LEAN SIX SIGMA APLICADO EM PROJETOS DE OUTSOURCING DE IMPRESSÃO. São Paulo, 31 de maio 2012 Paulo Moratore

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1 LEAN SIX SIGMA APLICADO EM PROJETOS DE OUTSOURCING DE IMPRESSÃO São Paulo, 31 de maio 2012 Paulo Moratore

2 Paulo Moratore MinhaCarreiraem23 anosde Mercado Engenheiro-FEI / MBA EmpresarialDom Cabral / Green Belt Lean Six Sigma 1992 Participação na Olímpíadade Barcelona - Handebol 1996 Participação pela segunda vez Olímpiada de Atlanta Tap Air Portugal Programador Cobol 1990 Rank Xerox Europe 1995 Xerox do Brasil Solumax FormadoemEngenharia Mecânica, começoa focara carreira na Área de Sistemas Inicio da minha carreiradentroda Xerox do Brasil, passando pelo CPDI, Marketing, Produtosde Produção, Office, Diretor de Canais Empresário Comprade 1/3 da Solumax e início de vendade serviçosde Outsourcing de Impressão

3 Paulo Moratore

4 Solumax Empresa sediada em Curitiba desde 2002, com Filial em São Paulo, iniciou as atividades como Representante Exclusivo Xerox, vendendo equipamentos de impressão e cópias e suprimentos da Marca Xerox. Em 2005 optou por se transformar em uma empresa de prestação de serviços na área de impressão e cópias, deixando de ser exclusivo da marca Xerox e passando a atuar com todas as marcas do mercado. Parceria é saber exatamente o que o cliente necessita e oferecer as melhores alternativas para cada cliente. A Solumax oferece soluções voltadas às diferentes necessidades de cada um dos segmentos de mercado, tornando-se mais que um fornecedor completo de soluções e serviços, mas sim um verdadeiro parceiro de seus negócios. A Solumax oferece serviços de Terceirização Estratégico, criando uma relação de confiança e parceria nas decisões de tecnologia e processos de seu negócio. Oferecemos desde contratos de fornecimento de suprimentos até Projeto Globais de Terceirização de Impressão, envolvendo, equipamentos, servidores de impressão, softwares de controle, suprimentos, assistência técnica e gestão.

5 Evoluçãode Serviços 2012 Empresa 100% focada em Serviços 5% Empresa 100% focada em Representação e Comprae Venda de Suprimentos 2002

6 PARCERIAS

7 PARCERIAS

8 LEAN SIX SIGMA O SixSigma é uma estratégia gerencial disciplinadae altamente quantitativa, que tem como objetivo aumentar expressivamente a performancee a lucratividadedas empresas, por meio da melhoria da qualidadede produtos e processose do aumento da satisfação de clientes e consumidores. Ele nasceu na Motorola, em 1987, e foi celebrizado pela GE, a partir da divulgação, feita com destaque pelo CEO Jack Welch, dos expressivos resultados financeiros obtidos pela empresa através da implantação da metodologia (por exemplo, ganhos de 1,5 bilhão de dólares em 1999). OLeanManufacturing, por sua vez, é uma iniciativa que busca eliminar desperdícios, isto é, excluir o que não tem valor para o cliente e imprimir velocidade à empresa. Como oleanpode ser aplicado em todo tipo de trabalho, uma denominação mais apropriada é Lean Operations ou Lean Enterprise. O programa resultante da integraçãoentre o SixSigma e oleanmanufacturing, por meio da incorporação dos pontos fortes de cada um deles, é denominadoleansixsigma, uma estratégia mais abrangente, poderosa e eficaz que cada uma das partes individualmente e adequada para a soluçãode todos os tipos de problemas relacionados à melhoria de processos e produtos.

9 METODOLOGIA CHAVE DO LEAN SIX SIGMNA DMAIC PROCESSO DE MELHORIA CONTÍNUA CONTROL DEFINE MEASURE IMPROVE ANALYSE

10 METODOLOGIA CHAVE DO LEAN SIX SIGMNA DMAIC PROCESSO DE MELHORIA CONTÍNUA IMPROVE CONTROL ANALYSE

11 DMAIC DEFINE Definir(Define) formalmente os objetivos de melhoria do processo que sejam consistentes com as demandas do cliente e a estratégia da empresa. Obs: Tem que ser bem claro aonde começa e aonde termina a responsabilidades de sua empresa no projeto e o que irá abranger.

12 DMAIC MEASURE Medir(Measure) para definir as medições base no processo atual para comparação futura. Mapear e medir o processo em questão e coletar os dados necessários do processo.

13 DMAIC ANALYSE Analisar(Analyze) para verificar o relacionamento e causalidade dos fatores. Qual é o relacionamento? Há outros fatores que não foram considerados?

14 DMAIC IMPROVE Melhorar(Improve) e otimizar o processo em base à análise usando técnicas como desenho de experimentos.

15 DMAIC CONTROL Controlar(Control) o processo com testes piloto, realizar a transição para a produção e depois medir continuamente o processo para garantir que as variações são corrigidas antes de se transformarem em desperdícios.

16 SolumaxLean Six Sigma Obtenha a visão total Entenda o ambiente de produção de documentos no cliente Entenda quanto custa realizar negócios na forma atual Corte Custos Use melhor os recursos disponíveis Aumente a produtividade Melhore e emagreça os processos Estabeleça as bases para melhoria contínua Mantenha e explore os benefícios obtidos, faça cada vez mais com menos

17 PROPOSTA DE VALOR Produtividade do Escritório Lean Six Sigma Define Measure - Analyse Definir fatos na situação atual: Número de ativos Localização dos ativos Volumes Custos Necessidades dos usuários Implementar Solução Inicial baseada em fatos: Improve Menor Custo Maior Produtividade Qualidade Controle Terceirização Processo de Melhoria Continua Control Analyse Improve CONTROL IMPROVE Impressão Racional Otimização Treinamento dos Usuários em Impressão Otimizada ANALYSE Tempo

18 PROJETO DE OUTSOURCING DE IMPRESSÃO

19 FATOS E TENDÊNCIAS Output Management Industry Consultants GARTNER Percentual de Receita Gastos com Impressão 1% -3% Oportunidade de Redução de Custos 10% - 30% LEHMAN BROTHERS Gastos com Impressão 2% - 6% 15% - 25% IDC Average Relacionado a Documentos 6% - 10% 3% -6% 20% - 40% 15% -30%

20 FATOS E TENDÊNCIAS Trabalhadores no escritório geram 979 páginas por mês (ALL Associates) A geração de documentos em papel cresce 21%ao ano (Giga Information Group) Cerca de 50%das chamadas ao helpdesk são relacionados a impressoras (Gartner Group)

21 FATOS E TENDÊNCIAS Em média, são necessários de três a quatro dispositivos diferentes para completar o ciclo do documento A maior parte dos gastos está relacionado com impressoras (64%) Muitas empresas não sabem o custo realda produção de documentos no escritório Quem, o que, quando, como...

22 Ambiente no Escritório dos Clientes Realidade: as empresas não sabem quanto realmente gastam com impressão no escritório... As empresas não conhecem os ativos que têm Estudo mostra que a maioria das empresas não sabem quantas impressoras têm ou qual o seu volume de impressão atual. Compras sem controle 5% de área de cobertura é exceção Gerentes, secretárias e temporários compram cartuchos e impressoras de baixo custo A referência para durabilidade é geralmente de 5%, porém um típico documento de escritório tem em média 16% de área coberta

23 Impressão Custos de Suprimento CUSTOS OCULTOS DOS DOCUMENTOS Amortização dos Equipamentos Assistência Técnica Peças Obsolescência Armazenamento Custo Oculto dos Documentos Controle de Ativos Help Desk

24 CUSTOS DE SUA EMPRESA Você sabe quais são os seus reais custos de impressão e cópias de sua empresa? DOCUMENTOS

25 PROJETO OUTSOURCING DE IMPRESSÃO A SOLUMAX vem através desta, apresentar proposta de Outsourcing de Impressão para a sua empresa. A SOLUMAX prove serviços com base em um método de melhoria continua (LEAN SIX SIGMA), onde a solução apresentada será foco de controles e análises continuas, sendo sempre alvo de melhorias, visando cada vez mais a redução de custos e a qualidade dos serviços. O objetivo principal deste projeto é gerar mais valor ao processo de Impressão/Cópias, entendendo como valor a relação de qualidade e preço. Nesta primeira etapa estaremos apresentando uma proposta ( QUICK IMPROVE) que foi baseada em um escopo inicial (DEFINE), onde os dados foram levantados (MEASURE) e analisados (ANALYSE). Caso a SOLUMAX seja a empresa escolhida para prover este serviço, estaremos implementando esta proposta e iniciando um processo contínuo de controle, análise e melhorias, visando sempre agregar mais valor ao nosso serviço, reduzindo os custos e melhorando a qualidade.

26 DEFINIÇÃO DO PROJETO Este projeto visa a prestação de serviços de impressão em P&B e Cor para a empresa tal, tecnologia laser e jato de tinta, localizada em São Paulo -SP Brasil. Os serviços contemplam: Equipamentos (novos e alguns ativos da sua empresa) Assistência Técnica (Mão de Obra e Peças) Suprimentos (Toner e Cilindros) Software de Controle Gerenciamento do Parque de Impressão e Cópias Obs.: Não fazem parte do escopo deste projeto as impressoras Matriciais e Térmicas.

27 LEVANTAMENTO DE DADOS As informações aqui apresentadas foram fornecidas pela empresa tal, através de planilha elaborada e validada pela Área de Sistemas (Relatório de Uso das Impressoras.xls).

28 LEVANTAMENTO DE DADOS DC OSASCO HP 2200DN* HP P3005N HP 4250N* HP P2015DN HP 5780 HP 8150 * NECESSITA DE MEMÓRIA PARA ARMAZENAMENTO DE COD. DE BARRAS

29 LEVANTAMENTO DE DADOS IT FINANCEIRO RH HP 4700N HP P2015DN HP P2015DN HP 4250DTN HP 8150N HP P3005N HP 5650 HP 2410 * NECESSITA DE MEMÓRIA PARA ARMAZENAMENTO DE COD. DE BARRAS

30 LEVANTAMENTO DE DADOS BDB DIAGNÓSTICO DIRETORIA HP C6180 HP 2550N HP 2605DN HP P3005N HP 5780 HP 2610 * NECESSITA DE MEMÓRIA PARA ARMAZENAMENTO DE COD. DE BARRAS

31 LEVANTAMENTO DE DADOS JURÍDICO IMPORTAÇÃO E EXPORTAÇÃO SNP/DP PRESIDÊNCIA HP 5780 HP P3005N HP 2200DN* HP 1022N HP 2430DTN HP 5780 * NECESSITA DE MEMÓRIA PARA ARMAZENAMENTO DE COD. DE BARRAS

32 LEVANTAMENTO DE DADOS COMPRAS GOVERNO MARKETING HP 1320N HP 4250N HP 2610 HP 2550N HP 4700N HP 3210 HP 5780 HP 5780 * NECESSITA DE MEMÓRIA PARA ARMAZENAMENTO DE COD. DE BARRAS

33 LEVANTAMENTO DE DADOS BDPS CRC REGULATÓRIOS HP 820CXI HP 5780 HP 4250N HP K550DTN HP 5780 HP 2410 HP 5780 * NECESSITA DE MEMÓRIA PARA ARMAZENAMENTO DE COD. DE BARRAS

34 LEVANTAMENTO DE DADOS TOTAL DE 41 EQUIPAMENTOS 16 LASER P&B 20 JATO DE TINTA 05 LASER COR 22 MODELOS DIFERENTES 35 SUPRIMENTOS DIFERENTES

35 LEVANTAMENTO DE DADOS

36 LEVANTAMENTO DE DADOS

37 ANÁLISE DOS DADOS CUSTOS ATUAIS PREMISSAS: SUPRIMENTOS : CUSTOS COM BASE NO PREÇO MÉDIO DE MERCADO PARA SUPRIMENTOS ORIGINAIS E DURABILIDADE INFORMADA PELO FABRICANTE LEVANDO COMO BASE COBERTURA DE 5%. ASSISTÊNCIA TÉCNICA E PEÇAS: UTILIZADO O PARAMETRO DE MERCADO, DE 20% ANUAL DO VALOR DO EQUIPAMENTO.(VALOR DO EQUIPAMENTO x 20%/ 12 MESES) DEPRECIAÇÃO DOS ATIVOS: VALOR DE MERCADO DOS EQUIPAMENTOS x TAXA DE LEASING DE 24 MESES.

38 ANÁLISE DOS DADOS CUSTOS ATUAIS - SUPRIMENTOS

39 ANÁLISE DOS DADOS PREÇO POR IMPRESSÃO POR MODELO DE EQUIPAMENTO

40 ANÁLISE DOS DADOS CUSTOS MENSAIS DE SUPRIMENTOS POR MODELO

41 ANÁLISE DOS DADOS CUSTOS ATUAIS ASSISTÊNCIA TÉCNICA

42 ANÁLISE DOS DADOS CUSTOS ATUAIS DEPRECIAÇÃO EQPTOS.

43 ANÁLISE DOS DADOS CUSTOS ATUAIS CONSIDERANDO IMPRESSÕES COLORIDAS E P&B

44 SITUAÇÃO PROPOSTA QUICK IMPROVEMENT Este Quick Improvement que será apresentado tem os seguintes objetivos: DEFINE Implementar o conceito de terceirização de impressão Colocar todos os equipamentos em rede Instalar o software de gerenciamento de impressão Paper Cut Capturar dados de volumes e necessidades por setor, visando uma reformulação do conceito de impressão descentralizada centralizada. (New Improvement) MEASURE ANALYSE

45 SITUAÇÃO PROPOSTA - EQUIPAMENTOS HP 1320N HP 4700N HP 4250DTN HP 8150N HP 2430DTN HP 3600N HP 2015DN HP 3005DN HPPROL7590

46 Finding the right letter/a4 monochrome printer Evaluating total cost of ownership US $ $3,500 $3,000 $2,500 $2,000 $1,500 $1,000 $500 $0 Simple total cost of ownership over 3 years HP LaserJet 4250 HP LaserJet P3005 HP LaserJet P2015 HP LaserJet 1020 The LaserJet P2015 is the best choice when printing pages per month The LaserJet P3005 is the best choice when printing pages per month Pages printed per month The 4250 is the best choice over 2500 pages/month Simple TCO calculation: Initial hardware costs Cartridge costs over 3 years of operation using high capacity cartridges.* * This simple TCO calculation does not include hidden cost savings from HP, such as lower support costs from HP s legendary reliability and superior all-in-one cartridge design. Choosing the right printer depends on expected print volume, print speed requirements, and the need for specific features Less-expensive printers have higher operating costs and lower duty cycles and are not suitable for the high print volume needs of many companies Many companies will find their overall costs are lower with the HP LaserJet P3005 and 4250 printer series

47 SITUAÇÃO PROPOSTA - CONFIGURAÇÃO DC OSASCO HP 3005N* HP P3005N HP 4250N* HP 3005N* HPPROL7590 * NECESSITA DE MEMÓRIA PARA ARMAZENAMENTO DE COD. DE BARRAS

48 SITUAÇÃO PROPOSTA - CONFIGURAÇÃO IT FINANCEIRO RH HP 3600N HP 3005N* HP P3005N HP 4250DTN HP 4250DTN HPPROL7590 HP P2015DN

49 SITUAÇÃO PROPOSTA - CONFIGURAÇÃO BDB DIAGNÓSTICO DIRETORIA HPPROL7590 HP 3005N HPPROL7590 HP P3005N HPPROL7590 HPPROL7590

50 SITUAÇÃO PROPOSTA - CONFIGURAÇÃO JURÍDICO IMPORTAÇÃO E EXPORTAÇÃO SNP/DP HPPROL7590 HP P3005N HP 4250N HP P2015DN HP 2430DTN

51 SITUAÇÃO PROPOSTA - CONFIGURAÇÃO COMPRAS GOVERNO MARKETING HP P3005N HP P3005N HPPROL7590 HPPROL7590 HP 4700N

52 SITUAÇÃO PROPOSTA - CONFIGURAÇÃO BDPS CRC REGULATÓRIOS HPPROL7590 HP 4250N HP 4700N HPPROL7590 HPPROL7590

53 SITUAÇÃO PROPOSTA - CONFIGURAÇÃO TOTAL DE 32 EQUIPAMENTOS 17 LASER P&B 03 LASER COR 12 JATO DE TINTA 09 MODELOS DIFERENTES 09 SUPRIMENTOS DIFERENTES

54 SITUAÇÃO PROPOSTA - CONFIGURAÇÃO Simple total cost of ownership over 3 years HP LaserJet 4250 HP LaserJet P3005 HP LaserJet P2015 HP LaserJet 1020 The LaserJet P2015 is the best choice when printing pages per month The LaserJet P3005 is the best choice when printing pages per month The 4250 is the best choice over 2500 pages/month Pages printed per month

55 SITUAÇÃO PROPOSTA COMERCIAL CONTRATO DE TERCEIRIZAÇÃO PRAZO : XX MESES SEM FRANQUIA TAXA FIXA MENSAL VALOR POR IMPRESSÃO P&B VALOR POR IMPRESSÃO COR : R$ X.XXX,XX : R$ X,XXXXX : R$ 0,XXXXX VALOR POR IMPRESSÃO P&B MÁQUINA COR : R$ X,XXXX O QUE ESTÁ INCLUSO NO CONTRATO: SOFTWARE DE CONTROLE PAPERCUT ASSISTÊNCIA TÉCNICA E PEÇAS PARA TODOS OS EQUIPAMENTOS SUPRIMENTOS (EXCETO PAPEL) 20 EQUIPAMENTOS NOVOS GESTÃO DO PARQUE SITUAÇÃO PROPOSTA INSTALAÇÃO E CONFIGURAÇÃO DE TODO O PARQUE NA REDE DA EMPRESA

56 SITUAÇÃO PROPOSTA CONSIDERANDO IMPRESSÕES COLORIDAS E P&B

57 SITUAÇÃO PROPOSTA X SITUAÇÃO ATUAL REDUÇÃO DE 25% CONSIDERANDO IMPRESSÕES COLORIDAS E P&B

58 CONTROLE E AUDITAGEM A Solumax estará disponibilizando um licença de Software de Auditagem de Impressão. É com base neste software e a experiência da SOLUMAX no processo de outsourcing de Impressão que iremos efetuar uma análise contínua sempre buscando agregar valor ao processo de impressão, reduzindo os custos e melhorando cada vez mais a qualidade do serviço.

59 CONTROLE E AUDITAGEM As estações de trabalho enviam jobs de impressão para a impressora e as informações do JOB para o Coletor de dados. Os dados são exportados para a ferramenta de Análise onde serão normalizados. Estações de Trabalho Coletor de Dados ( Servidor ) O Coletor armazena todas as informações em uma base de dados. PCOUNTER Relatórios São gerados relatórios detalhados: quem, quando, o que, onde,... Impressoras

60 CONTROLE E AUDITAGEM Luiz Job-Excel, 5 pág., P/B, Printer-1 X Job-Excel, 5 pág., P/B, Printer-1 Job-Word, 3 pág., Cor, Printer-2 Print Server Accounting Server Job-Excel PAPERCUT reports Joana W Job-Word, 3 pág., Cor, Printer-2 Printer-1 X Job-Word W Printer-2

61 PROGRAMA EDUCATIVO TREINAMENTO DOS USUÁRIOS IMPRESSÃO OTIMIZADA Treinamento dos colaboradores da EMPRESA nos recursos dos drivers das impressoras/multifuncionais, visando a aplicação de recursos que otimizam a impressão e por conseguinte reduzem osvolumeseoscustosdeimpressão.

62 PROGRAMA EDUCATIVO DESPERDIÇOMETRO

63 GESTÃO DA INFORMAÇÃO

64 CRONOGRAMA DEFINE MEASURE ANALYSE APRESENTAÇÃO MÊS0 QUICK IMPROVEMENT MÊS1 CONTROLE E ANÁLISE MÊS2 CONTROLE E ANÁLISE MÊS3 NEW IMPROVEMENT CONTROLE E ANÁLISE ONGOING PROCESS MÊS4 MÊS5 MÊS6

65 PROCESSO DE MELHORIA CONTINUA DEFINIR DEFINE MEDIR MEASURE ANALISAR ANALYSE CONTROLAR CONTROL MELHORAR IMPROVE

66 PERGUNTAS

67 CONTATO Paulo Moratore Solumax Soluções e Tecnologia Ltda. Filial São Paulo Avenida Andromeda, º Andar -Sala 1216 Green Valley - Alphaville -Barueri -SP CEP Tel: +55(11) (11) Celulares: +55(11) e +55(41) Matriz - Curitiba R. Iapó, Prado Velho -Curitiba -PR CEP Fone: +55(41)