Gestão eletrônica do cadastro de corretora de valores

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1 Gestão eletrônica do cadastro de corretora de valores 1. INTRODUÇÃO As corretoras de valores devem armazenar todos os documentos cadastrais de seus clientes para ter acesso a esse material quando necessário. Esta tarefa representa grande desafio, em vista da dinâmica deste mercado, com lançamentos de ações e operações diferenciadas que exigem controle apurado de uma série de documentos. Não se podem menosprezar o espaço físico demandado para arquivamento e a lentidão na consulta. Fundada em 1993, esta corretora atua em todas as operações da Bovespa, como ações, opções, aluguel de ações e ofertas públicas. Além disto, oferece uma ampla gama de produtos como fundos de investimentos, BM&F, Tesouro Direto e clubes de investimentos. Com alto volume de negociação, a corretora é uma das líderes do mercado de home broker no País com uma carteira de aproximadamente 90 mil clientes. A instituição dispõe de um setor de cadastro responsável pela gestão dos documentos referentes aos clientes. Além de documentos cadastrais, este setor controla contratos de intermediação, contratos de adesão, termos de ciência de risco, procurações, entre outros. A gestão desses documentos implica a verificação da sua integridade, validação (autenticação, quando necessário), renovação, controle de expiração, habilitação do cliente para operar determinados contratos e controle de contratos de intermediação Objetivo do trabalho O trabalho teve como objetivo organizar a documentação, de modo a facilitar o acesso dos profissionais da corretora aos materiais, bem como reduzir o espaço de armazenamento dos documentos físicos. A expectativa era melhorar o controle do material já existente, além de deixar a instituição em condições adequadas para continuar expandindo sua base de clientes. O projeto previa estabelecer uma solução de gestão eletrônica de documentos (GED) que permitisse o armazenamento adequado do material, de maneira organizada e de fácil recuperação em caso de necessidade. O trabalho incluiu a microfilmagem e a digitalização dos documentos, bem como a criação de uma arquitetura da informação, entre outras etapas. Os microfilmes foram armazenados em uma empresa de guarda-externa, com ambientação adequada, e os documentos digitalizados foram salvos nos servidores da corretora Situação anterior Direitos Reservados. Dinheironet do Brasil Ltda. 1

2 Apesar do grande porte da corretora, os controles das informações relativas aos clientes eram feitos manualmente, com o auxílio de planilhas eletrônicas. Além disto, todos os documentos necessários para seu cadastro na corretora eram armazenados em pastas físicas, o que se tornava um problema, pois o crescimento das atividades da empresa exigia cada vez mais espaço para esse armazenamento. Isto dificultava a recuperação de um documento em caso de necessidade. Num mercado extremamente dinâmico, a informação necessita ser tempestiva. Por exemplo, um cliente pode operar em um determinado mercado? A resposta não deve demorar mais do que alguns segundos. A verificação dos contratos pertinentes e da conformidade da situação do cliente não era adequada para essa situação. 2. DESENVOLVIMENTO DA SOLUÇÃO O projeto foi multidisciplinar, envolvendo a consultora Elaine Restier, o fornecedor do GED, a empresa responsável pela guarda e digitalização dos documentos, além das área de TI e Cadastro da corretora. Antes de iniciá-lo, foi feito um planejamento do trabalho a ser executado. Isso incluiu uma análise dos documentos envolvidos, e o entedimento dos tipos de clientes e de consultas que teriam de ser feitas. Todo o trabalho descrito a seguir levou em conta tais informações. Esse planejamento auxiliou no estabelecimento dos indexadores utilizados na digitalização dos documentos e que viriam a servir como filtros de recuperação destes. Os principais passos foram a definição de uma arquitetura de informação para a organização dos documentos; digitalização e microfilmagem dos documentos; seleção dos indexadores utilizados no processo de digitalização; desenvolvimento de um software para carga das imagens digitalizadas no servidor da corretora e integração dos sistemas, entre outras atividades, descritas a seguir. O projeto foi implantado entre agosto e novembro de 2008 e envolveu a digitalização de cerca de 120 mil imagens Arquitetura da Informação O crescente volume de informações das organizações torna imprescindível a aplicação de procedimentos corporativos para a classificação do seu conteúdo. A arquitetura selecionada deve garantir a velocidade de armazenamento da informação, sem comprometer a segurança do acesso. A arquitetura implantada neste caso segue o conceito de tipo de cliente (pessoa jurídica, pessoa física, estrangeiro, instituição financeira, fundos de investimento ou clubes de investimento). Num segundo nível, são consideradas as famílias de documento: documentos cadastrais (RG, CPF, comprovante de endereço), procurações, documentos societários (balanços, estatutos), ficha cadastral etc. Direitos Reservados. Dinheironet do Brasil Ltda. 2

3 Figura 1 Arquitetura Sugerida >> Tipo de Cliente >> Tipo de Documento 2.2. Organização dos documentos em guarda externa A imagem digitalizada é um formato bastante prático para recuperação e distribuição de documentos, preservando os documentos físicos. Além de facilitar esse acesso aos profissionais da corretora, o armazenamento eletrônico oferece benefícios adicionais tais como: sistema de busca por atributos afins, controle de acesso, rastreabilidade etc. No caso do arquivo físico, o processo de busca por atributos afins (por exemplo, todas as procurações vencidas) é mais complicado, já que os documentos são obrigatoriamente organizados em pastas por clientes. Pela legislação em vigor, no entanto, a digitalização não pode substituir documentos originais de conservação obrigatória. O único processo que cumpre essa função é a microfilmagem 1, que permite o descarte dos documentos em papel. A principal vantagem é que os microfilmes ocupam menos espaço que os papéis. Por outro lado, o ponto negativo do formato é que os microfilmes só podem ser lidos com equipamento específico. Para eventual envio a terceiros, por exemplo, o material tem de ser impresso e digitalizado. Este foi um dos fatores que levaram a instituição a optar pelos dois processos simultâneos, digitalização e microfilmagem. A estratégia incluiu ainda a contratação de uma empresa de guarda externa a mesma que foi responsável pela digitalização e microfilmagem dos materiais - para o armazenamento dos microfilmes. A principal vantagem disto é que o armazenamento do arquivo é feito em ambiente seguro, com controle de temperatura, luminosidade, umidade e de pragas. A disponibilidade de brigadas de incêndio complementa os requisitos de segurança para esse tipo de material Solução de GED A solução de GED implantada deveria atender às seguintes necessidades: controle de acesso conforme o perfil de usuário; indexadores parametrizáveis; 1 Conforme a Lei da 5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências. Direitos Reservados. Dinheironet do Brasil Ltda. 3

4 histórico de versão; controle de expiração de documento; filtro de busca e relatórios gerenciais. Além disto, buscava-se uma ferramenta web compatível com a plataforma Microsoft (Windows) e Oracle (banco de dados), desenvolvida em linguagem atual de mercado, com a possibilidade de integração com outros sistemas. A transferência das imagens para os servidores da corretora foi feita por meio de CDs. Para que a arquitetura não se perdesse nessa operação, utilizou-se um software de transferência e carga que conferiu mais agilidade ao processo. Além de verificar se a quantidade de imagens corresponde aos indexadores informados, a aplicação validava a formatação dos campos de indexação. Apenas os CDs em conformidade com as regras são aceitos para carga nos servidores. O projeto teve grande foco no legado dos documentos físicos. Porém, a inclusão de novos documentos no sistema é feita da mesma maneira, conforme o crescimento da base de clientes da empresa Indexação & Integração Para reduzir a quantidade de indexadores e minimizar o risco de erro de digitação, foi definido como principal indexador dos documentos o CPF/CNPJ do cliente. Ocorre que os funcionários da corretora não recuperam a informação por esse número, mas sim pelo nome ou, no máximo, pelo código CBLC (da Companhia Brasileira de Liquidação e Custódia). O projeto exigiu, portanto, a captura destes dados (nome, segmento de cliente, código CBLC etc.) do Sistema Integrado de Administração de Corretoras (Sinacor), responsável pelo código dos clientes das corretoras na CBLC. Para não tornar o GED dependente do Sinacor, esses dados são armazenados em um banco do próprio sistema, sendo necessária a sincronização de bases de dados dos clientes a fim de evitar que uma eventual atualização dos dados cadastrais (por exemplo, alteração de nome por ocasião de casamento ou divórcio) gerasse inconsistência. Essa integração foi feita com uma aplicação de sincronização entre os dois sistemas, parametrizada no servidor da aplicação. Além do CPF/CNPJ, foram selecionados outros indexadores que permitiam uma pesquisa por diversos tipos de filtros, são eles: data de expiração se pertinente; segmento do cliente indicando sua fidelização na corretora; Norma CVM que define o conjunto de documentos exigidos no ato do cadastro; Direitos Reservados. Dinheironet do Brasil Ltda. 4

5 autenticação indicando se o documento é cópia fiel do original; data do lote de digitalização/microfilmagem; nº da caixa para localização posterior do documento físico e nº do microfilme para recuperação no caso de uma demanda legal. 3. RESULTADOS Ao se autenticarem no sistema, os usuários são direcionados automaticamente para a tela de busca avançada, com campo para informar o termo a ser pesquisado (nome completo do cliente ou parte dele). Os indexadores selecionados permitem uma gama diversificada de consultas (por segmento, tipo de documento, subordinados a uma determinada legislação da CVM etc.), possibilitando o acesso a todos os documentos digitalizados. Além disto, é informada a localização exata do microfilme na empresa de guarda externa Diferenciais do processo A gestão eletrônica do cadastro apresentou alguns diferenciais importantes para a otimização dos processos. - Rastreabilidade do processo: a partir do momento que um CD é disponibilizado para inclusão da carga no GED, o sistema rastreia todas as atividades dos usuários (consulta, renovação, remoção etc.). - Agilidade na carga dos documentos nos servidores da corrretora: a carga em lotes via a aplicação de transferência permitiu que as imagens fossem disponibilizadas imediatamente para consulta dos gerentes. - Verificação do status do cliente: os gerentes de relacionamento acionavam o cadastro para verificar se o cliente estava apto a realizar uma determinada operação financeira. Com a implantação do projeto, essa atividade não é mais necessária: em caso de dúvidas, podem-se consultar diretamente os documentos dos clientes. - Um dos processos automatizados é o controle de expiração ou renovação dos documentos. Com base na data informada, o sistema alerta o responsável no arquivo sobre a necessidade de renovação do documento. - O sistema oferece ainda um controle de versões mantendo o histórico dos documentos (atributo importante no caso de contratos, termos de ciência etc). Direitos Reservados. Dinheironet do Brasil Ltda. 5

6 4. EVOLUÇÃO DO PROJETO Finalizada a digitalização do legado e com a consolidação do processo, o próximo passo é o desenvolvimento de um relatório de itens pendentes. Como a arquitetura define as espécies de documentos necessários para cada tipo de cliente (PF, PJ etc.), é possível extrair os documentos faltantes para cada CPF/CNPJ. Este procedimento garante a conformidade do processo de cadastro. Direitos Reservados. Dinheironet do Brasil Ltda. 6

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