Manual / Apostila Sistemas Prosol. Pro Guias / Arquivo e Pro Gerenciador

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1 Manual / Apostila Sistemas Prosol Pro Guias / Arquivo e Pro Gerenciador 20/11/2008 Palestrante/Facilitador: Paulo Sérgio de Almeida Gonçalves Currículo resumido: Contador, Consultor, Administrador formado em Administração pela FAEJA, MBA em Gestão Estratégica de Pessoas pela FGV-RJ, Professor nas Faculdades Integradas de Jaú, Proprietário do Dinâmico Consultoria Empresarial e Contábil, Ex Presidente e atual Diretor da AESC Associação dos Escritórios e Profissionais da Contabilidade de Jaú e Região, 1

2 PRO GERENCIADOR Essa Ferramenta Fantástica foi criada para facilitar e agilizar os acessos a todos os Sistemas Prosol. Com ele você perceberá um grande ganho de tempo e redução no uso do mouse. Além disso, a proposta do Pro Gerenciador não é apenas ser um gerenciador dos Sistemas, mas também uma ferramenta de utilidade, com diversas outras opções, como você verá mais adiante. Observe na tela do Pro Gerenciador, que existem dois grupos: SISTEMAS e UTILITÁRIOS, e dentro de cada grupo os acessos foram colocados em ordem alfabética. Isso foi pensado para facilitar a visualização e localização dos programas pelo usuário. Veja também que no Pro Gerenciador no grupo Sistemas, existem letras A, B, C, D, E, F, G, H e no grupo Utilitários existem as letras I, J, L, M, N, O. Com isso o usuário poderá com menor número de movimentos possíveis, ter o maior resultado possível. 2

3 Acessando os Sistemas: Para acessar o Pro Fiscal pressione em seu teclado a letra E, imediatamente o sistema abrirá o Sistema Pro Fiscal. Para acessar o Pro Contábil, pressione a letra D, imediatamente abrirá o Sistema Pro Contábil. Portanto, para ativar qualquer sistema desejado, você deverá pressionar a letra que se encontra à frente do nome de cada Sistema. Dica: Para navegar entre os sistema e o PRO GERENCIADOR, use a opção Alt + Tab ou Ctrl + Home, perceberá que terá uma agilidade muito grande com isso. 3

4 Ativando os Utilitários Calendário: Ao pressionar a tecla I, terá em sua tela uma agenda, que será muito útil para anotações de compromissos, os quais irão lhe avisar quando chegar à data programada. Backup: Ao pressionar a tecla J, terá em sua tela o Backup dos Sistemas Prosol. Lembre-se jamais deixe de efetuar backups diariamente. Backup é como Seguro, quando menos esperar, poderá precisar dele. 4

5 Cadastro de Aniversariantes: Ao pressionar a tecla L, terá em sua tela o cadastro de aniversariantes, muito útil para lembrar datas de aniversários dos clientes, amigos, funcionários etc. Configurar Impressoras Matriciais: Ao pressionar a letra M, poderá configurar as impressoras matriciais que serão usadas pelos Sistemas Prosol. a) Digite um nome para a impressora matricial, exemplo: Epson Lx 300, no campo nome do compartilhamento, b) Digite o local da rede onde o sistema deverá encontrar a impressora matricial desejada. c) Comentários: é apenas uma observação livre do usuário. Lembre-se, para usar a impressora matricial desejada, deve pressionar o botão Definir como padrão. 5

6 Consulta CEPs: Ao pressionar a tecla N, terá a opção de Consulta CEPs. O usuário não precisa mais de outro sistema paralelo para fazer consultas ou pesquisas de CEP de todo o Brasil, este sistema que a Prosol dispôs para o usuário, é muito simples, prático e rápido. E sempre estará atualizado. Vale lembrar que os dados são online, ou seja, ao fazer a pesquisa o sistema irá buscar os dados nos computadores da Prosol. Links Ao pressionar a tecla O, abrirá a tela de Links. Com ela, você não terá que abrir e digitar no seu internet Explorer. Simplesmente clique sobre o link desejado e o sistema abrirá automaticamente o site que você solicitou. 6

7 PRO GUIAS/ARQUIVO Configurações de usuários A primeira novidade no Sistema Pro Guias/Arquivo, será a mudança de visual. Com isso o sistema ficou muito mais atraente. Faça você mesmo. Clique no botão imagem escolha uma imagem qualquer, e clique duas vezes sobre a mesma e depois em salvar. O usuário poderá também, mudar a cor da Gride das telas, as cores das linhas que usará na gride, escolher tipos de linhas e usar o botão auto-completar, para tornar seus trabalhos mais rápidos, e deverá sempre que fizer qualquer alteração, usar a tecla salvar. Cadastro Tipo de Eventos: Criado com o intuito de configurar se o evento é Guia ou Documento ou qualquer outro tratamento que o usuário quiser dar ao evento. O tipo de eventos será usado diretamente no cadastro de Eventos. 7

8 Cadastro de Eventos deverá ser configurado com muito cuidado para que o usuário possa obter o melhor resultado no Sistema Pro Guias/Arquivo. Arquivo Morto Foi criado o menu Arquivo Morto com diversas opções, para ser um verdadeiro gerenciador de caixas de arquivo para os escritórios. 8

9 Lançamentos: O usuário deverá escolher o cliente, usando a tecla F2, digitando um número de uma caixa que deseje abrir ou uma caixa que deseje incluir algum documento. Temos a opção de caixa Cheia S/N, sendo que se a caixa estiver cheia, não aceitará inclusão de documentos e estará pronta para devolução ao cliente. O usuário deverá digitar o número da estante, da prateleira onde a caixa estará arquivada, tendo o campo observação para anotar qualquer informação. Usar F2 para consultar os eventos dentro do campo evento, digitar o período inicial, período final e período de prescrição para os documentos que estará incluindo na caixa. O campo observação poderá ser usado como um complemento. Por exemplo: número inicial e final de notas fiscais que estão sendo arquivadas dentro da caixa. O sistema irá assumir também o nome do usuário para cada documento incluso. 9

10 Consulta Documentos: é muito útil para que o usuário possa pesquisar documentos por ano de prescrição. No campo cliente use F2 para consulta, use a tecla F2 no campo documento para consultar eventos. Poderá o usuário escolher o ano de prescrição ou deixar em branco para todos. Super Consulta por Estantes e Prateleiras: Com essa opção, o usuário terá uma ferramenta muito potente, que lhe facilitará e muito a vida ao fazer pesquisa em seu arquivo morto, ou seja, a tela está dividida em três partes, sendo que a primeira parte no lado esquerdo da tela, será para consulta a Estante e a Prateleira, ao passar o mouse sobre cada estante, verá as caixas que estão na prateleira daquela estante. Na parte superior lado direito, o sistema mostra as caixas e as empresas a que pertence cada caixa, e se já foram devolvidas ou não. Na parte inferior da tela, mostra-se todos os documentos de cada caixa. O usuário ao desejar pesquisar sobre qualquer caixa, poderá ao localizar a estante e a prateleira que a caixa esteja localizada, pressionar enter, o sistema moverá o cursor para o lado direito da tela, para que possa o usuário navegar sobre cada caixa, e observar na parte inferior todo o conteúdo de cada caixa. 10

11 Transferência entre caixas será utilizada quando o usuário precisar mover documentos entre as caixas do arquivo morto, de forma simples rápida e segura. Com essa opção, o usuário perceberá que ao transferir todos os documentos de uma determinada caixa para outra, a caixa que ficar vazia será automaticamente excluída pelo sistema. Deverá digitar o número da caixa de origem, e poderá neste campo também usar a opção F2 para consultar as caixas, logo em seguida deverá escolher quais documentos serão transferidos, ou marcar a opção todos, para transferir todos de uma só vez. Digitar o número da caixa destino ou usar a tecla F2 para consultar caixas que existem para a empresa. Lembrando que se usar um número de uma caixa não existente o sistema irá criar uma nova caixa, e pedirá que seja preenchido o campo estante e prateleiras. Etiquetas da caixa Será impresso um relatório para que seja recortado e colado na face da caixa, inclusive este relatório já vem marcado onde o usuário deverá recortar, estando no tamanho exato da face da caixa. Os documentos no relatório serão impressos em ordem alfabéticas para facilitar consultas futuras. 11

12 Etiqueta da Estante - Este relatório será impresso com todas as prateleiras e suas respectivas caixas, para que o usuário possa ter um mapa gerenciador de cada prateleira e colar ao lado da prateleira, facilitando assim a pesquisa ou consulta futura. Relatório Caixa de Documentos: Este relatório é muito útil para o usuário saber quais caixas existe para cada cliente, e também o que há dentro de cada caixa para que possa tomar decisões ou consultar sem ter que dirigir-se a sala de arquivo morto. O usuário deverá escolher F5 para escolher apenas uma ou mais empresas, ou F6 para escolher todas. Poderá também escolher a caixa desejada, ou deixar 12

13 zero no campo caixa, para escolher todas, e fazer a escolha se deseja impressão em tela ou impressoras. Relatório Documento por Caixa: Imagine que o usuário necessite saber qual a localização da folha de pagamento para um determinado cliente. Ao fazer a escolha do cliente usando F2 Consulta, e digitando o documento desejado ou vários documentos, o sistema irá localizar todas as caixas que possuem folha de pagamento arquivadas ou todos os documentos solicitados. Com isso o usuário terá em questão de segundos, uma pesquisa que levaria horas muitas vezes se fizesse manualmente. Relatório Documento Prescritos: Neste relatório o usuário poderá solicitar ao sistema que lhe traga todos os documentos que já estão com suas datas de prescrição vencidas, para que possa eliminar os documentos, uma vez que passarão de seus prazos considerados obrigatórios por lei para a guarda. 13

14 Relatórios de caixas cheias: Neste relatório o usuário, levantará todas as caixas que se encontram em situação de cheias, e que já estão prontas para devolução aos clientes. Usando a opção não mostrar caixas devolvidas, o sistema não trará para tela de consulta, as caixas que já estão em posse do cliente. O usuário deverá digitar o código da empresa desejada ou zero para todas, logo em seguida clicar em atualizar, com isso o sistema irá trazer para a tela uma super consulta, ou seja, ao navegar sobre cada caixa, na parte superior da tela, o sistema irá mostrar na gride inferior todos os documentos que contém cada caixa, com isso, ficará muito rápido e prático a consulta pelo usuário sobre o conteúdo de cada caixa consultada. Relatório de Caixas Devolvidas: Está tela será usada como uma super consulta, para que o usuário possa a qualquer momento, saber e consultar quais documentos que estão dentro de cada caixa que está em posso de seu cliente. Com isso, facilita e muito no momento de uma fiscalização, ou mesmo para que possa manter contato com seu cliente. Deverá simplesmente informar o número da caixa 14

15 desejada usando F2 (consulta) ou digitar zero para todas, e pressionar atualizar, com isso o sistema trará todas as caixas que foram devolvidas, mostrando na parte superior as caixas listadas e ao navegar sobre cada caixa na parte inferior da tela, terá o conteúdo de cada caixa. 15

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