Circulação de Materiais

Transcrição

1 Circulação de Materiais Manual APC

2 Manual PER-MAN-001 Circulação de Materiais Sumário 1. EMPRÉSTIMO/DEVOLUÇÃO/DÉBITOS/RENOVAÇÃO EMPRÉSTIMO DEVOLUÇÃO DÉBITOS AFASTAMENTO EMPRÉSTIMO ESPECIAL ENTRADA/SAÍDA RENOVAÇÃO HISTÓRICO ACERVO FECHADO SOLICITA ACERVO FECHADO NO BALCÃO ENTREGA/RECEBIMENTO CONTROLE DO MATERIAL SOLICITAÇÃO PELA CONSULTA ENTREGA/RECEBIMENTO PEDIDOS PENDENTES CONTROLE DO MATERIAL VISITANTE/ARMÁRIO VISITANTES CADASTRO DE VISITANTES ARMÁRIOS CADASTRO DE CHAVES ATUALIZAÇÃO DE DÉBITOS PAGAMENTO DE DÉBITOS RELATÓRIO DE PAGAMENTO DE DÉBITO NEGOCIAÇÃO Cadastro Consulta Cadastro Histórico CONSULTAS CONSULTA POR USUÁRIO CONSULTA POR EXEMPLAR TOPOGRÁFICO CONSULTA LIBERAÇÃO DO EXEMPLAR ARMÁRIOS ENTRADA / SAÍDA TURMAS VALIDAÇÃO DAS CHAVES DE CRIPTOGRAFIA CALENDÁRIO CALENDÁRIO COPIAR DADOS PARA OUTRAS BIBLIOTECAS AFASTAMENTO PENDENTE HISTÓRICO SITUAÇÃO DO USUÁRIO RESERVA Circulação de Materiais APC

3 Manual PER-MAN-001 Circulação de Materiais 8.1 RESERVAS SEM UTILIZAR AS LOCALIZAÇÕES RESERVAS UTILIZANDO AS LOCALIZAÇÕES CONSULTAS RESERVAS MATERIAL LIBERADO PARA VOLTAR AO ACERVO ANEXOS... 1 Circulação de Materiais APC

4 Manual PER-MAN-001 Circulação de Materiais APRESENTAÇÃO Este Módulo tem por objetivo realizar o controle dos processos de Circulação dos Materiais previamente cadastrados no módulo de catalogação. Figura: Tela Inicial Cada Instituição possui a facilidade de parametrizar e fixar normas particulares com relação ao número de documentos que podem ser emprestados bem como o número de dias que cada categoria de usuários poderá ficar com o material. A seguir, encontram-se os procedimentos do controle destas atividades. PARAMETRIZAÇÃO A parametrização de quantidades e prazos deverá ser realizada no Módulo Parâmetros / Instituição, na guia Circulação. E também em Parâmetros / Empréstimo. Circulação de Materiais APC

5 Manual PER-MAN-001 Empréstimo 1. EMPRÉSTIMO/DEVOLUÇÃO/DÉBITOS/RENOVAÇÃO Atividade pela qual a Instituição permite e/ou libera ao seu usuário obras da biblioteca por um período determinado. Este processo deve ser realizado pelo serviço de empréstimo que, conforme as necessidades criam regras próprias à sua instituição, elaborando normas por categoria de usuário e material ou tipo de obra a ser emprestado. Realiza a pesquisa de usuário pelo nome. Digitar o Código do usuário ou passar a caneta óptica sobre o cód. de barras da Carteira. Atalho para visualizar os dados do usuário sem precisar entrar na tela de usuários. Permite visualizar a foto do usuário. Todos os botões: Empréstimo, Devolução, Débito, etc. são liberados em Parâmetros/Permissões de usuários/circulação de Materiais. Mostra a quantidade de empréstimos pendentes para o usuário atual. Figura: Empréstimo /Devolução/Débitos Fotos ver Módulo: Parâmetros / Instituição / Parâmetros / Geral / Parâmetros do sistema Pesquisa do usuário pelo nome. Para pesquisar o nome do usuário: digitar o nome e a tecla TAB. O nome pesquisado será visualizado juntamente com o endereço, situação na Instituição e na Biblioteca conforme modelo ao lado. Figura: Tela de pesquisa Circulação de Materiais APC 1-1

6 Manual PER-MAN-001 Empréstimo O campo observação é habilitado para empréstimos conforme o de empréstimo do usuário, estabelecido no MÓDULO PARÂMETROS / EMPRÉSTIMO / TIPO. Neste campo, as informações devem ser cadastradas para controle interno da Biblioteca. Figura: Tipo Para que o empréstimo funcione é necessário cadastrar no módulo Parâmetros os parâmetros de empréstimo de acordo com a opção adotada pela Instituição: Figura: Por Tipo de usuário Figura: Por Tipo de Obra Figura: Categoria por Biblioteca Figura: Tipo de obra com limite geral Circulação de Materiais APC 1-2

7 Manual PER-MAN-001 Empréstimo IMPORTANTE: Para que o empréstimo tenha êxito, primeiro é necessário parametrizá-lo no Módulo Parâmetros / Empréstimo. 1.1 Empréstimo Pasta destinada à liberação de materiais conforme os parâmetros pré-estabelecidos pela Biblioteca. Dados do usuário Mostra a quantidade de materiais já emprestada em nome do usuário. Código do material a ser emprestado. Finaliza o empréstimo das obras informadas Retira da lista de Empréstimos o título. É necessário selecionar a linha desejada e clicar no botão Excluir. Número de vias do recibo de empréstimo é estipulado na própria tela Mostra as obras já emprestadas pelo usuário. Limpa todas as obras informadas mantendo o nome do usuário. Preencher o campo Cód. Pessoa; Preencher o campo Exemplar; Clicar em Atualizar. Figura: Empréstimo Limpa todos os dados da tela de empréstimos. IMPORTANTE: O empréstimo só será finalizado após clicar em ATUALIZAR. Circulação de Materiais APC 1-3

8 Manual PER-MAN-001 Empréstimo Após a leitura do(s) código(s) de exemplar (quantos forem permitidos ao usuário), o operador deve clicar no botão Atualizar. É exibida uma série de dados, entre eles: Título da Obra, Data de Devolução Prevista, Tipo de Empréstimo, Tipo de Obra, Classificação e Cutter. A data de devolução prevista é calculada de acordo com o calendário cadastrado pela própria Biblioteca (Ver a pasta Calendário), e a quantidade de materiais é determinada pela matriz cadastrada pela Biblioteca no Módulo de Parâmetros/Empréstimo. Trocando de pastas Pressionando a tecla Alt mais a letra grifada, é possível trocar de pastas. Utilização de senhas no Empréstimo Para segurança e controle do usuário o Sistema Pergamum permite utilizar senha no momento do empréstimo. Esta função deve ser habilitada em Parâmetros/Permissões de Usuário/Circulação de Materiais por operador. Figura: Tela de Senha Clicar no Módulo Parâmetros; Clicar em Permissões de Usuários; Digitar o Número da matrícula do operador; Clicar em Circulação de materiais; Marcar a opção Empréstimo - Solicita senha no empréstimo; Clicar em Gravar. OBS: Este procedimento deve ser repetido para todos os operadores que trabalham com o empréstimo de materiais. Circulação de Materiais APC 1-4

9 Manual PER-MAN-001 Empréstimo Cadastro de senha dos usuários para empréstimo As senhas dos usuários podem ser cadastradas direto no Módulo de Empréstimo, no momento do primeiro empréstimo. Ao realizar o primeiro empréstimo, abrirá a tela abaixo. Figura: Cadastro de senha para usuários Digitar sua Senha; Digitar novamente; Clicar em OK para cadastrar e confirmar o empréstimo. A alteração de senhas poderá ser efetuada no Módulo Usuários / Alteração de senhas ou liberada a opção no Acesso ao usuário na internet. Renovação Permite realizar a renovação diretamente na pasta de Empréstimo sem a necessidade de ir para a pasta Renovação. Figura: Renovação Selecionar o(s) título(s) a ser(em) renovado(s) com duplo clique; Clicar no botão Renovar. IMPORTANTE: O número de renovações é definido em Parâmetros / Instituição / Parâmetros / Circulação opção Nº de renovações permitidas. Marcando a opção Testar empréstimo 24h, o sistema bloqueia o exemplar que estiver no limite de renovações permitidas. Circulação de Materiais APC 1-5

10 Manual PER-MAN-001 Empréstimo Para efetuar o empréstimo o Sistema verifica: - Situação do usuário na Instituição; - Situação do usuário na Biblioteca; - Se o usuário possui débitos com a Biblioteca (desde que esta opção esteja marcada em Parâmetros/Empréstimo/Categoria e em Parâmetros/ Biblioteca/ Parâmetros / Verificar penalidade); - Se o usuário possui afastamento na Biblioteca (manual ou automático). Tecla atalho F12 Na tela de Empréstimo, pressionando a tecla F12, o sistema permitirá abrir a tela Visitantes / Armários, facilitando assim emprestar chaves sem sair do empréstimo de materiais. Figura: Tecla de atalho Circulação de Materiais APC 1-6

11 Manual PER-MAN-001 Empréstimo 1.2 Devolução Item pelo qual o sistema efetua a baixa dos materiais emprestados de um determinado usuário. Para efetuar devoluções não é necessário informar o nome do usuário. Informar todos os materiais a serem devolvidos. Marcar para que o sistema não pergunte se deseja efetuar o pagamento da multa, ou seja, sempre vai ser assim. Figura: Devolução Devolução sem atraso Selecionar a pasta Devolução; Informar o Código do material a ser devolvido; Clicar em Atualizar. Devolução com atraso Para as bibliotecas que optarem por receber o pagamento da multa no momento da devolução, este procedimento deverá ser habilitado no módulo Parâmetros / Permissões de Usuários / Circulação / Empréstimo Devolução - Receber multa na devolução. Selecionar a pasta Devolução; Informar o Código do material a ser devolvido; Clicar em Atualizar. Circulação de Materiais APC 1-7

12 Manual PER-MAN-001 Empréstimo Figura: Informação ao sistema IMPORTANTE: A devolução só será finalizada após clicar em ATUALIZAR. Devolução de Materiais de Outras Bibliotecas Para liberar ou bloquear a devolução de materiais de outras bibliotecas marcar ou desmarcar em Parâmetros /Bibliotecas /Parâmetros a opção devolver exemplar em outra biblioteca. Figura: Devolução de materiais Selecionar a pasta Devolução; Informar o Código do material a ser devolvido; (aparecerá a mensagem que este material é de outra Biblioteca) Clicar em Atualizar; (aparecerá a mensagem acima) Clicar em OK para entrar em malote. Penalidades Figura: Penalidades Circulação de Materiais APC 1-8

13 Manual PER-MAN-001 Empréstimo Para os materiais que estiverem em atraso, o Sistema oferece três opções de penalidades definidas no Módulo de Parâmetros/Empréstimos: Multa calculada por dia de atraso e por item; Suspensão o usuário é afastado automaticamente pelo período definido; Nenhuma o usuário é liberado automaticamente, mesmo que a data de devolução da obra esteja em atraso. Vale lembrar que para bloquear o empréstimo dos usuários em débito com a biblioteca marcar a opção Verificar penalidade em Parâmetros / Biblioteca. Circulação de Materiais APC 1-9

14 Manual PER-MAN-001 Empréstimo 1.3 Débitos É uma das penalidades aplicadas aos usuários em atraso no ato da devolução dos itens. Esta pasta permite realizar a atualização (pagamento) ou verificação de multas atribuídas a determinado usuário. Efetua o pagamento do título indicado. Valida o valor do desconto informado Permite que a impressão de uma via do boleto para pagamento o débito. Informações sobre a devolução. Ex: Multa paga com livros e outras formas de pagamentos, conforme as normas da Biblioteca. Para o tipo de multa 4, permite mandar débitos anteriores para a mensalidade, ver Parâmetros/Instituição/Circulação/Exportar multas. Possibilita pagar todas as multas em uma só vez. Figura: Débitos Pagamentos de débitos Selecionar a pasta Débitos; Informar o Cód. Pessoa; Selecionar o Débito a ser pago (atualizado); Clicar no botão Pagamento Figura: Mensagem do sistema Circulação de Materiais APC 1-10

15 Manual PER-MAN-001 Empréstimo Desconto Figura: Observações Selecionar a coluna Desconto; Informar o Desconto concedido; Clicar no botão Desconto; Figura: Mensagem do sistema Clicar em OK; Clicar no botão Pagamento; O Desconto não é um parcelamento. O Valor a pagar é a diferença entre o total da multa e o desconto concedido. O desconto é o perdão de parte ou total da dívida. Nunca poderá ser maior que o débito. Se o usuário não possuir débito na biblioteca o sistema mostrará a seguinte mensagem: Usuário não tem débito com a biblioteca. Circulação de Materiais APC 1-11

16 Manual PER-MAN-001 Empréstimo 1.4 Afastamento Controla o Afastamento do usuário na Biblioteca, motivado por ocorrências, como: atraso de livros, perda da carteira, perda de material, etc. Nesta pasta, são exibidos somente os afastamentos atuais, caso haja necessidade de consultar o histórico ir para a tela Afastamento. Inclui o motivo do afastamento no histórico do usuário bloqueando empréstimos, renovações e reservas até sua regularização. Para afastar o usuário da Biblioteca por prazo indeterminado, não preencher o campo Data de Fim de Afastamento. Exclui o motivo do afastamento não incluindo no histórico. Figura: Afastamento Selecionar a pasta Afastamento; Informar o Cód. Pessoa; Preencher o campo Data de Fim de Afastamento (se for por tempo determinado); Digitar no campo Motivo, a descrição do afastamento; Clicar no botão Incluir. Situações de Afastamento automático: Tolerância em dias no atraso de empréstimo, definidos em Parâmetros / Instituição / Parâmetros /Circulação; Situação do usuário na Instituição; Situação do usuário na Biblioteca; Se o usuário possui débitos com a Biblioteca (desde que esta opção esteja marcada em Parâmetros / Empréstimo / Categoria). Circulação de Materiais APC 1-12

17 Manual PER-MAN-001 Empréstimo 1.5 Empréstimo Especial Executa o empréstimo de materiais, ignorando as normas usuais padronizadas pela Instituição. Ex. Limite de empréstimo, Débitos com a biblioteca, Materiais que não podem ser emprestados no empréstimo normal, etc. Clicar duas vezes sobre a data para abrir o calendário. Fechando a tela Empréstimo, a hora Default voltará a ser atual. Figura: Empréstimo Especial Informar o Código do usuário; Mudar a Hora da devolução; Informar o Código do Exemplar; Determinar a Data para devolução conforme necessidade do usuário; Clicar no botão Atualizar. IMPORTANTE: Este tipo de empréstimo possibilita liberar o material mesmo que o usuário possua débito com a biblioteca. Após a mensagem de débito, clicar em OK e continuar o procedimento de empréstimo. Para efetuar a devolução deste material é utilizada a pasta de Devolução, conforme os procedimentos descritos em Devolução. Podem ser definidos datas e horários diferentes para cada material emprestado. Circulação de Materiais APC 1-13

18 Manual PER-MAN-001 Empréstimo 1.6 Entrada/Saída A finalidade desta pasta é controlar a Entrada e Saída dos materiais que se encontram emprestados. O usuário que desejar utilizar o material já emprestado para estudo no interior da Biblioteca, deve registrar o material ao entrar e ao sair deverá registrar a saída do material. Figura: Entrada/Saída Para dar Entrada Figura: Procedimento - Entrada Digitar o(s) Código(s) do(s) Exemplar(es); Clicar em Entrada Circulação de Materiais APC 1-14

19 Manual PER-MAN-001 Empréstimo Para dar Saída. Figura: Procedimento - Saída Digitar o(s) Código(s) do(s) Exemplar(es); Clicar em Saída. O material que estiver com o registro de entrada, não poderá ser devolvido, sem que antes seja registrada a saída do mesmo. O sistema avisará que o material está em atraso ao registrar a entrada. Para imprimir Relatórios destes procedimentos, entrar na pasta Consultas/Entrada e Saída. Figura: Impressão de Relatórios Circulação de Materiais APC 1-15

20 Manual PER-MAN-001 Empréstimo 1.7 Renovação Por esta pasta é possível renovar as obras, desde que não estejam em lista de reserva ou em atraso. Figura: Renovação Selecionar a pasta Renovação; Digitar o Cód. Pessoa; Dar duplo clique sobre o(s) Título(s) desejado(s); Clicar em Atualizar. IMPORTANTE: O número de renovações é definido em Parâmetros / Instituição / Parâmetros / Circulação. Marcando a opção Testar empréstimo 24h o sistema bloqueia o exemplar que estiver no limite de renovações permitidas. Desmarcando a opção Testar empréstimo 24h o exemplar deverá ser devolvido para ser emprestado novamente para o mesmo usuário. A renovação também poderá ser realizada pela pasta Empréstimo. Para efetuar a Renovação o Sistema verifica: Situação do usuário na Instituição; Situação do usuário na Biblioteca; Se o usuário possui débitos com a Biblioteca (desde que esta opção esteja marcada em Parâmetros/Empréstimo/Categoria); Se o usuário possui afastamento na Biblioteca (manual ou automático). Circulação de Materiais APC 1-16

21 Manual PER-MAN-001 Empréstimo 1.8 Histórico Esta pasta controla todo o histórico Geral, Pendentes e de Reservas de determinado usuário. É disponibilizada para o operador que possuir permissão em Parâmetros/ Permissões de Usuários/ Circulação de materiais / Empréstimo - Histórico Para a impressão da 2º via de recibos ou de devoluções e empréstimos. Figura: Histórico Digitar o Cód. Pessoa; Preencher as datas de Referência inicial e final; Escolher uma das opções Geral, Pendente, Reserva, Malote ou Serviços; Clicar no botão Mostrar. HISTÓRICO: Geral: - todos os títulos emprestados e/ou devolvidos no período estipulado; Pendentes títulos ainda não devolvidos no período estipulado; Reserva títulos reservados no período estipulado. Circulação de Materiais APC 1-17

22 Manual PER-MAN-001 Acervo Fechado 2. ACERVO FECHADO O Sistema Pergamum possui duas formas de realizar solicitações do acervo fechado: Pela consulta ou Direto no balcão. Antes de começar a usar este serviço é necessário escolher uma das formas. Pela consulta Figura: Acervo fechado Pela consulta Direto no balcão Figura: Acervo fechado - Direto no balcão Circulação de Materiais APC 2-1

23 Manual PER-MAN-001 Acervo Fechado 2.1 SOLICITA ACERVO FECHADO NO BALCÃO Nesta modalidade o usuário pesquisa a obra deseja, anota o número de chamada e vai até o balcão do acervo fechado para retirar o material. Antes de começar a usar este serviço é necessário parametrizar o sistema. Em Parâmetros / Biblioteca / Parâmetros / Possui Acervo fechado, marcar SIM; Depois em Parâmetros / Instituição / Parâmetros / Circulação e marcar a opção Solicita Acervo fechado no balcão. Figura: Entrega/Recebimento Consideramos três espaços físicos, na biblioteca: 1. O acervo fechado: onde está localizado o material que não esta acessível ao usuário; 2. O salão de leitura: onde o usuário consulta o material; 3. O balcão: onde são realizados: - Empréstimo domiciliar: empréstimo dos exemplares do salão de leitura, para o domicílio do usuário; - Devolução domiciliar: devolução dos exemplares do domicílio do usuário, para o acervo fechado; - Empréstimo dos exemplares do acervo fechado, para o usuário no salão de leitura; - Retorno do salão de leitura: Devolução dos exemplares do salão de leitura, para o acervo fechado. Circulação de Materiais APC 2-2

24 Manual PER-MAN-001 Acervo Fechado Consulta da obra no Módulo consulta. Figura: Consulta da obra Fazer a consulta da obra desejada; Consultar se esta disponível em exemplar; Anotar a Localização; Dirigir-se ao Setor do acervo fechado. Circulação de Materiais APC 2-3

25 Manual PER-MAN-001 Acervo Fechado ENTREGA/RECEBIMENTO Pasta que controla os pedidos de materiais que serão entregues ao usuário para consulta interna. Figura: Entrega/Recebimento Entrega do material no acervo fechado Este procedimento deverá ser feito para todas as obras que saírem do acervo fechado. O operador recebe a solicitação e, quando encontra o material efetua sua entrega (empréstimo interno). Clicar na pasta Entrega/Recebimento / Empréstimo; Digitar o Código do exemplar a ser emprestado para consulta interna; Clicar no botão Emprestar. Depois do empréstimo pelo acervo fechado, a obra fica com localização Salão de Leitura (esta localização é indicada na tela Parâmetros/Biblioteca / Localização do exemplar no salão de leitura). Empréstimo (domiciliar) no setor de Circulação de materiais A obra é baixada do acervo fechado, passando da localização Salão de Leitura para a localização: Emprestado Caso estiver marcada a opção: Ao emprestar, realizar devolução automática no acervo fechado em Parâmetros/Biblioteca/ Parâmetros. As obras emprestadas pelo Módulo de Circulação serão retiradas da pendência do Acervo fechado automaticamente. Circulação de Materiais APC 2-4

26 Manual PER-MAN-001 Acervo Fechado Devolução no setor de Circulação de materiais (empréstimo) Se estiver marcada a opção: Ao devolver, realizar devolução automática no acervo fechado em Parâmetros / Biblioteca /Parâmetros, a devolução da obra será automática no acervo fechado. Se não estiver marcado esta opção proceder a devolução na tela do Acervo fechado. Devolução para o acervo fechado Este procedimento deverá ser feito quando não estiver marcada a opção: Ao devolver, realizar devolução automática no acervo fechado em Parâmetros / Biblioteca /Parâmetros e para as obras que foram solicitadas para a consulta local, e, não foram emprestadas pelo Módulo de Circulação de Materiais. Figura: Devolução de acervo fechado Devolvendo com código do usuário Clicar na pasta Entrega/Recebimento / Empréstimo; Digitar o Código do exemplar a ser devolvido para o acervo fechado; Clicar no botão Devolver; Circulação de Materiais APC 2-5

27 Manual PER-MAN-001 Acervo Fechado Devolvendo sem código do usuário Clicar na pasta Entrega/Recebimento / Devolução; Clicar no botão Devolver; Figura: Devolução de acervo fechado IMPORTANTE: Para as obras que saírem do Acervo Fechado somente para consulta local, não esquecer de fazer a devolução na pasta Entrega / Recebimento. Circulação de Materiais APC 2-6

28 Manual PER-MAN-001 Acervo Fechado CONTROLE DO MATERIAL Material não encontrado no Acervo fechado. Este material deverá ser informado ao setor de preparo técnico para que seja alterado o status para Excluído, deixando, assim, de aparecer na lista de material não encontrado. Figura: Controle de material Digitar a Data inicial e Data final da pesquisa; Marcar uma das opções Material não devolvido ou Material não encontrado; Clicar em Mostrar; Se necessário Clicar em Imprimir. Material não devolvido - Relaciona as obras que foram emprestadas somente para consulta e não foram devolvidas ao acervo; Material não encontrado - Relaciona as obras que não foram encontradas no acervo e estão listadas na pasta Pedidos Pendentes. Circulação de Materiais APC 2-7

29 Manual PER-MAN-001 Acervo Fechado 2.2 SOLICITAÇÃO PELA CONSULTA Nesta modalidade as solicitações são feitas, pelos usuários, através do módulo da Consulta. Antes de começar a usar este serviço é necessário parametrizar o sistema. Em Parâmetros / Biblioteca /Parâmetros e marcar a opção Possui acervo fechado SIM. Depois em Parâmetros / Instituição /Parâmetros / Circulação / Localização do material que identifica o acervo fechado colocar a localização dos exemplares do acervo fechado (usada no cadastro). Figura: Entrega/Recebimento Consideramos três espaços físicos, na biblioteca: 1. O acervo fechado: onde está localizado o material que não esta acessível ao usuário; 2. O salão de leitura: onde o usuário consulta o material; 3. O balcão: onde são realizados: - Empréstimo domiciliar: empréstimo dos exemplares do salão de leitura, para o domicílio do usuário; - Devolução domiciliar: devolução dos exemplares do domicílio do usuário, para o acervo fechado; - Empréstimo dos exemplares do acervo fechado, para o usuário no salão de leitura; - Retorno do salão de leitura: Devolução dos exemplares do salão de leitura, para o acervo fechado. Circulação de Materiais APC 2-8

30 Manual PER-MAN-001 Acervo Fechado Solicitação da obra pelo Módulo consulta A solicitação deste material é feita pelo Módulo de Consulta e identificado pela senha e código do usuário. O sistema imprime automaticamente um recibo, no setor responsável, para controle e localização do material. Figura: Solicitação pela consulta Fazer a Consulta da obra desejada; Consultar se esta disponível em Exemplar; Clicar no botão Armazém; Selecionar a Biblioteca; Selecionar o volume, o tomo e a parte, se necessário; Digitar seu Código de usuário (o usuário que esta solicitando o material); Digitar a Senha; Clicar em Confirmar. Circulação de Materiais APC 2-9

31 Manual PER-MAN-001 Acervo Fechado ENTREGA/RECEBIMENTO Pasta que controla os pedidos de materiais que serão entregues ao usuário para consulta interna. Figura: Empréstimo interno do material Entrega do material no acervo fechado Este procedimento deverá ser feito para todas as obras que saírem do acervo. O operador recebe a solicitação e, quando encontra o material efetua sua entrega (empréstimo interno). Clicar na pasta Entrega/Recebimento; Digitar o Código do exemplar a ser emprestado; Clicar no botão Emprestar. Depois do empréstimo pelo acervo fechado, a obra fica com localização Salão de Leitura (esta localização é indicada na tela Parâmetros/Biblioteca / Localização do exemplar no salão de leitura). Circulação de Materiais APC 2-10

32 Manual PER-MAN-001 Acervo Fechado Empréstimo (domiciliar) no setor de Circulação de materiais A obra é baixada do acervo fechado, passando da localização Salão de Leitura para a localização: Emprestado Caso estiver marcada a opção: Ao emprestar, realizar devolução automática no acervo fechado em Parâmetros/Biblioteca/ Parâmetros. As obras emprestadas pelo Módulo de Circulação serão retiradas da pendência do Acervo fechado automaticamente. Devolução no setor de Circulação de materiais (empréstimo) Se estiver marcada a opção: Ao devolver, realizar devolução automática no acervo fechado em Parâmetros / Biblioteca /Parâmetros, a devolução da obra será automática no acervo fechado. Se não estiver marcada esta opção proceder à devolução na tela do Acervo fechado. Devolução para o acervo fechado Este procedimento deverá ser feito quando não estiver marcada a opção: Ao devolver, realizar devolução automática no acervo fechado em Parâmetros / Biblioteca /Parâmetros e para as obras que foram solicitadas para a consulta local, e, não foram emprestadas pelo Módulo de Circulação de Materiais. Figura: Devolução do material Circulação de Materiais APC 2-11

33 Manual PER-MAN-001 Acervo Fechado Clicar na pasta Entrega/Recebimento; Digitar o Código do exemplar a ser devolvido para o acervo fechado; Clicar no botão Devolver. IMPORTANTE: Para as obras que saírem do acervo fechado somente para consulta local, não esquecer de fazer a devolução na pasta Entrega/Recebimento Circulação de Materiais APC 2-12

34 Manual PER-MAN-001 Acervo Fechado PEDIDOS PENDENTES Permite localizar os materiais solicitados para empréstimo e que não foram encontrados no acervo. Este material deverá ser informado ao setor de preparo técnico para que seja alterado o status para Excluído, deixando, assim, de aparecer na lista de material não encontrado. Não marcando a opção abaixo é necessário clicar neste botão para fazer o refresh e buscar as novas solicitações. Figura: Pedidos pendentes Clicar na pasta Pedidos Pendentes; Clicar no botão Não encontrado; Aparecerá a mensagem abaixo: Figura: Mensagem do sistema Dar duplo clique no botão Não encontrado para liberar este material da lista; Circulação de Materiais APC 2-13

35 Manual PER-MAN-001 Acervo Fechado CONTROLE DO MATERIAL Material não encontrado no acervo fechado. Este material deverá ser informado ao setor de preparo técnico para que seja alterado o status para Excluído, deixando, assim, de aparecer na lista de material não encontrado. Figura: Controle do material Digitar a Data inicial e Data final da pesquisa; Marcar uma das opções Material não devolvido ou Material não encontrado; Clicar em Mostrar; Se necessário Clicar em Imprimir. Material não devolvido - Relaciona as obras que foram emprestadas somente para consulta e não foram devolvidas ao acervo; Material não encontrado - Relaciona as obras que não foram encontradas no acervo e estão listadas na pasta Pedidos pendentes. Circulação de Materiais APC 2-14

36 Manual PER-MAN-001 Acervo Fechado FLUXOGRAMA Consideramos três espaços físicos, na biblioteca: 1. O acervo fechado: onde está localizado o material que não é acessível ao usuário; 2. O salão de leitura: onde o usuário consulta o material; 3. O balcão: onde são realizados: - Empréstimo domiciliar: empréstimo dos exemplares do salão de leitura, para o domicílio do usuário; - Devolução domiciliar: devolução dos exemplares do domicílio do usuário, para o acervo fechado; - Empréstimo dos exemplares do acervo fechado, para o usuário no salão de leitura; - Retorno do salão de leitura: Devolução dos exemplares do salão de leitura, para o acervo fechado. 1- Pedido do material para o acervo fechado 2- Empréstimo domiciliar Início Realizar o fluxo Devolução ou retorno do salão de leitura Não A opção ao emprestar, realizar devolução " está marcada? Sim Exemplar está pendente? Sim Não FIM Circulação de Materiais APC 2-15

37 Manual PER-MAN-001 Acervo Fechado 3- Devolução domiciliar ou retorno do salão de leitura Circulação de Materiais APC 2-16

38 Manual PER-MAN-001 Visitante/Armário 3. VISITANTE/ARMÁRIO Atividade pela qual o sistema controla os usuários visitantes e a entrega de chaves para utilização de armários. Figura: Visitante / Armários 3.1 VISITANTES Procedimento pelo qual o sistema controla o cadastro dos usuários que não possuem carteira para acesso à Biblioteca. São consideradas visitantes as pessoas da comunidade externa à Instituição e qualquer usuário que não possua a identificação da Instituição. Para este processo, a Biblioteca deverá ter carteiras específicas para Visitantes, com códigos de barras exclusivas para esta finalidade. Figura: Visitante Circulação de Materiais APC 3-1

39 Manual PER-MAN-001 Visitante/Armário Para Entrar Biblioteca com carteira para visitantes o o o o o Cadastrar previamente as carteiras na guia Cadastro de visitantes; Informar o Número da Carteira; Digitar o nome completo do Visitante; Digitar outras informações no campo Observação; Clicar no botão Entrada (inclui o Visitante no controle de circulação. A data de entrada será automaticamente preenchida pelo sistema) Para Entrar - Biblioteca sem carteira para visitantes o o o o Informar o Número do RG; Digitar o nome completo do Visitante; Digitar outras informações no campo Observação; Clicar no botão Entrada (inclui o Visitante no controle de circulação. A data de entrada será automaticamente preenchida pelo sistema) Para Sair o o o Digitar o Número da Carteira; A Data Saída é automaticamente preenchida pelo sistema; Clicar no botão Saída (retira o Visitante no controle de circulação. A data de saída será automaticamente preenchida pelo sistema) Após a saída do visitante a carteira deverá ser devolvida e reutilizada para novos visitantes. O cadastro do visitante é temporário (enquanto estiver no interior da biblioteca) não tendo vínculo com o Módulo Usuários do sistema. Circulação de Materiais APC 3-2

40 Manual PER-MAN-001 Visitante/Armário Histórico O Histórico pode ser realizada através dos filtros: Pendentes - que não deram saída da biblioteca, independente de data de entrada, Por datas e Por código. Figura: Histórico Selecionar um dos três filtros; Digitar a Data ou o Código; Clicar em Mostrar. Circulação de Materiais APC 3-3

41 Manual PER-MAN-001 Visitante/Armário 3.2 Cadastro de Visitantes Esta pasta permite o Cadastro da Carteira para Visitantes e seu controle de devolução. Figura: Cadastro de visitantes Digitar o Número da carteirinha; Clicar em Inserir. Liberado Carteira liberada para um novo empréstimo. Afastado Visitante não devolveu a Carteira, tornando afastado o código. Validade Identifica se o cadastro do visitante é válido. Circulação de Materiais APC 3-4

42 Manual PER-MAN-001 Visitante/Armário 3.3 ARMÁRIOS Procedimento pelo qual o sistema controla a entrega e devolução de chaves dos armários. De acordo com as definições realizadas em Parâmetros / Biblioteca / Parâmetros / Controle de armários, será visualizado duas telas: Figura: Armários Procedimentos para entrega da chave: Para Emprestar a chave o Cadastrar previamente as chaves na guia Cadastro de Chaves; o Digitar o Número da chave; o Digitar o Cód. do usuário; o Digitar, no campo Observação, dados como telefone ou outro indicativo do usuário; o Clicar no botão Emprestar. Permissões especiais para empréstimo de chaves: Para habilitar estas permissões entrar em Parâmetros / Permissões de usuários / Circulação de materiais Visitantes - Armários - solicitar senha no empréstimo; Impressão do recibo de empréstimo de chaves; Impressão do recibo de devolução de chaves; Impressão do recibo de devolução de chaves com multa Circulação de Materiais APC 3-5

43 Manual PER-MAN-001 Visitante/Armário O botão Pendentes possibilita visualizar as chaves pendentes, ou seja, que não foram entregues e que estão de posse de determinado usuário. Para imprimir o relatório geral ou pendente entrar em Circulação de materiais /Consultas/Armários. Figura: Chaves pendentes Para Devolver a chave o o Digite o número da chave, que automaticamente trará os dados na tela, fazendo com que a Data Saída seja também preenchida; Clicar no botão Devolver. Figura: Devolução de chaves Circulação de Materiais APC 3-6

44 Manual PER-MAN-001 Visitante/Armário Caso o usuário esteja em atraso com as chaves aparecerá à mensagem. Ao fazer a devolução das chaves já com atraso, o sistema fará o cálculo da multa. Figura: Chaves em atraso Clicando em NO os débitos ficarão na tela Empréstimo / Débitos / Armários Clicando em YES o débito será pago no momento, não ficando pendente. IMPORTANTE: Após rodar o Automático-dia no Módulo Parâmetros / Processos diários, os usuários que estiverem com chaves de armário emprestadas serão afastados, impedindo-os de realizar novos empréstimos, renovações ou reservas. Para cobrar multa pelo atraso na devolução das chaves, em Parâmetros / Biblioteca / Parâmetros / Controle de Armários e Modo de penalidades de armários. Circulação de Materiais APC 3-7

45 Manual PER-MAN-001 Visitante/Armário 3.4 CADASTRO DE CHAVES Esta pasta permite o Cadastro de Chaves que serão utilizadas nos armários. Figura: Cadastro de chaves Digitar o Código da Chave; Teclar TAB; Selecionar a Biblioteca; Clicar em Inserir. Circulação de Materiais APC 3-8

46 Manual PER-MAN-001 Atualização de Débitos 4. ATUALIZAÇÃO DE DÉBITOS Esta pasta controla a atualização (pagamento) ou verificação de débitos (multas) atribuídos a determinado usuário. Permite gerar relatórios de pagamentos diários por Operador. Possibilita gerar e administrar listagens de obras para formas alternativas de negociação de débitos. Figura: Atualização de débitos 4.1 Pagamento de débitos Nesta tela é possível atualizar a situação de usuários com débitos na biblioteca. Permite verificar os débitos para: Devolução, Armários e Diversos. Figura: Pagamentos de débitos Circulação de Materiais APC 4-1

47 Manual PER-MAN-001 Atualização de Débitos Pagamento o Digitar o código do Usuário ou pesquise pelo nome; o Selecionar o Tipo de débito desejado, Devolução, Armários ou Diversos; o Clicar sobre o débito que deseja efetuar o pagamento; o Se necessário clicar na opção Pagar todos os débitos; o Se necessário clicar na opção Enviar para a mensalidade; o Clicar no botão Pagamento. Desconto o Digitar o Código do Usuário; o Clicar ao lado do valor do débito (multa) na guia Desconto; o Digitar o Valor do desconto; o Clicar em Desconto o Clicar em Pagamento. IMPORTANTE: Após clicar em Desconto é indispensável clicar em Pagamento para atualizar o débito. Débito gerado pelo atraso na devolução dos materiais. Débito gerado pelo atraso na devolução das chaves dos armários. O cálculo dos débitos será feito conforme marcado no Módulo Parâmetros/Biblioteca/Parâmetros /Multa de armários. Dias - Permite calcular o débito a partir do número de dias cadastrados. Horas - Permite calcular o débito a partir do número de horas cadastradas Débito gerado pelo não pagamento de serviços cadastrados no Módulo Diversos/Serviços. Exportar multas. Esta opção só será visível para as bibliotecas que utilizam a opção Circulação de Materiais APC 4-2

48 Manual PER-MAN-001 Atualização de Débitos 4.2 RELATÓRIO DE PAGAMENTO DE DÉBITO Atividade pela qual o sistema mostra o recebimento de débito (multas) de determinado operador. Figura: Relatório de pagamento de débitos Informar as Datas desejadas; Informar o Cód. do operador (caso não seja informado um código específico, o relatório será de todos os operadores); Selecionar uma das Opções; Clicar em Imprimir. Circulação de Materiais APC 4-3

49 Manual PER-MAN-001 Atualização de Débitos Ordenado pela data de pagamento de multa. Ordenado pela data de pagamento de multa. Figura: Relatório de descontos realizados Circulação de Materiais APC 4-4

50 Manual PER-MAN-001 Atualização de Débitos 4.3 NEGOCIAÇÃO Nesta tela é possível gerenciar formas alternativas de pagamento de débitos na biblioteca. Figura: Negociação CADASTRO Nesta tela é possível realizar o cadastro de títulos de obras para a negociação de débitos com os usuários. Figura: Cadastro Digitar o Título; Digitar o Valor; Especificar a Quantidade; Digitar a Observação, se necessário; Clicar em Inserir. Circulação de Materiais APC 4-5

51 Manual PER-MAN-001 Atualização de Débitos CONSULTA CADASTRO Relação de títulos cadastrados a serem escolhidos pelo usuário para quitar seu débito com a biblioteca. Figura: Consulta cadastro Para retirar da lista os livros escolhidos o Selecionar o título; o Preencher o campo Observação com o nome do usuário que esta negociando a multa; o Clicar em Alterar; o Clicar em Liberar. Filtros de visualização e ordenação dos títulos Alterar Altera os dados do campo Observação. Imprimir Imprime a relação de títulos a ser solicitado. Excluir Exclui o título da listagem. Liberar Retira o título negociado da listagem. Circulação de Materiais APC 4-6

52 Manual PER-MAN-001 Atualização de Débitos Para excluir um item da lista deve-se clicar sobre o título e clicar no Botão Excluir. Para imprimir a listagem com os títulos: Figura: Imprimindo a listagem de títulos o o Marcar o(s) título(s) desejado(s); Clicar em Imprimir. Figura: Relatório de negociação de multas Circulação de Materiais APC 4-7

53 Manual PER-MAN-001 Atualização de Débitos HISTÓRICO Consiste no Histórico de todos os livros liberados, trazendo a data de cadastro, a data de liberação e o valor negociado em troca da dívida. Figura: Histórico Preencher a Data inicial e Data final; Clicar em Mostrar; Se necessário clicar em Imprimir. Circulação de Materiais APC 4-8

54 Manual PER-MAN-001 Consultas 5. CONSULTAS Pasta pela qual o sistema realiza vários tipos de pesquisa/consulta: Usuário; Exemplar; Topográfico; Armários e Entrada/Saída. Figura: Consulta No campo Histórico é possível escolher as seguintes opções para pesquisa: Geral - todos os exemplares emprestados e/ou devolvidos; Pendente - todos os exemplares emprestados e não devolvidos; Reserva - material reservado; Malote exemplares que foram solicitados via malote, por determinado usuário; Armários empréstimo de chaves; Serviços serviços prestados pela biblioteca, ex. levantamentos, xerox etc.; Estornos estornos que foram realizados para o usuário informado; Visualiza somente débitos todos os materiais que tiveram débitos. Circulação de Materiais APC 5-1

55 Manual PER-MAN-001 Consultas 5.1 CONSULTA POR USUÁRIO Atividade pela qual o sistema exibe dados do usuário, referentes a empréstimos, devoluções, pagamentos de multa e reservas. Esta tela é utilizada para pesquisa de determinado Usuário, ou seja, caso ocorra alguma dúvida sobre os materiais que estão, ou foram emprestados. Imprimi os dados consultados, Figura: Consulta por usuário Informar o Código do usuário; Informar a Data Referência Inicial e Final para pesquisa; Escolher a opção no campo Histórico; Clicar no botão Mostrar; Clicar no botão Imprimir. Circulação de Materiais APC 5-2

56 Manual PER-MAN-001 Consultas Declaração nada consta. Imprime uma mensagem padrão, declarando que o usuário está em dia com a Biblioteca. Esta mensagem deverá ser cadastrada no Módulo Parâmetros/Biblioteca/Mensagens. Após solicitar a impressão, o usuário é automaticamente afastado da Biblioteca. Esta situação permanece até a necessidade de liberação. (Ex.: Formandos, re-matrícula e afastamento da Instituição, etc.) Figura: Declaração "nada consta" A Declaração só será liberada se o usuário não tiver nenhuma pendência na Biblioteca. o Informar o Código do usuário; o Informar a Data Referência Inicial e Final para pesquisa; o Escolher a opção Pendente; o Clicar no botão Mostrar para habilitar o botão Declaração; o Clicar em Declaração. Impressão de 2ª via de recibos - Imprime a 2ª via de Devolução, Empréstimo e Multa. Figura: Impressão de 2º via de recibos o Informar o Código do usuário; o Informar a Data Referência Inicial e Final para pesquisa; o Escolher a opção Geral; o Clicar no botão Mostrar para habilitar o botão 2ª Via; o Selecionar o item que deseja uma 2ª via; o Clicar em Imprimir. Circulação de Materiais APC 5-3

57 Manual PER-MAN-001 Consultas Excluir Reservas Figura: Excluir reservas o Informar o Código do usuário; o Informar a Data Referência Inicial e Final para pesquisa; o Escolher a opção Reserva; o Clicar no botão Mostrar para habilitar o botão Excluir Reserva; o Selecionar o item que deseja excluir; o Clicar em Excluir Reserva. Malote Figura: Malote o Informar o Código do usuário; o Informar a Data Referência Inicial e Final para pesquisa; o Escolher a opção Malote; o Clicar em Mostrar. Circulação de Materiais APC 5-4

58 Manual PER-MAN-001 Consultas Serviços Figura: Serviços o Informar o Código do usuário; o Informar a Data Referência Inicial e Final para pesquisa; o Escolher a opção Serviços; o Clicar em Mostrar. Estorno de Débito Possibilita fazer o estorno de débito Figura: Estorno de débito o Informar o Código do usuário; o Informar a Data Referência Inicial e Final para pesquisa; o Escolher a opção Geral; o Clicar no botão Mostrar para habilitar o botão Estornar Multa; o Selecionar o item que deseja fazer o estorno; o Clicar em Estornar Multa. Circulação de Materiais APC 5-5

59 Manual PER-MAN-001 Consultas 5.2 Consulta por Exemplar Esta tela é usada quando surgem dúvidas com determinado material. Possibilita verificar com quem está ou quem foi o último usuário a emprestá-lo, exibindo um histórico completo do exemplar informado. Figura: Consulta e exemplar No campo Histórico é possível escolher as seguintes opções para pesquisa: Geral - Todos os usuários que emprestaram o exemplar informado; Pendente O último usuário que emprestou e ainda não devolveu; Malote Exemplares que foram solicitados via malote, por determinado usuário. Selecionar a pasta Exemplar; Informar o Código do Material; Informar a Data Referência: Inicial e Final; Marcar uma das opções no campo Histórico; Clicar no botão Mostrar. Circulação de Materiais APC 5-6

60 Manual PER-MAN-001 Consultas 5.3 Topográfico Pasta pela qual o sistema exibe os dados de circulação dos materiais referentes a uma determina classificação. É usada quando surgem problemas com determinado material, do qual o operador tenha a classificação (número de chamada do material), permitindo verificar com quem se encontra determinada obra. Figura: Topográfico Preencher o Sub Campo <a>; Classificação; Preencher o Sub Campo <b> Cutter; Preencher o Sub Campo <c> Se necessário; Preencher o Sub Campo <d> Se necessário; Informar a Data inicial e Final; Clicar em Mostrar; Clicar sobre o Título. Quando o resultado da consulta for maior que um (01), é necessário clicar sobre o título desejado para mostrar o usuário que está com o material. Circulação de Materiais APC 5-7

61 Manual PER-MAN-001 Consultas 5.4 Consulta liberação do exemplar Pasta que permite controlar a saída dos materiais da Biblioteca. Geralmente utilizada em Bibliotecas que não possuem um sistema de segurança (hastes magnéticas). Preenchendo o campo Exemplar, é possível verificar se o material está liberado ou não para sair da biblioteca. Figura: Liberado Figura: Não liberado Circulação de Materiais APC 5-8

62 Manual PER-MAN-001 Consultas 5.5 Armários Esta pasta permite controlar as pendências no empréstimo de chaves dos armários. Figura: Armários No campo Histórico é possível escolher as seguintes opções para pesquisa: Geral - Todas as chaves que foram emprestadas no período informado; Pendente - Todas as chaves emprestadas e não devolvidas. Digitar a Data Inicial; Digitar a Data final; Escolher a opção Geral ou Pendente; Clicar em Mostrar; Clicar em Imprimir. IMPORTANTE: Após rodar o Automático dia, no Módulo Parâmetros / Processos diários, os usuários que estiverem com a chave emprestada serão afastados, impedindo-os de realizar novos empréstimos, reservas ou renovações. Circulação de Materiais APC 5-9

63 Manual PER-MAN-001 Consultas 5.6 Entrada / Saída Esta pasta possibilita gerenciar as pendências na entrada e saída de materiais, já emprestados, na biblioteca. Figura: Entrada/Saída No campo Histórico é possível escolher as seguintes opções para pesquisa: Geral - Todos os exemplares emprestados que tiveram registro de entrada; Pendente - Todos os exemplares com registro de entrada que não tiveram a saída registrada. Selecionar a pasta Entrada/saída; Escolher a Biblioteca; Escolher a opção Pendente ou Geral; Digitar a Data Inicial e Data Final; Clicar em Mostrar; Clicar em Imprimir. IMPORTANTE: Quando o usuário entrar com um material na biblioteca, o sistema fará a verificação e informará qualquer irregularidade. Livros com registro de Entrada na biblioteca não poderão se emprestados. Ao tentar emprestar, o sistema mostrará a seguinte mensagem: O exemplar possui registro de entrada na Biblioteca. Circulação de Materiais APC 5-10

64 Manual PER-MAN-001 Consultas 5.7 Turmas Esta pasta permite fazer a consulta, por Turma, dos usuários que estão com pendências na Biblioteca. Figura: Turmas Digitar o Código do departamento ou realizar a busca pelo nome do departamento; Especificar a Data de referência; Escolher a opção Turmas; Clicar em Mostrar. O cadastro das Turmas é realizado no Módulo Usuário / Unidade Organizacional /Pessoa / Turma e vinculado no Módulo Usuários / Usuários / Unidade Organizacional. Circulação de Materiais APC 5-11

65 Manual PER-MAN-001 Consultas 5.8 Validação das chaves de criptografia Esta pasta permite fazer a consulta da criptografia impressa nos recibos de devolução e renovação. Figura: Validação das chaves de criptografia Digitar o Código do usuário ou realizar a busca pelo nome; Digitar o número do Exemplar desejado; Especificar a Data da renovação; Especificar a Hora da renovação; Clicar em Exibir chave de renovação/devolução. Circulação de Materiais APC 5-12

66 Manual PER-MAN-001 Calendário 6. CALENDÁRIO Possibilita controlar o Calendário interno da Biblioteca para efeito de Empréstimo/Devolução, Multas, Reservas e Funcionamento. Também permite fazer cópias do calendário de uma Biblioteca para outra. 6.1 Calendário Esta Tela controla o Calendário interno da Biblioteca, estabelecendo datas válidas para os procedimentos de Empréstimo/Devolução, Multas, Reservas dos materiais e Funcionamento da biblioteca. Figura: Calendário Selecionar o Ano na barra de rolamento; Selecionar a Biblioteca; Clicar sobre o Mês; Selecionar a opção a ser atualizada: Empréstimo, Multas, Reservas ou Funcionamento; Clicar sobre o Dia desejado para incluir (conforme o calendário da própria Biblioteca); Clicar sobre o Dia marcado para excluir. O Calendário deverá ser preenchido para: Empréstimos, Multas, Reservas e Funcionamento sempre especificando a Biblioteca. Circulação de Materiais APC 6-1

67 Manual PER-MAN-001 Calendário 6.2 Copiar dados para outras bibliotecas Esta pasta foi desenvolvida com a finalidade de facilitar a tarefa do bibliotecário, permitindo que, uma vez preenchida as datas de um dos calendários de Empréstimo/Devolução, Multas, Reservas e Funcionamento faça cópias para outras Bibliotecas ou para ela mesma. Figura: Copiar dados para outras bibliotecas Preencher um dos Calendários; Clicar na pasta Copiar dados para outras bibliotecas; Selecionar a Biblioteca de origem; Selecionar a Biblioteca de destino; Selecionar o Calendário que foi preenchido; Marcar a opção A partir da data que deseja efetuar a cópia (se necessário); Marcar as opções Empréstimos, Multas, Reservas e Funcionamento; Clicar em Copiar. Esta opção permite criar mais de um calendário, com anos diferentes, para a mesma biblioteca. A cópia será feita sempre a partir da data indicada. Circulação de Materiais APC 6-2

68 Manual PER-MAN-001 Calendário IMPORTANTE: Este calendário será à base de cálculo para as datas de devolução previstas de cada empréstimo efetuado na biblioteca. Caso este calendário seja alterado, a rotina Automático Dia que se encontra no Módulo de Parâmetros deverá ser executada novamente, e o módulo de empréstimo deverá ser reiniciado. Caso este procedimento não seja executado, a alteração nas datas não terá validade. O cálculo da data de devolução prevista poderá ser realizado de duas maneiras: Cálculo por número de dias corridos; Para esta opção o sistema não considera os dias marcados no calendário. A devolução é calculada a partir do dia seguinte ao empréstimo. Cálculo por número de dias úteis. Para este procedimento ser usado é necessário marcar a opção Calcular Feriado em Parâmetros/ Instituição / Parâmetros / Circulação; e no Calendário marcar (deixar em vermelho) os dias a serem desconsiderados. A devolução é calculada a partir do dia seguinte ao empréstimo. Circulação de Materiais APC 6-3

69 Manual PER-MAN-001 Afastamento 7. AFASTAMENTO Atividade pela qual o sistema controla o Afastamento do usuário na biblioteca, motivado por ocorrências como: atraso na devolução de livros, perda de material, etc. Figura: Afastamento Esta pasta é utilizada para consultar a situação do usuário e regularizá-la, quando necessário. 7.1 Pendente Na pasta Pendente, é possível afastar manualmente o usuário e também regularizar a situação dos usuários afastados. Circulação de Materiais APC 7-1

70 Manual PER-MAN-001 Afastamento Figura: Pendente O Sistema está parametrizado para afastar automaticamente os usuários em alguns casos: Débito na biblioteca, atraso na devolução, etc. Para afastar um usuário manualmente: o Informar o Código do Usuário; o Digitar o Motivo do afastamento; o Clicar em Incluir. Para excluir um afastamento: o Informar o Código do Usuário; o Clicar sobre o Motivo de afastamento que deseja excluir; o Clicar em Excluir. IMPORTANTE: Afastamentos automáticos serão repetidos a cada vez que for executada a rotina do Automático dia. Circulação de Materiais APC 7-2

71 Manual PER-MAN-001 Afastamento 7.2 Histórico Esta pasta possibilita consultar o histórico dos afastamentos de determinado usuário em determinado período. Figura: Histórico Informar o Usuário; Estabelecer o Período de Pesquisa; Clicar em Mostrar. Circulação de Materiais APC 7-3

72 Manual PER-MAN-001 Afastamento 7.3 Situação do usuário Na pasta Situação do Usuário, é possível visualizar situação do usuário em cada unidade. Figura: Situação do usuário Digitar o Código do Usuário; Clicar em Mostrar. Circulação de Materiais APC 7-4

73 Manual PER-MAN-001 Reserva 8. RESERVA Na pasta Reserva, é possível controlar o processo de reserva de um determinado título. Figura: Reserva Para disponibilizar o serviço de reservas aos usuários deve-se configura-lo em: 1- Parâmetros / Instituição / Parâmetros / Circulação Esta opção deve estar desmarcada quando não existir restrições de reserva entre as bibliotecas e marcada quando existir restrições. Circulação de Materiais APC 8-1

74 Manual PER-MAN-001 Reserva 2- Parâmetros / Biblioteca / Reserva Para as instituições que trabalham com localizações em cidades diferentes, exemplo: A biblioteca Esta localizada na Cidade de São Paulo, esta biblioteca possui postos de atendimento em diversas cidades. Estes postos de atendimento são tratados como localizações. Neste caso devese marcar a opção Libera reserva por localização. Figura: Biblioteca/Reserva materiais Com a opção Libera reserva por localização marcada a tela de reservas será conforme mostrado abaixo. Circulação de Materiais APC 8-2

75 Manual PER-MAN-001 Reserva Com a opção Libera reserva por localização desmarcada a tela de reservas será conforme mostrado abaixo. Circulação de Materiais APC 8-3

76 Manual PER-MAN-001 Reserva IMPORTANTE: A opção Libera reserva: Marcar Sim para liberar o botão reserva na consulta e habilitar o serviço; Marcar Não para tirá-lo da consulta e não liberar reserva na biblioteca indicada. A opção Libera reserva de disponíveis: Marcar Sim quando a Biblioteca deseja liberar reservas de materiais que possuem exemplares disponíveis no acervo; Marcar Não quando a Biblioteca deseja liberar reserva apenas de materiais que todos os exemplares com situação Normal estejam emprestados. A opção Limite de reservas: Informar a quantidade de reservas simultâneas, com situação normal, que o usuário pode realizar. A opção Nº de horas que a reserva normal ficará disponível: Informar o número de horas que o material, após a liberação, ficará disponível para o usuário que o reservou. A opção Nº de horas que a reserva malote ficará disponível: Informar o número de horas que o material, após o recebimento do malote, ficará disponível para o usuário que solicitou o malote. Circulação de Materiais APC 8-4

77 Manual PER-MAN-001 Reserva 8.1 Reservas sem utilizar as localizações Esta pasta possibilita cadastrar reserva de uma obra para um usuário específico. Pesquisar o título a ser reservado. Figura: Reserva sem utilizar o campo localização Informar o código do Acervo; Informar o código do Usuário; Selecionar a Biblioteca; Selecionar o Volume, se necessário; Selecionar o Tomo, se necessário; Selecionar a Parte, se necessário; Selecione o material adicional, se necessário; Clicar no botão Inserir. Permite inserir reservas em qualquer posição da fila de reserva. Figura: Reservas Circulação de Materiais APC 8-5

78 Manual PER-MAN-001 Reserva 8.2 Reservas utilizando as localizações Pesquisar o título a ser reservado. Figura: Reserva utilizando o campo localização Informar o código do Acervo; Informar o código do Usuário; Selecionar a Biblioteca; Selecionar o Volume, se necessário; Selecionar o Tomo, se necessário; Selecionar a Parte, se necessário; Selecione o material adicional, se necessário; Selecione a Localização, se necessário; Clicar no botão Inserir. Permite inserir reservas em qualquer posição da fila de reserva. Figura: Reserva Circulação de Materiais APC 8-6

79 Manual PER-MAN-001 Reserva Figura: Visualização da reserva A coluna Pessoa que cancelou a reserva está relacionada com a coluna Sit. da reserva e seu status poderá ser: 0 Normal: a coluna pessoa ficará em branco; 1 Atendida: a coluna pessoa ficará em branco; 2 Excluída pelo sistema: de acordo com cada instituição o código poderá ser 0, -1 ou -2 (a reserva foi excluída através do automático dia/passo 5); 3 Excluída pelo usuário: o código será -3 (excluída pelo usuário através da consulta WEB/Acesso ao usuário); 3 Excluída pelo usuário: de acordo com cada instituição o código poderá ser 0, -1 ou -2 (a reserva foi excluída pelo próprio usuário através da consulta interna do Sistema); 4 Excluída pelo operador: aparecerá o código do operador que está logado no momento da exclusão (a reserva foi excluída por um funcionário da biblioteca). As opções Dt. criação e Hr. criação são habilitadas em Parâmetros / Permissões de usuários / Circulação de materiais/ Reservas Permite incluir reservas com data e hora retroativas. Circulação de Materiais APC 8-7

80 Manual PER-MAN-001 Reserva 8.3 Consultas reservas Permite fazer a verificação dos usuários que cadastraram reservas para determinado título. Mostrando a relação de todas as reservas, em ordem decrescente de data de cadastro, de um determinado acervo. Figura: Consulta reservas Digitar o Código do Acervo ou realizar a busca pelo título; Selecionar a opção Geral, Pendente ou Res. Fora da fila; Especificar a Data de referência; Clicar em Mostrar. Serão exibidos os dados a seguir: Usuário, Nome Usuário, Data de Reserva, Volume, Biblioteca e Situação da Reserva. Circulação de Materiais APC 8-8

81 Manual PER-MAN-001 Reserva 8.4 Material liberado para voltar ao acervo Nesta pasta, o operador pode retirar um relatório dos materiais que foram liberados da reserva, pelo sistema, e deverão ser disponibilizados no acervo. Neste relatório irá aparecer somente o acervo que possuem algum exemplar para retornar ao acervo. Figura: Impressão das reservas canceladas Figura: Material liberado para voltar ao acervo Definir a Data de Impressão; Selecionar a Biblioteca; Clicar no botão Imprimir. Circulação de Materiais APC 8-9

82 Manual PER-MAN-001 Anexos 9. ANEXOS Anexo I IMPRESSÃO DE RECIBOS A impressão de recibos no sistema de circulação de materiais pode funcionar de duas maneiras, sendo utilizando o gerenciador de impressão do Windows ou utilizando a impressão direta pela porta da impressora. Impressão pelo gerenciador de impressão Nesse modo, a impressão utiliza o drive genérico do Windows, sendo que todo o gerenciamento fica a cargo do Windows, não existindo interferência do sistema Pergamum em nível de acentuação e margens. Para utilização desse serviço, deve-se: 1º - Instalar o drive genérico de impressão deixando o mesmo como impressora padrão; 2º - Verificar se o parâmetro imprimir direto na impressora dentro de Parâmetros / Biblioteca / Etiquetas, não deverá estar marcado. Este deve ser verificado para todas as bibliotecas que utilizarão este recurso. Problema: um problema típico desse tipo de impressão é a impressão de um grande pedaço de papel em branco ao final do recibo. Conforme orientação da empresa Bematech, para impressoras de sua responsabilidade, esse problema é corrigido através dos seguintes procedimentos: Windows 9x / ME: 1. Em propriedades do genérico, clicar em Opções. 2. Iniciar trabalho de impressão. 3. Apertar a tecla ESC, depois pressione ALT + 67 e após pressionar a tecla novamente e digitar 001 no teclado numérico. 4. A linha de comando ficará a seguinte ESC C^A Windows NT / 2000 / XP: 1. Em propriedades do genérico, clicar em Opções. 2. Iniciar trabalho de impressão. 3. Digitar o seguinte: <1B>C<01> Impressão através da porta paralela Esse recurso está customizado via aplicação para impressão em impressoras da marca Bematech. Já tivemos sucesso de impressão em impressoras similares, todavia a equipe técnica do Pergamum compromete-se a oferecer o serviço sem problemas apenas nas impressoras da marca citada acima. O default de impressão é a porta LPT1. Para utilização desse serviço, deve-se seguir os seguintes passos: 1º - Colocar a DLL MP2032 junto com os aplicativos do Pergamum (arquivo a ser fornecido pela equipe do Pergamum); 2º - Colocar o arquivo USERPORT.sys dentro de (arquivo a ser fornecido pela equipe do Pergamum): se Windows 95 \WINNT\SYSTEM\DRIVERS\ se Windows 2000\WINNT\SYSTEM32\DRIVERS\ Circulação de Materiais APC 1

83 Manual PER-MAN-001 Anexos 3º - Executar o arquivo UserPort.REG para poder registrar a DLL para impressão direta na Porta da impressora (arquivo a ser fornecido pela equipe do Pergamum); 4º - Marcar o parâmetro imprimir direto na impressora dentro de Parâmetros / Biblioteca dentro do Pergamum, marcando o mesmo para todas as bibliotecas que utilizarão tal recurso. Problemas: caso a impressão não funcione, verificar se o modo de impressão paralela dentro da BIOS do computador está setado com o valor ECP. Qualquer outro valor diferente desse impossibilita a impressão, não gerando erro algum, sendo que o único sinal, é que a impressão não funciona. Anexo II Configuração do sistema de envio de s Nas figuras abaixo, será mostrado como devem ser preenchidos os parâmetros para o envio de e_mails para os usuários e fornecedores, tanto nos sistemas de Aquisição como no envio dos e_mails pelo sistema de Circulação de Materiais. Os campos necessários para preenchimento ou que o sistema utiliza em algum momento para o envio dos e_mails estão em destaque e as explicações seguem as figuras. Figura: Tela de Configuração do diretório de arquivos temporários Na figura 1, temos o campo. Este campo é utilizado no sistema de aquisição, tanto no envio dos pedidos, inclusive 2º Via, para os fornecedores como no envio das planilhas para os fornecedores. Este campo define onde alguns arquivos temporários serão gerados, pois na maioria das vezes, os bibliotecários não possuem privilégios de administradores das máquinas, mas sim, alguns diretórios pré-definidos para o armazenamento de arquivos pessoais ou que queiram armazenar em seus computadores, como por exemplo, o diretório C:\temp\. Circulação de Materiais APC 2

84 Manual PER-MAN-001 Anexos Este campo deve ser preenchido, pois nos s enviados para os fornecedores, é gerado um arquivo com as informações dos pedidos ou licitações e este arquivo deve ser gerado no diretório informado, senão irá ser exibida uma mensagem de erro e conseqüentemente não será enviado o e- mail. Na figura 2, temos as configurações dos dados referentes aos s da biblioteca. Perceba que alguns campos são de extrema importância. Figura:Tela de Configuração dos parâmetros para envio dos e_mails. No item, temos o cadastro do e_mail de cada biblioteca. No item, podemos cadastrar para quem será enviado uma cópia do e_mail, geralmente este e_mail é para controle de verificação se o e_mail foi realmente enviado ou não. Podemos cadastrar mais de um e_mail para envio, separando-os por virgula, este campo não é obrigatório, o seu preenchimento dependerá de instituição para instituição, dependendo de suas necessidades. No item, temos que cadastrar o Mail Host do servidor de e_mails. Cada biblioteca poderá ter um Mail host diferente ou poderá possuir o mesmo nome para varias bibliotecas, dependendo das normas que o setor de informática de cada instituição tiver. Este campo pode ser preenchido com o nome, como na figura acima, smtps.pucpr.br, ou poderá conter um endereço IP, como por exemplo Este endereço de mail host deverá ser solicitado ao pessoal da informática e preenchido neste campo, sem este campo preenchido corretamente, o e_mail não será enviado. Circulação de Materiais APC 3

85 Manual PER-MAN-001 Anexos No item, devermos selecionar o modo com que os e_mails deverão ser enviados. Novamente, esta seleção dependerá de uma consulta ao setor de informática para saber o modo em que se deve deixar configurado. Se deixarmos configurado o item S/ Autenticação, o e_mail será enviado sem nenhuma restrição, será realizada uma conexão com o servidor de e_mail e ele será enviado. Nesta seleção, o campo USUÁRIO deverá ser preenchido. Com a Opção C/ Autenticação, o sistema primeiramente irá validar o e_mail da biblioteca, o login e senha, que deverão ser preenchidos, para enviar o e_mail, se não validar, o e_mail não será enviado. Já com a opção C/ criptografia selecionada, o sistema ira criptografar as informações como login e senha, validar o usuário e a sua senha para liberar o envio dos e_mails. No item, campo USUÁRIO, deve ser preenchido com o login do e_mail da biblioteca. Geralmente o login é o que esta antes na composição do e_mail da biblioteca, por exemplo, o e_mail é biblioteca@pucpr.br, então o USUÁRIO será biblioteca. No item, campo SENHA, deve ser preenchido com a senha do e_mail da biblioteca. Este campo somente estará habilitado para preenchimento, quando for selecionado no item autenticação ou o C/ Criptografia. o item C/ No item, deverá ser selecionado quais e_mails serão enviados pelo sistema automaticamente. Para o envio dos e_mails no momento da devolução com reserva, é necessário estar habilitado o item Aviso para Reserva. Para os e_mails da aquisição, não é necessário habilitar nenhuma das opções. Na figura abaixo, temos o envio dos e_mails pelo sistema de aquisição. Na aquisição existem três opções de envio de e_mail, na licitação, temos a opção dos envios para o fornecedor das planilhas, das informações de liberação e do pedido. Na tela do recebimento, podemos enviar a 2º Via do pedido, e nas consultas, no item das permutas. Figura: Tela de envio dos e_mails pela aquisição. Circulação de Materiais APC 4