Encerramento - 1. Encerrar o Projeto Encerramento do Contrato. Mauricio Lyra, PMP

Transcrição

1 Encerramento - 1 Encerrar o Projeto Encerramento do Contrato 1

2 Encerramento Administrativo Ocorre ao final de cada fase do projeto; Documenta as informações para futuras referências; Não deve ocorrer apenas no término do projeto Independente do êxito 2

3 Encerramento Administrativo Produto, serviço ou resultado final; Aprovação final e formal do projeto; Lições aprendidas; Documentação de encerramento do projeto; Liberação dos membros da equipe 3

4 4.6 Encerrar o projeto ou fase 1 Transição de produto, serviço ou resultado final. Esta saída se refere à transição de um produto, serviço ou resultado final que o projeto foi autorizado a produzir (no caso de encerramento de fase, o produto, serviço ou resultado intermediário da fase). 2 Atualizações de ativos de processos organizacionais Os ativos de processos organizacionais que são atualizados como resultado do processo Encerrar projeto ou fase incluem, mas não estão limitados, a: Arquivos de projeto. Documentação resultante das atividades do projeto, por exemplo, plano de gerenciamento do projeto, escopo, custo, cronograma ou calendários do projeto, registros de riscos, documentação de gerenciamento de mudança, ações planejadas de resposta a riscos e impacto de risco. Documentos de encerramento de projeto ou fase. Documentos de encerramento de projeto ou fase, consistindo de documentação formal indicando a conclusão do projeto ou fase e a transferência das entregas do projeto concluído ou fase concluída para outros, tais como um grupo de operações ou para a próxima fase. Durante o encerramento, o gerente de projetos revisará a documentação de fases anteriores e de aceitação do cliente a partir da verificação do escopo e do contrato (se aplicável), assegurando de que todos os requisitos foram concluídos antes da finalização do encerramento. Se o projeto foi encerrado antes da sua conclusão, a documentação formal indica por que o mesmo foi encerrado e formaliza os procedimentos da transferência das entregas acabadas e inacabadas do projeto cancelado para outros. Informação histórica. As informações históricas e das lições aprendidas são transferidas à base de conhecimento para o uso em projetos ou fases futuros. Isso pode incluir informações a respeito de questões e riscos assim como técnicas que funcionaram bem que podem ser aplicadas em projetos futuros. 4

5 4.6 Encerrar o projeto ou fase Encerrar o projeto ou fase é o processo de finalização de todas as atividades, de todos os grupos de processos de gerenciamento do projeto, para encerrar formalmente o projeto ou a fase. Durante o encerramento do projeto, o gerente revisará todas as informações prévias dos encerramentos de fases anteriores, assegurando que todo o trabalho do projeto está completo e que o mesmo alcançou seus objetivos. Já que o escopo é medido em comparação com o plano de gerenciamento, o gerente revisará o documento para garantir a conclusão antes do encerramento do projeto. O processo Encerrar o projeto ou fase determina os procedimentos para investigar ou documentar os motivos de ações realizadas se o mesmo é encerrado antes da sua conclusão. Isso inclui todas as atividades necessárias para administrar o encerramento do projeto ou de uma fase, inclusive metodologias passo a passo que tratam das: Ações e atividades necessárias para satisfazer a conclusão ou critérios de saída para a fase ou o projeto; Ações e atividades necessárias para transferir os produtos, serviços ou resultados do projeto para a próxima fase ou produção e/ou operações e Atividades necessárias para coletar registros do projeto ou da fase, auditar o sucesso ou fracasso do projeto, coletar lições aprendidas e arquivar informações do projeto para o uso futuro da organização. 5

6 Encerrar o Projeto Formas de terminar um projeto: Adição - Terminar o projeto adicionando o trabalho a ser feito e todos os seus recursos a um projeto maior. Absorção - Terminar o projeto absorvendo os trabalhos do projeto problemático por outro projeto, sem que os recursos e infraestrutura acompanhem os trabalhos. Inanição (Esgotamento) - Terminar o projeto por inanição (fome), onde os recursos que sustentam o projeto deixam de ser fornecido e o projeto termina por falta completa de recursos. Extinção - Terminar o projeto por extinção, onde uma ação imediata de cancelamento é tomada e o projeto deixa de existir. Stewart & Sheremeta (2000) STEWART & SHEREMETA (2000) assessed the different drivers and impacts involved in the early termination of a project. They say that there are basically four ways to terminate a project, as follows: Addition Discontinue the project by adding the work to be performed and all its resources to a larger project. Absorption - Discontinue the project having another project absorbing the work of the troubled project, without the resources and infrastructure accompanying the work. Inanition - Discontinue the project by inanition (starvation), with the resources that sustain the project no longer being supplied, and the project being terminated due to complete lack of resources. Extinction - Discontinue the project by extinguishing it, with an immediate cancellation action being taken, and the project ceasing to exist and only the work already completed and that can possibly be used is recovered. 6

7 12.4 Encerrar as Aquisições 1 Aquisições encerradas O comprador, em geral por meio do administrador de aquisições autorizado, envia ao fornecedor um aviso formal por escrito de que o contrato foi concluído. Os requisitos de encerramento formal das aquisições em geral são definidos nos termos e condições do contrato e são incluídos no plano de gerenciamento das aquisições. 2 Atualizações nos ativos de processos organizacionais Os elementos dos ativos de processos organizacionais que podem ser atualizados incluem, entre outros: Arquivo de aquisições. Um conjunto completo de documentos indexados do contrato, incluindo o contrato encerrado, é preparado para inclusão com os arquivos finais do projeto. Aceitação da entrega. O comprador, em geral por meio do administrador de aquisições autorizado, envia ao fornecedor um aviso formal por escrito de que as entregas foram aceitas ou rejeitadas. Os requisitos para a aceitação formal das entregas e o modo como tratar as entregas que não estão em conformidade, normalmente são definidos no contrato. Documentação de lições aprendidas. As lições aprendidas, a experiência adquirida e as recomendações de melhoria dos processos devem ser incluídas nos arquivos do projeto para melhorar as aquisições futuras. 7

8 12.4 Encerrar as Aquisições Encerrar as aquisições é o processo de finalização de cada aquisição do projeto. Como envolve verificar se todo o trabalho e as entregas são aceitáveis, serve de apoio ao processo de encerramento do projeto ou a fase. O processo de encerramento das aquisições também envolve atividades administrativas como finalização das reivindicações em aberto, atualização dos registros para refletir os resultados finais e arquivamento dessas informações para uso futuro. O encerramento das aquisições aborda cada contrato aplicável ao projeto ou a uma fase do projeto. Em projetos com várias fases, a vigência de um contrato pode se aplicar somente a uma determinada fase do projeto. Nesses casos, o processo de encerramento de aquisições encerra as aquisições aplicáveis àquela fase do projeto. As reivindicações não resolvidas podem estar sujeitas a um processo judicial após o encerramento. Os termos e condições do contrato podem recomendar procedimentos específicos para encerramento do contrato. O cancelamento de um contrato é um caso especial de encerramento das aquisições que pode resultar de um acordo mútuo entre as partes, do inadimplemento de uma das partes ou por conveniência do comprador, se estiver estabelecido no contrato. Os direitos e responsabilidades das partes no evento de um cancelamento estão contidos na cláusula de rescisão do contrato. De acordo com os termos e condições dessas aquisições, o comprador pode ter o direito de cancelar todo o contrato ou uma parte dele a qualquer momento por justa causa ou por conveniência. Contudo, com base nos termos e condições desses contratos, o comprador pode ter que ressarcir o fornecedor pelas preparações e por qualquer trabalho concluído e aceito relacionado à parte cancelada do contrato. 8

9 Encerramento do Contrato Auditoria de aquisição; Identificar e registrar as lições aprendidas na contratação; Comunicar formalmente o fornecedor que o contrato está concluído; Liquidação do contrato. 9