Grupos de Processos de Gerenciamento de Projetos

Transcrição

1 Grupos de Processos de Gerenciamento de Projetos Vamos aprender um pouco mais sobre os grupos de processos dentro do Gerenciamento de Projetos. Basicamente são 5 grupos de processos, que são os estados que o seu projeto se encontra. Já vimos alguns conceitos básicos nas postagens anteriores sobre este assunto, mas vamos tentar entrar um pouco mais a fundo e fixar melhor os conceitos abordados, mostrando as finalidades desse grupo de processos. O gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos. O gerenciamento de projetos é realizado através de processos, usando conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas do gerenciamento de projetos que recebem entradas e geram saídas. De acordo com o PMBOK, esses processos são agregados em cinco grupos ou fases, definidos como os grupos de processos de gerenciamento de projetos: Iniciação; Planejamento; Execução; Monitoramento e Controle; Encerramento. Grupos de Processos e suas interações Os grupos de processos de gerenciamento de projetos têm grande correspondência com o conceito do ciclo PDCA: Plan Do Check Act ou planejar, fazer, verificar e agir (corrigir e melhorar). O PDCA foi criado na década de 1920 por Walter A. Shewart, mas

2 foi William Edward Deming que o aplicou no Japão após a guerra, consagrando-o. PDCA é a sigla das palavras em inglês que designam cada etapa do ciclo: Plan (planejar); Do (fazer); Check (checar) e Act (no sentido de corrigir ou agir de forma corretiva). PLAN: O primeiro passo para a aplicação do PDCA é o estabelecimento de um planejamento que deverá ser definido com base nas diretrizes da organização, considerando 3 fases importantes: 1) estabelecimento dos objetivos, 2) estabelecimento do caminho para que o objetivo seja atingido e 3) definição do método que deve ser utilizado para conseguilos. DO: O segundo passo do PDCA é a execução do plano que consiste no treinamento dos envolvidos, na execução do planejamento e na coleta de dados para posterior análise. CHECK: O terceiro passo do PDCA é a análise ou verificação dos resultados alcançados e dos dados coletados. Ela pode ocorrer junto com a realização do plano quando se verifica se o projeto está se desenvolvendo conforme o planejado, ou após a execução quando são feitas análises estatísticas dos dados e verificação dos itens de controle. ACT: a última fase do PDCA é a realização das ações corretivas, ou seja, a correção de falhas encontradas. Deve ser realizada a investigação das causas das falhas ou desvios no processo, aplicando o ciclo PDCA para corrigi-las. O ciclo PDCA pode ser visto na figura abaixo.

3 Gráfico do PDCA Relacionando os grupos de processos do PMBOK (figura abaixo) e o PDCA, temos: O grupo de Planejamento corresponde ao P- Plan (planejar) O grupo de Execução, ao D- Do (fazer) O grupo de Monitoramento e Controle englobam o C- Check (verificar) e A-Act (agir) Como o projeto é finito, o PMBOK caracteriza grupos de processos que iniciam (Iniciação) e finalizam (Encerramento) um projeto.

4 Grupos de Processos Lembramos que grupos de processos não são fases do projeto e descrevem: Grupo de processos de iniciação: define e autoriza o projeto. Grupo de processos de planejamento: define e refina os objetivos e planeja a ação necessária para alcançar os objetivos e o escopo para os quais o projeto foi realizado. Grupo de processos de execução: integra pessoas e outros recursos para realizar o plano de gerenciamento do projeto para o projeto. Grupo de processos de monitoramento e controle: mede e monitora regularmente o progresso para identificar variações em relação ao plano de gerenciamento do projeto, de forma que possam ser tomadas ações corretivas para atender aos objetivos do projeto. Grupo de processos de encerramento: formaliza a aceitação do resultado e conduz o projeto a um final ordenado. Os grupos de processos de gerenciamento de projetos estão ligados pelos objetivos que produzem. Em geral, as saídas de

5 um processo se tornam entradas para outro processo ou são entregas do projeto. Por exemplo, o grupo de Processos de Planejamento fornece ao de Execução o plano de gerenciamento do projeto e uma declaração do escopo do projeto documentados, atualizando o plano de gerenciamento do projeto conforme o projeto se desenvolve. Os grupos de processos são atividades sobrepostas que ocorrem em diversos níveis de intensidade durante todo o projeto. A figura abaixo ilustra como os grupos de processos interagem e o nível de sobreposição em momentos diferentes dentro de um projeto. Nível de interação entre os processos A próxima figura ilustra o nível de esforço em cada grupo de processos em momentos diferentes dentro de um projeto.

6 Nível de esforço por grupo de processos Grupo de Processo de Iniciação O grupo de processos de iniciação é constituído pelos processos que facilitam a autorização formal para iniciar um novo projeto. Estes processos são feitos fora do escopo de controle do projeto pela organização, o que pode tornar os limites do projeto menos evidentes para as entradas iniciais do projeto. Antes de iniciar as atividades do grupo de processos de iniciação, os requisitos ou as necessidades de negócios da organização são documentados, estabelecendo a viabilidade do novo empreendimento através de um processo de avaliação das alternativas para selecionar a melhor. São desenvolvidas descrições claras dos objetivos do projeto, incluindo as razões pelas quais um projeto específico se constitui na melhor solução alternativa para satisfazer os

7 requisitos. A documentação dessa decisão também contém uma descrição básica do escopo do projeto, das entregas, da duração do projeto e uma previsão dos recursos para a análise de investimentos da organização. Limites do Projeto Grupo de Processos de Planejamento A equipe de gerenciamento de projetos usa o grupo de processos de planejamento para planejar e gerenciar um projeto bem sucedido para a organização. Esse grupo de processos ajuda a coletar informações de muitas fontes, algumas delas mais completas e confiáveis que outras. Este grupo de processos envolve a determinação do escopo do projeto (o que deve ser feito), a definição da equipe e suas funções e responsabilidades (quem deve fazer), o desenvolvimento do cronograma (quando deve ser feito) e do

8 orçamento (a que custo), a determinação de padrões e métricas de qualidade, a identificação de riscos, a determinação do que deve ser comprado ou adquirido, a execução do Plano de Gerenciamento do Projeto (como deve ser feito) e sua aprovação e a reunião inicial do projeto. Em resumo, o grupo de processos de Planejamento envolve: Documentar e publicar a Declaração de Escopo do Projeto; Desenvolvimento da Estrutura Analítica do Projeto (EAP); Desenvolvimento do Cronograma do Projeto; Determinação de Necessidades de Recursos; Definição de Compras e Aquisições; Desenvolvimento do Orçamento do Projeto; Desenvolvimento e publicação do Plano de Gerenciamento do Projeto. À medida que forem descobertas novas informações sobre o projeto (dependências, requisitos, riscos, oportunidades, premissas e restrições adicionais) eles serão identificados ou resolvidos. Grupo de Processos de Execução O grupo de processos de execução é onde o trabalho do projeto é realizado. Este grupo de processos envolve a mobilização da equipe de execução do trabalho, a execução propriamente dita do trabalho de acordo com o planejado, o acompanhamento das especificações e padrões estabelecidos, a implementação de mudanças aprovadas e reparo de defeitos, o desenvolvimento da equipe e a seleção e contratação de fornecedores. A execução é a fase com mais dispêndio de recursos, sejam humanos, materiais ou financeiros.

9 Em resumo, o grupo de processos Execução envolve: Alocação e desenvolvimento da equipe de execução do trabalho; Alocação dos recursos necessários à execução do trabalho; Execução do Plano de Gerenciamento do Projeto; Execução do trabalho do projeto. Este grupo de processos também aborda o escopo definido na declaração do escopo do projeto e implementa as mudanças aprovadas. Grupos de Processos de Controle e Monitoramento O grupo de processos de Monitoramento e Controle é também onde o trabalho do projeto está sendo executado, mas o foco é a verificação e a medição do trabalho para constatação da conformidade com o planejado. Caso ocorram divergências entre o planejado e o executado são tomadas medidas corretivas ou preventivas para realinhar o projeto com o planejado. Essa verificação e medição considera as linhas de base de escopo, tempo, custo, qualidade, riscos identificados e quaisquer outros parâmetros definidos no Plano de Gerenciamento do Projeto, bem como a ocorrência de novos riscos para o cumprimento dos objetivos do projeto. Em resumo, Monitoramento e Controle envolve: Medição do desempenho do projeto em comparação com as linhas de base; Determinação de variações e consequentes recomendações de ações corretivas ou preventivas; Avaliação das ações corretivas adotadas; Auditoria de riscos;

10 Execução de relatórios de desempenho; Administração de contratos. Grupo de Processos de Finalização/Encerramento O grupo de processos de Encerramento inclui a confirmação de que o trabalho está em conformidade com os requisitos, a aceitação formal do produto pelo cliente, a emissão de relatórios de desempenho finais, a indexação e arquivamento dos registros, a atualização da base de conhecimento de lições aprendidas, o encerramento do projeto e a liberação dos recursos do projeto. Em resumo, o Encerramento envolve: Obtenção da aceitação formal das entregas; Arquivamento dos registros do projeto; Documentação das lições aprendidas; Formalização do encerramento do projeto. O grupo de processos de Finalização, quando terminado, verifica se os processos definidos estão terminados dentro de todos os grupos de processos para encerrar o projeto ou uma fase do projeto, conforme adequado, e estabelece formalmente que o projeto ou a fase do projeto está concluída. Concluindo Os processos dos grupos de processos de gerenciamento de projetos estão ligados e interagindo entre si durante toda a execução do projeto. Muitas das saídas de processos são entradas para processos subsequentes, que se tornam entradas para outros processos subsequentes e assim por diante, até o encerramento do projeto.

11 Uma entrada geralmente define o que eu preciso antes de fazer?, enquanto uma saída geralmente define o que terei quando terminar?. Geralmente, após obtermos as entradas do processo, utilizamos ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos para obtermos as saídas desejadas ou necessárias. Abaixo, a figura mostra o relacionamento entre os grupos de processos e um resumo dos principais documentos de entrada e saída.

12 Relacionamento entre os grupos de processos