GESTÃO DE PROJETOS Unidade 2 Gerenciamento da Integração. Luiz Leão

Transcrição

1 Luiz Leão

2 Conteúdo Programático Criação do Termo de Abertura Ciclo padrão de planejamento e Integração do Plano de Projeto. Controle e Monitoramento do Projeto Controle de Mudanças Encerramento de projetos

3 Objetivo do Conteúdo Prover capacitação para: Identificar os processos de Gerenciamento de Projetos; Desenvolver o Plano de Gerenciamento; Construir um sistema de controle de mudanças em projetos; Identificar as etapas de encerramento do projeto.

4 Mas antes será preciso conhecer e entender: Ativos de Processos Organizacionais; Fatores Ambientais da Empresa ou Organização; Processos de Gerenciamento de Projetos em um Projeto

5 Ativos de Processos Organizacionais Incluem qualquer um ou todos os ativos relacionados a processos, de quaisquer ou todas as organizações envolvidas no projeto, que podem se usados para influenciar o sucesso do projeto. Incluem também as bases de conhecimento das organizações. Normalmente, os membros da equipe do projeto recebem a incumbência de atualizá-los.

6 Processos e Procedimentos Processos organizacionais padrões; Requisitos de comunicação (ex.: mídia de comunicação permitida) Diretrizes padronizadas; Modelos (ex.: diagrama de rede do cronograma do projeto e contrato); Procedimentos e controles financeiros; Procedimentos de gerenciamento de questões e efeitos que definem os seus controles; Procedimentos de controle de mudanças; Procedimentos de controle de riscos; Procedimentos de priorização, aprovação, e emissão de autorizações de trabalho.

7 Base de Conhecimento Corporativa Banco de dados de medição de processos; Arquivos do projeto (ex.: linhas de base de medição de desempenho); Bases de conhecimento de informações históricas e lições aprendidas; Bancos de dados de gerenciamento de questões e defeitos; Bancos de dados para gerenciamento de configuração; Bancos de dados financeiros (ex.: horas de mão-de-obra e custos incorridos).

8 Fatores ambientais da Organização Cultura, estrutura e processos organizacionais; Normas governamentais ou do setor; Infraestrutura; Recursos Humanos existentes; Administração de pessoal; Sistemas de autorização do trabalho; Condições do mercado; Tolerância a risco das partes interessadas; Clima político; Canais de comunicação estabelecidos da organização; Bancos de dados comerciais (ex.: informações sobre estudo de risco do setor); Sistema de informações do gerenciamento de projetos

9 Processos de Gerenciamento de Projetos Características São reconhecidos como boas práticas na maioria dos projetos; Garantem o fluxo eficaz do projeto ao longo de sua existência. Abrangem as ferramentas e as técnicas envolvidas na aplicação de habilidades e capacidades descritas nas Áreas de Conhecimento. Devem ser apropriadamente escolhidos, alinhados e conectados pelo Gerente e sua equipe de projeto.

10 Diagrama Genérico de um Processo de Gerenciamento de Projetos Fatores Ambientais Documentos ou itens documentáveis que servirão de subsídios para que o processo se realize e tenham influência ao seu término. São mecanismos de tratamento aplicados às Entradas para que as Saídas sejam geradas. São os resultados gerados pelo processo individual. Documentos ou itens documentáveis que resultam do processo. Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas Processo propriamente dito Ativos de Processos Organizacionais

11 Grupos de Processos Os Processos de Gerenciamento de Projetos são agrupados em cinco categorias, conhecidas como grupos de processos de gerenciamento de projetos (ou simplesmente grupos de processos)

12 Grupo de Processos de Iniciação São os processos de iniciação realizados para definir um novo projeto ou uma nova fase de um projeto existente através da obtenção de autorização para iniciar o projeto ou a fase (PMBOK, 2009). É a fase inicial do projeto, quando uma determinada necessidade é identificada e traduzida em um problema. O projeto é formalmente iniciado, autorizado. Tem como característica o reconhecimento que um projeto deve começar e a formalização do comprometimento da execução (POSSI, et al.,2006).

13 Grupo de Processos de Iniciação Facilitam a autorização formal para iniciar o projeto ou fase do projeto; Podem resultar na continuação de um trabalho interrompido; São freqüentemente realizados fora do escopo de controle do projeto pela organização; Nestes processos é realizada a declaração do trabalho do projeto.

14 Grupo de Processos de Planejamento Os processos realizados para definir o escopo do projeto, refinar [e detalhar] os objetivos e desenvolver o curso de ação necessário para alcançar os objetivos para os quais o projeto foi criado (PMBOK, 2009). Nele são detalhadas suas estimativas de duração e sequenciamento lógico, identificação de recursos necessários, elaboração de cronograma e orçamento, e planos de atuação para monitoramento e controle da gestão do projeto, e de eventuais mudanças futuras (POSSI et al., 2006).

15 Grupo de Processos de Planejamento Processos realizados para amadurecer o escopo do projeto, desenvolver o plano de gerenciamento do projeto. A equipe do projeto deve usar as partes interessadas no planejamento do projeto, pois elas possuem habilidades e conhecimento que podem ser aproveitados no desenvolvimento do plano de gerenciamento do projeto e em quaisquer planos auxiliares.

16 Grupo de Processos de Execução Os processos realizados para executar o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto para satisfazer as especificações do mesmo (PMBOK, 2009). Têm como característica a integração de pessoas e utilização de recursos para a realização de tudo o que foi planejado e documentado em um plano de gerenciamento do projeto (POSSI, et al., 2006)

17 Grupo de Processos de Execução São processos usados para terminar o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto a fim de cumprir os requisitos do projeto. A maior parte do orçamento geralmente é gasta nesse grupo de processos.

18 Grupo de Processos de Monitoramento e Controle Os processos necessários para acompanhar, revisar, e regular o progresso e o desempenho do projeto, identificar todas as áreas nas quais são necessárias mudanças no plano e iniciar as mudanças correspondentes (PMBOK, 2009). São processos que visam assegurar que os trabalhos sigam o planejamento original, identificando ações preventivas e corretivas, eliminando anormalidades e desvios (POSSI et al., 2006)

19 Grupos de Processos de Encerramento São os processos usados para finalizar formalmente todas as atividades de um projeto ou de uma fase do projeto, entregar o produto terminado para outros ou encerrar um projeto cancelado, junto com o arquivo documental dos trabalhos e análise do aprendizado adquirido.

20 As interações entre os grupos de processos Possuem dependências claras e são executados na mesma sequência, em todos os projetos. Independem da área de aplicação ou foco do setor. Não são fases do projeto. Estão ligados pelas respectivas entradas e saídas, ou seja, o resultado de um processo alimentará outro processo

21 Relações entre fases do projeto SEQUENCIAL Uma fase só poderá iniciar quando a anterior terminar. Reduz incertezas, mas pode eliminar opções de redução no cronograma

22 Relações entre fases do projeto SOBREPOSTA Uma fase tem início antes da anterior (paralelas). Risco maior e possível retrabalho caso fase subsequente progrida antes de a fase disponibilizar informações precisas.

23 Relações entre fases do projeto Relação iterativa: apenas uma fase está planejada a qualquer momento e o planejamento da próxima é feito à medida que o trabalho avança na fase atual e nas entregas. É útil em ambientes incertos como nas pesquisas, mas pode reduzir a capacidade de fornecer um planejamento de longo prazo. Para definir qual(is) a(s) relação(ões) a ser(em) aplicada(s) entre as fases é preciso considerar o nível de controle necessário, a eficácia e o grau de incerteza.

24 Dinâmica dos grupos de processos nas fases de um projeto

25 Definição O Gerenciamento de Integração do Projeto envolve os processos necessários para assegurar que os diversos elementos do projeto serão coordenados de forma adequada.

26 Processos de Gerenciamento da Integração Os processos do Gerenciamento da Integração estão para o projeto assim como a espinha dorsal está para o nosso corpo. Desenvolver o termo de Abertura do Projeto Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto Orientar e Gerenciar a Execução do Projeto Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto Controle Integrado de Mudanças Encerrar Projeto ou Fase

27 Desenvolver o termo de Abertura do Projeto Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto Orientar e Gerenciar a Execução do Projeto Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto Controle Integrado de Mudanças Encerrar Projeto ou Fase

28 Definição Trata-se de um documento que serve como elo de ligação entre as operações rotineiras da organização empreendedora do projeto e a aprovação do início das atividades do projeto.

29 São informações usualmente presentes em um Termo de Abertura: Título que propicie uma identidade ao projeto, que facilite a comunicação; Patrocinador, gerente do projeto e equipe básica; Mapa de influência das partes interessadas; Retorno sobre o investimento e metas traduzidas por meio de indicadores; O objetivo ou justificativa do projeto, Escopo e não escopo do projeto; Os requisitos que satisfazem as necessidades dos interessados (stakeholders); Ligações com outros projetos (internos ou externos à organização); O cronograma resumido em marcos; As premissas e restrições organizacionais; A identificação dos riscos; Um orçamento sintetizado. Recomenda-se que o conteúdo textual do Termo NÃO contenha expressões que traduzam AMBIGUIDADE e ABSTRAÇÃO.

30 Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto(Project Charter) Um dos resultados do Processo de Iniciação; Estabelece as responsabilidades do gerente de projeto, dos gerentes funcionais, ou de linha e da equipe; Deve ser emitido por um gerente externo ao projeto de uma hierarquia adequada às necessidades do projeto (alta administração);

31 Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto(Project Charter) Confere ao gerente de projeto autoridade adequada; Sua aprovação autoriza formalmente o projeto; O patrocinador deve procurar garantir que o projeto seja consistente com os objetivos organizacionais e apoiar a equipe na superação de obstáculos; No Brasil também é conhecido como contrato do projeto, proposta de projetos, solicitação de projeto autorizada, termo de referência.

32 Descrição do Processo Integração com o Gerenciamento do Escopo Gerenciamento de custos Entradas -Contrato (quando aplicável) -Declaração do trabalho do projeto -Fatores ambientais da empresa¹ -Ativos de processos organizacionais² Ferramentas etécnicas -Métodos de seleção de projetos -Metodologia de Gerenciamento de Projetos³ -Sistema de informações do gerenciamento de projetos -Opinião especializada Saídas -Termo de abertura do projeto ¹Tudo aquilo que constitui o ambiente da organização a ser considerado na fase inicial do projeto, tal como cultura organizacional, infraestrutura, pessoal existente, sistemas de informações do gerenciamento do projeto, etc... ²Políticas, procedimentos, planos e diretrizes, formais e informais, tais como: política de segurança, critérios de medição de desempenho, meios de comunicação permitidos, procedimentos para aprovar e emitir autorizações de trabalho ³Pode se tratar de uma norma ou padrão de trabalho adotado pela equipe para o gerenciamento do projeto.

33 Contrato Sempre que existir o envolvimento de mais de uma organização em um projeto, a relação entre as partes deverá ser formalizada.

34 Declaração do Trabalho do Projeto (DT) É uma descrição dos produtos ou serviços que serão fornecidos pelo projeto; Em projetos internos à organização, o iniciador do projeto ou o patrocinador fornece a DT com base nas necessidades de negócios (pág. 95 PMBOK), tais como treinamento necessário ou demanda do mercado, por exemplo, e nos requisitos ou condições do produto ou serviço, descritos de acordo com a necessidade de negócios ou outro estímulo que provocar a necessidade. Observação: esta DT deverá ser encaminhada aos fornecedores do produto ou serviço para que eles possam determinar se são capazes de fornecer o produto ou serviço.

35 Declaração do Trabalho do Projeto (DT) Em projetos externos à organização, a DT, com base também nas necessidades de negócios e nos requisitos do produto ou serviço, geralmente é recebida do cliente, em geral, em forma de um documento de licitação ou outra modalidade de concorrência, como uma solicitação de proposta, uma solicitação de informações, etc... Exemplo: MEC (cliente) através do PRODOCÊNCIA lança um edital (DT) com uma solicitação de proposta. Professores da UFRRJ (equipe de projeto) montam um projeto que será financiado pela FINEP (patrocinadora).

36 Métodos de Seleção de Projetos Devem ser realistas, possíveis, flexíveis e fáceis de serem compreendidos. São normalmente classificados em duas categorias: Métodos de Medição de Benefícios; e Modelos Matemáticos.

37 Limites do Projeto

38 Próxima aula... Trazer impresso contendo o esboço do Termo de Abertura do Projeto com todos os elementos aprendidos em sala de aula. O Termo impresso deverá estar com seus elementos devidamente organizados e bem formatados. Iniciar o Termo com o Título do Projeto, seguido dos nomes do Patrocinador, Gerente e Equipe.