Conhecimento Específico

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1 Conhecimento Específico Professora Amanda Lima Tegon

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3 Conhecimento Específico MEIOS DE COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL A comunicação corresponde à troca de informações na empresa. Ela passou a desempenhar um papel preponderante na vida das organizações, pois sua eficácia impacta fortemente na qualidade das atividades empresariais, já que qualquer ação depende da comunicação. A falha em um processo de comunicação pode causar perdas financeiras, mal estar entre os funcionários de uma organização e até mesmo prejuízos à imagem institucional. Os meios escolhidos para a disseminação das informações nas empresas devem levar em consideração a sua cultura, valores, missão e objetivos, mas, acima de tudo, a necessidade de que a informação consiga contribuir para melhorias e para o alcance dos ideais da empresa. É necessária uma atenção especial aos meios de comunicação utilizados, pois uma mensagem mal interpretada poderá causar distorções, resultando em grandes perdas tanto pessoais como organizacionais. Os meios escolhidos para cada comunicação devem ser escolhidos de acordo com os objetivos e o público. Algumas ferramentas para a comunicação corporativa são: Circular: é uma mensagem dirigida a um determinado departamento ou setor, visando repassar avisos e determinar regras e ordens. House Organ: é o canal de comunicação interna em uma empresa. Seja um jornal ou uma revista, o veículo é importante para que o público interno da entidade saiba de tudo o que acontece em seu local de trabalho. Intranet: é um sistema de redes privadas de uma empresa. Todos os funcionários possuem um cadastro e podem acessar notícias institucionais, contatos específicos, telefones úteis, entre outros. Jornal mural: periódico de comunicação interna, normalmente fixado em áreas de grande circulação de pessoas. Conta com diversos colaboradores, trazendo informações relevantes e em destaque na empresa. Nele as matérias são factuais, pois normalmente é quinzenal. Newsletter: é um boletim eletrônico informativo, enviado regularmente para setores específicos na empresa como forma de divulgação das últimas notícias importantes, ações, concursos ou festas. TV / Rádio Corporativa: veículos exclusivos para a comunicação interna. São canais atrativos para a divulgação da empresa, pois permitem o uso de aparatos audiovisuais. Telefone: Utilizado para comunicação entre setores internos e, em alguns casos, voltado também a clientes externos. 3

4 uma das ferramentas mais utilizadas atualmente para comunicação um a um. Permite, por vezes, o acesso remoto. Em geral é autorizado seu uso somente no ambiente de trabalho para evitar passivos trabalhistas. Softwares para troca de mensagens: Algumas empresas disponibilizam, além do , programas específicos para conversas online, permitindo a interação simultânea entre dois ou mais membros da empresa. 4

5 Comunicação e Atendimento Meios de Comunicação Profª Amanda Lima Tegon Slides Meios de Comunicação Comunicação Impacta fortemente na qualidade das atividades empresariais Todas as atividades dependem da comunicação 5

6 Atenção especial aos meios Circular Mensagem dirigida a um determinado departamento ou setor, visando repassar avisos e determinar regras e ordens. House Organ Jornal ou uma revista para que o público interno da entidade saiba de tudo o que acontece em seu local de trabalho. Intranet Sstema de redes privadas de uma empresa para acesso a notícias institucionais, contatos específicos, telefones úteis, entre outros. Atenção especial aos meios Jornal mural Periódico de comunicação interna, normalmente fixado em áreas de grande circulação de pessoas. News letter Boletim eletrônico informativo, enviado regularmente para setores específicos na empresa. TV/rádio Corporativa Exclusivos para a comunicação interna, utilizam recursos audiovisuais. 6

7 Comunicação e Atendimento Meios de Comunicação Profª Amanda Lima Tegon Atenção especial aos meios Telefone Para comunicação entre setores internos e, em alguns casos, voltado também a clientes externos. Em geral é autorizado seu uso somente no ambiente de trabalho para evitar passivos trabalhistas. App mensagens permitindo a interação simultânea entre dois ou mais membros da empresa. Importante! Etiqueta empresarial 7

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9 Administração COMUNICAÇÃO COMO FERRAMENTA DE GESTÃO A comunicação está presente em todas as atividades humanas. Mesmo com a revolução tecnológica, a comunicação é um dos elementos fundamentais para a sobrevivência e o sucesso de qualquer organização. A comunicação afeta fortemente a empresa, seja com seu público interno ou com seu público externo. A comunicação empresarial é um conjunto complexo de atividades, ações, estratégias e processos, distribuídos nas áreas mercadológica, institucional e interna. Ela está presente na interação com a comunidade, fornecedores, órgãos reguladores, clientes e colaboradores. É importante que a organização perceba como cada uma dessas comunicações impacta na sua atividade, da mesma forma como suas comunicações ou até mesmo a falta de comunicação adequada impacta na relação com esses públicos. O processo básico das comunicações possui um emissor e um receptor, uma mensagem e um meio pelo qual a mensagem é lançada. Além disso, toda comunicação possui ruídos. Abaixo, apresentamos o processo básico das comunicações, não só entre as empresas e os clientes, mas de uma maneira geral: 9

10 Figura 1- Processo de Comunicação A velocidade é uma marca da comunicação moderna. Num modelo de gestão eficaz, a comunicação assumiu uma sistemática inovadora e integrada em que o receptor é, ao mesmo tempo, emissor e veículo. No mundo globalizado, é preciso codificar as informações com muito mais rapidez, para conseguir um "feedback" positivo. Para uma empresa se manter competitiva e prosperar, é necessário ter uma comunicação eficaz não somente com o público externo, mas também, e principalmente, em seus ambientes internos de trabalho. É provável que a maior parte das atividades diárias nas organizações sejam de comunicação, como pessoas criando, planejando e trabalhando juntas. Com a valorização das relações humanas dentro das empresas, a comunicação tornou-se estratégia básica na busca de eficiência e de resultados nos negócios. Por outro lado, são poucas as organizações e indivíduos que percebem e dominam a comunicação como uma ferramenta precisa e eficiente. Com o mundo globalizado e a concorrência que cerca as empresas, a comunicação tornou-se diferencial para que os funcionários sintam-se envolvidos nos processos e mudanças que as empresas vêm desenvolvendo no intuito de alcançar a qualidade total. Comunicar tornou-se sinônimo de redução de custos, otimização de recursos e agilidade na implantação de novos processos produtivos, através de informações claras, diretas e concisas. Áreas da Comunicação Empresarial Para que seja possível visualizar as atividades de comunicação da empresa, são listadas abaixo as áreas e subáreas de da comunicação organizacional integrada. Comunicação Mercadológica: Propaganda, Promoção, Vendas, Feiras e exposições, Marketing Direto, Merchandising e Venda Pessoal. Comunicação Institucional: Marketing social, Marketing Cultural, Assessoria de Imprensa e Publicidade Institucional. Comunicação interna: Fluxos informativos, Redes formais e informais e Mídias Internas. Em todas essas comunicações é necessário que haja a visão de longo prazo, planejamento e alinhamento com a visão global da empresa. 10

11 Administração Comunicação como Ferramenta de Gestão Profª Amanda Lima Tegon Como usar a Comunicação de maneira estratégica? A comunicação empresarial assume cada vez mais uma identidade global, obrigando das empresas o constante repasse de informações de nível corporativo para os diversos públicos com que a empresa se relaciona, principalmente seus funcionários. Para que os gestores consigam gerir de forma funcional a comunicação dentro das organizações, é importante: 1. Alinhar todas as ações e ferramentas de comunicação à estratégia global da empresa. 2. Planejar estrategicamente as comunicações. 3. Determinar o público alvo e os objetivos de cada comunicação. 4. Utilizar todos canais de linguagem corporais, orais e escritos, de forma a atingir todos os níveis hierárquicos dentro da organização. 5. Manter canais de comunicação que permitam obter informações relevantes (SAC, FAQ, Ouvidoria). 6. Cruzar as informações recebidas com as TIC (Tecnologias da Informação e Comunicação). 7. Manter-se atualizado sobre as mudanças comportamentais e possibilidades de comunicação existentes na empresa. 8. Aperfeiçoar os canais de comunicação permanentemente. Referências EMPRESA ÁGIL COMUNICAÇÃO E NEGÓCIOS. Comunicação Empresarial: Conceito, aplicação, importância. Disponível em < > KUNSCH, Margarida M.K. Planejamento de relações públicas na comunicação integrada. São Paulo: Summus Editorial, MELO, Luiz Roberto Dias de. Comunicação Empresarial. Curitiba: IESDE Brasil, OLIVEIRA, Marcus Eduardo. A comunicação como ferramenta de gestão estudo de caso na General Motors do Brasil unidade de São José dos Campos. Disponível em < ppga.com.br/mba/2003/gen/oliveira-marcus_eduardo_de.pdf> 11

12 Slides Comunicação como Ferramenta de Gestão Comunicação Presente em todas as atividades humanas Afeta fortemente a empresa Comunicações com público e externo A empresa não é uma ilha Órgãos Governamentais Empregados e familiares SIndicatos Poderes públicos Associações e entidades de Classe Imprensa ONGs Acionistas/ proprietários Clientes Concorrentes Comunidade Fornecedores Instituições financeiras 12

13 Administração Comunicação como Ferramenta de Gestão Profª Amanda Lima Tegon Comunicação atual Velocidade da informação Quantidade de canais Comunicação tem relação direta com competitividade Comunicação está em todas as empresas É fundamental para a eficiência e resultados nos negócios 13

14 Poucas organizações e indivíduos percebem e dominam a comunicação como uma ferramenta precisa e eficiente. Ferramenta estratégica Diferencial Contribui para que funcionários sintam-se envolvidos Auxilia na redução de custos Possibilita otimização de recursos Pode dar mais agilidade à empresa 14

15 Administração Comunicação como Ferramenta de Gestão Profª Amanda Lima Tegon Áreas da Comunicação Empresarial Comunicação Mercadológica Comunicação Institucional Propaganda e Promoção Feiras e exposições Marketing Direto Merchandising Venda Pessoal Marketing social Marketing Cultural Assessoria de Imprensa Publicidade Institucional Comunicação interna Fluxos informativo Redes formais e informais Mídias Internas 15

16 Como usar a Comunicação de maneira estratégica? 1. Alinhar todas as ações e ferramentas de comunicação à estratégia global da empresa. 2. Planejar estrategicamente as comunicações. Como usar a Comunicação de maneira estratégica? 3. Determinar o público alvo e os objetivos de cada comunicação. 4. Utilizar todos canais de linguagem para atingir todos os níveis hierárquicos dentro da organização. 16

17 Administração Comunicação como Ferramenta de Gestão Profª Amanda Lima Tegon Como usar a Comunicação de maneira estratégica? 5. Canais de comunicação com informações relevantes (SAC, FAQ, Ouvidoria) 6. Cruzar as informações recebidas com as TIC (Tecnologias da Informação e Comunicação) Como usar a Comunicação de maneira estratégica? 7. Manter-se atualizado sobre as mudanças comportamentais e possibilidades de comunicação existentes na empresa 8. Aperfeiçoar os canais de comunicação permanentemente 17

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