Unidade II. Vários questionamentos precisam ser feitos pelas empresas na escolha do método de avaliação de cargos a ser utilizado:

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1 Unidade II 6 MÉTODOS UTILIZADOS NA AVALIAÇÃO DE CARGOS O objetivo deste módulo é apresentar e exemplificar os métodos utilizados na avaliação de cargos, ou seja, os métodos quantitativos e não quantitativos e avaliar os cargos através desses métodos. Segundo Chiavenato (04, p. 267) a avaliação de cargos visa a obtenção de dados que permitirão uma conclusão acerca do valor interno relativo de cada cargo na organização, indicando as diferenças essenciais entre os cargos do ponto de vista quantitativo ou qualitativo. Há vários tipos de sistemas que a organização pode escolher e identificar como o que mais se adapta às políticas de avaliação de cargos. Vários questionamentos precisam ser feitos pelas empresas na escolha do método de avaliação de cargos a ser utilizado: 1 2 Será que a sua empresa terá condições e recursos financeiros para absorver os métodos que exigem um maior tempo e, conseqüentemente, um maior custo na sua aplicação? Será que as chefias estão motivadas e incentivadas o bastante para se responsabilizar por todo esse processo de avaliação de cargos? Será que a sua empresa conta com colaboradores competentes e habilidosos para desenvolver e compartilhar os diversos planos de avaliação de cargos? Será que a relação custo x qualidade está sendo focada pela sua empresa, devido à real necessidade de maiores despesas conforme o sistema adotado? 24

2 ADMINISTRAÇÃO DE CARGOS E SALÁRIOS No processo de avaliação de cargos poderão ser implementadas as negociações com sindicatos, órgãos de classe, pesquisas de mercado de salários etc, com o objetivo de constituir cargos e salários justos e eqüitativos. 1 De acordo com o estudo de alguns autores da área, as informações abaixo são fornecidas na descrição e análise de cargos em relação ao seu ocupante no intuito de se realizar a respectiva avaliação. O que faz: tarefas e atribuições. Quando faz: diariamente, mensalmente, semanalmente, anualmente etc. Como faz: com a utilização de máquinas, equipamentos, documentos e informações em geral etc. Onde faz: no ambiente de trabalho, ou seja, sentado, em pé, andando, parado. Por que faz: objetivos do cargo. A seguir, apresentamos um exemplo prático das responsabilidades do cargo de Tesoureiro: 2 O que faz: fechamento de caixa; conciliação de contas correntes e aplicações bancárias; recebimento de valores em dinheiro, cartões, cheques, em carteira; pagamentos de valores em dinheiro, cheques, ordens de pagamento, borderôs, em carteira etc. Quando faz: diariamente. Como faz: com a utilização de computador, impressora, máquina de calcular, internet, por meio de documentos diversos (notas fiscais, recibos, borderôs bancários etc). Referente a informações geradas por terceiros (clientes, instituições bancárias, fornecedores etc). Com o auxílio de colegas de outros setores (contas a pagar, contas a receber, financeiro etc.). Onde faz: sala individual, sentado, parado. 2

3 1 2 Por que faz: para cumprir as obrigações da entidade, mantendo sua saúde financeira, bem como administrar as origens e aplicações dos recursos financeiros da empresa. Segundo Zimpeck (02, p. 116) os sistemas não quantitativos sobressaem pela simplicidade e consistem de um simples ordenamento dos cargos segundo seu valor global comparativo. Abordaremos em seguida os grupos: escalonamento simples e método de graus determinados. Escalonamento simples (Comparação simples ou Job ranking / classificação de cargos). Segundo Chiavenato (06, p. ) o escalonamento simples consiste em dispor os cargos em um rol crescente ou decrescente em relação a um critério escolhido que funciona como padrão de comparação. Esse critério pode ser em termos de escolaridade, complexidade, responsabilidades etc. Esse método é considerado o mais básico, pois a sua aplicabilidade ocorre em empresas que têm reduzidos cargos a avaliar. Esse sistema possui a vantagem de ser rápido na aplicação e execução, com custo reduzido na implantação. De acordo com Decenzo e Robbins (03, p.193) as avaliações através do escalonamento simples são baseadas em descrições sumárias dos cargos incluídos e, às vezes, apenas em seus títulos e nada mais. Podemos observar que ocorre subjetividade nesse processo, sendo um sistema aberto a críticas. Segue abaixo o método de aplicação do escalonamento: 1º método: Limites inferiores e superiores a) Descrever e analisar os cargos; b) Montar e registrar a informação acima em um formato padrão; Quanto mais informações forem coletadas na descrição de cargo, mais rica e fácil será a avaliação. 26

4 ADMINISTRAÇÃO DE CARGOS E SALÁRIOS c) Definir o critério de comparação; d) Definir os limites superiores e inferiores com que o critério escolhido pode se apresentar; Exemplo: Critério formação educacional Limites superiores cargo que exige maior titulação escolar doutorado. Limites inferiores cargo que não exige titulação escolar 2º grau completo e) Comparar todos os cargos com o critério escolhido; f) Escalonar os cargos em um rol em ordem crescente ou decrescente classificação dos cargos. 2º método: Cargos de referência 1 a) Definir o critério de comparação entre os cargos; b) Definir alguns cargos de referência ligados ao critério escolhido; Exemplo: Critério formação educacional Cargos de referência: Cargo extremamente exigente em relação à titulação. Cargo muito exigente em relação à titulação. Cargo relativamente exigente em relação à titulação. Cargo pouco exigente em relação à titulação. Cargo não exigente em relação à titulação. 27

5 1 2 c) Comparar e escalonar os outros cargos em relação aos cargos de referência; d) Criar outros pontos de referência ao longo da hierarquia dos cargos; e) Dispor os cargos de referência em um rol em ordem crescente ou decrescente. Segundo Chiavenato (06, p.7) cada cargo de referência é um cargo-chave que será usado como um padrão ou ponto de localização com o qual os demais cargos serão comparados. É primordial que a seleção desses cargos de referência seja realizada com muito critério em todos os níveis da organização e que se analise se determinado cargo é mais ou menos importante que o cargo de referência. f) Colocar os cargos acima ou abaixo do ponto de referência. No próximo módulo, abordaremos os outros métodos de avaliação de cargos, apresentando suas vantagens e desvantagens, exemplificando e identificando quais os requisitos para melhor aplicação e desenvolvimento dos mesmos. 7 OUTROS MÉTODOS UTILIZADOS NA AVALIAÇÃO DE CARGOS Conforme afirma Pontes (04, p. 171) o método de graus predeterminados é uma sofisticação do escalonamento simples, que, por também não ser um método analítico, indicará que um cargo é mais importante que o outro, numa visão global, sem apresentar as reais diferenças existentes em cada cargo da organização. Esse método divide e separa os diversos cargos em categorias predeterminadas, como, por exemplo, cargos denominados mensalistas e cargos horistas. Os passos que devem ser seguidos no método citado são: a) Definir as grandes áreas da empresa de acordo com a execução das tarefas. Observar detalhes na descrição de cargo, é o mesmo que estar buscando futuras informações que serão utilizadas para vários processos: planejamento estratégico e de pessoal, recrutamento e seleção, avaliação de desempenho, plano de carreira etc., em atividade nas áreas de Recursos Humanos. 28

6 ADMINISTRAÇÃO DE CARGOS E SALÁRIOS Exemplo: Cargos de venda; Cargos administrativos; Cargos de indústria; Cargos executivos. b) Estabelecer as categorias para cada área dependendo do nível de responsabilidade / dificuldade. Exemplos: Categoria I Grau I trabalho não qualificado Tarefas com padrão definido; Aplicação de técnicas básicas; Supervisão contínua; Sem experiência anterior. Categoria II Grau II trabalho semiqualificado 1 Tarefas diversas e rotineiras; Aplicação de técnicas padronizadas; Supervisão direta; Experiência de 01 a 03 anos. Categoria III Grau III trabalho qualificado Tarefas com qualificação; Aplicação de técnicas diversas; Supervisão indireta; Experiência de 04 a 0 anos. Categoria IV Grau IV trabalho especializado 2 Tarefas com especialização; Conhecimento técnico; Supervisão geral; Formação técnica com nível superior; Experiência de 06 a 08 anos. 29

7 Categoria V Grau V trabalho executivo Tarefas extremamente especializadas; Formação superior, com especializações; Experiência de 09 a anos. 1 2 c) Alocar os diversos cargos nas categorias / graus: esse processo precisa ser desempenhado por profissionais que conhecem os fluxos da organização, pois alguns cargos poderão pertencer a dois ou mais graus ou categorias ao mesmo tempo. Segundo Chiavenato (04, p. 270) o método de classificação por categorias tem a vantagem de permitir agrupar um grande número de cargos em algumas classes ou categorias para que sejam tratados de maneira uniforme e padronizada. Porém, não podemos esquecer que esse método exige um forte julgamento, imparcialidade, experiência e competência por parte daqueles que irão alocar os inúmeros cargos nas diversas categorias ou graus da organização. De acordo com Zimpeck (02, p. 116) os sistemas quantitativos na avaliação de cargos são mais complexos, pois cada cargo é avaliado segundo um número de fatores e segundo seus graus ou subdivisões de requisitos, sendo estes ponderados para assegurar uma boa relação entre pesos dos cargos e salários correspondentes. Iremos observar, no decorrer desse estudo, que os métodos quantitativos possuem maior objetividade e são mais concretos em virtude de serem mais complexos na sua análise, exigirem mais tempo e custo maior na sua implantação. Focaremos em seguida dois métodos utilizados pelas organizações: avaliação pelo sistema de pontos e avaliação por comparação de fatores. Método de avaliação pelo sistema de pontos ou método de avaliação por fatores e pontos (point rating) Para qualquer implantação da área de Administração de Cargos e Salários/ RH, necessitamos, utilizar um Consultor externo ou um Analista de Cargos e Salários. Nesta fase, destacamos a necessidade de um perfeito treinamento técnico e motivacional para todos os níveis gerenciais, garantindo a qualidade e implantação do projeto.

8 ADMINISTRAÇÃO DE CARGOS E SALÁRIOS Segundo Chiavenato ( 06, p. 311) o método de avaliação por pontos é uma técnica analítica, pois os cargos são comparados através de fatores de avaliação em suas partes componentes e é também uma técnica quantitativa, pois são atribuídos valores numéricos (pontos) para cada elemento do cargo e um valor total é obtido pela soma dos valores numéricos (contagem de pontos). Ele é considerado o método mais utilizado atualmente pelas organizações: por ser um método com características objetivas e precisas e de fácil aplicabilidade, seus resultados são aceitos pelos colaboradores. A seguir, as etapas no processo do método de avaliação pelo sistema de pontos nas empresas: 1. Seleção dos cargos-chave: seleciona de % a 0% de cargos amostrais. 1 2 Exemplos de cargos-chave por ordem alfabética: Analista de custo Analista de laboratório Auditor interno Comprador Estoquista Secretária Telefonista 2. Seleção dos fatores de avaliação: devem ser sinalizados aqueles fatores que, ao mesmo tempo, diferenciam as peculiaridades de cada um dos cargos e sejam comuns à maior parte dos cargos, como por exemplo: formação educacional, tempo de experiência, iniciativa, dinamismo, criatividade etc. De acordo com Pontes ( 04, p. 186) no método por pontos existirão fatores melhores ou piores e, para a correta seleção desses, é necessária a análise acurada dos cargos a 31

9 serem avaliados. Não se podem englobar, por exemplo, cargos operacionais, administrativos e gerenciais, pois as suas naturezas são divergentes e requerem fatores diferentes para a avaliação. Podemos chegar à seguinte conclusão: quanto maior o número de fatores, melhor a avaliação. A seguir, temos um exemplo dos fatores de avaliação que são semelhantes aos fatores de análise de cargos: 1 Requisitos mentais: exigências quanto às características intelectuais; Requisitos físicos: exigências quanto às características físicas do colaborador; Responsabilidades: exigências quanto àquilo pelo que o ocupante deve se responsabilizar; Condições ambientais: as condições físicas sob as quais o ocupante desempenha seu trabalho. 3. Ponderação dos fatores de avaliação: é realizada de acordo com a relevância de cada fator, atribuindo um peso relativo nas comparações entre os cargos. Finalizado este processo, podem efetuar-se alguns ajustes, que favoreçam o equilíbrio estratégico dos cargos Montagem da escala de pontos: é a atribuição de valores numéricos, ou seja, pontos, aos graus de cada fator.. Montagem do manual de avaliação de cargos: é uma espécie de informativo-padrão de comparação entre os inúmeros graus de cada fator e seus respectivos valores, em forma de pontos. 6. Avaliação dos cargos através do manual: cada fator é comparado com todos os cargos da organização, descrevendo o grau e o número de pontos de cada cargo naquele respectivo fator. 32

10 ADMINISTRAÇÃO DE CARGOS E SALÁRIOS Método de comparação de fatores (factor comparison) 1 Segundo Chiavenato (06, p. 8) o método da comparação de fatores utiliza o princípio do escalonamento, pois é uma técnica analítica, no sentido de que os cargos são comparados através de fatores de avaliação. A seguir temos as etapas desenvolvidas nesse método: a) Escolha dos fatores de avaliação: comparação no escalonamento dos cargos a avaliar, que dependerá dos tipos e características dos respectivos cargos. b) Definição do significado de cada um dos fatores de avaliação: definição melhor gera maior precisão no método. c) Escolha dos cargos de referência: intuito de facilitar a escolha dos fatores de avaliação. d) Escalonamento dos fatores de avaliação: cada cargo de referência é analisado e avaliado em função do escalonamento dos fatores, como por exemplo: requisitos físicos, mentais, habilidades requeridas, responsabilidades etc. e) Avaliação dos fatores nos cargos de referência: a soma total do salário do colaborador em determinado cargo de referência a ser dividida e totalizada em termos absolutos para cada fator. 2 Para ficar mais claro esse processo, segue abaixo um exemplo de avaliação de fatores em um determinado cargo de referência de uma determinada empresa: FATORES DE AVALIAÇÃO SECRETÁRIA (R$) Requisitos mentais 1,00 Habilidades requeridas 180,00 Responsabilidades 60,00 Condições de trabalho 40,00 Competências 0,00 TOTAL 00,00 33

11 1 2 Concluindo, as empresas, de acordo com a sua administração de cargos e salários, devem escolher o método de avaliação de cargos que mais se adapta a sua cultura e aos seus objetivos organizacionais. 8 AVALIAÇÃO DE CARGOS Vamos agora concentrar nossa atenção em um tópico que é a essência da administração de cargos e salários: a avaliação de cargos. Segundo Decenzo e Robbins (03, p.192) avaliação de cargos refere-se ao uso das informações da análise de cargo para determinar de forma sistemática o valor de cada cargo em relação a todos os cargos dentro da organização. Vários aspectos são analisados na avaliação de cargos, tais como: a ordenação dos cargos por ordem de importância, a criação de uma hierarquia estabelecendo uma estrutura salarial. Se a organização trabalhar eficientemente o processo de avaliação de seus respectivos cargos, conseqüentemente, evitam situações que intrigam a mensuração dos salários, isto é, cada função terá o seu respectivo salário justo e consistente, de acordo com a realidade do mercado de trabalho. A melhor maneira de trabalhar com essa ferramenta de gestão de cargos e salários é formalizar um comitê de avaliação de cargos. O comitê é geralmente formado pelo responsável de Recursos Humanos e os gerentes das áreas técnicas referentes a cada cargo a ser avaliado. Conforme Pontes (04, p. 18) uma das questões mais democráticas é o trabalho realizado através do Comitê, pois é este que dará respaldo à aceitação de um projeto na empresa. Apesar de todos esses pontos positivos dos comitês de avaliação de cargos, este passa por algumas dificuldades, tais como: falta de motivação dos membros do comitê, falta Recordamos que no módulo anterior a qualidade da informação na descrição de cargo, era essencial......e o treinamento gerencial, você lembra dele? 34

12 ADMINISTRAÇÃO DE CARGOS E SALÁRIOS de objetividade nas inúmeras reuniões em função de ataques pessoais aos integrantes, dos atrasos, das discussões infundadas etc. Para facilitar o processo de avaliação de cargos, o comitê avaliador deve seguir algumas medidas: Definir sucintamente o que deve ser explanado nas reuniões; Definir claramente as atribuições e responsabilidades dos integrantes do comitê; Evitar discutir assuntos alheios aos objetivos da organização; Negociar em situações de conflitos e chegar a um consenso; Marcar o horário das reuniões com antecedência. Para se obter qualidade, recomendamos treinamento! 1 O papel dos comitês de avaliação tem um enfoque de extrema importância, pois todo o processo de alcançar o equilíbrio interno dos cargos está sob a responsabilidade desses comitês. Se esse trabalho for desenvolvido com eficácia, com certeza, o relacionamento empregador x colaborador terá uma grande evolução. 2 Conforme Lacombe (0, p.14) para assegurar a coerência interna dos salários, cada cargo deve ser avaliado em termos de pré-requisitos para os seus ocupantes, do esforço exigido e da responsabilidade que lhe é inerente, inclusive por erros possíveis e a gravidade de suas conseqüências. Temos abaixo o ordenamento básico de cargos, adotando o critério de funções diferentes, tais como: 1. Médico: alta escolaridade; 2. Enfermeira: maior habilidade e especialização que a auxiliar de enfermagem; 3. Auxiliar de enfermagem: habilidade e técnica; 4. Auxiliar de limpeza: menor complexidade. 3

13 1 2 Segundo Chiavenato (04, p.267) a idéia é proporcionar uma distribuição eqüitativa dos salários dentro da organização para eliminar qualquer tipo de arbitrariedade. Algumas empresas possuem diversos comitês de avaliação de cargos, como: Grupo operacional Grupo administrativo Grupo regional Grupo gerencial Essa divisão ocorre com a finalidade de garantir a correta hierarquização dos cargos, manter os critérios institucionais nas avaliações e garantir a aceitação de todos na empresa, pelo fato de vários colaboradores de diferentes setores terem participado do processo de avaliação. Quando as organizações possuem um pequeno número de pessoas e cargos, utiliza-se o método chamado ranking ou classificação na avaliação de cargos e salários. Esse método considera o colaborador ocupante do cargo e o cargo respectivo, comparando os cargos e seus ocupantes com outros semelhantes. Segundo Lacombe (0, p.1) o método do ranking não tem a necessidade de determinar fatores e utilizar pontuações se tornando inviável para as empresas que possuem um número relevante de pessoas e cargos. No caso dessas organizações devem-se pontuar ou plotar os fatores como competências, habilidades, responsabilidade, esforço, relacionamento, dentre outros, em diferentes níveis que são definidos em um manual de avaliação. Para que o assunto fique mais claro para você, segue abaixo um exemplo de pontuação dos fatores de avaliação de cargos e salários de uma empresa. O cuidado no momento do comitê de avaliação de cargos, é fazer com que haja o maior número de responsáveis das diversas ou diferentes áreas da empresa. 36

14 ADMINISTRAÇÃO DE CARGOS E SALÁRIOS FATORES 1º NÍVEL 2º NÍVEL 3º NÍVEL COMPETÊNCIAS E HABILIDADES Titulação Experiência 40 Criatividade 1 Iniciativa 1 Dinamismo 1 ESFORÇO Físico Mental 40 RESPONSABILIDADE Equipamentos 0 1 Documentos Dinheiro Trabalho dos outros 40 0 Informações confidenciais AMBIENTE DE TRABALHO Riscos 40 Iluminação Ruídos RELAÇÕES Com o cliente externo 40 Com o cliente 0 1 Com o cliente interno 0 1 LEGENDA DE ALGUNS ITENS: 1º NÍVEL: Fator titulação graduação 2º NÍVEL: Fator titulação - especialização 3º NÍVEL: Fator titulação mestrado 1º NÍVEL: Fator experiência 01 a 03 anos 2º NÍVEL: Fator experiência 03 a 0 anos 3º NÍVEL: Fator experiência 0 a 08 anos 1º NÍVEL: Fator criatividade/ iniciativa / dinamismo - baixa 2º NÍVEL: Fator criatividade/ iniciativa / dinamismo - média 3º NÍVEL: Fator criatividade/ iniciativa / dinamismo alta 37

15 1º NÍVEL: Fator físico - elevado 2º NÍVEL: Fator físico - médio 3º NÍVEL: Fator físico baixo 1º NÍVEL: Fator mental - elevado 2º NÍVEL: Fator mental - médio 3º NÍVEL: Fator mental baixo A partir de toda essa pontuação e avaliação de cada cargo definido através das políticas internas da empresa, poderemos estabelecer as faixas salariais, de acordo com as pesquisas de mercado. 38