PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO INSTRUMENTO

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1 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO INSTRUMENTO Djair Picchiai Revisado em 05/04/2010 1

2 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO A coerência entre o nível estratégico, o nível tático e nível operacional define o sentido de unidade da organização. Alinhavar estes três níveis através das pessoas, junto com as chefias e lideranças funcionais e/ou setoriais da organização, é fundamental em uma organização. O principal ator é o gestor de pessoas, cujo papel inclui as seguintes atribuições: transmitir informações; dar exemplos de conduta; explicar os processos de trabalho bem como seus conteúdos; tomar decisões; praticar ações; implantar modelos; introjetar valores e crenças da organização nos colaboradores (fazer crer). O estabelecimento de uma linguagem comum, clara e objetiva dentro das organizações, evita a dispersão e incompreensão, permitindo que todos caminhem numa mesma direção. AR Revisado em 05/04/ LI

3 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO: CONCEITOS E CARACTERÍSTICAS Ações que possam identificar oportunidades e ameaças do ambiente em que a organização opera, visando observar as suas forças e fraquezas, sua capacidade atual e potencial e se antecipar às necessidades e demandas de mercado, para nele poder melhor competir Processo que possibilita à direção estabelecer o rumo a ser seguido pela organização Conjunto deliberado e sistemático de tomada de decisões. Promove maior interação entre a organização e seu ambiente, envolvendo todas as decisões que afetam a organização por um longo tempo. Mesmo quando está cercado de incertezas por abranger períodos longos e fatos que ainda não ocorreram. Opera com as incertezas do ambiente. Considera outros atores políticos do meio ambiente no qual se insere. Deve ser conduzido pela alta administração da organização. Envolve a organização como um todo. Dimensão temporal ampla. Análise do ambiente futuro da organização Fornece as bases para o planejamento tático/operacional da organização. Disseminação incorpora mentalidade estratégica na organização. Estratégias: - São os sistemas, métodos e caminhos planejados para a utilização dos recursos, meios e oportunidades, visando atingir os objetivos propostos. - O que a organização decide fazer, considerando o ambiente, para atingir os objetivos, respeitando os princípios, visando cumprir a missão do negócio. Revisado em 05/04/2010 3

4 Conceitos em Nível Estratégico: VISÃO I Maneira pela qual a organização vê a si própria no futuro, dentro do mercado, da comunidade e no meio ambiente onde atua. A maneira de como ela quer ser vista pela sociedade. Imagem do futuro da organização. Aonde a organização quer chegar Vislumbrar a organização no amanhã. Percepção que a organização deseja que a clientela tenha dela. A visão é estabelecida do ponto de vista do cliente. O PENSAR: O Discurso Como queremos ser reconhecidos VISÃO II Expressa uma aspiração da organização. Descreve uma mudança que tem o intuito de motivar seus colaboradores. Sempre voltada para o futuro. Estado que a organização deseja atingir no futuro. Observações importantes: A tradução da visão estratégica em objetivos claramente definidos. A comunicação da visão por toda a organização. Um esforço permanente para obter o comprometimento dos colaboradores com a visão. Visão é um alvo, é a imagem mental de um estado futuro possível e desejável. Pode ser tão vaga quanto um sonho, Pode ser tão precisa quanto uma meta, Não pode se estabelecida por decreto. (Warren Bennis) Um enunciado claro Uma noção de propósito nobre Uma chance possível de sucesso (Karl Albrecht) AR Revisado em 05/04/ LI

5 Visão deve: Tratar-se de um conceito claro e objetivo; Ser tão curta quanto possível, para ficar gravada na cabeça de cada um; Envolver um propósito nobre, ético, inspirador: deve valer a pena; Ser motivadora, pois reflete no senso de valor; Ser desafiadora, pois exige esforço; Apresentar uma possibilidade plausível; Ser individualizadora: aplicável somente na organização em que está. A visão é uma função de liderança que deve ser compartilhada, inspiradora, desafiadora, cuja conotação alicerça os valores a ela pertinentes, pois é uma peculiaridade humana sobreviver valorizando o olhar futuro. CRENÇAS E VALORES São as formas de pensar, decidir e atuar da alta direção. Comportamentos e atitudes consideradas corretas pela administração. O SENTIR: A Vivência Em que acreditamos em termos de qualidade, satisfação do cliente, liderança, autonomia dos recursos humanos, ética etc. SÃO COMO RAÍZES DE UMA ÁRVORE, QUE LHE PERMITE O ESPLENDOR DO CRESCIMENTO. CRENÇAS Aquilo que é tido como verdade na organização. É aquilo em que a organização acredita fielmente. O que define os rumos a serem seguidos. São todas as certezas que formam o caráter e a visão da organização. Identifica uma organização no decorrer do tempo. Advém da cultura. São os pontos centrais da cultura organizacional. São inquestionáveis. Exemplos: ética administrativa, respeito aos clientes e honestidade. Revisado em 05/04/2010 5

6 VALORES Afirmações culturais, originadas nas crenças e que modelam as atitudes e comportamento. Guias que definem o caráter da organização. Modulam comportamentos e atitudes dos funcionários. Definem os padrões que devem ser alcançados (seguidos) pela organização. Tanto podem ser coletivas ou individuais, e influenciam a visão e missão que a organização se propõe. Definem o sucesso em termos concretos para seus colaboradores. Estabelecem os padrões que devem ser alcançados. Se você faz isso, você também será um sucesso. Exemplos: qualidade, inovação, importância da motivação dos funcionários, importância do clente etc. Ainda que as organizações tendam a personalizar seus valores, podemos verificar que ele guardam algumas características comuns. Outros exemplos: responsabilidade; pró-atividade; ética; cooperação; lealdade; transparência; agilidade. PAPEL DAS LIDERANÇAS Líderes transformam a visão estratégica em ação, reúnem poder difuso e delegam esse poder a outros que irão transformar a visão em realidade. A função da liderança é catalisar uma visão clara e compartilhada para a organização e assegurar o comprometimento e a busca vigorosa dessa visão. MISSÃO Referencial estratégico básico da organização. Com a organização se posiciona historicamente, sua natureza, finalidade e ação institucional. Proposta que uma organização faz nas suas relações com o meio no qual está inserida, consigo mesma e com a comunidade onde atua. Compromisso que a organização tem para com seus stakeholders. Proposta que a organização faz junto aos grupos sujeitos a suas ações. Aquilo que ela pretende cumprir durante sua existência. AR Revisado em 05/04/ LI

7 Referencial básico da organização. Envolve sua finalidade e ação institucional. Deve estar de acordo com a visão, com valores e crenças e ser passível de realização. Descreve uma realidade que persiste no tempo. Razão de ser da organização. As necessidades sociais que ela atende e seu foco fundamental de atuação. O QUERER: As Ações O que queremos? Exemplos: Centro de Valorização da Vida prevenção de suicídio, ouvindo as pessoas e removendo esta idéia, através de voluntários treinados. Definir missão de uma empresa é difícil. Doloroso e arriscado. Mas é só assim que se consegue estabelecer políticas, desenvolver estratégias, concentrar recursos, começar a trabalhar. É só assim que uma empresa pode ser administrada visando a um desempenho ótimo (Peter Drucker) A missão é difícil de ser definida. Mas uma organização precisa ter sua missão bem definida para saber onde chegar, alcançar metas e sintonizar ações. Ela varia de acordo com o autor, mas todos concordam que ela deve conter valor intrínseco, ser disseminada e internalizada, ou seja, podemos não lembrar para repeti-la, mas agimos de acordo com ela. OBJETIVOS Resultados que a organização precisa alcançar, em prazo determinado, no contexto do seu ambiente, para cumprir sua missão. É tudo aquilo que uma organização pretende conquistar com vista ao cumprimento de sua missão. Podem ser tanto quantitativos e mensuráveis, como qualitativos, e abrangem um tempo maior que as metas. Podem também existir os objetivos permanentes. Objetivos Estratégicos: Onde se pretende chegar ou o que se pretende obter; normalmente relacionados a questões sobre as quais não se tem controle diretamente. Os objetivos refletem a missão organizacional e são importantes como auxílio na tomada de decisão e guias para aumentar a eficiência. Exemplo: conquistar a fidelidade do usuário. Revisado em 05/04/2010 7

8 ESTRATÉGIAS São os caminhos escolhidos pela organização para se chegar a seu objetivo. São ações integradas que garantem o cumprimento da visão à longo prazo, levando ao cumprimento dos objetivos Exemplo: Explorar portifólio de novos cursos: a) Pesquisa e Desenvolvimento (10% do faturamento) b) Lançamento (5% do faturamento para consolidação do produto) c) Criar unidades de negócios para consolidar produtos em segmentos específicos (custo fixo em 3%) NEGÓCIO Âmbito de atuação da organização OS PROCESSO DE MUDANÇAS SÓ SÃO BEM SUCEDIDOS QUANDO CONSEGUE-SE EQUILIBRAR O PENSAR, O SENTIR, O QUERER. AR Revisado em 05/04/ LI

9 VISÃO O PENSAR: A ENERGIA DO PENSAR ESTÁ LOCALIZADA NO SISTEMA NEUROSENSORIAL. VALORES O SENTIR: A ENERGIA DO SENTIR PODE SER VISUALIZADA NO SISTEMA RÍTMICO DO SER HUMANO. MISSÃO O QUERER: A ENERGIA DO QUERER OU AGIR ESTÁ LOCALIZADO NO SISTEMA METABÓLICO LOCOMOTOR. Revisado em 05/04/2010 9

10 EXEMPLOS Transportes aéreos: Visão : Ser vista como a excelência na prestação de serviços em relação a segurança, pontualidade, confiabilidade e conforto. Ser vista como a maior parceira dos clientes, proporcionando-lhes a satisfação de todas as suas necessidades e interesses. Crenças : As necessidades dos clientes devem ser satisfeitas a qualquer preço. O cliente sempre tem razão. Bons serviços não tem preço. Valores: Trabalho árduo Limpeza e segurança Pontualidade Qualidade Missão: Ser a maior e mais bem conceituada empresa no ramo de transporte aéreo de passageiros do Brasil. Crenças e Valores Exemplo: Escola de Administração de Empresas de São Paulo FGV O aluno não é o cliente. Quem se matricula na escola confia na filosofia de trabalho dos profissionais que a dirigem. Portanto, não é lógico encarar o aluno como cliente e não é necessário satisfazer suas vontades. Nosso cliente é a sociedade A ética é valor inquestionável dentro da escola AR Revisado em 05/04/ LI

11 Conceitos em Nível Tático PLANEJAMENTO TÁTICO São as decisões que abrangem as áreas funcionais da organização e são relativas às atividades do presente e do futuro próximo. Os empreendimentos envolvidos são mais limitados, os prazos são menores e os níveis de hierarquia mais baixos. Seu objetivo é o controle e a interação das operações da organização, alocação dos recursos e tomada de decisões de nível intermediário. Acompanhando o planejamento estratégico para descrever o nível tático, deparamos com a ideologia organizacional aplicada aos projetos, programas e planos de ação. Neste nível as idéias passam a ser materializadas. Temos a alocação de recursos orçamentários, materiais e humanos. Conjunto de tomada deliberada e sistemática de decisões, envolvendo empreendimentos mais limitados, prazos mais curtos, áreas menos amplas e níveis mais baixos da hierarquia organizacional. Está afeto às áreas funcionais da organização. Características: 1. Está relacionado às atividades presentes e aquelas situadas em futuro próximo. 2. Visa o controle e a integração das operações da organização. 3. Preocupa-se com a alocação atual de recursos, especialmente através do processo orçamentário. 4. Nível de decisão intermediário. 5. Dimensão temporal inferior ao planejamento estratégico. 6. Abrangência: somente a área funcional. PLANOS DE AÇÃO Materialização da estratégia. As estratégias ainda são bastante vagas, para atingi-las são necessários planos. Os planos devem ser vistos como uma ferramenta organizacional. É o documento que contém: Um diagnóstico da situação Metas e objetivos a serem alcançados Meios, recursos e instrumentos disponíveis Distribuição de autoridade e responsabilidade Forma de implantação Revisado em 05/04/

12 Cronograma Marcos de acompanhamento Sistemas de avaliação e controle PROJETOS: DEFINIÇÃO E CARACTERÍSTICAS Ações especiais feitas em conjunto que tem resultados específicos a serem obtidos. Conjunto de estudos específicos tendo em vista resultados pré-estabelecidos. Objetivo claramente definido e de curto prazo. Estudo específico delimitado no tempo e no espaço. Equipe integrada, como característica, dada à clara definição do objetivo. É um esforço temporário empreendido para criar um serviço ou produto único. Temporário, tem começo e fim bem definidos. Único: cria um produto ou serviço distinto dos outros. PROCESSOS: DEFINIÇÃO E CARACTERÍSTICAS Conjunto de atividades que juntas transformam inputs (contribuições) em produção ou produtos, agregando valor para satisfazer os stakeholders. Operações sequenciais em busca de uma finalidade concreta e objetiva. Uma série de atividades que culminam num fim específico. Compreende um conjunto de atividades, voltadas para uma finalidade definida e específica. Rotinas desenvolvidas no espaço e no tempo. Clientelas a serem atendidas como resultado do processo. Resultados obtidos ao final do processo. Feedback como elo entre os resultados e inputs do processo. Devemos formalizar os processos (ISO s com exemplos de formalização de processos). O fluxograma é um gráfico que representa o processo. METAS AR Revisado em 05/04/ LI

13 Significam parte dos objetivos a serem atingidos a curto prazo. Em geral são setorizados. São mensuráveis e devem ser monitoradas pelas chefias. Exemplo: Gerar 200 novas vagas em 3 anos. Metas As metas são estabelecidas pelos gerentes, a partir de planos de negócios da organização. Para defini-las, utilizamos o critério SMART. SPECIFIC: (específica) as metas devem ser claras, objetivas e detalhadas, evitando má interpretação. MENSURABLE: (mensurável) as metas devem possibilitar uma forma de medição. ACHIEVABLE: (realizável) as metas devem ser razoáveis e viáveis. RELEVANT: (relevantes) a meta deve ser relevante para o trabalho, devendo contribuir para a meta ou para a missão da unidade de trabalho. TIME-BASED: (oportuna) a meta deve incluir cronogramas específicos e prazos finais. TÁTICAS Formas e os caminhos adotados, em obediência aos planos e projetos, para atingir as metas. Revisado em 05/04/

14 Conceitos em Nível Operacional PLANEJAMENTO OPERACIONAL Preocupa-se basicamente, com o como fazer. Esta voltado para a otimização de resultados, em nível de tarefas e operações. Necessita de maior certeza. Características : 1. Seu caráter é imediatista, focaliza curto prazo. 2. Implantação de rotinas. 3. Está voltado para a eficiência, enquanto que a eficácia é problema dos níveis institucional e intermediário da organização. DECISÕES E AÇÕES Corresponde às atitudes, comportamentos e processamentos direcionados ao cumprimentos das estratégias, dos planos dos processos e dos projetos, obedecem as táticas e têm como referencial as metas. RESULTADOS São os produtos e serviços oferecidos efetivamente aos clientes. É o desempenho obtido pela organização, que nós comparamos com as metas estabelecidas. Devem ser acompanhados durante o processo. Devem ser mensuradas ao final dos processos. Formação de indicadores para se medir os resultados e desempenhos. Comparação com os referenciais de excelência estabelecidas. CONTROLE A AVALIAÇÃO O feedback deve ser estender pelos três níveis de planejamento da organização para que se tenha o controle e avaliação do negócio. Acompanhamento construído a partir dos resultados almejados, comparando-os com os resultados obtidos, tendo influência para recolocar o negócio nos rumos desejados. Resultado alcançado comparado com as metas pré estabelecidas. AR Revisado em 05/04/ LI

15 Em organizações de grande porte, com diversas unidades, cada unidade tem diferentes objetivos e metas a serem controlados e avaliados. A área de produção científica tem como meta, quantidades de produção e aumento de produtividade. A área de atendimento tem como objetivos aumento de níveis de satisfação dos clientes e medidas de desempenho (tempos de resposta, tempos de solução, número de consultas etc.). A importância da comunicação que garante a coerência e a unidade dos níveis estratégico, tático e operacional da organização em busca do cumprimento dos seus objetivos (resultados) GLOSSÁRIO Políticas: - são orientações para a tomada de decisão (explícitas e implícitas). - associadas a condicionamentos referentes a questões sobre as quais se tem comando direto. Diretrizes: são guias para a formulação de cursos de ação (tomada de decisão). Procedimentos: seqüência de passos para a execução dos planos. Métodos: descreve o processo de executar um passo ou uma etapa do procedimento. Stakeholders: são os públicos internos e externos com os quais uma organização tem interfaces: consumidores, clientes, fornecedores, terceiros (governos, conselhos de trabalho, associações, comunidade) e nossa gente. Fluxogramas: são gráficos que representam o fluxo ou seqüência de procedimentos ou de rotinas. Orçamentos: são planos operacionais relacionados com os recursos financeiros dentro de um determinado período de tempo. Programas: constituem planos operacionais relacionados com o tempo e as atividades que devam ser executadas. Regras e regulamentos: constituem planos operacionais relacionados com o comportamento solicitado às pessoas. Revisado em 05/04/

16 ANEXO I PROCESSOS Definição Processo é um conjunto de atividades com uma ou mais entradas, utilizando os recursos da organização, e que contribui para a realização dos objetivos desta. Um processo pode ser subdividido em sub-processos, atividades e tarefas. Processo é a organização de: Informações Procedimentos Pessoas Equipamentos Materiais Energia Desenho de Processo: Identificar os processos-chave de um negócio Mapear as atividades, os participantes e os recursos utilizados de cada um dos processos Definir os produtos gerados pelos processos Identificar os possíveis problemas e suas causas Redesenhar os processos incorporando as sugestões para as resoluções dos problemas O fluxograma é um gráfico que representa o desenho do processo ANEXO II PLANO OPERACIONAL Projeto Meta Ações Prazos Responsável Resultado Avaliação AR Revisado em 05/04/ LI

17 ITEM O QUE FAZER? (WHAT) (AÇÃO) COMO FAZER? (HOW) POR QUE FAZER? (WHY) PLANO DE AÇÃO QUEM? (WHO) QUANDO? (WHEN) ONDE? (WHERE) Nº QUANTO CUSTA? (HOW MUCH) Universidade Federal de São Paulo Revisado em 05/04/

18 ANEXO IV INDICADORES CHAVES DE RENDIMENTO Áreas Críticas de Resultados Indicadores Chaves de Rendimento Treinamento Porcentagem de investimento em capacitação Horas / homem ano de treinamento Satisfação no Trabalho Turn-over dos colaboradores ANEXO V Estratégia e o Desenho do Cargo Definição do Negócio Dimensionamento Qualitativo e Quantitativo de RH Desenho dos Cargos Plano de Carreiras Recrutamento e Seleção Gestão de Desempenho Remuneração Estratégica Treinamento Desenvolvimento AR Revisado em 05/04/ LI