Manual do Usuário. Sistema para Administração de Condomínios MANUAL USUÁRIO C H E Q U E S CONTROLE POR LEITURA DE CÓDIGO DE BARRAS. ENG Sistemas - 1 -

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1 Sistema para Administração de Condomínios MANUAL DO USUÁRIO C H E Q U E S CONTROLE POR LEITURA DE CÓDIGO DE BARRAS ENG Sistemas - 1 -

2 As informações abaixo dizem respeito às empresas que optaram por manter o controle sobre os cheques emitidos localmente, para pagamento de despesas dos condomínios. Essa opção seria feita em PADRÃO EDIFÍCIO, no controle CHEQUES: Nessa opção, os cheque emitidos pela administradora para o pagamento de contas dos condomínios têm de passar por controle rigoroso dos passos possíveis, depois de serem preenchidos: Envio para assinatura (Síndico) Retorno Assinado Envio ao Banco (pagamento da despesa) Retorno do Banco Baixa da despesa Manualmente esse processo é feito na tela CONTROLE, que fica no quadro CHEQUES, na janela principal do SCON: ENG Sistemas - 2 -

3 A outra forma, mais simplificada e segura, de se fazer esse processo é através do uso de leitora de código de barras, que atualiza o registro desses passos sem precisar nenhuma digitação, eliminando em grande parte o erro humano, e agilizando muito o processo. A partir da emissão do cheque, estará disponibilizada a Cópia do Cheque, que deverá ser impressa com um código de barras que contém a identificação do cheque. Para isso ser possível, é preciso entrar na tela PADRÃO SCON e marcar o controle abaixo, autorizando essa opção: A partir daí, cada cópia de cheque trará o seu código de barras: Qualquer leitor de código de barras pode ser usado. O padrão do código de barras usado é o HC39M. Um dos modelos possíveis, e já testado, é o COMTAC PS-750. ENG Sistemas - 3 -

4 Os cheques deverão estar sempre anexados às suas respectivas cópias, exceto, lógico, no retorno do banco, quando do pagamento das despesas. Operação do módulo de Leitura de Cheques por Código de Barras: Entre na tela ADMINISTRADORAS, e clique no controle As opções e processos possíveis são: Dentre as opções, selecione a atividade que está fazendo no momento. Os cheques deverão estar agrupados por edifício para facilitar o encerramento do lote e fechamento do malote para cada edifício. No RETORNO DE MALOTE DO BANCO não existe a necessidade do agrupamento pois não existe fechamento de malote nessa atividade. ENVIO PARA ASSINATURA: O cheque foi emitido e vai para o síndico assinar. RETORNO JÁ ASSINADO: O cheque foi assinado e aguarda a ida para o banco, para pagar contas. ENVIO PARA O BANCO: O cheque, anexado às contas, vai para o banco para pagá-las. RETORNO DE MALOTE DO BANCO: As contas foram pagas e a cópia do cheque volta do banco: Nesse momento o sistema faz a baixa das despesas que estavam atreladas aos cheques. Todos esses processos são assinalados no sistema sem a necessidade de nenhuma digitação. ENG Sistemas - 4 -

5 Exemplo de uso: Separe todos os cheques que deverão ser enviados ao condomínio para serem assinados, e clique no controle ENVIO PARA ASSINATURA. O malote para envio dos cheques deverá estar bem próximo pois, ao registrar o(s) cheques(s), estes deverão ser colocados naquele malote, que deverá ser fechado ao final do lote de cheques do edifício. Informe o número desse malote no campo próprio. Com o cursor posicionado no campo CÓDIGO, use o leitor para ler os dados do código de barras. Ao fazer isso, os demais campos (EDIFICIO, BANCO e CHEQUE) serão preenchidos automaticamente. O sistema identificará o edifício e preencherá o quadro superior com todos os cheques do edifício que estiverem disponíveis para o processo escolhido (envio para assinatura, ou retorno da assinatura, ou envio para o banco, ou retorno do banco). Se o cheque realmente estiver disponível para a atividade proposta, ele será registrado, e será retirado do quadro superior e colocado no quadro inferior. Caso contrário o sistema emitirá um ruído característico que significa que houve ou erro de leitura, ou que o cheque não estava disponível para a ação proposta. Quando terminar a leitura de todos os cheques, como forma de alerta, os cheques que permanecerem no quadro superior poderiam estar necessitando de ações específicas. Por exemplo, imagine que esteja baixando os cheques que foram para o síndico assinar. Se ao término do processo alguns cheques permanecerem pendentes, isso significa que ENG Sistemas - 5 -

6 eles ficaram em poder do síndico, e poderiam estar perdidos ou ainda poderiam ter sido esquecidos pelo síndico, e contas poderiam deixar de ser pagas. A emissão do relatório dos cheques que foram registrados e dos que ainda ficaram pendentes no quadro superior é obrigatória, e é feita automaticamente ao fechamento da leitura. Ao término da leitura dos cheques de um edifício, clique em FECHAR A LEITURA. ENCERRAR LOTE DE CHEQUES E FECHAR MALOTE: Ao FECHAR A LEITURA, o encerramento do processo é efetuado, e o malote fica disponibilizado para GERAR UMA VIAGEM para a entrega no destino. Este é o último passo dentro do processo de leitura do código de barras de cada lote de cheques de cada edifício, por atividade. Ao final do processo da leitura de todos os cheques, de todos os edifícios, tem-se um conjunto de malotes que deverão ser entregues pelo responsável por essa tarefa. O próximo passo é o despacho desses malotes para o destino, e usará o módulo de GERÊNCIA DE MALOTES e CONTROLE DE VIAGENS, que possui manual próprio. Vide manual de GERÊNCIA DE MALOTES / GERÊNCIA DE VIAGENS. ENG Sistemas - 6 -