Conceito inédito no País estimula integração das pessoas e uso de tecnologia de ponta, conferindo economia de 34% na operação

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1 Philips imprime jeito inovador de trabalhar Conceito inédito no País estimula integração das pessoas e uso de tecnologia de ponta, conferindo economia de 34% na operação Por Érica Marcondes Você já se deu conta de como a modernidade tem transformado o nosso modo de viver? A correria, a busca por mais qualidade de vida e a meta por posturas mais sustentáveis estão imprimindo um jeito inédito de se trabalhar. Na nova sede da Philips isso já é realidade. O conceito de Workplace Innovation (WPI), trazido da matriz na Holanda, funciona desde julho de 2010, quando a companhia se instalou na Torre I do complexo de escritórios Castelo Branco Office Park, em Barueri/SP. Mas o que é este novo jeito de trabalhar? Quais os ganhos que ele proporciona? O que mudou no dia a dia dos colaboradores? Para responder essas e outras perguntas, a INFRA Facility Property foi ver de perto esse espaço de trabalho e conversar com Alexandre José Teixeira, diretor de Real Estate para a América Latina, área que comandou toda a implantação. Você vai se surpreender com as inovações que estamos prestes a te contar! Qual é a sua formação e vivência profissional? Sou formado em Engenharia Elétrica com MBA em Administração de Empresas e Negócios. Tenho mais de 20 anos de carreira em indústria siderúrgica e multinacional prestadora de serviços, líder no segmento de mercado de Real Estate, na gestão das áreas Comercial, Planejamento Estratégico e de Operações. Já atuei também em estruturação de novos modelos de produtos e negócios em clientes industriais (B2B), envolvendo capacitação de equipe, desenvolvimento de novos fornecedores, abertura de escritório regional, formação de preços e elaboração de budget. Desde quando trabalha na Philips? Tenho dois anos de empresa, sendo responsável pela área de Real Estate para a América Latina. Isso inclui esta sede e mais 33 sites, entre escritórios regionais e fábricas. No Brasil, elas são três. O que é o Workplace Innovation? É uma nova forma de trabalhar. É um conceito que estimula a integração das pessoas e o uso da tecnologia de ponta para proporcionar mais qualidade de vida tudo aliado à sustentabilidade das atividades. O conceito está ligado a um reposicionamento da marca Philips, no fortalecimento da liderança nos segmentos de saúde e bem-estar. O escritório vem oferecer suporte para esse conceito estratégico, através da área de Real Estate.

2 Não existem mais lugares fixos? É verdade, nem mesmo para o presidente. Apenas 20% dos colaboradores, pela natureza de seu cargo, têm mesas definidas. O restante pode escolher as áreas em que preferem trabalhar de acordo com as suas atividades. Eles têm à disposição espaços diversos para diferentes níveis de formalidade ou para atividades que demandem trabalho em equipe ou concentração total. O escritório de arquitetura Andrade Azevedo concebeu estações de trabalho, totalmente ou parcialmente abertas, que podem ser usadas a qualquer momento. Cada departamento da empresa tem uma vizinhança pré-definida ( neighborhood ), para que a ocupação aconteça de forma inteligente. Neighborhood? Os departamentos ficam unidos de acordo com a necessidade de interação. Você tem de certa forma uma região fixa, mas as pessoas podem trocar de lugar. Elas sabem, por exemplo, que podem me encontrar no primeiro andar. Ao todo, são metros quadrados distribuídos em quatro andares. E os demais espaços? Há também as Salas Individuais (para desenvolvimento de trabalhos que demandem mais concentração e ligações importantes), a área de Convivência (espaços de tamanhos variados para encontros informais) e as Salas de Reuniões (também de tamanhos diversos). não é mais necessário estar no escritório para realizar seu trabalho, é possível fazê-lo de qualquer lugar O home office também é incentivado, certo? Sim. A mobilidade permite que o colaborador possa trabalhar em casa uma vez por semana, tudo devido à tecnologia de ponta que possibilita a realização de teleconferências. Precisamos lembrar que cada vez mais os horários de trabalho e de descanso estão se misturando. As pessoas trabalham à noite, em casa, para o caso de precisarem, por exemplo, levar os filhos ao médico pela manhã. A rigidez de horários não pode mais existir, pois as necessidades estão mudando, sem falar no trânsito que modifica a agenda de todos. Dessa forma, a dinâmica de trabalho também precisa mudar, não é mais necessário estar no escritório para realizar seu trabalho, é possível fazê-lo de qualquer lugar. Em contrapartida, a partir do momento que se admite um ambiente desse, a responsabilidade pelos resultados é individual e não da gestão. Quais outras tecnologias foram implementadas no escritório com relação à comunicação? Para garantir esta mobilidade, a Philips disponibiliza aos colaboradores uma série de recursos tecnológicos. Há um sistema de conexão completa (seja por , compartilhamento de dados, comunicador interno, webmeetings (Connect Meeting e Connect Webmeeting) e conexões para chamadas telefônicas. Existe também internet sem fio em todos os andares, telefone celular, aplicações para chamadas VoiP gratuitas para chamadas de PC para PC e reuniões virtuais.

3 Fale mais sobre isso. Temos uma ferramenta de realidade virtual; com ela podemos realizar reuniões à distância. O mais interessante é que as salas são exatamente iguais no mundo inteiro e o som é direcional, então em poucos minutos é possível esquecer de que não se está na mesma sala. Além da agilidade, isso reduziu o consumo de energia e o gasto com viagens corporativas. Sem falar na sustentabilidade somos zero em emissão de carbono. Quais são os ganhos? A informação se dissemina rapidamente, as pessoas se comunicam muito mais e os resultados dos projetos são melhores e mais rápidos. Tempo e local são independentes, o funcionário trabalha quando e de onde quer gerenciando seu próprio resultado. Se ele está no escritório ou em casa, ninguém sabe a diferença. Acabamos também com o telefone fixo, apenas alguns funcionários têm o seu ramal, e todos ganharam um notebook. Para ligações internacionais, existem as salas individuais, que oferecem mais privacidade e a um custo menor, pois eles são ligados diretamente com a Holanda. Também ganhamos tempo. Não desmontamos mais layout, só movimentamos pessoas. Como os colaboradores estão vivenciando esse novo escritório? Realizamos um trabalho de sete meses junto ao RH para fazer com que as pessoas o compreendessem. Foram treinamentos, workshops, reuniões etc. Treinamos inclusive alguns funcionários para serem os multiplicadores da ideia. É claro, é difícil perder sua mesa e seu status. Tive casos durante as mudanças de layout (antigamente) de pessoas que reclamaram para ficar perto da janela por conta do tempo de casa. Eu ficava de mãos atadas, pois o meu layout não permitia. Outras que reclamavam dizendo que a sala do outro era melhor do que a delas. Uma característica bem baby boomer. Mas no final o resultado foi positivo. Noventa por cento das pessoas têm acesso à janela e iluminação natural. Tem algum caso interessante para compartilhar neste aspecto? De uma funcionária que tinha acabado de se tornar mãe e pediu demissão alguns dias antes de nos mudarmos para cá, imaginando que não conseguiria administrar a maternidade com o trabalho. O diretor propôs a ela todas as regalias que a nova estrutura permitia, e completou com uma brecha para o caso de não se sentir bem. Com todas as facilidades que este modelo permite, a resposta foi imediata: Nunca mais quero sair da Philips. O funcionário com liberdade é muito mais produtivo, não trabalha com o stress do trânsito e do cansaço. O dia acaba ficando mais longo. Quais áreas participaram ativamente do processo para a mudança? Posso dizer que tivemos um time muito competente, um projeto intitulado de Agentes do Futuro. O trabalho conjunto das áreas de Tecnologia da Informação, Recursos Humanos, Comunicação e Real Estate foi fundamental para conseguirmos implantar o novo conceito e atingir os índices de satisfação. Fizemos uma pesquisa de engajamento com os colaboradores, perguntando: O seu ambiente de trabalho é energizante e inspirador?. Setenta e cinco por cento responderam que sim 30 pontos a mais do que na pesquisa anterior em 2009.

4 Tenho a informação de que as reduções foram significativas... É verdade. O consumo de papel é um deles. Na época da mudança, com a preparação dos colaboradores para a nova realidade, fizemos uma limpeza geral do escritório antigo reciclando 20 toneladas de papel que se transformaram em cadernos distribuídos nas escolas. Foi então que promovemos a digitalização e ainda um trabalho de conscientização para que as pessoas deixem de imprimir coisas desnecessárias, usando mais a agenda do Outlook e do celular, por exemplo. Hoje conseguimos diminuir muito o consumo. A próxima implantação será a impressão através de cartão. A padronização do mobiliário e a redução de armários também ajudaram? Sim. Os documentos são armazenados em armários; cada departamento tem direito a um metro linear. Além disso, destinamos um escaninho para cada colaborador, cujo design também permite a distribuição da correspondência, uma vez que não existem mais as mesas fixas. "Reduzimos o consumo de energia e o gasto com viagens corporativas. Sem falar na sustentabilidade - somos zero em emissão de carbono" E os resultados? Crescemos 8% e reduzimos a área em 20%. Em termos de operação, o custo é 34% menor, além de 45% menos em gastos com energia. Com a mudança, também conquistamos a redução do aluguel e do condomínio, algo em torno de 23,8%. Estimamos que o payback desse investimento se dê em 43 meses. Quarenta e cinco por cento nas contas de energia? Sim. Por conta do ambiente ser mais racional, mas principalmente pelo projeto de iluminação inovador. Exploramos a tecnologia mais avançada presente no portfólio de produtos da Philips. Produtos com alta eficiência energética, como os LEDs (Diodos Emissores de Luz), utilização de sensores automatizados de luz natural e de presença etc. O escritório é um verdadeiro showcase em iluminação. Falando agora de Facilities propriamente dito, todos os serviços são terceirizados? Sim. E a mudança foi uma oportunidade para revisão de alguns contratos de prestação de serviços. Quais foram as alterações nos benefícios dos funcionários por conta da mudança? Pagamos o pedágio [entre SP e Alphaville], aumentamos as linhas de ônibus fretados e alteramos os vales-refeição. Quais são as suas características pessoais que facilitam a gestão?

5 Todos me conhecem por ser calmo. Acredito que quando se perde o foco não se consegue tomar a melhor decisão, e é nessa hora que as coisas erradas acontecem. Tem gente que confunde com indiferença, mas é bem o contrário. Outra característica pessoal é delegar muito. Acredito que as pessoas têm suas responsabilidades e capacidades. A minha equipe é bem enxuta, são apenas quatro pessoas, cada um cuida de uma coisa e sabe o que fazer. Eu não me envolvo, nem que a pessoa esteja falando com o vice-presidente da empresa. O meu papel é dar ferramentas para a equipe. E funciona. Quando fomos aplicar esse projeto, até o meu chefe se espantou com a rapidez com que foi aprovado, em menos de 24 horas. Também gosto do envolvimento. Por isso o mérito deste trabalho é de todos da Philips. O que você acha que falta no Brasil para que Facilities cresça? O mercado ainda não está maduro, as empresas não percebem as necessidades. O Real Estate representa 2,5% do faturamento mundial da Philips, portanto é uma área muito importante. Nas outras companhias em que trabalhei, era muito comum a área de serviços gerais ser distribuída entre RH e Engenharia, os custos eram diluídos e não se mensurava corretamente. Quando tudo se unifica é possível perceber que existem alguns milhões envolvidos e que é necessário um profissional que tenha um conhecimento amplo, técnico, de estratégia e de mercado. Uma dica para o setor... É preciso trazer isso para uma área estratégica, as pessoas que cuidam do setor precisam ter know-how, não podemos mais tratar como área de suporte ou back-office. O pior erro cometido é colocar um profissional de segunda linha para cuidar da área de serviços. O que você destaca como o mais importante do projeto? Acho que conseguimos consolidar o conceito na mente das pessoas, trazer o bem-estar e o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal, e para isso não foi necessário construir um super escritório. A ideia é conceito e não layout. Hoje a tecnologia nos permite isso. Qual é o próximo passo? Trabalhar para que a área seja cada vez mais estratégica. Quando falamos em Real Estate, é preciso pensar em utilizar o espaço da melhor forma possível. Todo o espaço, utilidades e serviços têm um custo. Quer um exemplo? Recentemente desativamos uma fábrica da Dixtal (uma aquisição nossa), inserindo a sua operação dentro de uma fábrica da Philips. Com isso, conseguimos diminuir os custos, deixando de pagar o aluguel de um espaço que não estava 100% útil. Aumentamos também a eficiência da operação e dos negócios de uma forma geral. Esse é o resultado que o mercado precisa ver.