enota NFS-e Prefeitura

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1 enota NFS-e Prefeitura Sistema de Administração de NFS-e para Prefeitura Manual do Administrador Criado por: Informática Educativa

2 Índice 1. Sobre o sistema Tela Incial Prestador RPS Prestador NFSe Prestador Ficha Financeira Prestador GIAs Prestador RPS NFSe Ficha Financeira GIAs Configurações...29

3 1. Sobre o sistema O sistema de administração das Notas Fiscais de Serviço eletrônicas (NFS-e) da Prefeitura tem como objetivo, proporcionar aos funcionários controle total das notas fiscais do município. Para acessar qualquer item do sistema de administração, o usuário deverá estar de posse de um certificado de acesso previamente credenciado. Sem o mesmo, não há como acessar as informações da Prefeitura. Através do sistema, os usuários credenciados poderão: consultar as informações organizadas pelos contribuintes dos recibos e notas emitidas e se estão ativas (Prestadores); consultar os recibos provisórios de serviço (RPS) enviados pelo prestador à Prefeitura; verificar detalhes dos prestadores e das notas aprovadas, canceladas e substituídas e os relatórios por período (NFSe); conferir um resumo financeiro dos prestadores da Prefeitura, com informações de valores de serviços prestados e os impostos recolhidos (Ficha Financeira); gerar guias de recolhimento dos prestadores por período (GIA). Com esse sistema a Prefeitura poderá identificar sonegações, projetar futuras arrecadações, entre outras ações que os dados fornecidos proporcionam. Vejamos a seguir as explicações e ilustrações das telas do sistema de administração das NFSes.

4 2. Tela Inicial Esta é a tela inicial do sistema de administração das Notas Fiscais de Serviço eletrônicas para a Prefeitura do município. Com o sistema, o funcionário da Prefeitura poderá controlar e gerenciar todas as notas de serviço do município. Clique no ícone Prestadores para entrar no cadastro e gerenciamento dos Prestadores de Serviço do município.

5 3. Prestador Esta é a página de cadastro do prestador do serviço do município. Ao adicionar os prestadores, o sistema carregará toda a movimentação de RPS, NFS-e geração de guias e fichas financeiras por ele emitidas. A tela tem campos editáveis, para que seja possível preencher com os dados necessários. Para adicionar um novo prestador, clique no ícone

6 Ao clicar, o sistema liberará os campos para o prestador poder inserir as informações solicitadas pelo sistema. Todos os campos deverão ser preenchidos. Na primeira linha, após os campos IM: CNPJ: Status há um checkbox com a palavra Ativo. Isto significa que, ao deixar selecionado, identifica que a empresa será adicionada como ativa, ou seja, estará habilitada para emissão de nota fiscal de serviço eletrônica. O status permanecerá inativo enquanto a empresa não estiver regulamentada/credenciada para emitir. Ainda nesta página temos o item Certificados, como mostra a figura abaixo. Tem a função de adicionar os certificados digitais dos usuários da empresa, que poderão ter acesso ao sistema no modo off-line e assinar as notas fiscais de serviço eletrônica da empresa prestadora. Não há restrição para o número de inserção de certificados.

7 Para incluir, clique no ícone situado após o campo Nome do Certificado :

8 Escolha o certificado que será adicionado e clique novamente no ícone para que o sistema carregue as informações. O sistema abrirá uma tela confirmando que os dados foram incluídos corretamente: Clique em OK e em Fechar. Em seguida, salve:

9 Repita este procedimento sempre que desejar adicionar mais de um certificado como 1 prestador do serviço. Pronto! O prestador foi incluído com sucesso no sistema juntamente com os certificados dos usuários habilitados para a emissão das notas para o mesmo. Perceba, na imagem abaixo, que na parte superior da página consta a Razão Social do prestador cadastrado, o status do mesmo e no canto superior direito da tela, a lista de todos os prestadores cadastrados no município. Esta é a tela dos dados do prestador após a inclusão das informações e dos certificados de acesso. Ainda, novas abas são acrescentadas ao lado dos dados: RPS, NFSe, Ficha Financeira e GIAs. Passamos agora para a aba RPS.

10 4. RPS - Prestador Esta aba tem como principal função, mostrar a consulta dos movimentos dos recibos provisórios de serviço (RPS), emitidos pelo prestador em questão. Quando o sistema estiver com mais de um prestador cadastrado, o usuário poderá pesquisar pela Inscrição Municipal ou CNPJ. O sistema buscará os dados e mostrará na tela: O sistema mostrará o número, série e tipo do RPS, a identificação do tomador, a data da inclusão e a situação em que se encontra: Processada com Sucesso, Processada com Erro, ou ainda, Em Processamento. Também é possível filtrar os registros realizando uma busca através dos campos situados

11 na parte superior da página. Informe pelo menos um dos campos e clique na lupa para que o sistema procure os RPS. Escolha quantos itens por página deseja visualizar, a partir de quinze.o sistema ainda permite a visualização completa das informações do recibo. Estas são as informações disponíveis:

12 5. NFSe - Prestador A aba NFSe do prestador permite a consulta das notas de serviços eletrônicas emitidas pela empresa. Ao clicar em IM ou CNPJ da lista dos prestadores, o sistema buscará as informações e mostrará na tela: Nesta tela verificamos os itens: número, série e tipo do RPS, os dados de identificação do tomador do serviço, a situação que a nota se encontra (Autorizada, Cancelada ou Substituída) e a data de inclusão da mesma.

13 Também é possível filtrar os registros fazendo uma busca através dos campos situados na parte superior da página. Informe pelo menos um dos campos e clique na lupa para que o sistema procure a nota fiscal. Escolha quantos itens por página deseja visualizar, a partir de quinze. O sistema também permite que o usuário visualize as informações completas da nota fiscal de serviço eletrônica, possíveis de identificar na imagem abaixo: E estas são as funções da aba NFSe do Prestador.

14 6. Ficha Financeira - Prestador A aba Ficha Financeira, como o nome já diz, mostra uma ficha com os valores e movimentações das NFS-es autorizadas, incluindo deduções, impostos, entre outros. Ao clicar na Inscrição Municipal ou no CNPJ da lista dos prestadores, o sistema buscará as informações e mostrará na tela: Podemos observar na tela o número, a série e o tipo do RPS, os dados deidentificação do tomador da prestação de serviço. No final de todas as notas, há o valor total dos serviços e dos impostos gerados por todas as notas.

15 Também podemos filtrar os registros realizando uma busca através dos campos situados na parte superior da página. Informe pelo menos um dos campos e clique na lupa para que o sistema procure a nota fiscal. Escolha quantos itens por página deseja visualizar, a partir de quinze. O sistema também permite que o usuário visualize todas as informações de valores da nota fiscal. Estas são as informações disponíveis: E estas são as funções da aba Ficha Financeira do Prestador.

16 7. GIAs - Prestador Na aba GIAs, o usuário poderá gerar boletos para o pagamento dos impostos devido pelo prestador, conforme competência selecionada. Ao clicar em IM ou CNPJ da lista dos prestadores, o sistema buscará as informações e mostrará na tela: Para escolher o período, selecione a competência (mês e ano) que deseja fazer a busca. Ao pesquisar, o sistema trará o valor total do ISS (Imposto Sobre Serviços) daquele período, a quantidade total de notas aprovadas e canceladas. Para gerar o boleto, clique no botão Gerar GIA. O boleto será exibido em uma nova janela, conforme tela abaixo.

17 O boleto será gerado conforme o banco cadastrado no sistema da Prefeitura. Pronto! O boleto já pode ser impresso e pago. Estas são as funções da aba GIAs do Prestador

18 8. RPS Outra forma de visualizar alguns dados específicos, sem precisar abrir o item Prestadores, é clicando diretamente no link que contém as informações para consulta e fiscalização da Prefeitura: RPS. No Recibo Provisório de Serviço (RPS) podemos consultar diretamente os RPSs enviados pelos prestadores à Prefeitura. Esta aba também serve para consultar os movimentos dos recibos emitidos por todos os prestadores da Prefeitura.

19 No RPS verificamos seu número, sua série, a identificação do tomador, a data da inclusão e a situação em que se encontra: Processada com Sucesso, Processada com Erro, ou ainda, Em Processamento. Estas informações são as mesmas encontradas em Prestadores, porém a identificação é feita através dos prestadores. Os prestadores são identificados pelo CNPJ/IM das empresas que o administrador adicionou no sistema.

20 Outro dado importante que este item mostra, é o total de RPS processados com sucesso e com erro. O filtro de pesquisa procura pela data de inclusão do RPS. Para visualizar um determinado RPS na página, escolha no campo Itens por Página, a partir de quinze.

21 9. NFSe O NFSe é outra maneira que o sistema permite para visualização de dados específicos, sem precisar abrir o item Prestadores. Neste item, vamos mostrar o NFSe, como mostra a figura abaixo: O NFSe verifica detalhes dos prestadores e das NFSes aprovadas, canceladas e substituídas e os relatórios por período, além de consultar as notas emitidas pelo prestador.

22 No NFSe verificamos o número do RPS, o número gerado da nota, o código de verificação, a data de emissão da nota, identificação do tomador do serviço, a situação que a nota se encontra (Autorizada, Cancelada ou Substituída) e a data de inclusão da mesma. Estas informações são as mesmas encontradas em Prestadores, porém a identificação é feita através dos prestadores. Os prestadores são identificados pelo CNPJ/IM das empresas que o administrador adicionou no sistema. Assim, todas as notas fiscais de serviço eletrônicas ficam listadas nesta parte.

23 Ainda, um dado importante que este item mostra é o total de notas autorizadas, canceladas e substituídas, indicados pela seta acima. O filtro de pesquisa procura pela data de inclusão do NFSe. Para visualizar uma determinada nota na página, escolha no campo Itens por Página, a partir de quinze.

24 10. Ficha Financeira A Ficha Financeira é a forma de visualizar dados específicos, sem precisar abrir o item Prestadores.Neste item, vamos mostrar a Ficha Financeira, como mostra a figura abaixo. A Ficha Financeira mostra todos os valores da nota fiscal eletrônica de serviço, incluindo deduções e impostos. Também confere um resumo financeiro dos prestadores da Prefeitura, com informações de valores dos serviços prestados e os impostos recolhidos.

25 Na Ficha Financeira verificamos o número da nota fiscal de serviço eletrônica, o tomador a quem o serviço foi prestado, o valor do serviço, a alíquota e o valor do imposto sobre serviço (ISS). Estas informações são as mesmas encontradas em Prestadores, porém a identificação é feita através dos prestadores. Os prestadores são identificados pelo CNPJ/IM das empresas que o administrador adicionou no sistema. Assim, todas as notas fiscais de serviço eletrônicas ficam listadas nesta parte.

26 No final de todas as notas, há o valor total dos serviços e dos impostos gerados. Somente as notas autorizadas serão relacionadas neste item. O filtro de pesquisa procura pela data de inclusão da NFSe. Para visualizar uma determinada nota na página, escolha no campo Itens por Página, a partir de quinze.

27 11. GIAs As GIAs é o método para visualização de dados específicos, sem precisar abrir o item Prestadores. Neste item, vamos mostrar as GIAs, como mostra a figura abaixo. Nas GIAs, o administrador gera os boletos para pagamento dos impostos devidos pelo prestador na competência selecionada, ou seja, é a sua competência.

28 Porém, se o administrador desejar procurar um prestador específico, será preciso entrar em Prestadores, pois lá que constam as informações separadas por empresa. Aqui, os dados são gerais. Para escolher o período da pesquisa, selecione a competência (mês e ano) da busca. Ao pesquisar, o sistema trará vários dados: o CNPJ da empresa o valor total do ISS daquele período, a quantidade total de notas aprovadas e canceladas. Para gerar os boletos, clique no botão Exportar Boleto, como mostra a seta acima. Os boletos serão exibidos em uma nova aba para impressão, conforme tela abaixo.

29 12. Configurações No item Configurações, o administrador do sistema da Prefeitura tem permissão de gerenciar todas suas configurações especificas, como manipular os usuários que utilizam e acessam o sistema. Tudo isso através de seus certificados digitais cadastrados. Também pode gerir os itens da lista de serviço e suas respectivas alíquotas. E ainda define as informações bancárias da prefeitura para a geração dos boletos de recolhimento do ISS. Somente o certificado que estiver com a permissão de administrador, pode fazer alterações ou inclusões de usuários, assim como adicionar e/ou editar os dados bancários, e alíquotas da lista de serviços.

30 O botão Configurações só ficará visível para os usuários definidos com o perfil de administrador, os que não tiverem esta definição, a opção de configuração não aparecerá na tela. Como mostra a figura acima, o nome do administrador e do usuário é mostrado na janela, para a identificação do perfil de cada certificado. Para visualizar os dados de um usuário cadastrado, clique no ícone da lupa, no canto superior esquerdo da tela, ao lado de cada nome.

31 Estes são os dados do certificado do usuário. Além das informações básicas, note que no canto superior esquerdo da janela, o usuário é identificado como sendo administrador do sistema e se está ativo no sistema. Para adicionar um usuário, clique no ícone. No campo Certificado, deve-se escolher qual certificado será incluído como usuário administrador. Se, o que estiver sendo incluido não for o cartão conectado na leitora, então aplique uma das seguintes ações abaixo: 1. conecte outra leitora em uma nova porta USB, com o cartão do usuário a ser adicionado e espere o sistema reconhecer: 2. ou antes do processo, deixe registrados no computador, todos os certificados que serão somados nos usuários. Com uma das opções acima feita para reconhecimento dos certificados, clique então no botão e os certificados serão atualizados. Ao escolher o certificado, os campos Nome do Certificado, Data de Validade, Thumbprint e PublicKey, serão preenchidos automaticamente. A última coisa a fazer, é escolher o tipo que este certificado será: administrador ou ativo (usuário comum). Para finalizar, clique em para salvar.

32 O próximo item que veremos é Dados Bancários. O certificado com o perfil de administrador pode, neste espaço, cadastrar os dados bancários e convênio da Prefeitura. É para a conta adicionada que os valores dos boletos de recolhimento de impostos dos prestadores dos serviços serão direcionados.

33 Preencha todos os campos disponíveis, como mostra a figura acima e salve. No item, Alíquota, ficam as alíquotas da Prefeitura, que é o cadastro utilizado para geração de NFSe. Ou seja, o administrador adiciona antecipadamente os padrões conforme a legislação vigente do município. Assim, o trabalho é facilitado. Porém, o município pode alterar, por lei, alguma alíquota, ou a descrição do item. Para isso, deve clicar no ícone da lupa. E ainda, um novo código, com sua descrição e alíquota, podem ser adicionados, pelo botão.

34 Lembrando que as alterações conforme as leis são municipais.