ABB reduz custos operacionais e centraliza informações contábeis e fiscais com a implementação de solução de ECM/GED da SML Brasil

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1 Indústria ABB reduz custos operacionais e centraliza informações contábeis e fiscais com a implementação de solução de ECM/GED da SML Brasil CLIENTE V I S Ã O G E R A L Asea Brown Boveri ABB Site: Setor: Indústria DESAFIO Aumentar a performance dos processos de contabilização e de escrituração fiscal BENEFÍCIOS Digitalização de documentos Extração de dados de imagens (OCR/ ICR/ OMR) Processamento de formulários Workflow Pesquisa e visualização de documento

2 suária da solução de gerenciamento eletrônico de documentos da SML Brasil o CON- VERGE ECM Solution desde 2003, a Asea Brown Boveri - ABB se constitui uma das condutoras do processo de aprimoramento, no Brasil, da solução de ECM/GED e alinha entre os ganhos o rápido retorno do investimento, que aconteceu em prazo inferior a um ano, a performance e a qualidade na execução dos trabalhos, com redução do custo administrativo. A implementação do processo teve início em 2002, com a meta de simplificar os processos Contábeis e de Escrituração Fiscal através dos Processos de Gestão Documental e reduzir os custos com transporte e envio de documentos entre as unidades da empresa em todo o País (Osasco-SP - matriz, Betim-MG, Bonsucesso-RJ, Blumenau-SC, Camaçari-BA, Guarulhos-SP, Macaé-RJ, Manaus-AM e Santos-SP). A escolha pelo CONVERGE ECM Solution aconteceu em função da praticidade e do baixo custo se comparado a sistemas similares e ao método tradicional, até então utilizado pela empresa. Desde o início, as expectativas foram superadas, principalmente com relação ao plano de implementação, facilitado, inclusive, pela fácil adaptação do CONVERGE ECM Solution aos sistemas da ABB, exigindo poucas horas de treinamento para os usuários da solução. Essas características, somadas ao atendimento amigável e profissional, tornaram a SML Brasil uma parceira da ABB, garante Silvio Cruz, gerente de Recebimento Físico e Fiscal/Faturamento da ABB, informando que hoje, utilizamos o produto simplificando em processos internos com relação a arquivo legal e pesquisa de documentos. O porte, a qualidade e a tecnologia da solução tecnicamente asseguram a extensão de seu uso para as unidade da ABB, adotando-se assim uma solução única e permitindo a integração dos processos. Para realizar a implementação desta solução, foi fundamental a interação entre os profissionais da SML Brasil e as equipes de projeto e as áreas e os gestores de TI da ABB. O término do desenvolvimento foi marcado pelo período de testes integrados com todos os componentes da solução, que, em operação, passou a ser utilizada por 10 funcionários e a processar cerca de 9 mil notas fiscais por mês, ultrapassando o total de 100 mil notas fiscais por ano. O desafio Minimizar a circulação de papel necessária nos processos, como transporte de malotes, guarda de documentos etc, agilizar o envio de informações das filiais para a matriz sem a perda de informações e/ou notas fiscais, centralizar e gerenciar as informações e reduzir os custos operacionais desses processos, com o mínimo esforço em mudança e treinamento dos funcionários que operavam o sistema. Esses foram alguns dos desafios vencidos na busca por uma solução de GED capaz de substituir o tradicional envio de notas fiscais das filiais para a matriz sem perda de controle contábil e fiscal, que obrigava a ABB a manter equipes Contábeis e fiscais completas em cada uma de suas unidades, elevando o custo fixo e tornando o sistema vulnerável a falhas e imprevistos originados por terceiros. A adoção do CONVERGE ECM Solution foi a resposta

3 encontrada, que levou à composição de uma completa solução para digitalização, envio online das imagens das filiais espalhadas pelo Brasil, com consequente disponibilização de consulta através da web. As necessidades e especificidades do negócio, o sistema ERP implantado, os desafios estratégicos e a ferramenta de ECM/GED, traçaram a concepção de uma solução modular, capaz de interligar a matriz, em Osasco-SP, às unidades localizadas em Betim-MG, Bonsucesso-RJ, Blumenau-SC, Guarulhos-SP, Camaçari-BA, Macaé-RJ, Manaus-AM e Santos-SP. O conceito funcional segue o processo de tramite das notas fiscais e da Contabilização e Escrituração Fiscal. Desse modo, por exemplo, o operador de cada filial digitaliza as notas fiscais utilizando o módulo de digitalização e controle de qualidade do CONVERGE ECM Solution. Tão logo digitalizados, as imagens são transmitidas, online, para a matriz em Osasco (SP) através do módulo CONVERGE Mail, responsável pelo gerenciamento do tráfego destas imagens. Na matriz, o módulo Server do CONVERGE Mail recebe estas imagens, efetua a conferência e a validação, garantindo que a imagem que saiu das filiais é a mesma que chegou à matriz. O Controle de Qualidade e Indexação do CONVERGE ECM Solution, por sua vez, permite que o operador visualize as imagens das notas fiscais enviadas, por filial ou geral, efetuando a entrada de dados no ERP, ação que gera um Código Fiscal, incluído como parte do índice no CONVERGE, e faz a indexação. Ao final deste processo, as imagens estão disponíveis para consulta via estações do cliente e/ou web. A realidade A escalabilidade da solução permitiu a criação de novos fluxos de trabalho, para que, gradativamente, outros tipos de documentos administrativos pudessem ser digitalizados e indexados eletronicamente através do CONVERGE ECM Solution. Atualmente, todo o processo de tratamento de imagem (contraste, brilho, rotação, retirada de bordas negras, fundo, etc.) é realizado nos servidores da matriz, facilitando o trabalho dos usuários nas extremidades. Além disso, todo processo de expurgo é gerenciado. O processo utilizado consiste no expurgo das imagens e dos índices de duas formas distintas. Na primeira, acontece o expurgo de imagens e dados sem a possibilidade de re-indexação. Já na segunda, é feito o expurgo inteligente, que consiste no expurgo somente das imagens, mantendo-se os índices nas bases de dados locais, de forma a permitir, quando da pesquisa pelos usuários, a re-indexação das imagens, que pode ser automatizada pelos demais processos de gerenciamento ou manual, quando um operador recebe uma comunicação, via , solicitando a inserção de uma determinada mídia (o sistema informa o número da mídia), disponibilizando as imagens aos usuários. Todo o processo é parametrizado por tabelas de temporalidade e, tanto imagens como índices, são enviados para outras mídias,como CD, DVD, Unidades de Fita etc. Os benefícios Os ganhos da ABB com o CONVERGE ECM Solution foram diversos e se refletem na redução do custo administrativo,segurança e confiabilidade da solução.

4 De forma detalhada, os principais benefícios são: Centralização, na matriz, da Contabilização e da Escrituração Fiscal; Redução de custos operacionais, com transportadoras e sistemas; Usuários utilizando ferrament as conhecidas, minimizando os esforços de treinamento e de gestão de mudanças; Melhorias na produtividade e na qualidade; Agilidade no processo, reduzindo eventuais multas por atrasos de pagamento e/ou incidência de impostos, multas e juros; Mais controle e gerenciamento dos processos; Redução à zero na perda de documentos que eram encaminhados via malote. Automatização, organização e controle de cada etapa dos processos de GED; Integração com outros aplicativos e componentes; Integração entre imagem, som, vídeo, dados, componentes, banco de dados; Tratamento automático de imagens; Indexação automatizada através de Código de Barras; Possibilidade de utilização das tecnologias de OCR/ICR; Tratamento de exceções; Disponibilização de consultas via estações Clientes e/ou Web; entre outras. A solução O CONVERGE ECM Solution é uma solução completa de ECM/GED indicada para empresas e instituições dos mais diversos portes e complexidades. Esta ferramenta de ECM/GED que faz digitalização, tratamento de imagens, reconhecimento de código de barras, indexação, integração com as bases de dados já existentes, evitando a dupla digitação de informação e a duplicidade das bases e a disponibilização da consulta através das estações locais e/ou Web, viabilizando a construção de diversas aplicações, dedicadas a cada área, com a necessária integração dos demais sistemas existentes e bases de dados, dispondo de: Gerenciamento efetivo de documentos; Organização e minimização dos espaços ocupados por documentos;

5 Sobre a ABB A Asea Brown Boveri ABB é líder no segmento de tecnologia de energia e de automação voltada ao aprimoramento da performance de clientes dos setores industriais e de concessionárias. Com sede em Zurique, na Suíça, a ABB resulta da junção entre a sueca Asea e a suíça Brown BCC, e está presente no Brasil desde Ao todo, são pessoas trabalhando em cerca de 100 países para, em conjunto, produzir, comercializar e vender serviços e equipamentos de alta tecnologia. SOBRE A SML BRASIL A SML Brasil é hoje uma das mais importantes empresas brasileiras provedoras de soluções integradas de gestão de processos, documentos e câmbio. Presente no mercado há mais de 18 anos, é parceira de grandes players, como Abbyy, Corpflex, Fujitsu, Kodak, Kofax, Microsoft, entre outros. Atua nos diversos segmentos do cenário nacional e internacional, possibilitando gestão eficiente dos negócios e agilizando os fluxos de trabalho de mais de 55 mil usuários ativos, distribuídos e mais de 4 mil pontos de captura de documentos descentralizados (web). Resultado de constantes investimentos em pesquisa e desenvolvimento, as soluções SML Brasil tornaram-se referência na viabilização de projetos contemplando múltiplos dados, imagens, documentos, processos e sistemas legados, de acordo com as necessidades globais e locais de seus clientes.

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