Procedimento Geral. Denominação: Procedimento Geral de Comunicação Interna e Externa. Emissão: 29/10/2014 Revisão : 14/11/2016.

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1 Denominação: Procedimento de Comunicação Interna e Externa Dono do Processo: Tipo do Doc. Emissão: 29/10/2014 Revisão : 14/11/2016 Empresa Área Numero Rev: 01 Controle de alterações Revisão Data Local da Revisão Descrição 00 29/10/ Elaboração do Documento 01 28/10/ Revisão do documento 02 14/11/ Revisão do documento P á g i n a 1 7

2 1. Objetivo O objetivo do presente procedimento é estabelecer a metodologia utilizada na Enel Soluções para receber, documentar e responder a comunicações relevantes de partes interessadas externas, relacionadas a temas de SMS, e manter a comunicação interna entre os vários níveis e funções da organização quanto aos aspectos ambientais e perigos de segurança e saúde, bem como envolvimento e consulta aos funcionários quanto a mudanças que afetem a sua segurança e saúde no local de trabalho. 2. Atribuições e Responsabilidades A equipe de Comunicação e Marketing da Enel Soluções é responsável pelo processo de comunicação interna e externa tais como revistas, jornais, televisão, intranet, internet, que dependendo do assunto, contará com o apoio da gestão responsável por ela. Cabe às áreas de SMS, Administração e do Jurídico da Enel Soluções a responsabilidade do recebimento, documentação e resposta à comunicações pertinentes, oriundas de partes interessadas, tais como órgãos e entidades ambientais. As áreas de SMS e Comunicação e Marketing são responsáveis pelo processo de divulgação e disposição da Política de Segurança, Meio Ambiente e Saúde da Enel Soluções, que poderá ser feita através de cartilhas, cartazes, intranet, vídeo ou outras ferramentas de divulgação que julgar mais adequada. 3. Documentos de Referência ABNT NBR ISO 14001:2004 OHSAS 18001:2007 Manual do Sistema de Gestão Integrado de Segurança, Meio Ambiente e Saúde Enel Soluções P á g i n a 2 7

3 4. Terminologia Partes Interessadas: Indivíduo ou grupo interessado ou afetado pelo desempenho de segurança, meio ambiente e saúde da organização, tal como: empregado, cliente, acionista, comunidade vizinha, órgão ambiental, organização não governamental, etc. Solicitação de Partes Interessadas (externas e internas): Reclamações, manifestações e visitas. Meios de Comunicação: Qualquer meio de comunicação disponível, como quadros de aviso, cartilhas, reuniões, publicações internas, correio eletrônico, rádio, televisão, etc. Órgão: Definição genérica para qualquer nível hierárquico gerencial da estrutura organizacional da Enel Soluções. Documento: Informação e o meio no qual está contida. 5. Comunicação Interna Os canais de comunicação estabelecidos para situações de emergência que envolvam impactos ambientais e danos à segurança e saúde estão tratados no PG 005 Procedimento de Emergência. Os aspectos/impactos e perigos/riscos considerados significativos são divulgados internamente através da intranet, cartilhas, palestras, treinamentos e outros meios em que a empresa julgar necessário. Mudanças que afetem o meio ambiente, a segurança e saúde no local de trabalho serão comunicadas através de uma das ferramentas de comunicação listadas abaixo e será dada a oportunidade aos funcionários de enviarem suas sugestões através do SMS Enel Soluções: P á g i n a 3 7

4 A comunicação interna da Enel Soluções se dá através de diversos canais, dentre eles: 5.1 Pasta do Sistema de Segurança, Meio Ambiente e Saúde na Rede da Enel Soluções Acessível a todos os colaboradores diretos, contendo informações necessárias sobre o Sistema de Gestão Integrado de SMS. 5.2 Linha Direta Acessível a todos os colaboradores diretos, através de e da intranet. 5.3 Banners, folders, cartazes Disponíveis nas áreas administrativas e operacionais da Enel Soluções, com informações como Política, Objetivos e Metas e próximos eventos ligados ao Sistema de Segurança, Meio Ambiente e Saúde. Poderá ser utilizado para divulgar troca de experiências entre colaboradores diretos e indiretos da Enel Soluções. 5.4 Cartilha de divulgação do Sistema de Segurança, Meio Ambiente e Saúde Cartilha contendo informações sobre o SMS (política do sistema de gestão, comunicação, dentre outras informações), distribuída para a toda a força de trabalho por ocasião de palestras dos multiplicadores e disponível na Rede da Enel Soluções. 5.5 Palestras realizadas no auditório do Edifício Sede Eventos esporádicos, agendados previamente com um objetivo específico para os colaboradores diretos e indiretos (dia mundial do meio ambiente, círculo de palestras, campanhas de prevenção a saúde, Semanas internas de Prevenção a Acidentes de Trabalho SIPAT, Programa Bem Viver, etc.) P á g i n a 4 7

5 5.6 Código de Ética Enel Soluções É disponibilizado a todo colaborador direto, contendo informações sobre ética de sua conduta perante a empresa, tendo como princípios gerais, respeito à segurança, meio ambiente e saúde, bem como a conduta para empregados A Enel Soluções tem como objetivo assegurar a participação de qualquer colaborador direto e indireto na identificação de problemas ambientais ou de segurança e saúde, na avaliação das políticas e objetivos de SMS e na sugestão para a melhoria do comportamento de seus funcionários, criou um canal de comunicação que se dá através do SMS Enel Soluções: 5.8 Envolvimento dos colaboradores É assegurado a qualquer colaborador o direito a comunicação de situações de risco que eventualmente identifique em seu ambiente de trabalho, bem como o conhecimento pleno do potencial de risco a que possa estar sujeito, mesmo em caso de mudanças que influenciem o SMS. As eventuais alterações que possam afetar a Segurança, o Meio Ambiente e Saúde dos colaboradores são comunicadas nos Diálogos Diários de Segurança DDS, neste evento é dada a oportunidade de se manifestarem a respeito. Por ocasião de investigação de eventuais incidentes, é assegurado aos colaboradores envolvidos o direito a ser ouvido pela equipe de investigação e resposta às suas intervenções. P á g i n a 5 7

6 6. Comunicação Externa A comunicação externa da Enel Soluções se dá através de diversos canais, dentre eles: 6.1 Internet Disponibiliza a política e outras informações sobre segurança, meio ambiente e saúde da Enel Soluções. 6.2 Relatório de Sustentabilidade Elaborado a partir das diretrizes do Global Reporting Initiative (GRI) e dos indicadores do Pacto Global, segundo o modelo atualmente adotado por todas as empresas do Grupo Enel Brasil, do qual a Enel Soluções faz parte. Por meio desta publicação, a empresa divulga, de forma abrangente e transparente, seus compromissos com seus vários públicos e seu desempenho empresarial, nas dimensões econômica, social, ambiental e saúde e segurança dos colaboradores. Este relatório está disponível na internet e é fornecido a todos os colaboradores O está disponível na internet para o acesso de qualquer parte interessada. NOTA: Os itens 6.2 e 6.3 também são utilizados como ferramentas de comunicação interna e externa. 6.4 Cartilhas A comunicação com os visitantes, a fim de assegurar que os mesmos conheçam os perigos e riscos a que estão eventualmente expostos ao entrarem nas instalações da empresa, é realizada através de cartilhas autoexplicativas. P á g i n a 6 7

7 7. Comunicação com fornecedores e terceirizados A comunicação com fornecedores e terceirizados será realizada por meio de reuniões onde são apresentados e discutidos os resultados ou através de contato direto via e- mail 8. Controle de Registros O controle de registros será realizado pela equipe de SMS da Enel Soluções, com arquivamento físico e virtual. Elaborado por : Isabelle Crisóstomo Aprovado por : Carlos Eduardo C. de Souza P á g i n a 7 7

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