GUIA DE BOAS PRÁTICAS NO USO DO CORPORATIVO

Transcrição

1 GUIA DE BOAS PRÁTICAS NO USO DO CORPORATIVO

2 ATENÇÃO! O é uma poderosa ferramenta de comunicação, além de ser um recurso prático e acessível para transmitir mensagens. Por isso deve ser usado com o máximo de atenção, evitando mal entendidos ou, até mesmo, problemas mais severos. Neste material, reunimos algumas dicas para o bom uso do . Aproveite!

3 O PONTOS +POSITIVOS Registro e formalização de informações Rapidez a agilidade Baixo-custo - PONTOS NEGATIVOS Transformar-se em CHAT Propagação de SPAM Excesso de mensagens desnecessárias Promove falhas de comunicação O simples envio do não é garantia de que a mensagem está entendida ou disseminada.

4 Como ser produtivo no uso corporativo de s? Assim que sai da caixa de saída, o corporativo envia não só dados importantes sobre as funções ou negócios, mas também diz muito sobre o remetente da mensagem. Estilo de escrita, formas de agradecimento e o bom uso da ferramenta transmitem ao destinatário impressões sobre a personalidade de quem envia o .

5 Tudo o que está vinculado ao profissional no ambiente de trabalho o representa, por isso é importante que a pessoa sempre passe uma imagem de... CREDIBILIDADE COMPROMETIMENTO

6 Dicas básicas dia a dia: 1 Use o português correto para se comunicar. Isso passará uma boa imagem do profissional. Evite linguagem informal, nas mensagens corporativas. 2 Utilize o campo cco para ocultar os s, quando a sua mensagem for informativa, a fim de evitar respostas desnecessárias a todos os destinatários! 3 Ao enviar um anexo, tenha o cuidado para não gerar anexos pesados (tamanho). Isso enche a caixa postal das pessoas, e gera tráfego desnecessário na rede da empresa. Tente utilizar formatos leves como pdf, ou então deixar o arquivo na rede (e indicar o caminho na mensagem). 4 Enviar s para repassar problemas pode não ser uma boa prática para resolver os assuntos da empresa. Não seja refém do já mandei ... Procure também falar com as pessoas sobre as solicitações enviadas eletrônicamente, e coloque-se sempre no lugar do outro, empatia!

7 BOAS PRÁTICAS

8 DETALHANDO... Informações úteis para ajudar no uso do e- mail na empresa.

9 Responder a todos Evite abusar da opção responder a todos e quando encaminhar mensagens para vários destinatários, recomende que eles façam o mesmo. Escreva no final da mensagem: Por favor, respondam somente para mim. É muito mais prático e eficaz. Imagine, por exemplo, que você encaminhou um com cópia para 6 destinatários solicitando uma sugestão de data para uma reunião no início do próximo mês. Se todos os seis responderem com cópias para todos e cada um sugerir uma data diferente teremos um total de 42 s sem que uma data seja definida. Não tem como ser pior. Bastava encaminhar um com duas ou três sugestões de datas e solicitar a resposta apenas para você. Simples assim.

10 Enviar e ligar? Compreenda e aceite que um pode ser entregue imediatamente, mas que, necessariamente, ele não precisa ser lido e respondido imediatamente. Portanto, se você tiver pressa e precisar tratar de um assunto com urgência é melhor pegar o telefone ou procurar diretamente os envolvidos. Porém, muitos profissionais enviam s para, logo em seguida, ligar para o destinatário e perguntar se ele os recebeu. Este comportamento é extremamente equivocado, deselegante e improdutivo. Um grande exemplo de retrabalho e desperdício de tempo. Faça uma escolha: Telefone ou ? Se escolher enviar, não ligue.

11 Respeite o tempo alheio O paradoxo do é que quase todo mundo reclama do excesso de s que recebe, porém são poucos aqueles que se preocupam em enviar menos s. Você quer receber menos s? Comece dando o exemplo. Respeite o tempo do destinatário. Envie menos s e também envie s cada vez mais diretos e assertivos.

12 Respeite o tempo alheio 1. Preencha o campo assunto do de maneira clara e objetiva. Se necessário, use marcações como importante ou baixa prioridade. 2. Evite s longos e rebuscados. Faça perguntas simples e fáceis de responder. Evite perguntas abertas. 3. Preservar o histórico de s anteriores respondendo um após o outro é bastante prático, e mantém o histórico para novos destinatários. 4. Se a mensagem não precisa ser respondida finalize o e- mail com não é preciso responder.

13 E POR FIM dicas preciosas de etiqueta no uso do corporativo.

14 Assunto O campo "assunto" é uma boa ferramenta para gerenciamento do tempo. Seu bom uso permitirá que a mensagem seja acessada mais rapidamente, respondida com prioridade e arquivada adequadamente. Mas cuidado, isso não significa que você deva fazer deste campo uma extensão do , com um texto muito amplo. Seja objetivo, sintético e preciso. 1

15 Destinatários (Campos Para, CC e CCO) Antes de enviar o analise para quem de fato é destinada a mensagem. A falta de atenção pode resultar em postagens incorretas. Use o campo Para para direcionar a mensagem ao(s) interlocutor(es), e CC (com cópia) para copiar pessoas a serem informadas. Use o campo CCO (com cópia oculta) quando possível para evitar respostas desnecessárias a todos os destinatários! 2

16 Erros ortográficos/coerência Esse tipo de erro denuncia a falta de preparo dos profissionais. Revise sempre a mensagem e utilize o corretor ortográfico para evitar saias justas. Antes de escrever um é preciso pensar em cada palavra e ter toda uma preocupação em transmitir a mensagem corretamente. Por isso, é importante a revisão. O ideal é ler duas, três vezes para se certificar que está tudo claro. 3

17 Fofocas O não é o local adequado para uma conversa informal. Evite fofocas sobre terceiros, em especial, colegas de trabalho. Primeiro, por uma questão de ética profissional e bom senso. Segundo, porque se a mensagem for lida por outra pessoa, não haverá o que temer. 4

18 Fontes Use uma fonte amigável, de fácil leitura, como arial, verdana, tahoma, trebuchet. Além disso, trabalhe com um corpo de letra entre 10 (mínimo) e 14 (máximo). Fontes e cores extravagantes no texto são deselegantes e pouco profissionais. 5

19 Não escreva s quando estiver emocionalmente abalado Se o profissional estiver irritado, por exemplo, ele pode enviar ou responder um determinado de forma inadequada, de maneira grosseira. Essa situação pode causar constrangimentos futuros e por isso deve ser fazer o possível para não cometer esse erro. 6

20 Objetividade É importante zelar sempre pela objetividade. Procure organizar seu por tópicos a fim de contemplar todos os assuntos pretendidos. E lembre, a mensagem precisa ter necessariamente um começo, meio e fim. 7

21 Organização Evite ficar com mensagens paradas em sua caixa de entrada. Crie o hábito de encerrar o dia de trabalho com ela vazia. Se algo ficar pendente, transfira para uma pasta específica, a qual deverá ser tratada já na manhã seguinte. Não utilize esta pasta de pendências como uma muleta para prorrogar o retorno dos s. 8

22 Lado pessoal e profissional Não use as ferramentas que a empresa disponibiliza para tratar de assuntos particulares. A qualquer momento o profissional pode ser fiscalizado, conforme as políticas da empresa. 9

23 Fonte: As políticas de uso do corporativo, estão estabelecidas no Procedimento Geral: PG-35-I, item 6.3 UOL Notícias Empregos: acessado em 04/11/16. Procedimento Geral PG-35-I:04: Política do uso dos Recursos de Tecnologia, Comunicação e Segurança da Informação.

24 EDER FANTINI JUNQUEIRA Ver. 01, 16/12/2016 Obrigado. Informações adicionais em: