MANUAL DE ATIVIDADES. Registrar os procedimentos adotados no subprocesso analisado.

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1 01/10 1. Finalidade Registrar os procedimentos adotados no subprocesso analisado. 2. Conceituação Neste capítulo estão registrados as principais conceituações das definições de procedimentos utilizados para a atividade de agendamento escolar / convênios Referências Legislação Legislação Básica Regulamento Geral do Código de Administração Financeira e Contabilidade Pública do Município do Rio de Janeiro- RGCAF aprovado pelo Decreto nº de 18 de setembro de 1981 com as alterações posteriores (última alteração pelo Decreto nº de 03 de setembro de 9); Legislação Específica Lei nº de 28 de dezembro de 1992 que autoriz a criação da Fundação Planetário da Cidade do Rio de Janeiro, dispôs sobre sua finalidade e tras providências Decreto nº de 15 de março de 1993 que instituiu a Fundação Planetário da Cidade do Rio de Janeiro e aprov seu estatuto Decreto nº de 06 de abril de 1993 que dispôs sobre a codificação institucional da Fundação Planetário Decreto nº de 26 de março de 1996 que alter a codificação institucional da Fundação Planetário Decreto nº de 14 de tubro de 8 que dispôs sobre a estrutura organizacional e competência dos órgãos da Fundação Planetário Decreto nº de 18 de agosto de 2011 que altera a estrutura organizacional e dispôs sobre as competências dos órgãos da Fundação

2 Planetário ASSUNTO 02/ Outras Fontes de Consulta(s) Plano Estratégico da Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro PCRJ Portaria P Planetário nº 28 de 03 de julho de 2012 que Estabelece metas e indicadores de desempenho e fixa critérios de distribuição, no âmbito da Fundação Planetário Identificação organizacional dos órgãos Planejamento Estratégico dos órgãos o Missão: Difundir a Astronomia e ciências afins através da utilização de tecnologia de vanguarda em um ambiente acolhedor, oferecendo aos visitantes lazer e cultura de qualidade o Visão: Ser uma Instituição de excelência reconhecida para quem procura lazer cultural de qualidade na Cidade do Rio de Janeiro o Linhas Prioritárias de Ação LPAs: Ciência, educação e Cultura para todos: Garantir a difusão d astronomia e ciência em todas as classes da população carioca, com ênfase para aquelas consideradas menos favorecidas Planetário de excelência: Posicionar a Fundação Planetário como instituição de excelência na difusão da Astronomia e ciências afins. Planetário sustentável: Diminuir o grau de dependência da Fundação Planetário do caixa da Prefeitura Estrutura organizacional (cargo/correspondências) Outros Processos Relacionados Agendar Escolas de Convênio; Agendar Grupos Oriundos de Empresas de Turismo; Agendar Vendas de Produtos e Serviços da CAV; Promover Eventos; Atender Demanda em Fins de Semana e Feriados.

3 03/ Convênios Todo e qualquer ato formal que celebra parceria entre órgãos e atribuem as obrigações entre ambas as partes que perscrutam o mesmo objeto Convênios Escolares da Fundação Convênio que regulamenta a quantidade de visitantes e valores das visitas. 3 Competências Capítulo que apresenta os órgãos e participantes do processo. 3.1 Áreas envolvidas e atribuições CAV Central de Atendimento ao Visitante Realiza as operações de planejamento dos agendamento, verificação dos contratos, valores e consolidação de relatórios. Recepção Verifica o checklist do processo no momento da chegada dos alunos e toda orientação de procedimento receptivo. Astronomia Realiza as sessões de cúpula, bem como a orientação do conteúdo de astronomia e ciências afins. 3.2 Participantes do Processo Público demandante; Central de Atendimento ao Visitante - CAV Escolas de Convênios Recepção Astronomia

4 04/10 4 Procedimento Detalhamento do fluxo de processo e definições Definições Carta de visitação Carta emitida pelo sistema Antares para ser preenchida pelas escolas visitantes Boleto bancário Documento emitido pelo Sistema Antares para pagamento da visita agendada pela escola Depósito identificado Depósito efetuado, na conta corrente da Fundação Planetário, com a identificação do CNPJ da escola pagadora Relatório de Programação Diária RPD - Relatório emitido através do agendamento de visitas e eventos no Antares Operação (as atividades são numeradas do menor para o maior número) Público demandante 1. Através de telefonema, , convênio pedidos para eventos, solicita recebe atendimento Central de Atendimento ao Visitante CAV 2. Recebe encaminha pedidos por 3. Classifica os pedidos conforme origem: Escolas de Convênio, Escolas Particulares, Grupo Oriundo de Empresas de Turismo, Vendas de Produtos e serviços do CAV Promoção de Eventos da Astronomia. 4. Abre a tela de s Não há de solicitação 5. Finaliza a tela de s Procedimento finalizado

5 05/10 Há de solicitação 6. Abre agenda 7. Verifica as escolas contatadas. Continua na atividade 8 9 Escola não cadastrada 8. Realiza o cadastro da escola no sistema Antares. Continua na atividade 9 Escola cadastrada 9. Verifica se a escola está agendada. Continua na atividade Escola não agendada 10. Agenda a vista da escola no sistema Antares. Continua na atividade 11 Escola agendada 11. Emite boleto bancário 12. Encaminha para a escola, através de , os documentos emitidos pelo sistema Antares; carta de visita, boleto bancário, dados da conta corrente da Fundação Planetário e a programação da visita. Continua na atividade 13. Escola Particular 13. Recebe, através de , os documentos emitidos pelo sistema Antares (data da visita, carta de visitação e boleto bancário) Informações não estão de acordo 14. Entra em contato com a Central de Atendimento ao Visitante CAV do Planetário para agendar nova data de visita volta à atividade 10 Informações estão de acordo 15. Verifica se o boleto bancário está dentro do prazo vencido. Continua na atividade 16 17

6 06/10 Boleto bancário não está dentro do prazo (está vencido) 16. Solicita à Central de Atendimento ao Visitante CAV a emissão de novo boleto bancário o agendamento de nova data de visita. Retorna a atividade 14 e depois a atividade 10 boleto bancário dentro do prazo de validade 17. Paga o boleto bancário 18. Encaminha a confirmação do pagamento (comprovante) à CAV Central de Atendimento ao Visitante - CAV 19. Recebe o documento de confirmação do pagamento da visita Pagamento de acordo 20. Confirma a visita da escola no sistema Antares 21. Emite, pelo Antares, a agenda do dia (Relatório da Programação Diária RPD) e disponibiliza para a recepção vai para a atividade 26 Pagamento não está de acordo 22. Solicita, à Gerência Financeira GFI, o arquivo de retorno do banco 23. Confere o arquivo de retorno e lança o pagamento no sistema Antares. Continua na atividade 24 efetua a atividade 21 Pagamento está de acordo efetua a atividade 21 Pagamento não está de acordo 24. Cancela o agendamento da visita da escola 25. Comunica o cancelamento do agendamento da visita, aos setores da Fundação envolvidos no atendimento a visitação de escolas Procedimento finalizado

7 Recepção 07/10 ASSUNTO 26. Consulta, pelo Antares, o Relatório da Programação Diária RPD 27. Recepciona as escolas agendadas para o dia Pagamento pendente 28. Contata a CAV que efetua a atividade 23 Pagamento efetuado, não está pendente 29. Confere escola e quantitativo de visitantes para verificar se há diferença no quantitativo de visitantes presentes e pagos 30. Recebe a carta de visitação preenchida Quantidade de visitantes a mais (número de visitantes presentes ultrapassa a quantidade de visitantes paga) 31. Verifica com a Astronomia se existem vagas nas áreas (Cúpulas, Nave Escola e Experimentos Interativos) vai para a atividade 40 Quantitativo de visitantes não ultrapassa o quantitativo pago (não tem visitantes a mais) 32. Emite bilhetes para os visitantes Ainda não é o Fim do turno 33. Acompanha o grupo de visitantes à praça de acolhimento. Continua na atividade É o fim do turno 34. Atualiza a diferença dos quantitativos de visitantes no Antares, 35. Envia a carta de visitação e demais documentos à Central de Atendimento do Visitante CAV 36. Informa as escolas faltantes a CAV. Continua na atividade 50 Astronomia

8 Escola com alunos até a 2ª série (3º ano) do Ensino Fundamental? 08/10 ASSUNTO 37. Encaminha os alunos à Cúpula Galileu Galilei para assistir a sessão 38. Finaliza a exibição da sessão Procedimento finalizado Escola com alunos maiores que a 2ª série (3º ano) do Ensino Fundamental 39. Encaminha a escola para se juntar aos demais grupos de tras escolas que estão com a Astronomia. Continua com a atividade 45 Astronomia 40. Verifica se existem vagas disponíveis nas atrações para o quantitativo excedente de visitantes Existem vagas disponíveis 41. Autoriza à Recepção emitir os bilhetes de entrada, mediante pagamento, para o quantitativo excedente de visitantes. Recepção 42. Informa no sistema Antares o quantitativo excedente de visitantes e avisa à Central de Atendimento ao Visitante - CAV 43. Emite, mediante pagamento, bilhetes para os visitantes excedentes e emite relatório/comprovante de recebimento de receita de bilheteria para a Gerência Financeira. Vai para a atividade 45 Astronomia Não existem vagas disponíveis 44. O grupo excedente aguarda o restante do grupo Procedimento finalizado Astronomia

9 45. Recebe o grupo de visitantes, vindo das atividades 39 e 43 ASSUNTO 09/10 Grupo da escola superior a 100 pessoas 46. Divide o grupo para três roteiros simultâneos de visitação: Grupo 1 - Cúpula, Grupo 2 - Nave Escola e Gripo 3 - Experimentos Interativos. Continua na atividade 49 continua na atividade 48 Grupo da escola não é superior a 100 pessoas 47. Segue o roteiro estabelecido para a ordem de visitação das atrações (Cúpula, Nave Escola e Experimentos Interativos). Continua na atividade 49 È o fim do roteiro 48. Encaminha os visitantes à saída Procedimento finalizado Não é o fim do roteiro Continua na atividade 47 Central de Atendimento ao Visitante - CAV 49. Recebe da recepção (atividade 36), a carta da visita e demais documentos das escolas e a informação das escolas que faltaram à visitação 50. Arquiva os documentos das escolas que efetuaram a visita 51. Contata as escolas que faltaram para agendar nova visita. Volta à atividade 9

10 10/10 5 Disposições Gerais O manual de atividade do agendamento das escolas particulares prevê os seguintes preceitos gerais: Disponibilizar detalhamento operacionais para as áreas e profissionais envolvidos. O documento referenciado está sobre total tutela dos arquivos técnicos da FP. Toda e qualquer alteração deste documento deverá ser previamente discutida na forma de deliberação descrita no manual de instruções (código 100). 6 Formulários 6.1 Sistemas Informatizados Antares Sistema informatizado que permite o agendamento de visitas e de locação de espaços para eventos Ingresso.com Sistema de bilhetagem de ingresso de visitantes

11 11/ Documentos / Informações Internas Cadastro de escolas no Antares Carta e programação de visitas Boleto bancário Extrato bancário Relatório de Programação Diária RPD Movimento financeiro de bilheteria 6.3 Documentos / Informações Externas solicitando o agendamento da visita Comprovante de pagamento/depósito identificado, 7. Indicadores Relatórios financeiros Quantitativo de visitantes por convênio, faixa etária / ano escolar. Ocupação de atrações (cúpulas, nave mãe e experimentos interativos)