de sua empresa para informar-lhe quais procedimentos devem ser realizados para utilização deste recurso. 1. Na tela principal do Sistema Gerencial Geração 4, vá em MOVIMENTAÇÃO FATURAMENTO, e clique em BALCÃO. Digisat Tecnologia Ltda Pág. 13 de 23

14 2. Será apresentada a tela de venda no Balcão. Clique no botão Novo F4, para iniciar a venda. 3. Pressione a tecla: F3 Cliente / Telefone: para indicar o Cliente. F7 Código / Nome do produto: para informar o produto adquirido. Ctrl + A: para selecionar o Vendedor. 4. Se for informado um produto do tipo LMC, será apresentada a tela para informar a quantidade adquirida. Digisat Tecnologia Ltda Pág. 14 de 23

15 5. Em seguida será apresentada uma tela para que o usuário indique de qual tanque e bico está sendo retirado este combustível. 6. Em seguida a venda é registrada. 7. Se a venda for a vista basta clicar em Gravar, caso seja a prazo indique as condições clicando em Prazo e depois clique em Gravar. GERANDO E IMPRIMINDO O RELATÓRIO DE LMC Gerar LMC Por lei todos os postos de combustíveis devem no início e ao final de cada dia medir fisicamente a quantidade de combustível existente em cada tanque, e anotar este valor para todo dia Gerar o LMC, isto deve ser anotado por combustível e não por tanque ou bico, pois o relatório é gerado por produto. Ao final do dia execute os procedimentos indicados abaixo: Digisat Tecnologia Ltda Pág. 15 de 23

16 1. Em MOVIMENTAÇÃO AUXILIARES, clique em LMC. 2. No módulo que será apresentado clique em Gerar LMC. Digisat Tecnologia Ltda Pág. 16 de 23

17 3. Será apresentada a tela abaixo, na qual devemos indicar o combustível que será Gerado o LMC e a data do relatório, em seguida clique no botão GERAR. 4. Na tela 1º PASSO, informe a quantidade do combustível selecionado na tela anterior no início do dia indicado (em cada tanque) e tecle SETA PARA BAIXO para atualizar os cálculos. 5. No 2º PASSO, é importado todas as compras efetuadas no dia através do Sistema Gerencial Geração 4. Totalizando no campo 4.4 VOLUME DISPONÍVEL, o estoque físico de abertura, ou seja, o que foi medido no tanque no início do dia, mais o que foi comprado durante o dia. Digisat Tecnologia Ltda Pág. 17 de 23

18 6. Na tela do 3º PASSO, são importadas as vendas do dia, as quais foram realizadas tanto no Sistema Gerencial Geração 4 (Nota fiscal / Balcão), bem como no Sistema Comercial Geração 4 (Cupom fiscal). O campo 5.6. = VENDAS BICO apresenta a soma real destas vendas. Os campos ABERTURA e FECHAMENTO são as únicas informações que podem ser alteradas nesta tela, sendo que na primeira vez que for gerada o LMC deste combustível será necessário informar o valor exato apresentado no contador da bomba no início e no final do dia, caso tenha sido retirado combustível da bomba sem ser uma venda, por exemplo, retirada pela fiscalização para teste, esta diferença será exibida no campo Aferições. 7. No 4º PASSO é onde informamos o estoque físico de fechamento, ou seja, os valores medidos nos tanques ao final do dia. Mesmo que não haja movimentação no dia, é preciso informar corretamente o estoque físico de abertura e fechamento. Coloque os valores nos respectivos campos / tanque e tecle SETA PARA BAIXO para atualizar os cálculos. Digisat Tecnologia Ltda Pág. 18 de 23

19 8. Para encerrar, o 5º PASSO apresenta informações geradas pelos demais passos, e também permite GERAR LMC, ou seja, registrar em folhas às informações repassadas. 9. Depois de informado os valores de abertura e fechamento físico, e conferido as informações, é preciso gravar o relatório na base de dados do programa, para isso clique no botão GERAR LMC. Vale lembrar que após salvar, os dados não poderão ser alterados. 10. Ao final da gravação será apresentada uma mensagem informando o sucesso na gravação e a folha em que a mesma será armazenada. Imprimindo LMC 1. O estabelecimento precisa manter um registro impresso de todas as folhas geradas pelo sistema. Para isto retorne a tela principal do GERLMC e clique no botão IMPRESSÃO. 2. A impressão do LMC é feita indicando a folha e clicando em IMPRIMIR FOLHA. Através deste espaço é possível pesquisar as folhas geradas no sistema. Digisat Tecnologia Ltda Pág. 19 de 23

20 3. Será apresentada em seguida uma caixa, na qual é permitido escolher se desejamos imprimir (PRINTER), visualizar (PREVIEW) ou exportar (FILE). No campo FORMAT é possível definir o formato do arquivo que será exportado, isto quando for selecionada a opção FILE (exportar). Através do botão SETUP é possível definir a impressora que será utilizada. 4. A imagem abaixo apresenta a visualização da folha gerada anteriormente. 5. Pode-se também imprimir os termos de abertura e encerramento do LMC. Basta clicar no botão Termos LMC. Será aberta tela de configuração e posterior impressão do documento. Digisat Tecnologia Ltda Pág. 20 de 23

21 Histórico / Mês 1. Para visualizar o total vendido por mês, retorne a tela principal do GERLMC e clique no botão OPÇÕES. 2. Será apresentada a tela abaixo. 3. Selecione o produto e clique em ABRIR. São demonstrados os acumulativos de vendas de cada produto por mês/ano. Estes valores são adicionados automaticamente ao gerar o Relatório de LMC, é possível alterar o TOTAL ACUMULADO pressionando um duplo clique no total e digitando o novo valor. Esta opção permite alterar o valor da última folha, caso sua seqüência não seja condizente com a numeração real. Altere o valor e clique no botão GRAVAR (Seta verde). Em seguida confirme a alteração. 4. Na parte inferior da tela é permitido adicionar meses que não tenha sido gerado LMC, isto quando o estabelecimento tenha sido automatizado há pouco tempo. Histórico / Folha 1. Para visualizar as folhas/relatórios gerados, E também ver em qual folha os mesmos estão cadastrados, retorne a tela principal do GERLMC e clique no botão ANTERIORES. 2. Será apresentada a tela abaixo, selecione a folha e clique em ABRIR FOLHA. Através deste espaço é possível pesquisar/localizar as folhas geradas no sistema. Digisat Tecnologia Ltda Pág. 21 de 23

22 3. Ao clicar em ABRIR é exibida a mesma tela utilizada para Gerar LMC, porém apenas para Visualização. IMPRIMINDO RELATÓRIO DE TURNOS Para imprimir as informações de tudo o que foi vendido no período em que um determinado operador estava utilizando o sistema, basta ter executado os procedimentos de abertura e fechamento de turno através do módulo Posto, e quando desejar imprimir o Relatório de Turnos, acesse o Sistema Gerencial G4 e execute o seguinte procedimento: 1. Clicar em MOVIMENTAÇÃO AUXILIARES GER TURNOS. Quando o posto é automatizado, não precisamos utilizar as opções, ABRIR TURNO, FECHAR TURNO E AFERIÇÕES, nesta tela, pois isso é feito direto pelo módulo POSTO, existente na tela principal do Sistema Comercial. 2. Nesta tela clique no botão IMPRESSÃO. Digisat Tecnologia Ltda Pág. 22 de 23

23 3. Na próxima tela, selecione o operador e clique no botão IMPRIMIR TURNO. Depto. de Suporte Técnico Digisat Tecnologia Ltda Pág. 23 de 23