UNIVERSIDADE FEDERAL DO PAMPA PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO COORDENADORIA DE MATERIAL E PATRIMÔNIO SETOR DE CONTRATOS

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1 UNIVERSIDADE FEDERAL DO PAMPA PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO COORDENADORIA DE MATERIAL E PATRIMÔNIO SETOR DE ROTINAS DOS ADMINISTRATIVOS DA UNIPAMPA BAGÉ/RS REVISÃO: NOVEMBRO /

2 SUMÁRIO 1. CASOS DE DISPENSA/INEXIGIBILIDADE ORIUNDOS DE LICITAÇÕES E PREGÕES DE LOCAÇÕES IMÓVEIS PRORROGAÇÃO DA VIGÊNCIA DE ACRÉSCIMOS E/OU SUPRESSÕES EM REPACTUAÇÕES DE NOTIFICAÇÕES RESCISÃO DE CONTRATO

3 1. CASOS DE DISPENSA/INEXIGIBILIDADE (Previsto no Art. 24 e Art. 25 da Lei 8.666/93). UNIDADE SOLICITANTE (CAMPI/REITORIA) COORDENADORIA DE MATERIAL E PATRIMÔNIO PROAD (ORDENADOR DE DESPESAS PRÓ-REITOR) EQUIPE DE Envia à CMP: Solicitação através de Formulário Padrão de Pedido (disponível no site ); Pesquisa de mercado, através de cotação de preços de 3 (três) Fornecedores para os incisos do Art.24 e Art. 25 da Lei 8.666/93; Obs.: exceção dos incisos XVII e XXII do art. 24 e inciso I do art. 25. Certidões negativas do Fornecedor Vencedor que ofertar o menor preço; Justificativa da Despesa; Dotação Orçamentária disponível; Faz a triagem dos pedidos e abre Processo com os itens acima; Encaminha ao Ordenador de Despesas para autorização Autoriza a Despesa; Encaminha ao Setor de Contratos; Elabora Minuta de Contrato, se for o caso; Envia à CONJUR para emitir Parecer da Minuta e fundamentação da Dispensa/Inexigibilidade (exceto a Dispensa Art.24, incisos I e II, da Lei 8.666/93); CONSULTORIA JURÍDICA - CONJUR Emite Parecer para a Dispensa/Inexigibilidade e para a Minuta de Contrato, se for o caso; Encaminha ao Setor de Contratos acompanhado de Parecer Jurídico Arquiva o Processo se o Parecer for desfavorável e 2

4 avisa a Unidade Solicitante; Retifica o Processo se houver recomendação no Parecer da CONJUR e devolve à CONJUR para a verificação final; Envia para a PROAD para Ratificação da Dispensa/Inexigibilidade, se o parecer for favorável; PROAD (PRÓ-REITOR) Ratifica a Dispensa/Inexigibilidade; Encaminha à CMP para publicação COORDENADORIA DE MATERIAL E PATRIMÔNIO Registra a Dispensa/Inexigibilidade no SIDEC/SIASG; Imprime Publicação da Dispensa/Inexigibilidade e arquiva no processo; Emite o empenho referente ao Contrato no SISME/SIASG; Envia a Nota de Empenho em 3 (três) vias à PROAD para assinatura; PROAD / GESTOR FINANCEIRO Assina, juntamente com o Gestor Financeiro, as Notas de Empenhos; PS: uma via da NE fica com a Coordenadoria de Contabilidade e Finanças. Encaminha ao Setor de Contratos Envia Contrato, via , para assinatura da Empresa/Fornecedor; Arquiva uma via da Nota de Empenho no Processo e encaminha a outra via à Unidade Solicitante (acompanhado do contrato assinado, caso haja); EMPRESA CONTRATADA /FORNECEDOR Assina as 3 (três) vias do Contrato e encaminha ao Setor de Contratos; Recebe as vias do Contrato assinadas pela Empresa/Fornecedor; 3

5 Encaminha ao Gabinete do(a) Reitor(a) para assinatura; Solicita à PROAD a Portaria de nomeação do(s) fiscal(is) do Contrato; PROAD GABINETE DO(A) REITOR(A) Providencia a Portaria do(s) Fiscal(is) e encaminha duas vias originais aos Contratos; Assina as 3 (três) vias do Contrato; Arquiva uma via da Portaria do Fiscal no Processo; Arquiva uma via do Contrato no Processo e outra em Arquivo específico do Setor; Encaminha a terceira via do Contrato à Empresa/Fornecedor juntamente com a Nota de Empenho; Encaminha uma cópia do contrato e da NE juntamente com uma via da Portaria ao Fiscal do Contrato ou à Unidade Solicitante; Encaminha uma cópia do contrato à Coordenadoria de Contabilidade e Finanças; Registra o Contrato no SICON/SIASG (Publicação no DOU); Controla o acompanhamento da vigência do Contrato através de Planilhas específicas do Setor; 4

6 2. EDITAIS E ORIUNDOS DE LICITAÇÕES E PREGÕES UNIDADE SOLICITANTE (CAMPI/REITORIA) Envia à CMP: Solicitação através de Formulário Padrão de Pedido (ANEXO II); Pesquisa de mercado, através de cotação de preços de 3 (três) Fornecedores; Justificativa da Despesa; Dotação Orçamentária disponível; COORDENADORIA DE MATERIAL E PATRIMÔNIO Faz a triagem dos pedidos e abre Processo com os itens acima; Encaminha ao Ordenador de Despesas para autorização; PROAD (ORDENADOR DE DESPESAS PRÓ-REITOR) Autoriza a Despesa; Encaminha à Equipe de Pregoeiros para procedimentos; EQUIPE DE PREGOEIROS / EDITAIS OU COMISSÃO PERMANENTE DE LICITAÇÕES Elabora Minuta do Edital, baseando-se no Pedido e Projeto Básico enviado pelo Responsável pela elaboração, conjuntamente com o Setor de Contratos; Recebe processo antes de iniciada a fase externa da licitação; Elabora Minuta de Contrato, baseando-se na Minuta do Edital encaminhado pela Equipe de Editais, Pedido e Projeto Básico enviado pelo Responsável pela elaboração; EQUIPE DE PREGOEIROS / EDITAIS OU COMISSÃO PERMANENTE DE LICITAÇÕES Conclui a elaboração da Minuta do Edital, acompanhada da Minuta de Contrato; Envia à CONJUR para emitir Parecer; 5

7 CONJUR Emite Parecer para a Minuta de Edital e Contrato; Encaminha o processo à CMP acompanhado de parecer; EQUIPE DE PREGOEIROS E EDITAIS / COMISSÃO PERMANENTE DE LICITAÇÕES PROAD EMPENHOS Arquiva o Processo se o Parecer for desfavorável e avisa a Unidade Solicitante; Altera o Processo se houver recomendação no Parecer da CONJUR e devolve à CONJUR para a verificação final; Envia para a PROAD para Autorização da Licitação, se o parecer for favorável; Realiza todos os procedimentos referentes à realização do certame licitatório (Fase Externa): marcação da data, publicação do certame, realização da sessão, análises e julgamentos e adjudicação, se for o caso; Encaminha ao Ordenador de Despesas para adjudicação e/ou homologação; Adjudica e/ou Homologa o vencedor do certame, (resultado do julgamento final); Encaminha à CMP ou Contratos para Empenhos Emite o empenho referente ao Contrato no SISME/SIASG; Envia a Nota de Empenho em 3 (três) vias à PROAD para assinatura; PROAD / GESTOR FINANCEIRO Assina, juntamente com o Gestor Financeiro, as Notas de Empenhos; PS: uma via da NE fica com a Coordenadoria de Contabilidade e Finanças. Encaminha ao Setor de Contratos para encaminhamentos; Envia Contrato, via , para assinatura da Empresa/Fornecedor; Arquiva uma via da Nota de Empenho no 6

8 Processo e encaminha a outra via à Unidade Solicitante (acompanhado do contrato assinado); EMPRESA CONTRATADA /FORNECEDOR PROAD GABINETE DO(A) REITOR(A) Assina as 3 (três) vias do Contrato e encaminha ao Setor de Contratos e Editais ; Recebe as vias do Contrato assinadas pela Empresa/Fornecedor; Encaminha ao Gabinete do(a) Reitor(a) para assinatura; Solicita à PROAD a Portaria de nomeação do(s) fiscal(is) do Contrato; Providencia a Portaria do(s) Fiscal(is) e encaminha duas vias originais aos Contratos e Editais; Assina as 3 (três) vias do Contrato; 7

9 E EDITAIS Arquiva uma via da Portaria do Fiscal no Processo; Arquiva uma via do Contrato no Processo e outra em Arquivo específico do Setor; Encaminha a terceira via do Contrato à Empresa/Fornecedor juntamente com a Nota de Empenho; Encaminha uma cópia do contrato e da NE juntamente com uma via da Portaria ao Fiscal do Contrato ou à Unidade Solicitante; Encaminha uma cópia do contrato à Coordenadoria de Contabilidade e Finanças; Registra o Contrato no SICON/SIASG (Publicação no DOU); Controla o acompanhamento da vigência do Contrato através de Planilhas específicas do Setor; 8

10 3. DE LOCAÇÕES IMÓVEIS (Previsto no Art. 24, inciso X, da Lei 8.666/93). UNIDADE SOLICITANTE COORDENADORIA DE MATERIAL E PATRIMÔNIO PROAD PATRIMÔNIO Envia à CMP: Solicitação através de Formulário Padrão de Pedido; Proposta do Fornecedor - Imóvel a ser locado; Justificativa da necessidade de locação e de que o imóvel é o único que atende as necessidades da Universidade e o preço é compatível com o de mercado; Pesquisa de mercado, através de cotação de preços de no mínimo 3 (três) Fornecedores, com base nos Acórdãos do TCU (nº 1547/2007 Plenário, nº 1744/2010 1ª Câmara, nº 1266/2011 Plenário, nº 1782/2010 Plenário. Certidões negativas do Proprietário do Imóvel ou Representante Legal; Documentos relativos ao imóvel (registro do imóvel, Cartão CNPJ, contrato social ou estatuto, no caso de PJ e demais documentos que se fizerem necessários, conforme a situação); Dotação Orçamentária disponível; Abre o Processo com os itens acima; Autoriza a Despesa; Envia ao Patrimônio para verificação na SPU (Secretaria do Patrimônio da União), de imóvel equivalente ao solicitado, disponível na cidade; Verifica a existência de imóvel equivalente ao solicitado; 9

11 PROAD COMISSÃO DE AVALIAÇÃO CONJUR PROAD Solicita a nomeação de comissão para avaliação das condições do imóvel; Elabora Portaria da comissão e encaminha para a mesma fazer a avaliação do imóvel; Avalia as condições do imóvel a ser locado; Emite parecer conclusivo sobre o imóvel; Elabora Minuta de Contrato; Envia à CONJUR para emitir Parecer quanto a Dispensa e Minuta de Contrato; Emite Parecer para a Dispensa e para a Minuta de Contrato; Arquiva o Processo se o Parecer for desfavorável e avisa a Unidade Solicitante; Altera o Processo se houver recomendação no Parecer da CONJUR e devolve à CONJUR para a verificação final; Envia para a PROAD para Ratificação da Dispensa, se o parecer for favorável; Ratifica a Dispensa/Inexigibilidade; Registra a Dispensa/Inexigibilidade no SIDEC/SIASG (Publicação no DOU); Imprime Publicação da Dispensa/Inexigibilidade e arquiva no processo; Emite o empenho referente ao Contrato no SISME/SIASG; Envia a Nota de Empenho em 3 (três) vias à PROAD para assinatura; 10

12 PROAD EMPRESA/FORNECEDOR PROAD Assina, juntamente com o Gestor Financeiro, as Notas de Empenhos; Arquiva uma via da Nota de Empenho no Processo e encaminha a outra via à Empresa/Fornecedor (quando o contrato estiver assinado); Envia Contrato, via , para assinatura da Empresa/Fornecedor; Assina as 3 (três) vias do Contrato e encaminha ao Setor de Contratos e Editais ; Recebe as vias do Contrato assinadas pela Empresa/Fornecedor; Encaminha ao Gabinete do(a) Reitor(a) para assinatura; Solicita à PROAD a Portaria de nomeação do(s) fiscal(is) do Contrato; Providencia a Portaria do(s) Fiscal(is) e encaminha duas vias originais aos Contratos e Editais; GABINETE DA REITORIA Assina as 3 (três) vias do Contrato; Arquiva uma via da Portaria do Fiscal no Processo; Arquiva uma via do Contrato no Processo e outra em Arquivo específico do Setor; Encaminha a terceira via do Contrato à Empresa/Fornecedor juntamente com a Nota de Empenho; Encaminha uma cópia do contrato e da NE juntamente com uma via da Portaria ao Fiscal do Contrato ou à Unidade Solicitante; Encaminha uma cópia do contrato à Coordenadoria de Contabilidade e Finanças; Registra o Contrato no SICON/SIASG (Publicação no DOU); Controla o acompanhamento da vigência do Contrato 11

13 através de Planilhas específicas do Setor; Informa prazos de vencimento às Unidades periodicamente. OBSERVAÇÕES: CONCOMITANTE A ESTAS ORIENTAÇÕES DEVERÁ SER OBSERVADO O DISPOSTO NO INFORMATIVO PROAD/CMP SOBRE OS PROCEDIMENTOS PARA RENOVAÇÕES E REPACTUAÇÕES DE DE LOCAÇÃO DE IMÓVEIS 12

14 1. PRORROGAÇÃO DA VIGÊNCIA DE (Previsto no Art. 57 da Lei 8.666/93). UNIDADE SOLICITANTE / FISCAL DO CONTRATO PROAD CONJUR EMPRESA/FORNECEDOR GABINETE DO (A) REITOR(A) Envia memorando contendo justificativa para a prorrogação do contrato, com prazo de 45 (quarenta e cinco) dias; Solicita, à PROAD, autorização do aditamento, se o memorando for favorável à prorrogação do contrato; Avisa a Empresa quanto à prorrogação do Contrato; Autoriza a prorrogação do Contrato; Elabora Minuta do Termo Aditivo; Envia à CONJUR para emitir parecer sobre a Minuta; Emite parecer quanto a Minuta do Termo Aditivo; Altera a Minuta se houver recomendação no Parecer da CONJUR e devolve à CONJUR para a verificação final; Envia Termo Aditivo para a Empresa/Fornecedor assinar; Assina as 3 (três) vias do Termo Aditivo e encaminha ao Setor de Contratos e Editais; Recebe as vias do Termo Aditivo assinadas pela Empresa; Encaminha ao Gabinete do(a) Reitor(a) para assinatura; Assina as 3 (três) vias do Termo Aditivo; 13

15 Arquiva uma via do Aditivo no Processo e outra em Arquivo específico do Setor; Encaminha a terceira via do Contrato à Empresa/Fornecedor; Encaminha uma cópia do Aditivo ao Fiscal do Contrato ou à Unidade Solicitante para controle da mesma; Encaminha uma cópia do Aditivo à Coordenadoria de Contabilidade e Finanças; Registra o Termo Aditivo no SICON/SIASG (Publicação no DOU); Controla o acompanhamento da vigência do Contrato através de Planilhas específicas do Setor; 14

16 2. ACRÉSCIMOS E/OU SUPRESSÕES EM (Previsto no Art. 65, 1º e 2º, da Lei 8.666/93). UNIDADE SOLICITANTE / FISCAL DO CONTRATO PROAD E EDITAIS CONJUR E EDITAIS EMPRESA/FORNECEDOR Envia memorando e/ou pedido solicitando o acréscimo ou supressão do Objeto do Contrato; Recalcula o novo valor mensal e total do contrato; Solicita, à PROAD, autorização da despesa referente ao acréscimo ou supressão; Avisa a Empresa quanto à nova necessidade; Autoriza a referida despesa; Elabora Minuta do Termo Aditivo; Envia à CONJUR para emitir parecer sobre a Minuta; Emite parecer quanto a Minuta do Termo Aditivo; Altera a Minuta se houver recomendação no Parecer da CONJUR e devolve à CONJUR para a verificação final; Envia Termo Aditivo para a Empresa/Fornecedor assinar; Assina as 3 (três) vias do Termo Aditivo e encaminha ao Setor de Contratos e Editais; 15

17 GABINETE DO (A) REITOR(A) Recebe as vias do Termo Aditivo assinadas pela Empresa; Encaminha ao Gabinete do(a) Reitor(a) para assinatura; Assina as 3 (três) vias do Termo Aditivo; Arquiva uma via do Aditivo no Processo e outra em Arquivo específico do Setor; Encaminha a terceira via do Contrato à Empresa/Fornecedor; Encaminha uma cópia do Aditivo ao Fiscal do Contrato ou à Unidade Solicitante para controle da mesma; Encaminha uma cópia do Aditivo à Coordenadoria de Contabilidade e Finanças; Registra o Termo Aditivo no SICON/SIASG (Publicação no DOU); Controla o acompanhamento da vigência do Contrato através de Planilhas específicas do Setor; 16

18 3. REPACTUAÇÕES DE (Previsto no Art. 65 da Lei 8.666/93). EMPRESA/FORNECEDOR Encaminha solicitação de repactuação do Contrato continuado, anexando planilhas de demonstrações de custos e formação de preços; Recebe solicitação da Empresa; Encaminha à Coordenadoria de Contabilidade e Finanças para verificar as planilhas de custos e valores; COORDENADORIA DE CONTABILIDADE E FINANÇAS PROAD CONJUR EMPRESA/FORNECEDOR Emite parecer quanto à solicitação da Empresa, de repactuação do Contrato; Autoriza a Repactuação do Contrato; Elabora Minuta do Termo Aditivo de Repactuação; Envia à CONJUR para emitir parecer sobre a Minuta; Emite parecer quanto a Minuta do Termo Aditivo; Altera a Minuta se houver recomendação no Parecer da CONJUR e devolve à CONJUR para a verificação final; Envia Termo Aditivo para a Empresa/Fornecedor assinar; Assina as 3 (três) vias do Termo Aditivo e encaminha ao Setor de Contratos e Editais; 17

19 GABINETE DA REITORIA Recebe as vias do Termo Aditivo assinadas pela Empresa; Encaminha ao Gabinete do(a) Reitor(a) para assinatura; Assina as 3 (três) vias do Termo Aditivo; Arquiva uma via do Aditivo no Processo e outra em Arquivo específico do Setor; Encaminha a terceira via do Contrato à Empresa/Fornecedor; Encaminha uma cópia do Aditivo ao Fiscal do Contrato ou à Unidade Solicitante para controle da mesma; Encaminha uma cópia do Aditivo à Coordenadoria de Contabilidade e Finanças; Registra o Termo Aditivo no SICON/SIASG (Publicação no DOU); Controla o acompanhamento da vigência do Contrato através de Planilhas específicas do Setor; 18

20 4. NOTIFICAÇÕES (Previsto no Art. 87 da Lei 8.666/93). UNIDADE SOLICITANTE / FISCAL DO CONTRATO / SETOR DE TERCEIRIZADOS PROAD (PRÓ-REITOR DE ADMINISTRAÇÃO) Reúne todas as informações e comprovações documentais das irregularidades ou quebra de cláusulas contratuais das Empresas Fornecedoras ou Prestadoras de Serviços; Encaminha Memorando ao Setor de Contratos solicitando e justificando a Notificação da Empresa, se for o caso. Recebe e analisa o Memorando e documentação; Anexa documentação ao Processo original; Verifica a necessidade de Notificar a Contratada; Elabora documento de Notificação; Encaminha o Processo junto com 03 (três) vias da Notificação ao Pró-Reitor de Administração para análise, autorização e assinatura do documento. Analisa e autoriza a Notificação, se for o caso; Assina as 03 (três) vias da Notificação; Encaminha o Processo ao Setor de Contratos; Envia uma via à Empresa Contratada; Coloca uma via da Notificação no Processo e outra em Arquivo específico do Setor; Encaminha uma cópia da Notificação ao Setor Responsável e outra ao Fiscal do Contrato; Aguarda o cumprimento do prazo para atendimento das obrigações inadimplidas por parte da empresa; Arquiva a comprovação, no caso de atendimento; Procede à rescisão, no caso de não atendimento. 19

21 5. RESCISÃO DE CONTRATO (Previsto nos Art. 77 a 80 da Lei 8.666/93). FISCAL / GESTOR DO CONTRATO Reúne documentação comprobatória de irregularidades e motivação para rescisão do contrato; Encaminha a documentação, acompanhada das devidas Justificativas, ao Pró-Reitor de Administração para providências; PRÓ-REITOR DE ADMINISTRAÇÃO PRÓ-REITOR DE ADMINISTRAÇÃO Analisa a documentação apresentada e, se julgar procedente, despacha para o setor de contratos para elaboração de Notificação; Não julgando procedente ou julgando a justificativa insuficiente, devolve o pedido ao solicitante; Elabora documento de Notificação de Rescisão Unilateral, concedendo o prazo legal para efetivação da rescisão; Encaminha o Processo junto com 03 (três) vias da Notificação ao Pró-Reitor de Administração para autorização e assinatura do documento. Analisa e autoriza a Notificação, se for o caso; Assina as 03 (três) vias da Notificação; Encaminha o Processo ao Setor de Contratos e Editais; Envia uma via à Empresa Contratada; Coloca uma via da Notificação no Processo e outra em Arquivo específico do Setor; Encaminha uma cópia da Notificação ao Setor de Terceirizados e outra ao Fiscal do Contrato; 20

22 Aguarda o prazo para manifestações da Empresa; Encaminha documentos de manifestações para análise da Administração; PRÓ-REITOR DE ADMINISTRAÇÃO / FISCAIS E GESTORES DOS CONJUR PRÓ-REITOR DE ADMINISTRAÇÃO CCF Analisa as manifestações da Empresa; Emite parecer sobre a procedência das alegações; Arquiva o Processo se a UNIPAMPA acatar os argumentos da Empresa; Procede com a rescisão se a UNIPAMPA não aceitar a defesa da Empresa ou a mesma não enviar documento de defesa; Elabora Minuta de Rescisão; Encaminha à CONJUR para emissão de Parecer Jurídico; Emite parecer quanto a Minuta de Rescisão; Encaminha ao Pró-Reitor de Administração; Recebe os autos do processo e encaminha ao Setor de Contratos após análise, acompanhado de despacho com instruções sobre procedimentos; Altera a Minuta se houver recomendação no Parecer da CONJUR e devolve à CONJUR para a verificação final; Envia Rescisão para a Reitora Assinar; Registra a Rescisão no SICON/SIASG (Publicação no DOU); Arquiva o processo. Realiza os acertos financeiros pendentes; OBS: As rotinas descritas neste documento não são definitivas, porém deverão ser obedecidas e seguidas até que se tenha outro(s) procedimento(s) mais adequado(s) às necessidades do Setor de Contratos da UNIPAMPA, sempre levando em conta o que a legislação pertinente determina. 21

23 Responsável pela elaboração: MICHELE DA SILVA BARBOSA SIAPE Responsável pela Revisão: LUCIANO ANCHIETA BENITEZ SIAPE Aprovação: Dra. ZENEIDA M. SILVEIRA Procuradora Federal EVERTON BONOW Pró-Reitor de Administração 22