Elaborando o plano do projeto: termo de abertura, escopo, prazo, risco e custo

Transcrição

1 1º Congresso Internacional de Gestão da Amazônia Realização: Elaborando o plano do projeto: termo de abertura, escopo, prazo, risco e custo MSc. Nilson Junior, PMP

2 Grupos de Processo

3 Início INTEGRAÇÃO Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto INICIAÇÃO PARTES INTERESADAS Identificar Partes Interessadas No desenvolvimento da oportunidade ou problema é importante detalhar o máximo toda a situação relacionada ao projeto, como: - Motivação do projeto; - Objetivos do projeto e critérios de seleção; - Alinhamento do projeto com a estratégia da empresa ; - Fases e produtos do projeto; - Esboço dos principais marcos, Riscos e Restrições (pessoas, equipamentos, dinheiro).

4 Início Desenvolver o Termo de Abertura ou Project Charter: Deve ser publicado por alguém da alta direção, geralmente patrocinador Reconhece que o projeto deve ser iniciado Define recursos para o projeto Alinha as informações Define o gerente do projeto Fornece a visão geral sobre o projeto

5 Início Termo de Abertura Nome do Projeto Justificativa do Projeto Partes Interessadas Gerente de projetos designado e seu nível de autoridade e patrocinador Descrição do Projeto Produtos e entregas Requisitos de alto nível Objetivos mensuráveis Recursos disponíveis Restrições Riscos de alto nível Premissas Relação com outros projetos

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7 PLANEJAMENTO ESCOPO o Gerenciamento do Escopo CRONOGRAMA o Gerenciamento do Cronograma CRONOGRAMA Definir atividades CUSTOS Gerenciamento dos Custos QUALIDADE Gerenciamento da Qualidade ESCOPO Coletar Requisitos CRONOGRAMA Sequenciar Atividades CRONOGRAMA Estimar Duração das Atividades CUSTOS Estimar Custos RECURSOS Gerenciamento dos Recursos ESCOPO Definir Escopo CRONOGRAMA Desenvolver Cronograma CUSTOS Determinar o Orçamento RECURSOS Estimar os Recursos das Atividades ESCOPO Criar a EAP AQUISIÇÕES o Gerenciamento das Aquisições PARTES INTERESADAS o Engajamento das Partes Interessadas INTEGRAÇÃO Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto RISCOS o Gerenciamento dos Riscos RISCOS Realizar a Análise Qualitativa dos Riscos COMUNICAÇÕES o Gerenciamento das Comunicações RISCOS Identificar os Riscos RISCOS Realizar a Análise Quantitativa dos Riscos RISCOS Respostas aos Riscos Fonte: Adaptado do PMBOK (2017)

8 Termo de Abertura do Projeto Coletar Requisitos Definir Escopo Declaração de Escopo Comunicações Criar a EAP* a Qualidade Aquisições Gerenciamento de Riscos* Desenvolver Cronograma* Determinar o Orçamento* Desenvolver Plano de Gerenciamento do Projeto Recursos Plano de Gerenciamento do Projeto

9 Termo de Abertura do Projeto Coletar Requisitos Definir Escopo Declaração de Escopo Comunicações Criar a EAP* a Qualidade Aquisições Gerenciamento de Riscos* Desenvolver Cronograma* Determinar o Orçamento* Desenvolver Plano de Gerenciamento do Projeto Recursos Plano de Gerenciamento do Projeto

10 Técnicas para identificação de requisitos: Informações históricas Brainstorming Grupo de foco Entrevistas do partes interessadas e especialistas Protótipos Delphi

11 Declaração de Escopo: 1. Metas e objetivos do projeto 3. Requisitos 5. Listas de exclusão 7. Critérios de aceitação 2. Entregas 4. Premissas e restrições 6. Definição de responsabilidades 8. Ligação com outros projetos 9. Estimativas de tempo e custo

12 Termo de Abertura do Projeto Coletar Requisitos Definir Escopo Declaração de Escopo Comunicações Criar a EAP* a Qualidade Aquisições Gerenciamento de Riscos* Desenvolver Cronograma* Determinar o Orçamento* Desenvolver Plano de Gerenciamento do Projeto Recursos Plano de Gerenciamento do Projeto

13 Criar EAP EAP é a representação hierarquizada do escopo do projeto Deve ser iniciada após a declaração do escopo, evitando retrabalhos com o surgimento de novas entregas Decomposição de uma EAP: - Permite maior controle das entregas - Define a Linha Base (baseline) para medição e controle - Melhora as estimativas de tempo, custos e recursos - Facilita a definição de responsabilidades Obs: A última camada da EAP são os pacotes de trabalho Não é necessário que uma EAP seja simétrica

14 EAP Novo Veículo Termo de Abertura do Projeto Coletar requisitos - Informações históricas - Brainstorming - Grupo de foco - Entrevistas do partes interessadas e especialistas - Protótipos - Delphi Declaração de Escopo

15 EAP Programa Novo Veículo Conceito do produto Definição do modelo Engenharia do produto Protótipo Engenharia do processo Lançamento Concorrência analisada Desenhos 3D finalizados Layout da produção definido Fornecedores contratados Projeto do processo definido Plano de Marketing elaborado Mercado pesquisado Tecnologias avaliadas Novas tecnologias mapeadas Prospecção de fornecedores realizada Projeto técnico Integrado Protótipos montados Testes realizados Mão de obra contratada Linha de montagem implantada Produção iniciada Evento realizado Projeto A Projeto B Projeto C

16 EAP Novo Veículo Definição do modelo Engenharia do produto Protótipo Engenharia do processo Desenhos 3D finalizados Layout da produção definido Fornecedores contratados Projeto do processo definido Novas tecnologias mapeadas Projeto técnico Integrado Protótipos montados Mão de obra contratada Prospecção de fornecedores realizada Testes realizados Linha de montagem implantada Produção iniciada Pacotes de trabalho

17 EAP Novo Veículo Definição do modelo Engenharia do produto Protótipo Engenharia do processo Desenhos 3D finalizados Layout da produção definido Fornecedores contratados Projeto do processo definido Novas tecnologias mapeadas Projeto técnico Integrado Protótipos montados Mão de obra contratada Prospecção de fornecedores realizada Pacotes de trabalho Carroceria realizada Eletrônica realizada Motor realizado Integração finalizada Testes realizados Linha de montagem implantada Produção iniciada Ferramentaria disponível Insumos adquiridos Linha de produção ativada

18 Dicionário da EAP: - Os Pacotes de Trabalho são apenas alguma palavras - Isso pode gerar entendimentos diferentes do que precisa ser realizado - O Dicionário da EAP fornece a descrição do trabalho necessário -Detalha as informações de cada um dos Pacotes de Trabalho (Responsável, Custo, Prazo, Principais tarefas, Recursos necessários, Predecessoras, Sucessoras e Riscos associados)

19 Dicionário da EAP: Nome do Pacote de Trabalho: Fornecedores contratados Núm. Pacote de Trabalho: Data da Atualização: 10/07/18 Descrição do Pacote de Trabalho: Realizar contrato de fornecimento para suportar novos insumos de materiais Responsável: Carlos Oliveira Critérios de aceitação: Contratos devem ser de no mínimo 4 anos Premissas: Empresa escolhida deverá oferecer exclusividade nos itens contratados por no mínimo 2 anos Recurso necessário: 1 profissional de nível superior e 3 profissionais de nível médio Duração: 90 dias Custo: - Restrições: Não será oferecido garantia mínima de fornecimento Riscos: Necessidade de importar parte da demanda Interdependência Antes desse pacote: Prospecção de fornecedores; Integração do projeto técnico Depois desse pacote: Montagem protótipos

20 Criar o cronograma do projeto O cronograma do projeto detalha as atividades em uma perspectiva cronológica com início e fim. Para a criação de um cronograma, precisamos de: - EAP bem definida - Lista de atividades (Pacotes de Trabalho) - Estimativa de duração das atividades - Dependências - Recursos

21 Estimando a duração do projeto Construída a EAP, você pode definir o tempo necessários para a conclusão do projeto Podem ser expressa em horas, dias, semanas ou meses, sendo mais comum em dias A equipe do projeto deve ser formada considerando o conhecimento necessário para realização dessas estimativas Nessa hora pode ser necessário a colaboração de especialistas Obs.: Tarefas executadas por pessoas fora da equipe de projeto, precisam de validação formal com os responsáveis das áreas

22 EAP Pacotes de trabalho Novo Veículo Definição do modelo Engenharia do produto Protótipo Engenharia do processo Desenhos 3D finalizados Layout da produção definido Fornecedores contratados Projeto do processo definido Novas tecnologias mapeadas Projeto técnico Integrado Protótipos montados Mão de obra contratada Prospecção de fornecedores realizada Testes realizados Linha de montagem implantada Produção iniciada Pacotes de Trabalho

23 Lista de atividades # Pacote de Trabalho Precedência Duração (semanas) 1 Desenhos 3D finalizados 4 2 Novas tecnologias mapeadas Prospecção de fornecedores realizada Layout da produção definido Projeto técnico integrado Fornecedores contratados 3; Protótipos montados Testes realizados Projeto do processo definido Mão de obra contratada Linha de montagem implantada Produção iniciada 10;11 8

24 Diagrama de rede - Caminho crítico

25 Gantt de controle

26 Termo de Abertura do Projeto Coletar Requisitos Definir Escopo Declaração de Escopo Comunicações Criar a EAP* a Qualidade Aquisições Gerenciamento de Riscos* Desenvolver Cronograma* Determinar o Orçamento* Desenvolver Plano de Gerenciamento do Projeto Recursos Plano de Gerenciamento do Projeto

27 O que é Risco? - É a possibilidade de um problema ou oportunidade ocorrer no projeto e, consequentemente, alterar de alguma forma os seus resultados; - Normalmente se pensa em risco como um problema que possa comprometer o resultado do projeto;

28 Fontes de identificação de riscos: - Restrições e Premissas do projeto - EAP - Fatores Críticos de Sucesso - FCS - Riscos comerciais (aceitação do produto, timing, questões corporativas, fornecedores etc.) - Riscos externos (política, legislação, meio ambiente, social, economia, tecnologia etc.) - Outros riscos (complexidade do projeto x habilidade do gerente de projeto x habilidade da equipe)

29 Técnicas de identificação de riscos: - Informações históricas - Brainstorming - Grupo de foco - Entrevistas do partes interessadas e especialistas - Protótipos - Delphi

30 Realizar Análise Qualitativa de Riscos Em projetos pequenos, podemos usar a técnica de Grupo Nominal para analisar os riscos identificados. Nessa técnica se discute em grupo a ordem de importância dos riscos Em projetos maiores, vale a pena classificar os riscos pela relação: Probabilidade x Impacto

31 Exemplo de definição de probabilidade e impacto Escala 0,80 0,60 0,40 0,20 0,05 0 Probab. Muito alto > 70% Impacto sobre objetivos do projeto Tempo Custo (US$) Qualidade > 6 meses > 5 M Produto do projeto é inútil Alto 51 70% 3-6 meses 1M 5M Redução de qualidade inaceitável para o cliente Médio 31 50% 1 3 meses 500 mil 1M Redução qualidade requer aprovação do cliente Baixo 11 30% Muito baixo 1 10% Nulo < 1% 1 4 semanas 100 mil 500 mil 1 semana Até 100 mil S/ mudança S/ mudança S/ mudança Somente percebido em aplicações específicas Degradação da qualidade é imperceptível Fonte: Adaptado do PMBOK (2017)

32 Análise quantitativa de riscos (Ranking) Risco Prob Impacto Imp x Prob Necessidade de desenvolver novas tecnologias Muito Alta (0,80) Muito Alto (0,80) 0,64 Testes indicarem necessidade de alteração do projeto Média (0,40) Muito Alto (0,80) 0,32 Não identificar fornecedores no Brasil Alta (0,60) Médio (0,40) 0,24 Atraso no fechamento de contrato com os fornecedores Média (0,40) Médio (0,40) 0,16 Dificuldade em conseguir contratar profissionais para a equipe de produção Baixa (0,20) Médio (0,40) 0,04 Dificuldades na integração do projeto técnico Muito Baixa (0,05) Baixo (0,20) 0,01

33 Tipo de Respostas aos Riscos a) Escalar Ações estão fora da alçada do GP. Repostas são gerenciadas em forma de programas ou portfólio b) Prevenir - Busca eliminar a causa ou evitar o impacto do risco c) Transferir - Transfere a responsabilidade para terceiros (seguros ou cláusulas contratuais) d) Mitigar - Tenta reduzir o risco por meio da redução do impacto e/ou da probabilidade do evento e) Aceitar - Não se toma ação em relação ao risco. Caso o evento aconteça, será planejada alguma ação

34 Respostas aos Riscos Risco Prob x Impacto Tipo de Resposta Como Necessidade de desenvolver novas tecnologias 0,64 Escalar Solicitar da alta direção decisão sobre continuidade do projeto Testes indicarem necessidade de alteração do projeto 0,32 Prevenir Não identificar fornecedores no Brasil 0,24 Mitigar Definir equipe altamente qualificada para pacotes Projeto técnico integrado e Testes realizados Realizar aquisição com fornecedores internacionais Atraso no fechamento de contrato com os fornecedores Dificuldade em conseguir contratar profissionais para a equipe de produção Dificuldades na integração do projeto técnico 0,16 Mitigar 0,04 Transferir 0,01 Aceitar Envolver o patrocinador nas negociações Realizar acordo de serviço com RH se comprometendo com a contratação

35 Respostas aos Riscos - Custos Risco Tipo de Resposta Como Custos (R$) Necessidade de desenvolver novas tecnologias Escalar Solicitar da alta direção decisão sobre continuidade do projeto - Testes indicarem necessidade de alteração do projeto Não identificar fornecedores no Brasil Prevenir Mitigar Definir equipe altamente qualificada para pacotes Projeto técnico integrado e Testes realizados Realizar aquisição com fornecedores internacionais 250 mil no custo de mão de obra custo indireto 70 mil para viagens ao exterior e contratação de despachante aduaneiro Atraso no fechamento de contrato com os fornecedores Mitigar Envolver o patrocinador nas negociações Dificuldade em conseguir contratar profissionais para a equipe de produção Transferir Realizar acordo de serviço com RH se comprometendo com a contratação Dificuldades na integração do projeto técnico Aceitar

36 Termo de Abertura do Projeto Coletar Requisitos Definir Escopo Declaração de Escopo Comunicações Criar a EAP* a Qualidade Aquisições Gerenciamento de Riscos* Desenvolver Cronograma* Determinar o Orçamento* Desenvolver Plano de Gerenciamento do Projeto Recursos Plano de Gerenciamento do Projeto

37 Itens de Orçamento - Salários - Gastos com equipamentos - Aluguel - Marketing e pesquisas - Legislação - Viagens - Estudos de viabilidade - Consultoria - Treinamento

38 Atenções no orçamento - Saiba exatamente porque os recursos são necessários, para melhor justificar os custos para seu patrocinador - Tenha em suas mão as consequências que a redução do orçamento podem causar no cronograma os qualidade do projeto - O plano de gerenciamento de riscos indica custos imediatos (prevenção, transferência ou mitigação) e/ou custos futuros (mitigação e aceitação) - Verifique como serão tratados os custos indiretos (uso de recursos e mão de obra)

39 Reservas de Contingência - Serve com prevenção à custos inesperados - Pode ser calculada com base em um percentual - Usar muito esse recurso pode gerar desgaste com os partes interessada - Não usar pode fazer falta quando surgirem os imprevistos - Use com moderação

40 Estimativa Botton-up mil Novo Veículo Considerar ainda custos indiretos, riscos e contingência 380 mil mil mil Definição do modelo Engenharia do produto Protótipo Engenharia do processo 150 mil Desenhos 3D finalizados - Layout da produção definido - Fornecedores contratados Projeto do processo definido mil Novas tecnologias mapeadas - Projeto técnico Integrado 300 mil Protótipos montados Mão de obra contratada 40 mil 30 mil Prospecção de fornecedores realizada 400 mil Testes realizados Linha de montagem implantada Produção iniciada mil 110 mil

41 Orçamento do projeto Tipo Descrição Valor (R$) Custos diretos Pacotes de trabalho da EAP mil Custos indiretos Custos indiretos Respostas aos riscos Reserva de contingência Histograma de mão de obra (24 meses x 15 colaboradores x remuneração média mensal de R$ 8 mil) Uso de recursos (salas, laboratórios, equipamentos e veículos) Aquisição com fornecedores internacionais mil 720 mil 70 mil 10% sobre custos diretos 673 mil TOTAL mil

42 Termo de Abertura do Projeto Coletar Requisitos Definir Escopo Declaração de Escopo Comunicações Criar a EAP* a Qualidade Aquisições Gerenciamento de Riscos* Desenvolver Cronograma* Determinar o Orçamento* Desenvolver Plano de Gerenciamento do Projeto Recursos Plano de Gerenciamento do Projeto

43 Plano de Gerenciamento do Projeto Planos auxiliares de cada uma das 10 áreas do conhecimento Linhas de base do Escopo; Cronograma e Custos Componentes adicionais - Plano de gerenciamento de mudanças; Plano de gerenciamento de configuração; Medição do desempenho de linha de base; Ciclo de vida do projeto; Abordagem de desenvolvimento e Revisões de gerenciamento Tailoring - o gerente de projeto é responsável pela seleção de ferramentas e técnicas apropriadas para o projeto.

44 Bibliografia KERZNER, Harold. Gestão de Projetos-: As Melhores Práticas. Bookman Editora, PMBOK, GUIA. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos 6ª Edição, VARGAS, Ricardo Viana. Manual Prático do Plano do Projeto-5ª Edição: Utilizando o PMBOK Guide. Brasport, MALESKI, Stefano; ROVAI, Ricardo Leonardo. Desenvolvimento de Projeto de Novos Produtos com Base na Triz: Estudo de Caso na Indústria Automobilística. Revista IPTEC, v. 3, n. 2, p , OLIVEIRA, Ronielton Rezende et al. Gerenciamento de Projetos: Comparativo Bibliométrico dos Anais de Congressos Brasileiros na Área de Administração e Engenharia de Produção. Gestão e Projetos: GeP, v. 7, n. 1, p , RABECHINI JR, Roque; CARVALHO, Marly Monteiro. Gestão projetos inovadores em uma perspectiva contingencial: análise teórico-conceitual e proposição de um modelo. RAI-Revista de Administração e Inovação, v. 6, n. 3, p , ROVAI, Ricardo Leonaldo et al. Gestão de riscos em projetos de inovação através da abordagem contingencial: análise conceitual e proposição de modelo estruturado para redução de incertezas em projetos complexos. RAI: Revista de Administração E Inovação, v. 10, n. 3, p , THIELMANN, Ricardo; DA SILVA, Monique Sampaio Corrêa. A Importância da Gestão de Projetos para Inovação em Empresas. O Caso do Setor de Energia. X SIMPÓSIO DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO E TECNOLOGIA. Resende- Rio de Janeiro-Brasil, 2013.

45 Obrigado