Contratar produtos e / ou serviços de fora da organização ou da equipe que compõe o projeto, afim de satisfazer as necessidades do mesmo.

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1 Gerenciamento das Aquisições do Projeto 1 Contratar produtos e / ou serviços de fora da organização ou da equipe que compõe o projeto, afim de satisfazer as necessidades do mesmo. 2

2 Um projeto, por consumir recursos variados, pode necessitar de algum desses recursos não disponíveis na organização executora. Comprador: Equipe do Projeto Fornecedor externo: Idéia / Solução Serviço Gestão da comunicação Gestão de RH Fornecedor interno à organização executora Produto 3 Processos da Gerência das Aquisições de Suprimentos das Aquisições Obtenção de Propostas Preparação das Requisições Seleção de Fornecedores Administrar os Contratos Encerramento dos Contratos 4

3 Processo central Iniciação do escopo Detalhamento do escopo Definição das atividades de recursos PROCESSOS DE PLANEJAMENTO Ordenação das atividades Estimativa de duração da atividade Desenvolvimento do cronograma Processos Centrais PROCESSOS DE ENCERRAMENTO Processos Centrais Estimativa de custo Orçamento de custos Desenvolvimento do plano do projeto Encerramento do contrato do gerenciamento de riscos Encerramento administrativo PROCESSOS DE EXECUÇÃO da qualidade das comunicações Execução do plano do projeto organizacional Identificação dos riscos Recrutamento de pessoal Análise qualitativa dos riscos Processos Facilitadores Processo central das contratações Análise quantitativa dos riscos Preparação das aquisições de resposta aos riscos Processos Centrais Relato de desempenho PROCESSOS DE CONTROLE Controle Integrado de mudanças Garantia da qualidade Desenvolvimento da equipe Distribuição de informações Verificação do escopo Controle de mudanças do escopo Controle da programação Obtenção das Propostas Seleção do Fornecedor Administração de contratos Processos Facilitadores Controle de custos Processos Facilitadores Controle da qualidade Monitoramento e controle de riscos 5 Objetivos: Determinar o que contratar ou adquirir e quando. PLANEJAMENTO DAS AQUISIÇÕES Visa identificar quais as necessidades do projeto podem ser melhor atendidas por meio da aquisição de produtos e serviços de fora da organização do projeto. 6

4 PLANEJAMENTO DAS AQUISIÇÕES 7 PLANEJAMENTO DAS AQUISIÇÕES Ferramentas e Técnicas Análise make ou buy Avaliação especializada Seleção do tipo de contrato 8

5 Plano de Gerenciamento das Aquisições: Saídas Plano de gerenciamento das Aquisições Que tipos de contratos serão usados? Se a organização executora tem um departamento de compras, que ações a equipe de projeto pode tomar por conta própria? Definição do tempo de antecedência que deve ser feito o pedido SOW Statement of work SOR Statement of Requirement 9 PREPARAÇÃO DAS AQUISIÇÕES Objetivo: Documentar os requerimentos do produto e identificar os fornecedores potenciais. 10

6 PREPARAÇÃO DAS AQUISIÇÕES 11 PREPARAÇÃO DAS AQUISIÇÕES Envolve preparar os documentos necessários para suportar o processo de licitação. 12

7 OBTENÇÃO DE PROPOSTAS Objetivo: Obter propostas de fornecimento apropriadas a cada caso. 13 OBTENÇÃO DE PROPOSTAS 14

8 Obtenção das propostas Para pré-qualificação de fornecedores verificar: Relação de fornecimentos executados; Atestado de fornecimentos similares; Instalações e recursos do fornecedor; Corpo técnico e adm. do fornecedor; Carteira de fornecedores em andamento; Balanços; Atestados jurídicos-financeiros. Desenvolver lista de fornecedores Visita a instalações do fornecedor Verificação de fornecimentos similares Contato com clientes atuais e outros já atendidos Contato com sub-fornecedores Referências financeiras 15 OBTENÇÃO DE PROPOSTAS A maioria do esforço real deste processo é despendido pelos potenciais fornecedores. ( sem custo para o projeto ) 16

9 SELEÇÃO DE FORNECEDORES Objetivo: Escolher os fornecedores de acordo com os critérios de avaliação e propostas. 17 SELEÇÃO DE FORNECEDORES 18

10 Seleção dos Fornecedores Sistemas de ponderação (Weighting System) Exemplo: FORNECEDOR 1 FORNECEDOR 2 FORNECEDOR 3 FORNECEDOR 4 FORNECEDOR 5 CRITÉRIO PESO A B C D E F AVALIAÇÃO PONDERADA ADMINISTRAÇÃO DOS CONTRATOS Objetivo: Assegurar que o desempenho dos fornecedores está adequado aos requerimentos contratuais. 20

11 ADMINISTRAÇÃO DOS CONTRATOS 21 Principais etapas da negociação de um contrato em projetos Protocolo (Protocol) Sondagem, Reconhecimento e Avaliação das Partes (Probing) Negociações ou Barganha (Scratch Bargaining) Fechamento ou Encerramento (Closure) Acordo Final (Agreement) 22

12 Categorias de Contratos segundo o PMBOK (2000) Preço Fixo ou contrato de preço fechado Contratos de custos reembolsáveis Contratos de tempo e recursos (T&M) 23 ENCERRAMENTO DOS CONTRATOS Objetivo: Fechamento formal dos contratos e arquivamento das informações para um futuro uso. 24

13 ENCERRAMENTO DOS CONTRATOS 25 Encerramento de Contratos Atividades de encerramento do contrato: Supervisão de instalação (bens); Desmobilização (serviços); Entrega final dos bens e serviços; Entrega dos documentos técnicos e fiscais; Acerto de todas as pendências; Validação das garantias; Início do prazo de garantia; Quitação de resíduos financeiros; Emissão do termo de Recebimento / Aceitação; Organização e arquivamento da documentação gerada no contrato. 26

14 BIBLIOGRAFIA KERZNER, Harold. Gestão de Projetos: as melhores práticas. Porto Alegre: Bookman, 2003 MAXIMIANO, Antonio C. Amaru. Administração de projetos: como transformar idéias em resultados, São Paulo: Atlas, Tradução livre do PMBOK 2000, Disponibilizado pelo PMI Capítulo de Minas Gerais 27