EXECUTANDO O PROJETO. Por onde começar?

Transcrição

1 EXECUTANDO O PROJETO. Por onde começar? No começo de um projeto podemos fazer tudo, mas não sabemos nada. No final do projeto sabemos tudo, mas não podemos fazer nada.

2 Compondo a equipe de projeto Quais competências eu preciso mobilizar? Quem são as pessoas que possuem as competências identificadas como necessárias? Pronto: Vamos escalar o time?

3 Arregimentar Pessoas Concebida a organização do Projeto, é momento de arregimentar pessoal: Buscar pessoal interno (ou externo à organização) com competências adequadas Negociar a alocação desses recursos para a organização do projeto Atrair e motivar pessoal, indicar papéis e responsabilidades e firmar compromissos Desenvolver as capacitações da equipe, se necessário Divulgar a equipe e agregados comprometidos na Reunião de Lançamento do Projeto O bom gerenciador não herda equipe, ele constrói o time de seus sonhos (dream team) Time verdadeiro responde por 40% do sucesso do projeto, enquanto o Planejamento e Controle por 50% (o resto é sorte ou condições favoráveis)

4 Time do Projeto Não são meros agrupamentos de pessoas. São: um conjunto de pessoas com habilidades complementares, comprometidos com: propósito comum, metas de desempenho e com abordagem em que são mutuamente responsáveis pelo trabalho; Existem apenas em função de tarefas e resultados (não são confrarias) Conjugam conhecimentos, habilidades e competências distintas e complementares Comunicação interna intensa favorece a iniciativa e solução de problemas Superam o individualismo, em favor da ação coletiva Desenvolvem a confiança e respeito entre os membros, base para o relacionamento sadio São divertidas, evitam o controle externo, toleram erros internos São auto-gerenciadas, o líder não as chefia, apenas estimula, apóia e as desenvolve Equipes são pequenas, variando de dez a vinte membros.

5 Time do Projeto - Condições Indivíduo: Grupo: Organização: Forças Impulsoras: Motivação Empatia Iniciativa Competência Apoio Liderança Confiança Simpatia Competência Comunicação aberta Recursos adequados Ambiente confortável Tempo disponível Privacidade Organização Forças Restritivas: Vaidade Apatia Dependência Timidez Manipulação Conflitos reprimidos Manobras sutis Objetivos confusos Linguagem cautelosa Decisões impostas Tamanho do grupo Ambiente desagradável Troca de local Horário inconveniente Interferências

6 Dirigir e Liderar Projetos: Potência é a capacidade de modificar o comportamento de outro. Formas de Potência: AUTORIDADE: potência outorgada a alguém em razão de posição ou qualificação PODER: potência derivada da capacidade de punir ou recompensar INFLUÊNCIA: potência derivada da capacidade de persuadir, porém depende da aceitação do influenciado Liderança: Liderança é papel outorgado pelo grupo a alguém Processo grupal sadio resulta em liderança circunstancial: a cada época, alguém assume Quem tem maior competência, em cada situação, assume a liderança nela O processo é construído, porque quando imposto estará sempre em risco A liderança é situacional: conforme a situação usa-se poder, autoridade ou influência

7 Dirigir e Liderar Projetos: Papéis do Líder do Projeto: CRIAR A VISÃO: desenvolve imagem que esclarece objetivos do projeto DESENVOLVER EQUIPE: transforma grupo em time, cria ambiente de respeito e confiança CLARIFICAR VALORES: articula entre todos e pratica a ética e os valores organizacionais POSICIONAR: planeja constantemente como mover o grupo em direção à visão desejada COMUNICAR: conquista entendimento comum por meio da habilidade interpessoal EMPODERAR: motiva membros a operar em busca dos objetivos, a tomar iniciativas e a tornar-se contável (competente, responsável e comprometido) MENTORAR: revela interesse ativo e patrocina o desenvolvimento de competências de cada membro da equipe AVALIAR: continuamente avalia a situação, identifica fatores críticos e obtém informação precisa e pontual sobre eles, fornecendo feedback aos membros para seu desenvolvimento profissional

8 Gerir Conflitos Armadilhas: Respostas: Considerar o conflito como um problema que tem um culpado Admitir que cada conflito precisa ser vencido Focar só no que você deseja Admitir como sua responsabilidade exclusiva a resolução do conflito Admitir como responsabilidade do outro a resolução do conflito Repetir argumentos aos gritos Tentar surpreender e ameaçar o outro Bater duro e esquivar-se de ataques Atacar a outra pessoa e não o problema Rebater cada argumento Fingir que presta atenção e considera as partes em conflito Usar argumentos de outro para reforçar sua posição Usar raciocínio ganhar/perder Vangloriar-se da vitória Explique sua posição: Comunique o problema Defina o problema Expresse suas necessidades, metas e sentimentos Compreenda visões opostas: Escute para aprender sobre o outro Questione pontos de vista e propostas do outro Coloque-se em lugar do outro, desenvolvendo empatia Crie opções: Invente o máximo de opções que atenda aos interesses de todos Avalie as idéias de mútuo benefício e maior potencial Concorde com uma solução: Estabeleça o ganha/ganha Concorde em sepultar o conflito Dê tempo antes de revisar o sucesso da solução

9 Os 5 grupos de processos de gestão

10 Desdobrados em atividades... Os cinco grupos de processos são: Grupo de processos de iniciação. Define e autoriza o projeto ou uma fase do projeto. Grupo de processos de planejamento. Define e refina os objetivos e planeja a ação necessária para alcançar os objetivos e o escopo para os quais o projeto foi realizado. Grupo de processos de execução. Integra pessoas e outros recursos para realizar o plano de gerenciamento do projeto para o projeto. Grupo de processos de monitoramento e controle. Mede e monitora regularmente o progresso para identificar variações em relação ao plano de gerenciamento do projeto, de forma que possam ser tomadas ações corretivas quando necessário para atender aos objetivos do projeto. Grupo de processos de encerramento. Formaliza a aceitação do produto, serviço ou resultado e conduz o projeto ou uma fase do projeto a um final ordenado.

11 Graficamente...

12 Processos de Iniciação

13 Processos de Planejamento

14 Processos de Execução

15 Processos de Monitoramento e Controle

16 Processos de Encerramento

17 O ciclo de vida do projeto

18 Atividades Propostas Identificar a expertise de cada indivíduo da equipe (listar características e habilidades); Alocar cada indivíduo da equipe a um dos grupos de processo de gestão; Realizar esboço cotado do produto (croqui); Identificar aplicação/função do produto (quadro de identificação do problema - análise do ciclo de vida); Realizar estudo de concepções (avaliação de concepções); Identificar os atributos do cliente e relacionar as características de engenharia necessários para o seu cumprimento.