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1 Política de Controles Internos Código: MSFC-P-004 Versão: 05 Emissão: 10/2011 Última Atualização em: 02/2016 OBJETIVO Garantir a aplicação dos princípios e boas práticas da Governança Corporativa, e que as diretrizes definidas nas Políticas da Instituição reflitam nas operações do dia-a-dia da MAPFRE Serviços Financeiros. ALCANCE Todos os colaboradores da MAPFRE Serviços Financeiros MSF. ÁREA GESTORA Riscos e Compliance. VIGÊNCIA Os procedimentos definidos neste documento entrarão em vigor na data de sua aprovação pelo Comitê Executivo e serão revisados anualmente. OBJETIVO / DIRETRIZES Alinhar a estrutura de controles internos aos objetivos estratégicos estabelecidos pela MAPFRE Serviços Financeiros - MSF conforme as políticas instituídas. Zelar pela implantação de um sistema de controles internos adequado aos riscos de nossos negócios, a fim de proporcionar segurança razoável e maior confiabilidade aos acionistas e clientes. Fomentar por intermédio da disseminação de cultura de controles internos, a importância dos processos executados na MSF que visem a conformidade e integridade dos controles. GERÊNCIA DE RISCO E COMPLIANCE Página 1 de 5

2 Garantir estrutura de controles internos que conduza à compreensão dos principais riscos decorrentes de fatores internos e externos incorridos, com vistas a assegurar que sejam identificados, avaliados, monitorados, controlados e testados de forma eficiente e eficaz. Manter sistema de controles internos alinhado com as melhores práticas de Governança Corporativa e com os Órgãos Reguladores, revisado e atualizado periodicamente, a fim de identificar e corrigir prontamente as eventuais deficiências de forma a garantir sua efetividade e conformidade. Assegurar a existência de atribuição de responsabilidade no direcionamento de demandas, observada a estrutura hierárquica estabelecida pela MSF, garantindo a apropriada segregação de funções, de modo a eliminar atribuições de responsabilidades conflitantes. Elaborar e encaminhar aos Órgãos de Administração relatórios gerenciais do Sistema de Controles Internos. Manter estrutura funcional de monitoramento do sistema de controle interno suficiente em relação ao porte e à complexidade das operações da MSF. Interagir com as demais Unidades com o objetivo de aprofundar e promover o tratamento das demandas recebidas. Produzir informações gerenciais sobre as pendências, evolução e implantação de planos de ações das Unidades com relação às demandas de Controles Internos, externas e de fiscalizações, de modo a reportar indicadores à Alta Administração e subsidiar a Área de Recursos Humanos e Diretoria de Auditoria quando necessário. Monitorar sistematicamente o atendimento às recomendações realizadas por Controles Internos, Fiscalizações e Auditorias Externas, identificando se as demandas foram atendidas com qualidade e tempestividade. RESPONSABILIDADES Incumbe à Diretoria da MAPFRE Serviços Financeiros a promoção de elevados padrões éticos, de integridade e de uma cultura organizacional que demonstre e enfatize, a todos os colaboradores, a importância dos controles internos e o papel de cada um no processo. São de responsabilidade da Diretoria: GERÊNCIA DE RISCOS E COMPLIANCE Página 2 de 5

3 I. A implantação e a implementação de uma estrutura de Controles Internos efetiva mediante a definição de atividades de controle para todos os níveis de negócio da MAPFRE Serviços Financeiros. II. Estabelecer os objetivos e os procedimentos pertinentes; III. A verificação sistemática da adoção e do cumprimento dos procedimentos definidos em função do disposto no inciso II. É dever dos colaboradores contribuir para a adequação, fortalecimento e o funcionamento do Sistema de Controles Internos da MSF, buscando mitigar os riscos de acordo com a complexidade dos negócios, disseminar a cultura de controles e a manutenção da conformidade dos processos. SISTEMA DE CONTROLES INTERNOS As disposições dos Controles Internos devem ser acessíveis a todos os colaboradores da MAPFRE Serviços Financeiros, de forma a assegurar que sejam conhecidas a respectiva função nos processos e as responsabilidades atribuídas aos diversos níveis da Instituição. O sistema de Controles Internos da MAPFRE Serviços Financeiros deve prever: I. A definição de responsabilidades; II. Segregação das atividades, de forma que seja evitado o conflito de interesses, bem como meios de minimizar e monitorar adequadamente áreas identificadas como de potencial conflito; III. Meios de identificar e avaliar fatores internos e externos que possam afetar adversamente a realização dos objetivos da Instituição; IV. A existência de canais de comunicação que assegurem aos colaboradores, segundo o correspondente nível de atuação, o acesso a confiáveis, tempestivas e compreensíveis informações consideradas relevantes para suas tarefas e responsabilidades; V. A contínua avaliação dos diversos riscos associados às atividades da instituição; VI. O acompanhamento sistemático das atividades desenvolvidas, de forma a que se possa avaliar se os objetivos da instituição estão sendo alcançados, se os limites estabelecidos e as leis e regulamentos aplicáveis estão sendo cumpridos, bem como a assegurar que quaisquer desvios possam ser prontamente corrigidos; GERÊNCIA DE RISCOS E COMPLIANCE Página 3 de 5

4 VII. A existência de testes periódicos de segurança para os sistemas de informações, em especial para os mantidos em meio eletrônico. DEMANDAS DE CONTROLES INTERNOS As demandas de Controles Internos são aquelas oriundas dos trabalhos da área de Riscos e Compliance que estabelecem atividades a serem cumpridas pelas Unidades com definição de prazo e responsáveis. Dentre elas, as que abrangem processos de Gestão de Riscos Operacionais, de Continuidade de Negócios, de Compliance, de Prevenção e Combate à Lavagem de Dinheiro, de Combate a Fraudes, de atualização de normas e políticas internas e de Controles e Testes. AUDITORIA INTERNA A atividade de auditoria interna deve fazer parte do sistema de controles internos. A atividade de auditoria interna, quando não executada por unidade específica ou de instituição integrante do conglomerado financeiro, poderá ser exercida: Por auditor independente devidamente registrado na Comissão de Valores Mobiliários - CVM, desde que não aquele responsável pela auditoria das demonstrações financeiras; Pela auditoria da entidade ou associação de classe ou de órgão central a que filiada a instituição; Por auditoria de entidade ou associação de classe de outras instituições autorizadas a funcionar pelo Banco Central do Brasil, mediante convênio, previamente aprovado por este, firmado entre a entidade a que filiada a instituição e a entidade prestadora do serviço. ACOMPANHAMENTO SISTEMÁTICO DAS ATIVIDADES DE CONTROLES INTERNOS O acompanhamento sistemático das atividades relacionadas com o sistema de controles internos deve ser objeto de relatórios, contendo: I - as conclusões dos exames efetuados; II - as recomendações a respeito de eventuais deficiências, com o estabelecimento de cronograma de saneamento das mesmas, quando for o caso; GERÊNCIA DE RISCOS E COMPLIANCE Página 4 de 5

5 III - a manifestação dos responsáveis pelas correspondentes áreas a respeito das deficiências encontradas em verificações anteriores e das medidas efetivamente adotadas para saná-las. ARQUIVAMENTO As conclusões, recomendações e manifestações citadas no item acima devem permanecer à disposição dos órgãos reguladores pelo prazo de 5 (cinco) anos. REGULAMENTAÇÃO ASSOCIADA Norma Entrada em Vigência Conteúdo Resolução CMN nº de setembro de 1998 Dispõe sobre a implantação e implementação de sistema de controles internos. Circular BACEN nº de setembro de 2009 Estabelece critérios para elaboração dos relatórios de avaliação da qualidade e adequação do sistema de controles internos e de descumprimento de dispositivos legais e regulamentares e dá outras providências. Circular SUSEP n de fevereiro de 2004 Dispõe sobre a implantação e implementação de sistema de controles internos nas sociedades seguradoras, nas sociedades de capitalização e nas entidades abertas de previdência complementar. Circular SUSEP N de maio de 2008 Altera o caput do art. 1 ; o art. 2 ; o inciso IV do art. 2 ; o art. 3, os incisos I, II, IV do art. 3 ; os parágrafos 4 e 5 do art. 3o; o art. 5 ; e o parágrafo único do art. 10, da Circular SUSEP N 249, de 20 de fevereiro de 2004, e dá outras providências. ICVM Dispõe sobre o exercício profissional de administração de carteiras de valores mobiliários.. GERÊNCIA DE RISCOS E COMPLIANCE Página 5 de 5

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