COMO COMEÇAR 2016 se organizando?

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1 COMO COMEÇAR 2016 se organizando?

2 Como começar 2016 se organizando? Conheça estratégias simples para iniciar o novo ano com o pé direito Você sabia que, de acordo com o Sebrae, os principais motivos que levam empresas a falirem são a falta de planejamento e de uma boa administração? A inexistência ou a escassez do controle de custos e de outros aspectos importantes da corporação é uma das causas que provocam o fracasso de diversos empreendimentos em território nacional. Além disso, a ausência de acompanhamento também figura como um dos vilões que impedem o sucesso de grande parte dos profissionais que são donos do seu próprio negócio 1. Não é nenhuma novidade que o primeiro passo para conseguir realizar uma boa gestão empresarial é se organizando, ou seja, colocando tudo em seu devido lugar. No entanto, na prática, é bastante difícil conseguir administrar as diversas esferas de uma corporação, principalmente quando poucos profissionais são responsáveis por realizar a gestão de diversas áreas distintas dentro do mesmo empreendimento. Mas existem, sim, formas de conseguir botar ordem na casa e, ao mesmo tempo, descomplicar a rotina. As palavras-chave para isso são: planejar, classificar, sistematizar, ordenar e executar. Veja algumas dicas que podem te ajudar a se organizar, sem precisar realizar esforços tão grandes!???? 1 Fontes: e

3 CONTROLE FINANCEIRO O controle financeiro é um dos controles mais importantes que devem ser realizados dentro de uma empresa e, ao mesmo tempo, um dos mais difíceis de serem feitos. É muito comum que profissionais fiquem frustrados por não conseguirem prever um valor financeiro condizente com a realidade e por ficarem, diversas vezes, no prejuízo. Para dar um basta a essa situação, alguns passos devem ser seguidos: Registrar todas as receitas e despesas. Registrar todas as receitas e despesas pode parecer óbvio, mas a verdade é que muitas empresas não possuem esse hábito e lançam apenas os gastos ou pagamentos maiores, deixando muitos dados de fora e, assim, perdendo o controle da sua situação financeira real. Além disso, muitos profissionais possuem uma lista com faturamentos e gastos fixos e mantêm o mesmo valor todos os meses, quando, na verdade, pode ocorrer uma variação de um período para outro, o que acaba mascarando os dados. Dessa forma, é extremamente indispensável manter um controle de todas as receitas e despesas, atualizando a planilha com frequência diariamente, semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente, dependendo da necessidade e do porte da empresa.

4 Especificar o tipo de venda Outro ponto importante para manter o controle financeiro em dia é tendo um registro do tipo de venda que foi efetuada: à vista ou parcelada, por exemplo. Se você vendeu um curso de mil reais, mas receberá o valor em dez vezes (como no caso de pagamentos em boleto), é indispensável que você especifique que a venda foi parcelada e qual foi o número de parcelas. Dessa forma, você deve incluir o valor de cem reais ao longo de dez meses, ao invés de incluir o valor de mil reais em um único mês. Fazendo isso, você estará evitando muitos problemas, como contar com um dinheiro que você ainda não tem. Verificar a inadimplência. Voltando ao exemplo anterior, suponhamos que você realizou uma venda de um curso no valor de mil reais, mas, como a compra foi parcelada em dez vezes, você lançou o valor de cem reais durante os meses correspondentes. No entanto, imagine que, por algum motivo, o seu cliente não pagou o boleto do terceiro mês e você se esqueceu de verificar a inadimplência e manteve essa receita na sua planilha de controle. Isso significa que você estará com cem reais a menos do que o previsto e, se o controle não for rigoroso, é bem possível que você não perceba onde se encontra a falha. Portanto, é preciso estar atento e fazer uma comparação entre o que foi previsto e o que realmente aconteceu, com frequência. Além de ter um registro da sua situação real, você poderá evitar ficar no prejuízo, enviando um novo boleto de cobrança, por exemplo.

5 Classificar os lançamentos. Uma das ações mais importantes para realizar uma gestão financeira de qualidade é classificar absolutamente todos os lançamentos. É indispensável estabelecer categorias e incluir tags relacionadas ao tipo de produto vendido (curso da área de engenharia, curso da área de saúde etc.), às despesas com pessoal (professores, pessoal de informática, administrativo etc.), aos gastos com impostos e encargos, entre outros. Essa atitude traz diversas vantagens. Primeiramente, fazendo isso você será capaz de perceber o que é que está trazendo maiores lucros para a sua empresa e onde é preciso gastar menos, por exemplo. Com esses dados, é possível gerar gráficos e relatórios que te permitam desenvolver um planejamento estratégico, além de permitir que você faça reuniões com a sua equipe mostrando esses dados. Ademais, ao classificar os lançamentos você poderá realizar filtros e achar informações com maior facilidade, poupando tempo e dor de cabeça. Concentrar as informações em um único lugar (e online!) Um dos maiores erros das empresas é registrar os lançamentos em uma planilha offline, que não ficará acessível para mais de um funcionário simultaneamente. Para facilitar a compreensão, pensemos em um exemplo. Imagine que dois colegas -Pedro e Luis - trabalham com o controle financeiro da empresa e as receitas e despesas são lançadas em uma planilha simples de Excel. Pedro pega a planilha para atualizá-la e, após preencher os dados, a envia para o Luis.

6 No dia seguinte, o Luis precisa mexer no arquivo e, ao procurá-lo em seu , acaba fazendo download de uma planilha desatualizada, que havia sido enviada dois dias antes. Uma confusão! Outra situação bem comum é que os dois estejam mexendo no arquivo ao mesmo tempo, cada um em seu computador e, ao passar os dados de uma planilha para outra, algum número acabe ficando de fora, comprometendo todos os resultados. Isso sem contar que, caso o computador de algum deles tiver um problema grave, os dados podem ser perdidos para sempre. Por tudo isso, o ideal é que o registro seja feito em uma planilha online, acessível para toda a equipe. DICA Se você realiza vendas pelo seu website, integrá-lo a um sistema de gestão facilitará muito a sua organização, pois as transações podem ser lançadas automaticamente em sua planilha financeira. AGENDA Ter uma agenda para anotar os compromissos é o hábito número 1 das pessoas organizadas. Você com certeza já ouviu isso pelo menos uma vez, então não trazemos aqui nenhuma grande novidade. O truque, no entanto, é ter uma agenda e realmente usá-la, pois grande parte das pessoas, na prática, não tem o costume de registrar suas atividades adequadamente. Fique atento aos seguintes pontos:

7 Anotar tudo Anote em sua agenda absolutamente todos os compromissos que você marcar! Você pode pensar que alguma reunião é tão importante que jamais se esquecerá de comparecer... Ou que alguma tarefa é tão irrisória que não merece um espaço na sua agenda... Mas acredite: registrar tudo levará poucos segundos e você correrá muito menos risco de deixar algo para trás ou de deixar alguém na mão. Além disso, a sensação de ter tudo sob controle é bastante Programar alertas. Se você é do tipo de pessoa que esquece tudo o que tem que fazer, ou se você é daqueles que fazem mil coisas simultaneamente e não tem tempo para verificar a sua agenda, talvez o simples fato de anotar todos os compromissos não seja o suficiente. O ideal, nesse caso, é programar alertas que avisem quando um evento ou uma tarefa está se aproximando. Prefira sistemas que enviem um na sua caixa de entrada ou que apresentem uma mensagem na tela do seu computador. Quanto mais acessível o alerta for, mais ele cumprirá o seu propósito. Compartilhar as informações.

8 Ter uma agenda individual já é muito bom. Mas ter uma agenda que permite o compartilhamento de informações é melhor ainda! Imagine que você tem uma colega chamada Mariana e ela costuma te convocar para reuniões. Você pode permitir que ela tenha acesso à sua agenda para saber em quais datas você estará disponível e, assim, selecionar o melhor dia para a reunião. Imagine quanto tempo e quantos telefonemas você e a Mariana economizarão com essa simples atitude. Além disso, quando uma reunião for marcada, por exemplo, é importante que ela já apareça no calendário de cada participante, para não correr o risco de agendar compromissos simultâneos para uma única pessoa. DICA Prefira as agendas virtuais ao invés das agendas físicas tradicionais. Além de as agendas virtuais permitirem fazer tudo o que recomendamos acima, elas ficam disponíveis online e você não corre o risco de esquecer sua agenda em casa ou de perdê-la em algum lugar. Além disso, o espaço de uma agenda física muitas vezes é limitado, o que pode te prejudicar bastante. BASE DE LEADS E CLIENTES Ter uma base de leads e clientes atualizada e organizada é outro fator importantíssimo para ter controle sobre a sua empresa. Algumas ações indispensáveis para isso são:

9 Fazer o registro de todas as pessoas. O registro de clientes ou clientes em potencial não pode ser aleatório ou depender do humor de quem está fazendo esse trabalho no dia. Absolutamente todos devem ser registrados, sem exceção. Você pode pedir um cadastro na hora de realizar uma venda e importá-lo para a sua base de dados, ter um formulário de contato no seu site que também seja importado, fazer um registro manual de quem entrar em contato por telefone, entre outras estratégias que sejam úteis para você. O importante é não deixar passar ninguém em branco! Classificar todos os contatos. Este é o mesmo caso citado na seção de controle financeiro. Ter tags classificando os contatos pela sua área de atuação ou por gênero e idade, por exemplo, permite que você conheça o seu público muito melhor. Com esses dados, você pode gerar gráficos e relatórios que te permitam desenvolver um planejamento estratégico. Você também pode realizar filtros e achar informações com maior facilidade, além de se planejar para realizar campanhas de marketing de acordo com os relatórios extraídos. Concentrar os registros em um único lugar.

10 Vamos bater na mesma tecla novamente: ter tudo registrado em um único lugar é fundamental para se organizar. De nada adianta ter as pessoas cadastradas em lugares distintos, como em pastas físicas e em arquivos de Excel ou Word no computador. Primeiramente, porque os dados podem se perder e ficar incompletos. Segundo, porque você terá uma grande dor de cabeça quando precisar de alguma informação. E, além disso, a organização desses arquivos pode depender da boa vontade dos funcionários, o que nem sempre é garantido. Por isso, se as informações estiverem no mesmo local e, de preferência, na nuvem (ou seja, na internet), será muito melhor! DICA Cuidado com os dados duplicados. Cada contato deve estar cadastrado uma única vez, para evitar diversas confusões. A fim de facilitar o seu trabalho, você pode optar por sistemas que bloqueiem automaticamente a duplicação de dados já existentes. Com estas dicas, esperamos ter te ajudado para que você consiga começar o ano com todo o gás e se torne um profissional mais organizado e bem-sucedido!

11 O ClassControl é um software de gestão desenvolvido especialmente para empresas que oferecem cursos e treinamentos e pode te ajudar com a organização completa da sua empresa. Para saber mais sobre nossos módulos de Controle Financeiro, Calendário e CRM, entre em contato conosco. E lembre-se: estamos aqui para ajudar você no que precisar! #Vamos Avançar Juntos