Gestão das aquisições em projetos. Gestão das aquisições do projeto 19/11/2018

Transcrição

1 Gestão das aquisições do projeto É a gestão da aquisição de projetos que define: Qual o tipo de contrato a ser firmado com fornecedores e parceiros Quando será firmado, e quais seus principais marcos (eventos importantes, como entregas parciais e finais) Como deve ser executado o projeto Quanto comprar: materiais, serviços, pessoas etc. Sob quais condições comprar Critérios para seleção de fornecedores Administração de contratos Gestão das aquisições em projetos O que é uma aquisição? Compra de recursos que não estão disponíveis no ambiente do projeto Recursos podem ser: matérias-primas, serviços terceirizados ou pessoas Qual o objetivo da aquisição? Obter materiais, equipamentos e serviços que estejam dentro das especificações técnicas de desempenho, qualidade, prazos e custos conforme a documentação do projeto Quem conduz as aquisições? Departamento de compras (especialistas em compras) Gerenciado pelo gestor do projeto: determina o que será comprado Apoiado pela equipe técnica: auxilia na especificação técnica 1

2 Principais atores nos processos de aquisições Os vendedores Os compradores Fornecedor Cliente Contratado Contratante Subcontratado Organização compradora Prestador de serviços Solicitante do serviço O que comprar e o que internalizar? A partir da EAP tem-se uma visão geral das principais atividades do projeto Realizar a análise de custo-benefício do make or buy (fazer ou comprar) Buy significa comprar Pode ser literalmente comprar, mas pode ser também alugar Caso se decida pela compra, o processo pode se dar em etapas: Cotação preliminar (facultativa) Cotação definitiva (obrigatória) RfI/RfQ: Request for information/ Quotation RfP: Request for proposal Informações sobre o fornecedor Informações sobre o produto Cotação preliminar Pedido formal de proposta Contém as informações contratuais de fornecimento 2

3 Os processos da gestão de comprar segundo o PMI 1. Planejar as aquisições 2. Conduzir as aquisições 3. Controlar as aquisições 4. Encerrar as aquisições 1. Planejar as aquisições Definir o que comprar: gerar uma lista de necessidades de aquisições do projeto. Elaborar as especificações técnicas. Estabelecer critérios de avaliação de propostas e fornecedores. Elaborar minuta do contrato Preparar o pedido (RFP; RFQ; RFI). Identificar possíveis fornecedores e solicitar propostas Divulgar pedido internamente e para o mercado. Definir como serão executados, monitorados e encerrados todos os contratos Usar a matriz de responsabilidade. 3

4 Principais tipos de contratos Preço fixo garantido: Fecha os preços antes Só altera o preço posteriormente mediante acordo mútuo Todos os custos por conta do fornecedor Ex: cozinha planejada Custos reembolsáveis: Contrata o serviço completo, mas paga material à parte Fornecedor apresenta notas das despesas, e é reembolsado Ex: contrata o encanador, e paga as peças à parte Principais tipos de contratos Preço fixo com Remuneração de Incentivo: Combina-se preços fixos e termos de qualidade Fornecedor recebe bônus ou multas por adiantar ou atrasar entregas Preço fixo com reajuste econômico: Para projetos de longa duração Incluir ajustes de acordo com indicadores econômicos: US$, inflação etc. 4

5 2. Conduzir as aquisições O pedido de proposta aos fornecedores geralmente inclui: orientações quanto à forma que o fornecedor deve apresentar a proposta; os prazos de apresentação da proposta; os critérios de seleção que serão utilizados para a escolha de um fornecedor; uma minuta contratual (para os vendedores entenderem as bases sobre as quais trabalharão); o termo de confidencialidade para a proposta apresentada; planilha de preços para o fornecedor detalhar os preços por item 2. Conduzir as aquisições Se necessário, pode ser conduzido em duas etapas: Lista longa: todos os fornecedores participam Lista curta: apenas melhores fornecedores participam (geralmente 3) A decisão final ou na lista curta é feita mediante a ponderação de critérios V. quadro a seguir 5

6 3. Controlar as aquisições É o monitoramento e controle dos contratos de fornecedores Ao longo do contrato medem-se e avaliamse indicadores como: Qualidade Prazo Cumprimento de regras e normas contratuais Ao longo do projeto, mudanças podem ser necessárias Se forem mutuamente aceitas, assinase um aditivo contratual Atualiza-se a documentação do projeto 6

7 4. Encerramento das aquisições Fechar o contrato: Analisar pendências Verificar garantias Finalizar pagamentos Avaliar fornecedor Acervo técnico do projeto Encerramento antecipado: Por inadimplência Por atraso ou falhas Multas contratuais Dúvidas? 7