DIREÇÃO ADMINISTRATIVA

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1 Prof. Jairo Molina Gestão em Petróleo e Gás

2 2 DIREÇÃO ADMINISTRATIVA Para que a Empresa funcione adequadamente ela precisa ser dirigida. Em outros termos, ela precisa ser governada e orientada para os objetivos pretendidos. Sem a Direção, a Empresa fica à deriva, sem rumo certo. A Direção relaciona-se diretamente com a maneira pela qual o objetivo deve ser alcançado através das atividades que devem ser realizadas. Estabelecidos os objetivos, definido o Planejamento, Organizados os trabalhos, cabe à Direção fazer executar as coisas. Todo trabalho deve ser dirigido para o alcance dos objetivos. Se as pessoas que trabalham numa empresa não conhecem os objetivos que elas devem alcançar, os seus esforços serão feitos ao acaso. A Administração se baseia no trabalho de muitas pessoas em conjunto

3 e torna-se necessário orientar o comportamento dessas várias pessoas, integrá-las e dirigi-las rumo aos objetivos empresariais. 3 CONCEITO E CARACTERÍSTICAS A Direção constitui a terceira etapa do processo administrativo, depois do Planejamento e da Organização. Enquanto o Planejamento e a Organização são etapas anteriores à execução dos trabalhos, a Direção é a etapa concomitante ou simultânea a ela. Direção é a função administrativa que conduz e coordena o pessoal na execução das atividades planejadas e organizadas. Significa orientar e coordenar os trabalhos dos subordinados. No fundo, dirigir significa interpretar os objetivos e os planos para os outros e dar as instruções de como executá-los. Trata-se de atuar diretamente sobre pessoas para conseguir que executem as suas atividades. PLANEJAMENTO ORGANIZAÇÃO DIREÇÃO CONTROLE EXECUÇÃO ANTES DURANTE DEPOIS A importância da Direção está em que nada adianta um bom Planejamento e uma boa Organização, se as pessoas trabalham sem uma orientação coordenação adequadas. Daí, a Direção ser considerada a mais importante das funções administrativas, a essência do trabalho do bom Administrador. PRINCÍPIOS BÁSICOS DE DIREÇÃO

4 4 A Direção deve basear-se em quatro princípios básicos, a saber: a) PRINCÍPIO DA UNIDADE DE COMANDO Cada subordinado deve subordinar-se a um e apenas um superior. A recíproca deste princípio é a de que deve haver uma autoridade única sobre cada pessoa na Empresa, para evitar a duplicidade de ordens. b) PRINCÍPIO DA DELEGAÇÃO É preciso que todas as atividades necessárias à realização dos objetivos empresariais sejam delegadas a um nível que possa executá-las adequadamente. A delegação significa a designação de tarefas, a transferência de autoridade e a exigência de responsabilidade pela execução daquelas tarefas. c) PRINCÍPIO DA AMPLITUDE DE CONTROLE Também chamado Princípio de Âmbito de Controle, refere-se ao número ideal de subordinado que cada chefe pode supervisionar diretamente. Seu enunciado é o seguinte: Cada Chefe deve ter um número adequado de subordinados para poder supervisioná-los adequadamente. d) PRINCÍPIO DA COORDENAÇÃO Também chamado Princípio das Relações Funcionais. Diz ele: Todas as atividades devem ser coordenadas e integradas tendo em vista um objetivo comum.. MEIOS DE DIREÇÃO

5 Para dirigir os subordinados, a Administrador - em qualquer nível que esteja situado - deve dar ordens ou instruções, comunicar, motivar, liderar e coordenar. Por isso, falaremos de ordens ou instruções, de comunicação, de motivação, de liderança e de coordenação, que são os principais meios de Direção. O talento do bom Administrador reside em saber utilizar todos esses meios de Direção. MEIOS DE DIREÇÃO 5 INSTRUÇÕES E ORDENS COMUNICA ÇÃO MOTIVAÇÃO LIDERANÇA COORDE NAÇÃO Vejamos cada um dos meios de Direção à disposição do Administrador: INSTRUÇÕES E ORDENS Para dirigir os subordinados, o Administrador deve dar ordens ou instruções, para que estes saibam o que devem fazer e quando fazer. Tanto a ordem quanto a instrução servem para fazer iniciar, modificar e cessar uma tarefa ou atividade. Porém, a ordem se refere ao que fazer e quando, enquanto a instrução se refere ao como fazer alguma tarefa ou atividade. Enquanto a ordem é um imperativo de fazer algo, a instrução é uma orientação sobre a maneira de fazer algo. Quanto a sua AMPLITUDE, as ordens podem ser GERAIS e ESPECÍFICAS. ORDENS GERAIS - são aquelas destinadas as pessoas da Empresa, indistintamente. Ex.: marcação do ponto, horários, crachás, etc.

6 6 ORDENS ESPECÍFICAS - são aquelas destinadas a determinadas pessoas. Ex.: relatório sobre o veículo (motorista), etc. Quanto à FORMA pela qual são transmitidas, as ordens podem ser VERBAIS (ORAIS) ou ESCRITAS, ORDENS VERBAIS - são aquelas transmitidas de viva voz. ORDENS ESCRITAS - são aquelas transmitidas por escrito, através de alguma correspondência ou documento. COMUNICAÇÃO A Comunicação na empresa representa um dos maiores desafios para o Administrador. Para algumas empresas, a Comunicação representa o recurso mais importante no alcance dos objetivos. COMUNICAÇÃO é o processo de transmissão de informação e compreensão de uma pessoa para outra. Toda comunicação envolve sempre duas ou mais pessoas, pois é um processo de interação de pessoas. A comunicação realiza uma ponte de significados entre duas ou mais pessoas. Assim, comunicar não é somente transmitir uma mensagem. É sobretudo, fazer com que a mensagem seja compreendida pela outra pessoa. Se não houver essa compreensão do significado, não há comunicação. Se uma pessoa transmitir uma mensagem e esta não for compreendida pela outra pessoa, a comunicação não se efetiva. Como a comunicação é um processo de transmissão e compreensão de uma pessoa para a outra, existem cinco etapas que ela deve percorrer: A) EMISSOR : é a pessoa que pretende comunicar uma mensagem.

7 7 B) TRANSMISSOR : é a etapa que codifica a mensagem. Ex.: a voz humana em língua portuguesa, o telefone da pessoa que está comunicando a mensagem, etc. C) CANAL : é o espaço situado entre o emissor e o destinatário. Ex.: a sala onde as duas pessoas se encontram, a central telefônica etc. D) RECEPTOR : é a etapa que decodifica a mensagem. Ex.: o ouvido da outra pessoa, o telefone da pessoa que recebe a mensagem, etc. E) DESTINATÁRIO : é a pessoa a quem a mensagem é destinada. Contudo, a Comunicação geralmente sofre ruídos e interferências. Ruídos é uma perturbação em qualquer uma das etapas do processo acima, que pode provocar perdas ou desvios na mensagem. Ex.: o emissor fala mal a língua portuguesa ou tem problema de prolação, o telefone apresenta linhas cruzadas, etc. Interferência é uma perturbação externa que interfere no processo, provocando distorções ou distúrbios. Ex.: muito barulho devido à presença de outras pessoas, intempéries ou trovoadas que interferem no sistema telefônico. Isto significa que nem sempre aquilo que o emissor pretende comunicar é exatamente aquilo que o destinatário interpreta e compreende. E é este o desafio das comunicações nas nossas empresas. Além dos desvios, distorções e perdas, a que nos referimos, as comunicações podem sofrer acréscimos, como é o caso do boato. EMISSOR TRANS MISSOR CANAL RECEP TOR DESTINO RUÍDO

8 8 Quanto ao TIPO, a comunicação pode ser: A) FORMAL - é a comunicação endereçada através dos canais de comunicação existentes no organograma da empresa. A mensagem é transmitida e recebida dentro dos canais de comunicação formalmente estabelecidos pela empresa na sua estrutura organizacional. É basicamente a comunicação veiculada pela estrutura formal da empresa. Quase toda a comunicação formal é feita por escrito e devidamente documentada através de correspondência ou formulários. B) INFORMAL - é a comunicação desenvolvida espontaneamente através da estrutura informal da empresa e fora dos canais de comunicação estabelecidos pelo organograma da empresa. Geralmente, a comunicação informal veicula mensagens que podem ou não ser referentes às atividades da empresa. As comunicações formais fluem dentro da empresa através dos seguintes canais de comunicação: 1- CANAIS VERTICAIS - podem ser descendentes(de cima para baixo) e se referem à comunicação entre o superior e subordinados, veiculando ordens ou instruções. Podem ser ascendentes (de baixo para cima) e se referem à comunicação entre o subordinado e o superior, veiculando informações a respeito do trabalho executado. 2- CANAIS HORIZONTAIS - referem-se às comunicações laterais entre dois órgãos (dois departamentos ou duas seções, por exemplo) ou dois cargos (dois gerentes ou dois auxiliares administrativos) no mesmo nível hierárquico. EXEMPLO DE BOA COMUNICAÇÃO NAS EMPRESAS O PRESIDENTE DIZ AO GERENTE:

9 Na próxima 6ª feira, às 17:00hs, o cometa Halley estará nesta área. Trata-se de um evento que ocorre somente a cada 78 anos. Assim, por favor, reúnam os funcionários no pátio da fábrica, todos de capacete de segurança, quando explicarei o fenômeno a eles. Se estiver chovendo, não poderemos ver o espetáculo a olho nú. Nesse caso, todos deverão ir para o refeitório, onde será exibido um documentário sobre o cometa. O GERENTE FALA PARA O SUPERVISOR: Por ordem do Presidente, na 6ª feira, às 17:00hs, o cometa Halley vai aparecer sobre a fábrica. Se chover, por favor, reúnam os funcionários, todos de capacete de segurança, e os encaminhem ao refeitório, onde o fenômeno terá lugar, o que acontece a cada 78 anos a olho nú. O SUPERVISOR PARA O CHEFE DE PRODUÇÃO: A convite do nosso querido Presidente, o cientista Halley, de 78 anos, vai aparecer nú e usando capacete no refeitório da fábrica, na 6ª feira, às 17:00hs, pois vai ser apresentado um filme sobre o problema da chuva na segurança. O Presidente levará a demonstração para p pátio. O CHEFE DE PRODUÇÃO FALA PARA O MESTRE: Na 6ª feira, às 17:00hs, o Presidente, pela primeira vez em 78 anos, vai aparecer no refeitório da fábrica para filmar o Halley nú, o cientista famoso e sua equipe. Todo mundo deve estar lá de capacete, pois será apresentado um show sobre a segurança na chuva. O Presidente levará a banda para o pátio da fábrica.. FINALMENTE, O MESTRE DIZ PARA OS FUNCIONÁRIOS: Todo mundo nú, sem exceção, deve estar com os seguranças no pátio na próxima 6ª feira, às 17:00hs, pois o manda-chuva (o Presidente) e o Sr. Halley, guitarrista famoso, estarão lá para mostrar o raro filme Dançando na Chuva. Caso comece a chover mesmo, é para ir para o refeitório de capacete. O show será lá, o que ocorre a cada 78 anos. AVISO A TODOS Na 6ª feira, o Chefe da Diretoria vai fazer 78 anos e liberou geral para a festa, às 17:00hs, no refeitório. Vai estar lá, pago pelo manda-chuva, Bill Halley e Seus Cometas. Todo mundo deve estar nú e de capacete, porque a banda é muito louca e o Rock vai rolar no pátio, mesmo com chuva!!! MOTIVAÇÃO 9 O QUÊ É MOTIVAÇÃO? É O MOTIVO PARA A AÇÃO

10 A Motivação é um poderoso instrumento de Direção. Um MOTIVO é qualquer coisa que leva uma pessoa a praticar uma ação. Um motivo é a causa, a razão de algum comportamento. Como as pessoas são diferentes entre si e reagem individualmente a uma mesma situação, a Direção deve levar em conta essas diferenças individuais e tratar as pessoas adequadamente. Na prática, toda essa teoria pode ser aplicada através dos fatores de Motivação. Os fatores de Motivação mais importantes são: Trabalho interessante e que propicie desafios para a pessoa; Remuneração adequada ao trabalho executado; Oportunidades de progresso na Empresa; Projeção e prestígio social decorrente do trabalho feito; Reconhecimento pelo superior e colegas de trabalho. TEORIA DA MOTIVAÇÃO DE HERZBERG Segundo Herzberg, quando as pessoas sentem-se insatisfeitas com seus serviços, preocupavam-se com o ambiente que estavam trabalhando e quando sentem-se bem no serviço isso se liga ao trabalho propriamente dito. Para melhor explicar isso Herzberg dividiu em fatores de Higiene e Motivadores. Fatores de Higiene (AMBIENTE) - Programa de administração - Supervisão - Condições de trabalho - Relações interpessoais - dinheiro, status, segurança Fatores Motivadores (O SERVIÇO) - Reconhecimento por realização - Trabalho que é desafio - Maior responsabilidade - Crescimento e desenvolvimento A pesquisa motivação-higiene serviu a todos os níveis da organização, servindo para aumentar sentimentos de competência, auto-estima, auto-confiança e autonomia. 10

11 11 QUESTÕES REFLEXIVAS - DIANTE DO CONTEÚDO ANTERIOR, FAÇA UMA BREVE ANÁLISE E CITE O QUE VOCÊ(S) ENTENDE(M) O QUE SEJA QUALIDADE DE VIDA NO TRABALHO NAS EMPRESAS ATUAIS. - O QUE MAIS MOTIVA OS FUNCIONÁRIOS NO TRABALHO? - E O QUE MAIS DESMOTIVA? TEORIA DA MOTIVAÇÃO X E TEORIA Y. Apresentada por Douglas McGregor. Teoria X : Nela supõem-se que a maioria das pessoas preferem ser dirigidas, não se interessam por responsabilidades e desejam a segurança acima de tudo, acredita-se que as pessoas são motivadas por dinheiro vantagens de emprego e ameaças de castigo. Com o uso desta teoria segundo os administradores admitese controlar, supervisionar rigorosamente seus empregados que não merecem confiança, são irresponsáveis e imaturas. Após a utilização da hierarquia estabelecida por Maslow, McGregor conclui que a Teoria X são de modo geral imprecisas e que os métodos de administração criados a partir delas muitas vezes deixavam de motivar os indivíduos para trabalhar na busca dos objetivos da organização. Teoria Y: Nela supõem-se que as pessoas não são preguiçosas e merecedoras de confiança, podendo o homem se motivar adequadamente governar-se e ter criatividade no trabalho, despertando a potencialidade. A realização dos objetivos do funcionário é direcionado seus esforços para realização dos objetivos da organização.

12 12 FATORES PESSOAIS E RENDIMENTO NO TRABALHO A) Frustração no contexto motivacional; frustração: Pessoa motivada em relação a um objetivo e este é interferido. Dizse que esta frustrada. Podem existir três tipos principais de barreiras ou bloqueios que causam frustrações: 1- Barreiras situacionais: Pode ser de natureza física e de ambigüidade, que impedem o indivíduo de realizar um objetivo. 2- Barreiras interpessoais: São entre as pessoas ou grupos que impedem a satisfação do motivo. Acontece geralmente quando em uma organização um indivíduo criativo é punido ou barrado por seu chefe superior. 3- Barreiras intrapessoais: Observados quando o indivíduo não atinge seus objetivos devido a alguma deficiência física ou mental, e também caracterizada pela existência de motivos conflitantes da própria pessoa. B) Frustração e improdutividade: Quando o indivíduo não atinge um objetivo inicialmente pretendido, coloca-se a perseguir outro, tornando-se necessário optar em ficar insistindo no objetivo inicial ou ceder a um outro mais viável, e quando levado a assumir uma das posições atender apenas a uma delas, passa a viver uma sensação interior de grande tensão que lhe será desconfortável e infelicitante, ficando em um estado psicológico conhecido como ansiedade. Todos esses fatores, conflito, ansiedade e tensão geram no indivíduo a frustração e improdutividade. LIDERANÇA Para dirigir as pessoas, não basta apenas dar ordens e instruções, comunicar e motivar. É preciso ainda, Liderar. E aí está outro desafio para o Administrador. Liderança é a capacidade de influenciar as pessoas. Para dirigir pessoas, deve-se influenciar os seus comportamentos. Durante muito tempo, achava-se que a Liderança era uma qualidade pessoal determinada por

13 características de personalidade. Atualmente, aceita-se a existência de três fatores de liderança, isto é, três fatores que influem na capacidade de liderar pessoas: 13 POSIÇÃO HIERÁRQUICA - decorrente da autoridade em relação aos subordinados. Quanto mais alta a posição hierárquica, maior força de liderança oferecida pela estrutura organizacional ao Administrador. COMPETÊNCIA PROFISSIONAL - é resultante dos conhecimentos gerais (cultura geral) e específicos (cultura técnica) que o Administrador possui. Quanto maior a competência profissional, maior a força de liderança que o próprio Administrador possui. PERSONALIDADE - decorrente das qualidades pessoais do Administrador, como o seu temperamento, caráter, relacionamento humano, inteligência, compreensão etc. A Personalidade constitui uma base importante para a liderança. Se não houver facilidade no tratamento com as pessoas, de nada valem a posição hierárquica e a competência profissional. Convém lembrar que liderar é influenciar o comportamento das pessoas. Existem três tipos de Liderança, a saber: AUTOCRÁTICA - Também chamada liderança Autoritária. Sua principal característica é a de que o Líder é quem toma as decisões e impõe as ordens aos subordinados, sem sequer explicá-las ou justificá-las. Os subordinados não têm liberdade de atuação, pois o líder autocrático controla rigidamente a sua atividade e não lhes explica o objetivo de seu trabalho. LIBERAL - Também chamada Laissez-faire. O Líder se omite e não se impõe, enquanto os subordinados se tornam os donos da situação. Há uma completa e total liberdade de atuação para os subordinados. Nenhum controle sobre o seu trabalho. Todavia, os objetivos do trabalho não são explicados. DEMOCRÁTICA - é o tipo de liderança que fica no meio-termo entre os dois já citados, evitando as desvantagens de ambos. O

14 trabalho é apresentado pelo Líder aos subordinados, que lhes dá as diversas alternativas de execução e os objetivos que devem ser alcançados. O assunto é debatido com os subordinados que fazem sugestões, as quais, se viáveis, são aceitas pelo Líder. 14 COORDENAÇÃO Para dirigir os subordinados, o Administrador deve dar ordens ou instruções, comunicar, motivar, liderar e, além disso, também coordenar as diferentes atividades dos diversos subordinados. Coordenar significa unir e harmonizar todas as atividades e esforços de diferentes pessoas ou órgãos da Empresa, tendo em vista um objetivo comum. A importância da Coordenação reside no fato de que todas as atividades de uma empresa precisam ser integradas e sincronizadas para que os seus objetivos sejam alcançados plenamente. Se apenas algumas pessoas ou órgãos funcionam bem, os objetivos empresariais podem ser sacrificados. Torna-se necessário que a Empresa - como um todo - funcione integralmente para o pleno sucesso. Este é o papel da Coordenação. PODE FICAR TRANQÜILO, O FURO ESTÁ NO LADO DELES!

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