Ligue 100 BIS Companhia Vale do Rio Doce

Transcrição

1 Ligue 100 BIS Companhia Vale do Rio Doce

2 Ligue 100/BIS Boletim Interno Semanal Categoria: Relacionamento com o Público Interno Cenário/Desafio O Ligue 100/BIS (Ramal Telefônico e Boletim Interno Semanal) nasceu em 1999, nos estados do Pará e Maranhão, com a proposta de esclarecer assuntos de int eresse dos empregados por meio de um veículo de comunicação ágil e eficaz, capaz de estimulá-los a manifestar suas opiniões, sugestões e identificar pontos de melhoria para a empresa. Além disso, tinha como função servir como uma importante ferramenta de gestão de recursos humanos para os gerentes, possibilitando o monitoramento contínuo do clima organizacional. O projeto foi possível através de uma ação conjunta das gerências de Comunicação Empresarial e Recursos Humanos da Diretoria de Ferrosos do Sistema Norte da Companhia Vale do Rio Doce. Desde o início o projeto existe, exclusivamente, por causa do empregado e para o empregado. É a partir da contribuiç ão de c ada um deles, que o Ligue 100/BIS passa a ter êxito e credibilidade. Por isso, é composto de dois momentos: o empregado liga para o ramal 100 da Companhia e deixa seu recado em uma secretária eletrônica. A mensagem é transcrita e repassada pela área de Recursos Humanos, aos gerent es das áreas e podeis encaminhadas à equipe de Comunicação que produz, edita e distribui o BIS - Bolet im Interno Semanal, entre os empregados da Companhia. São os próprios empregados que pautam os temas a serem public ados no BIS, quando deixam suas mensagens gravadas no ramal 100 da empresa. No BIS não existe informação-tabu, que não possa ser publicada, e que não seja respondida. É uma forma de impedir que pequenas questões se transformem em grandes crises organizacionais. Além de servir como um canal de c omunicação direto e transparente entre empresa e empregados, conforme o Programa de Gestão Participativa da Companhia, o Ligue 100/BIS tem como objetivos prevenir e corrigir conflitos internos, melhorando as relações de trabalho; estimular a participação do empregado nas atividades da empresa; ser um veículo de linguagem clara e objetiva, que traduza exatamente o que o empregado pensa sobre diversos assuntos ligados à Empresa e medir permanentemente, o clima organizacional. Em sua fase de implantação, outros desafios tiveram que ser vencidos, como por exemplo, a resistência inicial do grupo gerencial (dificuldade de compreensão do potencial do veículo; dúvidas sobre o que poderia ser dito; sentimento de afronta por parte de alguns gerentes); respostas vazias, muito longas ou agressivas para os questionamentos dos empregados; falta de comprometimento com ações anunciadas no Boletim, em resposta a algumas solicitações; tentativa de censura de c onteúdo e falta de diretriz aos questionamentos de contratadas. Soluções / Estratégias Para conseguir os resultados propostos pelo projeto, a Companhia pensou em uma forma de comunicação que envolvesse e despertasse o interesse do empregado,

3 através do qual ele pudesse se expressar livremente, sem medo e de forma cont ínu a. Para que o seu alcance fosse maior, a Companhia teve a preocupação de criar um serviço de atendimento telefônico e um folheto frente e verso, tamanho A4, que pudesse ser lido e compreendido, com rapidez, no ambiente de trabalho. Essa preocupação engloba desde a transcrição das mensagens, edição dos textos, diagramação e distribuição do material. Primeiramente foi criada uma central telefônica (ramal 100), na qual a voz da caixa postal é sempre a de um empregado, o que passa mais segurança e credibilidade. A pessoa que liga não é obrigada a se identificar e o recado deixado pelo empregado é transcrito na íntegra pelo RH e repassado aos gerentes que, num prazo de até três dias, se encarregam de fornecer as devidas respostas. As resposatas são analisadas pelo RH que, em seguida as repassa para a Comunicação que edita o t ext o para o Boletim Interno Semanal, fazendo correções ortográficas e gramaticais, tendo o cuidado para dar ao texto a entonação da mensagem original. Esse proc ediment o dá ao empregado a garantia de que sua participação e opinião serão respeitadas. As situações publicadas no BIS (como por exemplo, problemas com transport e, alimentação etc.) são ilustradas com charges, uma atração à parte no informativo, que tornam a leitura mais fácil e com um toque de humor, através de uma linguagem clara e objetiva. Toda semana fica a expectativa para ver as novas charges do BIS. Impresso em duas cores (azul e preto), o informativo possui uma diagramação descontraída e uma logística de distribuição por localidade (cidades em que a Vale atua no Pará) e área de trabalho, sendo também disponibilizado pela Intranet. A partir de uma sugestão através do Ligue para que o BIS ficasse em lugares fixos a fim de atender todos os empregados - foram desenvolvidos displays, suportes para a disposição do BIS semanal, localizados em todas as áreas da empresa, inclusive em áreas de difícil acesso. Com essa medida, o empregado passou a adquirir um exemplar do BIS sempre que quiser, mesmo que esteja ausente da empresa no dia da distribuição. Para minimizar os impactos na comunicação entre o corpo gerencial e os empregados, a equipe de RH (que cuida das relações trabalhistas) é a responsável não apenas por ouvir as mensagens, registrar e encaminhar para a área responsável, mas também, por certifica-se de que as respostas não sejam evasivas, longas ou agressivas, e que não fujam do assunto tratado. Além disso, é o RH quem aprova o conteúdo final do BIS, certificando-se da qualidade das informações publicadas. A Comunicação por sua vez, é responsável pela edição dos textos do Boletim, escolher o empregado que fará a gravação da mensagem da secretária eletrônica, monitorar e avaliar o andamento do projeto e realizar campanhas promocionais periódicas para reforço do veículo. O BIS também trabalha com colunas de serviço como o Gera Geral, que divulga notas locais de utilidade pública, e a seção Fique por dentro, com notas sobre Recursos Humanos da Vale. Resultados O Ligue 100/BIS é um caso bem sucedido que mostra a importância do envolvimento do público interno como instrumento de melhoria do ambiente de trabalho e das relações. De posse de um canal de comunicação aberto e transparente, cada empregado se sente muito mais responsável pelo desenvolvimento da empresa. O Projeto Ligue 100/BIS (Ramal telefônico e Boletim Interno Semanal) é, sobretudo, a tradução de um dos maiores valores da Companhia Vale do Rio Doce - a transparência e sinceridade na relação empresa-empregado. Disponibilizar um ramal telefônico foi a melhor maneira de atingir todos os empregados, uma vez que, tratando-se de uma empresa operacional, o telefone é um canal de fácil acesso a todos.

4 O Projeto LIGUE 100/BIS tem tido grande aceitação junto aos empregados dezenas de ligações são recebidas todas as semanas - por ser um veículo de comunicação interna onde há espaço para manifestações de todos os tipos, sem qualquer restrição ou represália. Além disso, algumas situações foram resolvidas graças às sugestões feitas através do LIGUE 100/BIS, o que demonstra a eficiência do projeto. Internamente, o BIS é consagrado como o melhor veículo de comunicação interna. E o sucesso de sua transparência foi além das fronteiras da CVRD: do seu lançamento até hoje, o BIS já recebeu cinco prêmios da ABERJE, com destaque para o de melhor veículo de comunicação interna do Brasil. Seu layout, recheado com charges, mostra a leveza do veículo, que está ao alcance de todos os empregados, uma vez que está disponibilizado nos pontos de maior circulação da empresa, nos jornais murais e na intranet. Entre os pontos que tornam o Ligue 100/BIS um sucesso no que tange o relacionamento com o público interno, está o fato de se tratar de um produto com conceito simples, comprovado por diretores e gerentes da empresa como uma boa ferramenta para gestão do clima. Com um formato leve e até certo ponto, irreverente, contrapõe-se aos informes sindicais e se coloca como uma forma de comunicação pró - ativa, tratando com transparência as relações de trabalho, evitando situações de conflito e crise. Hoje o Boletim Interno Semanal - BIS é um dos veículos mais lidos na Vale, no Pará e um dos que têm maior credibilidade. Depoimentos de empregados sobre o vale@informar Falta inserir ainda Anexos Três exemplares do boletim incluindo edições especiais Lápis comemorativo de aniversário que foi distribuído aos empregados Fotos da produção do jornal / empregado lendo / ele nos murais

5 Campanha de Lançamento do Boletim Interno Semanal - BIS BIS Banner intranet Tag chocolate Cartaz Lançamento Outdoor Anexos Cartaz Manutenção

6 FLUXOGRAMA O empregado tem a idéia Empregado liga para registrar suas considerações Fluxograma Ligue 100 As mensagens são ouvidas e direcionadas às áreas responsáveis Os exemplares são disponibilizados nos displays do O gerente responde à solicitação A mensagem e a resposta são enviadas para a comunicação, que faz as charges, diagrama,