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2 DICAS PARA ABRIR UM ESCRITÓRIO CONTÁBIL Começar um empreendimento requer coragem. Estar preparado para esse momento é fundamental, pois não vale, em hipótese alguma, aplicar o seu dinheiro no desconhecido. No Brasil, muitos estudantes da área contábil já concluem os seus estudos com um objetivo traçado: trabalhar em uma grande empresa ou montar um escritório de contabilidade, por exemplo. Os que desejam abrir o escritório, impulsionados pela ilusão de ser dono do próprio negócio, começam a empreender sem tomar o cuidado necessário e, logo, sem atentar-se aos riscos (que não são poucos). Acreditar que abrir um negócio será sinônimo de independência logo nos primeiros 2

3 meses e de ganhos financeiros muito maiores do que quando se é empregado é um erro comum. Além disso, a idéia de não ter chefe é extremamente atraente, mas o empreendedor deve estar ciente de que é ele quem cuidará de todo o negócio, o que exigirá muito tempo e dedicação. É comum, inclusive, não ter horário definido de trabalho nem previsão de férias quando se está começando. O mercado é crescente para os escritórios de contabilidade, uma vez que é mais que sabido que qualquer empresa, independente do segmento ou ramo em que atua, necessita de um contabilista. Os escritórios contábeis já deixaram de ser apenas escritórios e vêm tomando a forma de uma empresa. Por isso, mais do que conhecimentos contábeis, o empreendedor dependerá de muito planejamento e uma infinidade de conhecimentos imprescindíveis para o sucesso do negócio: ele deverá ser capaz de traçar um modelo de gestão, prospectar clientes, coordenar equipes, identificar oportunidades etc. As chances de sucesso diminuem quando o empreendedor não entende o mercado no qual quer ingressar, não conhece o serviço que pretende ofertar, não está preparado para lidar com equipes e clientes ou não tem habilidade para gerir um caixa, por exemplo. Ter planejamento desde os primeiros passos amplifica consideravelmente as chances do negócio se tornar saudável, lucrativo e rentável. Pensando em todos esses pontos, preparamos um material com dicas para quem deseja abrir um escritório contábil e se tornar um empreendedor de sucesso. 3

4 PASSO A PASSO 1 PREPARE-SE Em primeiro lugar, é necessário entender que, sem planejamento, qualquer tipo de empreendimento está sujeito a fracassar em pouquíssimo tempo. Por isso, antes de começar, calcule a viabilidade do negócio: quanto capital e tempo você terá de investir para tocar o negócio até que ele comece a dar lucro? Considere todos os investimentos que serão necessários para abrir o seu escritório, desde a compra de móveis até a contratação de funcionários. Tenha em mente todos os custos, como os gastos com energia, água, aluguel ou compra de um imóvel, compra de materiais de escritório, equipamentos, softwares. Além disso, considere também os investimentos que serão gastos em divulgação para o seu negócio. Para firmar o nome do seu escritório no mercado, desenvolva uma identidade visual para a sua marca, invista na confecção de cartões de visita, anúncios em rádio, patrocínio em eventos etc. Dica: para desenvolver a identidade visual ideal para o seu negócio, você pode contratar os serviços de uma agência de design gráfico ou um profissional da sua cidade, por exemplo. Outra opção é recorrer a sites de Concorrência Criativa (formato também conhecido como Design Contest System), ideal para pequenos negócios. Funciona da seguinte forma: você preenche um formulário no site informando quais são as características do seu empreendimento de acordo com suas ideias e expectativas, define o valor mínimo que está disposto a investir e estabelece o prazo de entrega. Feito isso, designers concorrem entre si na tentativa de desenvolver o que você procura, tudo de forma online e acessível. Eles enviam para você as propostas e, então, basta escolher qual trabalho mais lhe agrada. Para bom controle do fluxo de caixa, trace um plano financeiro em longo prazo, incluindo todas as despesas. Fazendo isso, você conseguirá ter uma idéia de quanto precisará investir e quanto tempo terá de aguardar até começar a ter retorno. Dica: atualmente, é imprescindível incorporar a tecnologia no dia a dia do seu negócio desde o princípio. Softwares de gestão financeira e contábil otimizarão a rotina de trabalho do seu escritório. Além de aumentar a produtividade nas tarefas diárias, eles proporcionarão mais confiabilidade e agilidade no cumprimento das tarefas. Eles facilitarão a sua comunicação com o seu contador, por exemplo, permitindo a troca de documentos de forma online, on time, com rapidez e toda segurança. 4

5 Outro ponto importante é ter a consciência de que gerenciar um escritório contábil exige muita responsabilidade. O empreendedor deve estar sempre atento à qualidade do serviço ofertado, pois os escritórios de contabilidade atendem empresas de diversos segmentos, com obrigações que variam de acordo com cada atividade. Assumir essa tarefa não permite falha, tendo em vista que as empresas brasileiras são fiscalizadas de muito perto e qualquer erro (o não cumprimento de obrigações acessórias e prazos estabelecidos pela Receita, por exemplo) pode refletir em sérias conseqüências, tanto para a empresa como para o escritório. Depois de analisar todos os aspectos possíveis, pense no custo da oportunidade. Considerando as chances e os riscos, este realmente é o melhor negócio para aplicar o seu capital? 2 SÓCIOS Começar com um ou mais sócios pode ser de grande ajuda para o empreendedor principiante. Além de complementar as ideias e o conhecimento, um sócio é alguém para se dividir os riscos e os problemas. Cada pessoa tem habilidades e conhecimentos distintos. Se você é ótimo para prospectar clientes, se relacionar com equipes e vender os seus serviços, por exemplo, mas é péssimo para lidar com finanças, controlar custos e planejar investimentos, associe-se a alguém que tem tato para fazê-lo. Ou, ainda, se você tem toda a ideia de negócio, habilidade de planejamento, capacidade para gerir um caixa, perfil de liderança e todas as outras características fundamentais para se tornar um empreendedor, mas não tem capital suficiente para começar, procure um sócio que esteja disposto a investir no seu empreendimento. Encontrar um ou mais sócios que compartilhem o mesmo objetivo que você, mas que tenham particularidades diferentes das suas, enriquecerá o trabalho do seu negócio. Porém, escolha seus sócios com bastante cautela. É importante ter certeza de que eles também estão comprometidos com o seu objetivo e que irão acrescentar algo. Avalie atributos como companherismo, honestidade, conhecimento na área e, claro, perfil empreendedor. 5

6 3 MERCADO Qualquer empresa brasileira, independente do segmento ou ramo em que atua, necessita de serviços contábeis, portanto, o mercado é crescente para os escritórios de contabilidade. Os contabilistas são importantes para manter as empresas em dia com a legislação vigente, além de serem capazes de orientar os empresários e transmitir conhecimentos importantes para a tomada de decisão no dia a dia: as informações fornecidas pelo contador geram balancetes mensais das atividades das empresas e permitem ao empresário criar uma planilha de fluxo de caixa, planejar melhor os custos de venda, monitorar o estoque, estabelecer uma previsão de lucros e perdas e muito mais. Como em todo empreendimento, os riscos estarão presentes, mas é possível minimizá-los analisando o mercado. Antes de ingressar no ramo, pesquise a demanda e oferta do serviço na localização pretendida e monitore os serviços que a concorrência oferece na região para, assim, entender os riscos e estudar as chances de sucesso. Dica: a concorrência na área contábil acompanha o crescimento do mercado. Para superar essa dificuldade, considere especializar-se em uma determinada área. Escritórios de contabilidade que atendem a todos os nichos de mercado e não se especializam em nenhum têm mais dificuldade para se destacar. Ser referência em algum segmento permitirá que você atenda com excelência demandas específicas e aumentará a credibilidade dos seus serviços. 4 FINANÇAS Como em qualquer empresa, a gestão financeira deve ser gerenciada com toda atenção, e profissionais da contabilidade devem ter plena consciência disso. Como você será o dono do empreendimento, o cuidado principal nessa etapa será separar sempre as suas despesas pessoais das empresariais. Recorra a um software financeiro atualizado para te ajudar a ter controle do seu fluxo de caixa e um planejamento bem estruturado. Eles facilitam a gestão e registram tudo o que acontece no setor financeiro do seu escritório de maneira padronizada, o que facilitará o controle contínuo das suas finanças. 6

7 5 LOCALIZAÇÃO No começo, a localização do escritório pode ser um fator importante. Um escritório localizado em uma região de fácil acesso, com grande circulação de pessoas e que tenha boa visibilidade, tem publicidade gratuita. Independente da maneira que o escritório utilizará para oferecer os serviços no local ou em domicílio mais pessoas tomarão conhecimento da existência do negócio ao passar pelo local. Porém, se você pretende abrir seu escritório em uma capital, por exemplo, a localização não é fator determinante. Em cidades grandes, muitas vezes há muita burocracia para anexar placas. Você pode abrir o seu escritório em uma galeria ou em um local menos movimentado, por exemplo, sem ser prejudicado por isso. Serviços contábeis podem ser oferecidos em domicílio, assim como no formato web service, através de softwares que permitem rápida comunicação entre escritório e cliente. Dica: considere a possibilidade de promover um evento de inauguração do escritório. Convide empresários, empreendedores e amigos da cidade onde você deseja atuar para dar visibilidade ao seu negócio. 7

8 6 EQUIPE Para dar início às atividades do seu escritório de contabilidade, você irá precisar contratar funcionários. Porém, a dica para esse momento é: contrate o mínimo necessário. Contratar muitos empregados logo no começo resultará apenas em custos desnecessários para o seu negócio, pois, nessa altura, isso representará muita mão-de-obra para pouca demanda de serviço. Encontre profissionais que possuam os conhecimentos e qualidades necessários para atuar na área. Também pode ser uma boa estratégia procurar por aqueles que já tenham conhecimento de uso no software de gestão que você escolher para o seu escritório. Fazendo isso, sua equipe economiza o tempo que seria investido em aprendizado, obtém o máximo de proveito do sistema implantado e desenvolve melhor suas atividades logo no início do negócio. Lembre-se sempre que, como já foi dito, a qualidade do serviço ofertado pelo escritório é crucial para o negócio crescer, obter credibilidade e se firmar no mercado. Por isso, estimule seus funcionários a se manterem sempre atualizados com relação à legislação vigente e obrigações acessórias, a preocuparem-se em atender às necessidades dos clientes em tempo hábil e a serem organizados. Dica: ofereça cursos de capacitação para os funcionários e clientes acerca das principais obrigações acessórias exigidas pela legislação, principalmente trabalhista e fiscal. Atente-se a essa questão no momento de escolher o programa de gestão para seu escritório. Há empresas de softwares oferecem cursos gratuitos. Apesar de ser o líder, você dependerá do seu pessoal para alcançar a consolidação do negócio. Será seu papel incentivar a equipe e contagiar os funcionários com sua visão de crescimento, otimismo, empolgação e paixão pelo empreendimento. Com sua liderança, enxergue e faça todos se enxergarem como peças fundamentais no andamento do negócio. Assim, você motivará seus funcionários a alcançarem o máximo de resultado a partir de suas qualificações e habilidades individuais e, consequentemente, aumentará o rendimento do seu escritório. 8

9 7 ESTOU PREPARADO? Depois de ler os passos que compõem o nosso e-book Dicas Para Abrir um Escritório Contábil, conclua: você está pronto para embarcar nessa? Para te ajudar a responder essa pergunta, sugerimos que você avalie os seguintes pontos: Você tem formação acadêmica na área ou já trabalhou em um escritório de contabilidade como empregado. Você tem conhecimentos e a experiência, vivenciou o dia a dia do negócio e, portanto, conhece os desafios da profissão e está ciente da responsabilidade envolvida nas tarefas realizadas por um escritório contábil. Possui boa rede de contatos. Esse é um ponto importante, principalmente no começo do negócio. Participe de eventos e feiras relacionadas à sua área de atuação. Também vale a pena começar a desenvolver sua rede de contatos em ambientes informais e com pessoas próximas a você, como a família, amigos, vizinhos, antigos colegas de trabalho etc. Você tem perfil de liderança. Para conseguir avançar no empreendimento, é necessário ser um bom gestor do negócio em si, mas, mais do que isso, ser um bom gestor de pessoas. Você deverá ser capaz de lidar bem com sua equipe, estimulá-la constantemente e torná-la comprometida. Nem todos os itens citados anteriormente são indispensáveis. Este, porém, é imprescindível: vontade e coragem de empreender. Se você continua com o desejo de abrir o seu próprio negócio, vá em frente! Só não vale, em hipótese alguma, aplicar o seu dinheiro no desconhecido. Planeje-se, esteja certo do que você quer fazer, conheça o seu mercado-alvo, explore as possibilidades e boa sorte! Confira mais dicas de negócio em nossos próximos ebooks. 9

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