MANUAL DE CONFIGURAÇÃO PARA POSTOS DE COMBUSTÍVEIS NÃO AUTOMATIZADOS

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1 MANUAL DE CONFIGURAÇÃO PARA POSTOS DE COMBUSTÍVEIS NÃO AUTOMATIZADOS Digisat Tecnologia Ltda Rua Marechal Deodoro, 772 Edifício Mirage 1º Andar Sala 5 e 6 Centro Concórdia/SC CEP: Fone/Fax: (49) suporte@digisat.com.br

2 MANUAL DE CONFIGURAÇÃO PARA POSTOS DE COMBUSTÍVEIS NÃO AUTOMATIZADOS APRESENTAÇÃO Se você chegou até aqui, certamente está interessado em adquirir o Sistema Gerencial Geração 4, ou já o adquiriu. Neste Manual será apresentado as Configurações específicas dos Sistemas Gerencial Geração 4 e Comercial Geração 4, para Postos de Combustíveis Não Automatizados. Desejamos que você compreenda as possibilidades que estas ferramentas podem lhe descortinar, pois estas foram feitas na medida, para informatizar este tipo de estabelecimento, permitindo controlar corretamente o estoque, lançando notas de compras, realizando vendas com emissão de Cupom fiscal e/ou Nota fiscal e gerando o Livro de Movimentação de Combustíveis. Para uso deste recurso é necessário efetuar algumas configurações, segue abaixo as explicações ilustradas para configuração de postos de combustíveis NÃO AUTOMATIZADOS. CONFIGURAÇÕES INICIAIS 1. No Sistema Gerencial Geração 4, entre no CADASTRO DE EMITENTE, o qual se encontra em CONFIGURAÇÕES e coloque no campo RAMO DE ATIVIDADE a opção POSTO. Digisat Tecnologia Ltda Pág. 2 de 20

3 2. Em CONFIGURAÇÕES OPÇÕES ESTOQUE, desmarque a opção GERAR BARRAS AUTOMATICAMENTE. 3. Em seguida, cadastre os produtos no módulo CONTROLE DE ESTOQUE. 4. Atribua ao campo CÓDIGO DE BARRAS de cada combustível, um código seguindo o exemplo abaixo: 201 para Gasolina 202 para Álcool 203 para Diesel, e assim por diante, sempre obedecendo a uma ordem. Outro exemplo é: 210 para Gasolina 220 para Álcool 230 para Diesel Nota: Esta configuração é necessária para que seja possível vender o combustível pelo valor que o cliente quer comprar e não por uma quantidade específica de combustível. Digisat Tecnologia Ltda Pág. 3 de 20

4 5. Depois, na ficha ADICIONAIS no campo TIPO DE PRODUTO selecione LMC, somente para os produtos que precisam constar no Relatório de LMC, ou seja, os combustíveis. 6. No lado esquerdo da tela do módulo CONTROLE DE ESTOQUE, temos a opção TABELA DE PREÇO ECF, a qual utilizamos para definir um preço para a venda do combustível à vista e outra à prazo. Clique nesta opção. 7. Para utilizar esta opção do sistema, execute o seguinte procedimento: Primeiramente clique no botão Incluir em seguida indique as opções abaixo. Tipo: Indique se a alteração se dará em Percentual ou Valor. Operação: Selecione o tipo de alteração que será executada, ou seja, Aumento ou Redução. Índice: Especifique o valor de acordo com a operação indicada na opção anterior, ou seja, o valor Percentual ou valor em Reais. Tabela: Em Base, informe qual será a tabela que deverá ser utilizada como parâmetro para ser aplicado o aumento ou redução, e em A alterar, selecione a tabela que será alterada. Clique em Executar alteração. Se o resultado obtido é o que deseja, clique em Gravar, caso contrário altere todas as opções novamente, clicando em Executar alteração, para visualizar o resultado, quando obter o resultado desejado clique em Gravar. Digisat Tecnologia Ltda Pág. 4 de 20

5 8. Depois de cadastrados os produtos, iremos determinar em que tanque e em quais bicos estão os produtos LMC, para isso clique em MOVIMENTAÇÃO AUXILIARES LMC. 9. Primeiramente precisamos fazer os CADASTROS das bombas, tanques e bicos, então clique neste botão. 10. Será apresentada a imagem abaixo, selecione a ficha BOMBAS, clique no botão INCLUIR. Digisat Tecnologia Ltda Pág. 5 de 20

6 11. Será apresentada a tela abaixo para cadastrar o número do TANQUE, digite uma identificação, a qual deverá conter apenas números, e não pode contar números duplicados, ou seja, repetido. 12. Depois cadastre as informações solicitadas nos próximos campos, e ao terminar clique no botão GRAVAR. 13. Executando esses procedimentos cadastre todas as bombas. 14. Agora retorne a ficha TANQUES E BICOS, e clique no botão INCLUIR, localizado na parte superior da tela. 15. Será apresentada a tela abaixo para cadastrar o número do TANQUE, digite uma identificação, a qual deverá conter apenas números, e não pode contar números duplicados, ou seja, repetido. Digisat Tecnologia Ltda Pág. 6 de 20

7 16. Depois no campo DESCRIÇÃO digite um nome para o tanque, neste campo é possível informar letras, números e espaços. 17. Em seguida clique no botão INCLUIR, localizado na parte inferior da tela, para informar o BICO. 18. Digite um número de identificação, o qual não poderá ser duplicado, ou seja, se tem o bico 1 no tanque 1, não poderá ter o bico 1 no tanque 2, então obedeça uma seqüência. 19. Clique no botão indicado na imagem abaixo para selecionar a bomba. Digisat Tecnologia Ltda Pág. 7 de 20

8 20. A tela abaixo é exibida para que seja selecionado a bomba, para isto dê um duplo clique sobre o mesmo ou selecione e pressione a tecla F Em seguida clique no botão indicado abaixo para selecionar o combustível existente neste bico. 22. A tela abaixo é exibida para que seja selecionado o combustível existente neste bico, para isto dê um duplo clique sobre o mesmo ou selecione e pressione a tecla F As informações BICO NO CONCENTRADOR e POSIÇÃO DE RETORNO não precisam ser cadastradas, pois se referem à configuração do concentrador, ou seja, somente será utilizada em postos AUTOMATIZADOS. 24. Em seguida clique no botão indicado abaixo para selecionar a tabela de preço que deve ser utilizada. Digisat Tecnologia Ltda Pág. 8 de 20

9 25. A tela abaixo é exibida para que seja selecionada a tabela de preço existente neste bico, para isto dê um duplo clique sobre a mesma ou selecione e clique em OK. 26. Ao concluir clique no botão GRAVAR, localizado na parte inferior da tela. Nota: Se houver mais bicos neste tanque repita os passos do item 14 até o 26, caso contrário passe para o próximo passo. 27. Ao concluir clique no botão GRAVAR, localizado na parte superior da tela. Este procedimento deve ser executado até completar o cadastro de todos os tanques e bicos. Ao terminar, clique em VOLTAR, feche este programa e retorne ao Sistema Gerencial Geração 4, para efetuarmos a compra dos combustíveis conforme indicado no próximo item. COMPRA DE COMBUSTÍVEL Para vender combustível, é obrigatório que os mesmos façam parte de um tanque/bomba/bico (processo executado nos itens anteriores) e que possuam produto, ou seja, tenham sido lançadas as notas de compras (o que será explicado no próximo item). 1. No Sistema Gerencial Geração 4, entre em MOVIMENTAÇÃO COMPRAS COMPRAS, e adicione uma nova nota. 2. Após indicar o produto e posicionarem-se no campo QTD será aberta uma janela, onde devemos indicar a quantidade comprada e em qual tanque está sendo descarregado. Digisat Tecnologia Ltda Pág. 9 de 20

10 3. Após indicar em qual tanque está sendo descarregado o combustível clique em GRAVAR COMPRA se for uma compra A VISTA, ou se for uma compra A PRAZO, indique o PAGAMENTO antes de gravar a nota. Quando os tanques possuírem combustível é possível realizar a venda dos mesmos. Logo abaixo é explicado como realizar a venda por Nota Fiscal, Balcão ou Cupom Fiscal. VENDAS DE COMBUSTÍVEL Vendas na Nota Fiscal 1. No Sistema Gerencial Geração 4, entre em MOVIMENTAÇÃO / FATURAMENTO / NOTA FISCAL, e adicione uma nova nota. 2. Após indicar o produto e posicionar-se no campo QUANTIDADE será aberta uma janela para que seja indicada a quantidade vendida e de qual tanque está sendo retirado. 3. Após indicar em qual tanque está sendo retirado o combustível, se for uma venda A VISTA clique em GRAVAR NOTA, se for uma venda A PRAZO indique o PAGAMENTO antes de gravar a nota. Vendas no Cupom Fiscal Vender indicando o valor Caso deseje realizar vendas por valor é necessário fazer algumas configurações, as quais estão sendo listadas abaixo: a) Dentro do Sistema Comercial Geração 4, entre em ADM, depois em CONFIGURAÇÕES. b) Clique no botão para acessar a guia VENDAS. c) Na tela de Vendas, você terá a opção BARRAS COM INFORMAÇÃO e os seguintes campos: Tipo: através deste campo informamos se no código de barras será informado o PREÇO ou PESO. Dígitos iniciais: onde indicamos o primeiro dígito do código de barras, dos produtos que são combustíveis, no nosso exemplo, usaremos o número 2. Primeiro dígito: onde indicamos qual é o primeiro dígito que compõe o preço, no nosso exemplo é o 4º dígito, pois o código de barras é composto por 3 dígitos. Quant. dígitos: é o número de dígitos que compõe o preço, normalmente usamos 5, pois teremos como vender até R$ 999,99. Casas decimais: é o número de casas decimais no valor final, no caso, 2. Então, no exemplo que usamos (que pode ser seguido pelos clientes) a configuração ficaria assim: Digisat Tecnologia Ltda Pág. 10 de 20

11 Para vender, o processo seria o seguinte: 1. Abra o cupom. 2. Digite primeiro o código de barras do produto, e em seguida o valor desejado, ou seja, se deseja vender R$ 20,00 de Gasolina, então digitaria Em seguida pressione ENTER. Nota: Nesse caso, 201 indica o produto (Gasolina), e 20 seria o valor vendido. 4. Na próxima tela o campo QTD. (LITROS) está informando a quantidade de combustível equivalente ao valor de R$ 20, É necessário clicar no botão F2 LANÇAR, para que o campo QUANTIDADE assuma o valor calculado. 6. Após o campo QUANTIDADE ter assumido o valor, pressione a tecla ENTER CONFIRMAR. 7. Será registrado o item no cupom fiscal e apresentado na tela do sistema. Digisat Tecnologia Ltda Pág. 11 de 20

12 Nota: No caso de venda com valores quebrados, com casas decimais, temos que obedecer sempre 5 dígitos, que informamos compor o valor, ou seja, se quero vender R$ 23,65 de Gasolina Comum, vou digitar , sendo que, 201 indicam o produto (Gasolina Comum), e o valor, sendo duas casas decimais, portanto, R$ 023,65. Vender indicando a Quantidade 1. Nesse caso, basta abrir o cupom. 2. Pressionar INSERT. 3. Informar a quantia de litros vendidos e pressionar ENTER. 4. Em seguida, digitar o código do produto, ou até buscar o mesmo pelo nome. 5. Será apresentada a tela abaixo, onde devemos clicar no campo QUANTIDADE do bico no qual está sendo abastecido à quantidade informada e depois clique em F2 LANÇAR. Digisat Tecnologia Ltda Pág. 12 de 20

13 6. Em seguida será copiado a QTD. (LITROS) e depois clique em ENTER CONFIRMAR. 7. Será vendida a quantia de litros indicado, e o valor será a multiplicação da quantia vendida pelo valor unitário do litro. Vendas no Balcão Caso a Impressora Fiscal apresente algum problema, impossibilitando sua utilização, o Sistema Gerencial Geração 4 disponibiliza o módulo Balcão, o qual permite realizar vendas (com baixa em estoque e movimentação financeira), definidas como Nota Fiscal de Consumidor (Série D1). Preferencialmente consulte a contabilidade de sua empresa para informar-lhe quais procedimentos devem ser realizados para utilização deste recurso. 1. Na tela principal do Sistema Gerencial Geração 4, vá em MOVIMENTAÇÃO FATURAMENTO, e clique em BALCÃO. Digisat Tecnologia Ltda Pág. 13 de 20

14 2. Será apresentada a tela de venda no Balcão. Clique no botão Novo F4, para iniciar a venda. 3. Pressione a tecla: F3 Cliente / Telefone: para indicar o Cliente. F7 Código / Nome do produto: para informar o produto adquirido. Ctrl + A: para selecionar o Vendedor. 4. Se for informado um produto do tipo LMC, será apresentada a tela para informar a quantidade adquirida. 5. Em seguida será apresentada uma tela para que o usuário indique de qual tanque e bico está sendo retirado este combustível. 6. Em seguida a venda é registrada. 7. Se a venda for a vista basta clicar em Gravar, caso seja a prazo indique as condições clicando em Prazo e depois clique em Gravar. Digisat Tecnologia Ltda Pág. 14 de 20

15 GERANDO E IMPRIMINDO O RELATÓRIO DE LMC Gerar LMC 1. No início de cada dia deve ser medida fisicamente a quantidade de combustível existente em cada tanque, e anotado para ao final do dia Gerar o LMC, isto deve ser anotado por combustível e não por tanque ou bico, pois o relatório é gerado por produto. 2. Ao final do dia meça novamente a quantidade de combustível em cada tanque (fisicamente), abra o GerLMC que se encontra na pasta do sistema (C:\Arquivos de programas\digisat\gg4) e clique em Gerar LMC. 3. Será apresentada a tela abaixo, na qual devemos indicar o combustível que será Gerado o LMC, e em seguida clique no botão GERAR. 4. Na tela 1º PASSO, informe a quantidade do combustível selecionado na tela anterior no início do dia (em todos os tanques) e tecle SETA PARA BAIXO para atualizar os cálculos. Digisat Tecnologia Ltda Pág. 15 de 20

16 5. No 2º PASSO, é importado todas as compras efetuadas no dia através do Sistema Gerencial Geração 4. Totalizando no campo 4.4 VOLUME DISPONÍVEL, o estoque físico de abertura, ou seja, o que foi medido no tanque no início do dia, mais o que foi comprado durante o dia. 6. Na tela do 3º PASSO, são importadas as vendas do dia, as quais foram realizadas tanto no Sistema Gerencial Geração 4 (Nota fiscal / Balcão), bem como no Sistema Comercial Geração 4 (Cupom fiscal). O campo 5.6. = VENDAS BICO apresenta a soma real destas vendas. Os campos ABERTURA e FECHAMENTO são as únicas informações que podem ser alteradas nesta tela, sendo que na primeira vez que for gerada o LMC deste combustível será necessário informar o valor exato apresentado no contador da bomba no início e no final do dia, caso tenha sido retirado combustível da bomba sem ser uma venda, por exemplo, retirada pela fiscalização para teste, esta diferença será exibida no campo Aferições. 7. No 4º PASSO é onde informamos o estoque físico de fechamento, ou seja, os valores medidos nos tanques ao final do dia. Mesmo que não haja movimentação no dia, é preciso informar corretamente o estoque físico de abertura e fechamento. Coloque os valores nos respectivos campos / tanque e tecle SETA PARA BAIXO para atualizar os cálculos. Digisat Tecnologia Ltda Pág. 16 de 20

17 8. Para encerrar, o 5º PASSO apresenta informações geradas pelos demais passos, e também permite GERAR LMC, ou seja, registrar em folhas às informações repassadas. 9. Depois de gerado o LMC e alterados os valores da abertura e fechamento físico, é preciso gravá-lo na base de dados do programa, para isso clique no botão GERAR LMC, então após conferir todas as informações clique neste botão. Vale lembrar que após salvar, os dados não poderão ser alterados. 10. Ao final da gravação será apresentada uma mensagem informando o sucesso na gravação e a folha em que a mesma será armazenada. Imprimindo LMC 1. O estabelecimento precisa manter um registro impresso de todas as folhas geradas pelo sistema. Para isto retorne a tela principal do GERLMC e clique no botão IMPRESSÃO. 2. A impressão do LMC é feita indicando a folha e clicando em IMPRIMIR FOLHA. Através deste espaço é possível pesquisar as folhas geradas no sistema. Digisat Tecnologia Ltda Pág. 17 de 20

18 3. Será apresentada em seguida uma caixa, na qual é possível escolher se desejamos imprimir (PRINTER), visualizar (PREVIEW) ou exportar (FILE), no campo FORMAT é possível definir o formato do arquivo que será exportado, isto quando for selecionada a opção FILE. Através do botão SETUP é permitido definir a impressora que será utilizada. 4. A imagem abaixo apresenta a visualização da folha gerada anteriormente. Digisat Tecnologia Ltda Pág. 18 de 20

19 Histórico / Mês 1. Para visualizar o total vendido por mês, retorne a tela principal do GERLMC e clique no botão OPÇÕES. 2. Será apresentada a tela abaixo. 3. Selecione o produto e clique em ABRIR. São demonstrados os acumulativos de vendas de cada produto por mês e ano. Estes valores são adicionados automaticamente ao gerar o Relatório de LMC, é possível alterar o TOTAL ACUMULADO pressionando um duplo clique no total e digitando o novo valor. Para alterar o valor da última folha, caso sua seqüência não seja condizente com a numeração real. Altere o valor e clique no botão GRAVAR (Seta verde). Em seguida confirme a alteração. 4. Na parte inferior da tela é permitido adicionar meses que não tenha sido gerado LMC, isto quando o estabelecimento tenha sido automatizado há pouco tempo. Histórico / Folha 1. Para visualizar as folhas/relatórios gerados, E também ver em qual folha os mesmos estão cadastrados, retorne a tela principal do GERLMC e clique no botão ANTERIORES. 2. Será apresentada a tela abaixo. Selecione a folha e clique em ABRIR FOLHA. Através deste espaço é possível pesquisar/localizar as folhas geradas no sistema. Digisat Tecnologia Ltda Pág. 19 de 20

20 3. É exibida a mesma tela utilizada para Gerar LMC, porém apenas para Visualização. RELATÓRIO DE TURNOS E AFERIÇÕES Para imprimir as informações de tudo o que foi vendido no período em que um determinado operador estava utilizando o sistema, basta utilizar o módulo Ger Turnos e executar o seguinte procedimento: 1. Clicar em MOVIMENTAÇÃO AUXILIARES GER TURNOS. 2. Nesta tela encontramos as seguintes opções: ABRIR TURNO, opção que o operador do sistema deve informar, ao iniciar o seu dia de trabalho. FECHAR TURNO, esta opção deve ser utilizada pelo operador ao encerrar seu dia de trabalho. AFERIÇÕES, ao retirar uma pequena quantidade de combustível para fiscalização, devemos informála neste item. IMPRESSÃO, utilize esta opção para imprimir as informações de tudo o que foi vendido no turno de determinado operador, sendo que obrigatoriamente o mesmo precisa ter sido encerrado. GERA LMC, atalho para o módulo LMC. Depto. de Suporte Técnico Digisat Tecnologia Ltda Pág. 20 de 20