Índice. F3M Information Systems, S.A.

Transcrição

1 MAIS VALIAS. WINUTE

2 Índice Mais-valias WinUTE v Análises Globais\ Mapas\ Mapa Utentes com Acordo de Cooperação\Manutenção... 7 Mais-valias WinUTE v Introdução Utentes\ Manutenção\ Dados Complementares Modelo 2 (Estrutura Residencial para Pessoas Idosas) Modelo 3 (Apoio Domiciliário) Análises Globais\ Mapas\ Mapa Utentes com Acordo de Cooperação\Manutenção Análises Globais\ Mapas\ Mapa Utentes com Acordo de Cooperação\Manutenção Modelo 2 (Estrutura Residencial para Pessoas Idosas) Modelo 3 (Apoio Domiciliário) Guardar Histórico de Modelos exportados ou listados Emissão de Listagem de Apoio ao Controle Frequência Web Mais-valias WinUTE v Documentos Anulados Mais-valias WinUTE v Registar pagamento com data anterior à data do último registo Mais-valias WinUTE v Alteração Global de Valores Faturas/Recibo de Adiantamento Mais-valias WinUTE v Introdução Corrigir Dados SAF-T PT Mais-valias WinUTE v Introdução Validar Dados SAF-T PT Códigos Postais Mais-valias WinUTE v Imposições Legais Valor Adiantado de Utentes

3 Utente Responsável Documentos Acedendo ao menu Movimentos-> Documentos é permitido: Mapa Conta Corrente de Adiantamento SAF-T b) Upload do Ficheiro SAF-T (PT) extraído Utilitários\ Atualização e Recálculo Alterar Denominações de Documentos Faturas/Recibo Atualizar Número de Contribuinte do Utente e Responsável registado nos Documentos com o Número de Contribuinte da Ficha do Utente e Responsável, tal como: Mais-valias WinUTE v Imposições legais WINUTESIS - Utilitários Utilizadores Numeração de Documentos Descargas WinSEC Mais-valias WinUTE v Mais-valias WinUTE v Mais-valias WinUTE v Exportação para o Formato SDD Novo Parâmetro: Pagamentos: Ano/Mês em Branco Mais-valias WinUTE v Mostrar Linhas de códigos na classificação de Faturas e Faturas/Recibo Mais-valias WinUTE v Introdução Descargas para WinCTB Listagem de Fluxos de Caixa Parametrização de Fluxo de Caixa por Utente e Tipo de Utente Classificação Automática de Documentos Mais-valias WinUTE v Mais-valias WinUTE v Mudança de Estado das Descargas Mais-valias WinUTE v

4 1. Introdução Parametrização Documentos Controlo Movimentos/Documentos Manutenção de Documentos Adicionar Fatura Adicionar Fatura/Recibo Geração Automática Anulação Automática Pagamentos Registar Pagamento Grelha de Manutenção de Pagamentos Pagamentos Geração Automática Anulação Automática de Pagamentos Adiantamentos Manutenção Notas de Crédito/Débito Mapas Emissão Geral Emissão Documentos não pagos Mapa Resumo de Documentos Resumo de Documentos Vencidos Pagamentos Mapa Resumo Mapa Mensal Pagamentos Dividir Faturas/Recibo de Utentes Pagamento de Documentos por Processamentos Pagamento de Documentos - Por Tipo de Pagamento Consumos Registo de Consumos Geração de Documentos Todos os Consumos que ainda não geraram Documento Apenas e-sad Análises Globais

5 12.1. Painel de Bordo Mapa Conta Corrente de Utentes Emissão de Declaração (IRS) Descargas Descargas para WinCTB Consulta de Documentos Descargas Mudança de Estado Descargas para WinGTE Consulta de Documentos Descarga Mudança de Estado Atualização Descrições Tesouraria Módulo Táctil WinTOK Mais-valias WinUTE v Fluxos de Caixa Parâmetros da Instituição Janela de Classificação Pré-classificação de Recibos e Pagamentos de Utente Descarga de Documentos Listagem de Fluxos de Caixa Mais-valias WinUTE v Recibos Gerais Sessões de trabalho Entidades Análise de Saldo de Entidades Conta Corrente de Entidades Mais-valias WinUTE v Modelo Introdução Geração do Modelo Seleção de Encargos nas aplicações IPSS envolvidas Modelo 37 em WinUTE Parâmetros

6 1.4.2 Manutenção Códigos e Tipo Recibos Gerais Geração do Ficheiro Mais-valias WinUTE v Conversão da Classificação de PCIPSS para SNC-ESNL Mais-valias WinUTE v [2ª Fase] Possibilidade de registar consumos de vários artigos no mesmo registo Parametrização da obrigatoriedade de registar NIF Mais-valias WinUTE v Novas informações no Mapa de Utentes Para Seguro Mais-valias WinUTE v Mapeamento de Entidades Mais-valias WinUTE Upgrade 2011 [1ª Fase] Aumento dos dígitos no Tipo de Movimento de Cofre Solicitar o Responsável do utente de forma opcional nos Movimentos de Cofre (Controlar saldo do Responsável) Parâmetros da Instituição Movimentos de Cofre Ficha do Utente Pagamentos Alteração de Mapas para contemplares os Responsáveis Parametrização de Valência WinCTB na Parametrização da Descarga Possibilidade de realizar recibos a partir dos consumos, sem ser necessário realizar processamento Características Comuns a toda a linha WINIPSS Descarga automática para Tesouraria Parametrização da Validação de NIF, NISS e NIB Outras Funcionalidades introduzidas durante Utilização de valores de cofre em pagamentos Descargas

7 Mais-valias WinUTE v Análises Globais\ Mapas\ Mapa Utentes com Acordo de Cooperação\Manutenção Na construção dos mapas permite-se ao utilizador carregar: Mapa Impresso Modelo Excel, Ficheiro Excel e Listagem de Apoio ao Controle de Frequência Web, os registos da grelha do separador Utentes com uma ordenação por ele definida pelo utilizador em Ordenação. A Ordenação indicada para os registos a carregar da grelha no separador Utentes para os destinos: Mapa Impresso Modelo Excel, Ficheiro Excel e Listagem de Apoio ao Controle de Frequência Web, pode ser por escolha do utilizador, diferente da ordem com que os registos são carregados para a grelha, que é definida em N.º Processo. A visualização dos registos na grelha do separador Utentes é a que é listada nos diferentes destinos: Mapa Impresso Modelo Excel, Ficheiro Excel e Listagem de Apoio ao Controle de Frequência Web, respeitando contudo a Ordenação escolhida pelo utilizador, mesmo que diferente da ordem N.º Processo com que são carregados para a grelha. 7

8 Mais-valias WinUTE v Introdução O Instituto da Segurança Social disponibiliza nova plataforma Web para as Instituições Particulares de Solidariedade Social - IPSS apresentarem dados de utentes relativos aos Modelos 1, 2 e 3 de acordos de cooperação. Disponibiliza-se na funcionalidade Análises Globais\ Mapas\ Mapa Utentes com Acordo de Cooperação\Manutenção uma nova opção que permite a manutenção e emissão de Listagem de Apoio ao Controle de Frequência Web a realizar no serviço a disponibilizar pelo Instituto da Segurança Social. 3. Utentes\ Manutenção\ Dados Complementares O acesso à parametrização para construção dos modelos 2 e 3 pode ser feito pela execução da ação no botão [Parametrização Modelos de Cooperação]: 8

9 2.1. Modelo 2 (Estrutura Residencial para Pessoas Idosas) Para este modelo o utilizador pode parametrizar (dados que não estão ainda na ficha do utente ou processamento ano/mês registado): i) Comparticipação do Utente (valor moeda) ii) Comparticipação Familiar (valor moeda) iii) da marcação de Dependente 2. Grau e/ou Requereu Adicional conforme: a) Requereu Adicional só é selecionável se Dependente 2. Grau igual a verdadeiro. b) se Requereu Adicional é verdadeiro o NISS é de preenchimento obrigatório Modelo 3 (Apoio Domiciliário) Para este modelo o utilizador pode parametrizar (dados que não estão ainda na ficha do utente ou processamento ano/mês registado): O número de serviços prestados para os períodos com valores menores ou iguais a 999: a) de 2.ª a 6.ª. b) Sábado c) Domingo para a tabela de Tipos de Serviço (grelha editável nas colunas: [2.ªa6.ª], [Sáb]. e [Dom.]): AL - Alimentação (Exportação Formato Excel + Controle Freq. Web)(1) HP - Higiene Pessoal (Exportação Formato Excel + Controle Freq. Web)(2) HH - Higiene Habitacional (Exportação Formato Excel + Controle Freq. Web)(3) TR - Tratamento Roupas (Exportação Formato Excel + Controle Freq. Web)(4) SS - Serviços de Animação/Socialização (Controle Freq. Web)(5) TA - Teleassisência (Controle Freq. Web)(6) AE - Acompanhamento Exterior (Controle Freq. Web)(7) RD Pequenas Reparações no Domicílio (Controle Freq. Web)(8) OS - Outros Serviços (Controle Freq. Web)(9) 9

10 4. Análises Globais\ Mapas\ Mapa Utentes com Acordo de Cooperação\Manutenção Os dados de utentes para Listagem de Apoio ao preenchimento do Controle de Frequência na Web são carregados a partir dos registos e/ou parametrização das fichas de utentes processados no período da construção do mapa (como em exportação para formato Excel) ou a partir de um histórico ano/mês anteriores ao período a tratar para cada modelo e alimentado pelo utilizador para cada ano/mês Análises Globais\ Mapas\ Mapa Utentes com Acordo de Cooperação\Manutenção Permite-se ao utilizador a alteração ou criação de novos registos no momento da construção dos modelos 1, 2 e 3, sendo que para cada registo foram acrescentados os itens necessários à construção dos modelos para a listagem de apoio ao Controle de Frequência Web: 10

11 Diferenças do Ano/Mês <aaaa>/<mm>: Ao carregar registos de Utentes [Refrescar Grelha] com a opção Diferenças do Ano/Mês <aaaa>/<mm> selecionada, apenas são carregados registos de utentes/processamentos do Ano/Mês indicado cuja informação em Histórico guardado para o Ano/Mês-1 tenha alguma diferença nos dados. A opção apenas carrega os que no período ficaram com dados diferentes relativamente a período anterior Modelo 2 (Estrutura Residencial para Pessoas Idosas) i) Comparticipação do Utente (valor moeda) ii) Comparticipação Familiar (valor moeda) iii) da marcação de Dependente 2. Grau e/ou Requereu Adicional conforme: a) Requereu Adicional só é selecionável se Dependente 2. Grau igual a verdadeiro. b) se Requereu Adicional é verdadeiro o NISS é de preenchimento obrigatório Modelo 3 (Apoio Domiciliário) O número de serviços prestados para os períodos com valores menores ou iguais a 999: a) de 2.ª a 6.ª. b) Sábado c) Domingo para a tabela de Tipos de Serviço (grelha editável nas colunas: [2.ªa6.ª], [Sáb]. e [Dom.]): AL - Alimentação (Exportação Formato Excel + Controle Freq. Web)(1) HP - Higiene Pessoal (Exportação Formato Excel + Controle Freq. Web)(2) HH - Higiene Habitacional (Exportação Formato Excel + Controle Freq. Web)(3) TR - Tratamento Roupas (Exportação Formato Excel + Controle Freq. Web)(4) SS - Serviços de Animação/Socialização (Controle Freq. Web)(5) TA - Teleassistência (Controle Freq. Web)(6) AE - Acompanhamento Exterior (Controle Freq. Web)(7) RD Pequenas Reparações no Domicílio (Controle Freq. Web)(8) OS - Outros Serviços (Controle Freq. Web)(9) Como informação adicional a registar em histórico, o utilizador pode opcionalmente indicar o n.º Contribuinte. N.I.S.S. e n.º Beneficiário do utente. No caso da construção do Modelo 2 (Estrutura Residencial para Pessoas Idosas) para controle de Frequência Web deve registar conforme regra descrita no ponto 2.1. iii). 11

12 5. Guardar Histórico de Modelos exportados ou listados Na construção, Exportação para Excel e listagem de apoio para Controle de Frequência Web, a manutenção do histórico dos modelos construídos para cada Ano/Mês pelo utilizador é mais valia para comparação e/ou construção (carregar a partir de histórico do ano/mês) nos períodos ano/mês consecutivos. 6. Emissão de Listagem de Apoio ao Controle Frequência Web Para os registos carregados na lista (grelha) o utilizador pode aplicar filtros selecionando as linhas para cada estado/valor: SA - Sem Alteração AM - Admitido no Mês AT - Ausência Transitória (Temporária) SP - Saía no Mês(Permanente) A emissão por [Imprimir Dados do controle Frequência Web] resulta em listagens como p.ex.: Modelo 1 (Genérico) 12

13 Modelo 2 (Estrutura Residencial para Pessoas Idosas): Modelo 3 (Apoio Domiciliário): 13

14 Mais-valias WinUTE v Documentos Anulados Acedendo ao menu Utilitários-> Parâmetros Instituição-> Dados Gerais -> Utentes-> Documentos foi adicionado o parâmetro Documentos Anulados que no caso de estar ativo, não será considerada a Data/Numeração destes na geração de documentos, como por exemplo é o caso dos documentos do tipo Recibo Geral. 14

15 Mais-valias WinUTE v Registar pagamento com data anterior à data do último registo Acedendo ao menu Utilitários-> Parâmetros Instituição-> Dados Gerais -> Utentes-> Documentos foi adicionado o parâmetro Ao registar pagamento com data anterior à data do último registo deve: Continuar; Questionar; Bloquear, cabendo ao utilizador definir qual a opção que pretende parametrizar, sendo que por defeito a opção selecionada é a de Questionar. 15

16 Mais-valias WinUTE v Alteração Global de Valores Na funcionalidade Alteração Global de Valores disponível acedendo ao menu Movimentos-> Processamentos-> Alteração Global Valores foi adicionada a possibilidade de excluir os processamentos com valor zero da alteração de valores a efetuar, como se pode verificar na imagem seguinte. 2. Faturas/Recibo de Adiantamento Foi adicionada a possibilidade de efetuar o registo de Faturas/Recibo de Adiantamento, sendo o seu funcionamento idêntico ao das Faturas de Adiantamento já existentes na aplicação. Assim o utilizador poderá agora optar por registar uma Fatura ou Fatura/Recibo de Adiantamento. Na manutenção dos documentos de adiantamento o utilizador deverá ter os seguintes pontos em consideração: É apenas possível editar os documentos de adiantamento enquanto estes não estiverem a ser utilizados, ou seja quando ainda não estão refletidos (deduzidos) em outros documentos. Uma Fatura de adiantamento pode ser deduzida num documento do tipo Fatura ou Fatura/Recibo, o mesmo acontece no caso das Faturas/Recibo de adiantamento, que podem ser deduzidas tanto em Faturas como em Faturas/Recibo. Será apenas possível editar os documentos onde são utilizadas as Faturas ou Faturas/Recibo de adiantamento quando ainda não foi registado pagamento dos mesmos. 16

17 Mais-valias WinUTE v Introdução Com base na obrigatoriedade de comunicação da faturação à Autoridade Tributária até ao dia 25 do mês seguinte para cumprimento do disposto no Decreto-Lei n.º 198/2012 de 24 de agosto, foram introduzidas algumas alterações nas aplicações da Linha WinIPSS entre as quais se saliente o Corretor dos dados que serão exportados para o SAF-T PT. 2. Corrigir Dados SAF-T PT Este menu disponibiliza a funcionalidade de correção da informação que será exportada para o SAFT para efeitos de comunicação de faturação. A informação dos documentos será atualizada com a informação da ficha de utentes e responsáveis. Por forma a facilitar a verificação são apresentados os dados existentes no documento e os da ficha de utentes e responsáveis. A informação que será corrigida diz respeito ao NIF, Código Postal e País no que concerne ao seu correto preenchimento nos documentos. 17

18 O utilizador poderá escolher quais os documentos em que deseja corrigir a informação associada. Após a execução da correção dos documentos a aplicação pergunta se pretende ou não ver os documentos corrigidos, caso afirmativo é apresentado um ficheiro com a seguinte estrutura: Notas: Este ficheiro fica guardado na diretoria da aplicação com a seguinte denominação: o ListaDocumentos_[data sistema]_[hora sistema]([nome Utilizador]).txt A execução desta opção deverá ser antecedida da execução do validador, caso contrário não existira nada a corrigir. 18

19 Mais-valias WinUTE v Introdução Com base na obrigatoriedade de comunicação da faturação à Autoridade Tributária até ao dia 25 do mês seguinte para cumprimento do disposto no Decreto-Lei n.º 198/2012 de 24 de agosto, foram introduzidas algumas alterações nas aplicações da Linha WinIPSS entre as quais se saliente o validador dos dados que serão exportados para o SAF-T PT. Ainda nesta versão são introduzidas algumas alterações no que concerne à ligação à contabilidade. 2. Validar Dados SAF-T PT Este menu disponibiliza a funcionalidade de validação da informação que será exportada para o SAFT para efeitos de comunicação de faturação. A informação que será validada diz respeito ao NIF, País, Código Postal e Tipo Produto no que concerne ao seu correto preenchimento nas respetivas entidades e documentos. Nesta janela será possível validar a informação que está definida ao nível das fichas das entidades (EX.: Utentes ou Responsáveis) bem como a informação que ficou guardada ao nível do documento aquando o seu registo. Para isso bastará piscar o pretendido. O mesmo se aplica aos dados a validar. O utilizador poderá ainda optar por validar um tipo de informação de cada vez (para melhor controlo e verificação) retirando o Visto das alternativas que não pretende. 19

20 O processo de validação irá verificar a informação existente na Base de Dados e construirá um log com toda a informação verificada que não esteja correta (ficheiro.txt designado dadossaft_<data>, que ficará guardado na pasta da aplicação no servidor ). Nota: Ao correr o validador, caso o ficheiro de log já exista na pasta o mesmo será sobreposto pelo resultado da nova validação pelo que será aconselhável, caso não tenha ainda sido analisada a informação, copiar o log anterior para outra localização antes de correr novamente o validador. 3. Códigos Postais No contexto da comunicação da faturação, existe a necessidade de identificar o país das entidades para quais existe faturação. Para dar resposta a esta questão foi disponibilizada na tabela de Códigos Postais a possibilidade de indicar a sigla do país do código postal, devendo esta ser preenchida segunda a norma ISO alpha-2. Desta forma será possível identificar o país da entidade através do seu Código Postal. 20

21 Mais-valias WinUTE v Imposições Legais 1.1. Valor Adiantado de Utentes Acedendo ao menu Utentes->Manutenção é possível visualizar o Valor Adiantado para o Utente e Responsável, podendo igualmente efetuar a consulta de documentos do tipo Fatura de valores adiantados do utente ou responsável, tal como: Utente Clicando na etiqueta Valor Adiantado quando se está a consultar a ficha do utente é carregada informação tal como: 21

22 Responsável Clicando na etiqueta Valor Adiantado quando se está a consultar a ficha do Responsável é carregada informação tal como: 22

23 1.2. Documentos Acedendo ao menu Movimentos-> Documentos é permitido: Registo de Faturas (tipo documento = FT ) com valor total igual a zero; Registo de Faturas (que não são apenas de valores adiantados) com utilização repetida (uma ou mais linhas) do mesmo Código (se Adiantamento=Verdadeiro) para diferentes Faturas de valores Adiantados registadas e cujo valor se pretende utilizar (descontar) Mapa Conta Corrente de Adiantamento Acedendo ao menu Análises Globais-> Mapas-> Mapa Conta Corrente de Adiantamento mostra-se em listagem por Utente os registos de faturas de valores adiantados (em Documento) e faturas (em Documento) que utilizam valores adiantados (em Utiliza Adiantamento ) (descontam em uma ou mais linhas) para o período entre datas indicado, tal como: Listando tal como: 23

24 1.4. SAF-T Acedendo ao menu Utilitários-> SAF-T PT-> Gerar SAF-T PT permite numa janela de parametrização que o utilizador escolha em caixa de decisão se "Carrega Facturas/Recibo (FT/R) para SAF-T PT a gerar". E se carrega apenas Códigos e Responsáveis associados aos Documentos do período a tratar, selecionando a opção Fracionada ou se carrega toda a tabela de Códigos e Responsáveis não selecionando a opção Fracionada, independentemente de terem ou não documentos registados no período a tratar, tal como: b) Upload do Ficheiro SAF-T (PT) extraído Na posse do ficheiro extraído, o agente económico acede ao Portal das Finanças e: Autentica-se no Portal das Finanças com NIF e senha de acesso; Escolhe a opção de entrega de elementos de faturas; Dentro da opção anterior escolhe a ação de Ficheiro SAF-T (PT); Ao escolher esta opção é-lhe disponibilizada uma janela para indicação do ficheiro a comunicar (unidade, caminho-da-diretoria-onde-está-guardado e nome.xml); note-se que a extensão do ficheiro será obrigatoriamente.xml. Após escolha do ficheiro é desencadeado automaticamente um processo de pré-validação do ficheiro extraído; Se a pré-validação considerar que a estrutura do ficheiro é válida, é apresentado um resumo estatístico do seu conteúdo e disponibilizada a opção de Submissão; Ao ser confirmado o ato de Submeter, o ficheiro é transmitido para a AT, por upload. Após a transmissão é retornada a mensagem de submissão com sucesso Posteriormente, o ficheiro será processado pela AT e, se o conteúdo for válido, desse ficheiro serão extraídos os elementos sumários das faturas, que serão integrados na base de dados de faturas para os efeitos determinados na lei. Para seguimento do tratamento do ficheiro comunicado, o agente terá disponível uma opção de consulta aos ficheiros SAF-T (PT) por ele submetidos à AT. Sempre que comunique um ficheiro, o emissor deverá posteriormente aceder a essa consulta e verificar se o ficheiro foi Integrado com Sucesso. Os outros estados previstos são: Pendente (quando ainda espera tratamento), Rejeitado (quando se detetou um problema a nível de conteúdo que impediu o respetivo processamento) e Integrado Parcialmente (quando só parte da informação difere da enviada anteriormente por este ou outro meio). Mantendo-se a existência de SAF-T completo para exercícios fiscais anteriores a

25 2. Utilitários\ Atualização e Recálculo Em Utilitários/Atualização e Recálculo\Dados de Documentos e Utentes/Responsáveis permite a atualização, tal como: 2.1. Alterar Denominações de Documentos Faturas/Recibo Nas Faturas/Recibo registadas que tenham: Denominações igual às Denominações de Faturas/Recibo(De) Registadas para o Ano 2013 coloca as denominações previamente parametrizadas Na Ficha da Instituição(Para) para as Faturas/Recibo. Após execução é produzido um relatório em ficheiro que contem a identificação das faturas/recibo alteradas e que pode ser consultado de imediato ou posteriormente em \WinUTESQL\Erros\DenominacaoesAct_???.den, tal como p. ex.: 25

26 2.2. Atualizar Número de Contribuinte do Utente e Responsável registado nos Documentos com o Número de Contribuinte da Ficha do Utente e Responsável, tal como: Identifica as fichas de utentes e responsáveis que têm documentos registados para o ano 2013 e com data igual ou superior a e que têm na ficha um número de contribuinte não preenchido ou não válido. Identifica os documentos (ver imagem da janela) que têm data igual ou superior a atualiza o número de contribuinte nele registado com o número de contribuinte válido da ficha do utente e responsável. Após execução é produzido um relatório em ficheiro que contem a identificação das faturas/recibo alteradas e que pode ser consultado de imediato ou posteriormente em \WinUTESQL\Erros\ RegAnalisados_???.nif, tal como p. ex.: Esta atualização deve ser executada até o resultado produzido para relatório em ficheiro de texto indicar que: 26

27 Mais-valias WinUTE v Imposições legais A F3M como é habitual, prima por responder atempadamente às exigências fiscais e legais, desta forma a aplicação WinUTE estará em conformidade com as novas disposições legais em vigor a partir de Janeiro de Desta forma foi adicionada a possibilidade de efetuar o registo de faturas de Adiantamento. Estas faturas devem ser utilizadas apenas e só em alteração de outros registos de faturas, sendo estas utilizadas para deduzir o valor destes registos (como Linha de código Adiantamento ). Para tal, inicialmente deverá ser registado um código mencionando que é do tipo adiantamento: No registo de faturas, se inserir um código de Adiantamento apenas podem ser associados códigos deste mesmo tipo, sendo que estas faturas ficam pagas automaticamente, podendo ou não o utilizador definir os tipos de pagamento. 27

28 Posteriormente esta fatura de Adiantamento pode ser utilizada no registo de uma nova fatura, inserindo uma linha a negativo com um código de Adiantamento, associando a este código a fatura de Adiantamento. 28

29 3. WINUTESIS - Utilitários 3.1. Utilizadores Foi adicionado um novo parâmetro que permite definir se o utilizador tem ou não permissões para alterar a numeração (Ano/Série/Número) dos documentos quando está em modo de adição. Esta opção terá que ser definida individualmente no perfil de cada um dos utilizadores, acedendo a WinUTESIS-> Gestão de Utilizadores-> Utilizadores. 4. Numeração de Documentos Foi normalizado em todos os documentos (exceto Mov. Cofre) os seguintes comportamentos relativamente à numeração: Conforme parametrizado por utilizador o parâmetro exposto no ponto anterior, terá possibilidade de ao adicionar um documento, editar a sua numeração; Ao alterar a série ou o Ano do documento, é recalcula automaticamente o número para o Ano/Série inserida. 29

30 5. Descargas WinSEC Acedendo ao menu Módulos-> Consumos, no Registo de consumos foram adicionados os campos Data Ref. e Preço Unit. na opção WinSEC. Após adicionar o artigo (artigo WinSEC), no campo Preço Unit. será carregado por defeito o custo médio do artigo à data defenida pelo utilizador no campo Data Ref. De referir tanto o Preço Unit. como a Data Ref. são editáveis pelo utlizador. 30

31 Mais-valias WinUTE v Mais-valias WinUTE v Foi adicionado o novo parâmetro Movimentos no Período no mapa Balancete de Utentes por Valência acedendo a Análises Globais-> Mapas-> Balancete de Utentes por Valência, que quando selecionado mostra apenas os utentes com movimentos no período de tempo indicado, assim é apresentado um balancete de valores dos utentes (tipo conta corrente) para o período de tempo indicado. 31

32 Mais-valias WinUTE v Exportação para o Formato SDD De forma a possibilitar a exportação para o formato SDD na janela de emissão do mapa de transferências bancárias, foi implementado em: Tabela de Contas Bancárias: campo Identificador SDD para responder ao campo 13A do registo de início de ficheiro. Este campo é atribuído pela SIBS sob proposta do banco, identificando a empresa perante o Sistema de Débitos Diretos. Parâmetros da Instituição: Campo que permite definir se o ficheiro SDD é numerado, para responder ao campo 13B do registo de início de ficheiro. O banco efetua o controlo da sequência dos ficheiros recebidos apenas quando existe um acordo com a empresa. Neste caso, se os ficheiros chegarem fora de sequência serão rejeitados. Na janela de parâmetros, quando o utilizador decide efetuar o controlo de sequência dos ficheiros SDD, é desbloqueada uma caixa de introdução que permite definir o próximo número da sequência. 32

33 Sempre que seja gerado um ficheiro SDD, esse número será incrementado. O número aparece também disponível na própria janela de emissão, sendo possível realizar a alteração da numeração no momento da geração do ficheiro. 2. Novo Parâmetro: Pagamentos: Ano/Mês em Branco Os utilizadores têm disponível na parametrização na ficha da instituição em Utilitários\Manutenção Instituições a possibilidade de escolherem se pretendem que os campo Ano e Mês ao registarem pagamentos em Movimentos\Pagamentos\Manutenção\ [Adicionar] sejam preenchidos por defeito com o Ano Ativo Instituição e Mês da atual ou vazios, possibilitando assim a aplicação destes campos como filtro ao consultar [F4] o N.º Doc: 33

34 Ficha da Instituição Pagamentos de Documentos 34

35 Mais-valias WinUTE v Mostrar Linhas de códigos na classificação de Faturas e Faturas/Recibo Na janela de classificação foi introduzido um novo separador, designado Linhas de Códigos, este novo separador apresenta todas as linhas de códigos do documento selecionado para classificação, tendo apenas uma função informativa, dado que não é possível alterar as linhas de códigos. Este separador está apenas disponível para os tipos de documento Fatura e Fatura/Recibo. No caso de a instituição não efetuar descargas de Faturas/Recibo para a aplicação WinCTB, o separador linhas de código estará disponível nos Pagamentos de Faturas/Recibo. Esta opção tem dois estados, sendo que o estado que é guardado pelo utilizador cada vez que fecha a janela será o mesmo quando aceder novamente. 35

36 Mais-valias WinUTE v Introdução Este documento tem como objetivo descrever um conjunto de alterações realizadas no âmbito da aplicação WinUTE nomeadamente ao nível de: Descargas para WinCTB; Novo campo na funcionalidade Listagem de Fluxos de Caixa ( Movimentos Fluxo de Caixa ); Parametrização de Fluxos de Caixa por Utente e Tipo de Utente; Classificação Automática de Documentos; 1.1. Descargas para WinCTB O layout da janela de descargas para WinCTB foi alterado, estando as funcionalidades dispostas de uma forma diferente da versão anterior mas mantendo-se o seu comportamento. Nesta mesma janela de descargas para WinCTB foi adicionado a funcionalidade Valida Documentos ( ) que permite mostrar dos documentos selecionados os que estão prontos para serem descarregados. 36

37 1.2. Listagem de Fluxos de Caixa Nesta funcionalidade foi adicionado o campo Movimentos Fluxo de Caixa podendo obter uma listagem para as seguintes opções: Listagem Possibilidade de listar todos os fluxos de caixa. Corretos Lista todos os movimentos de Fluxo de Caixa que se encontram corretos. 37

38 Incorretos Lista todos documentos lançados sem fluxos de caixa e/ou documentos em que o saldo das contas 11/12/13 é diferente dos saldos de fluxo de caixa Parametrização de Fluxo de Caixa por Utente e Tipo de Utente Foi adicionado o campo Fluxo de Caixa na manutenção de Tipos de Utente ( Tabelas-> Tipo de Utentes ). Adicionado o campo Fluxo de Caixa na manutenção de Utentes. Também o layout da janela naquele separador foi alterado mas mantendo-se o mesmo comportamento. 38

39 1.4. Classificação Automática de Documentos Quando se usa a parametrização de Fluxos por Entidade, a forma como são criadas as linhas de fluxo foi alterada: a. Ao criar as linhas, em primeiro lugar, é verificado se o utente tem Fluxo de Caixa parametrizado. b. Caso não tenha, é verificado o tipo de utente do utente do documento. c. Quando não se verifica nenhum dos pontos anteriores, é usado o Fluxo de Caixa para utente indicado nos parâmetros da instituição. Esta alteração aplica-se aos Pagamentos, Movimentos de Cofre e Adiantamentos. 39

40 Mais-valias WinUTE v Mais-valias WinUTE v Mudança de Estado das Descargas Foram efetuadas alterações na funcionalidade Mudança de Estado das descargas, assim, ao proceder à mudança de estado de documentos Descarregados para Não descarregados, é validado se o documento já foi descarregado na Contabilidade. Neste caso, é listado ao utilizador quais os documentos que já foram descarregados, sendo questionado se deseja continuar com a operação para estes documentos. 40

41 Caso o utilizador prima Sim à questão se Deseja continuar?, é removida a ligação entre o documento da aplicação de origem e o movimento da Contabilidade. 41

42 Mais-valias WinUTE v Introdução O principal objetivo deste manual de mais-valias é esclarecer/orientar os utilizadores da aplicação WinUTE relativamente a um conjunto de alterações introduzidas no âmbito da nova versão Silver. Uma das principais alterações foi a introdução do conceito de Fatura. Assim passam a existir dois tipos de documento, a Fatura e a Fatura/Recibo, sendo que este último mantém o comportamento do conceito de Recibo das versões anteriores. Todos os menus onde anteriormente estava implícito o conceito de Recibo passarão a designar-se de Documento. A introdução do conceito de Fatura implica alterações em várias funcionalidades da aplicação, nomeadamente ao nível de: Parametrização Foram adicionados novos campos parametrizáveis e outros que já existiam anteriormente mas que têm nova aplicabilidade. Um desses campos é o de Controlar saldos de Responsáveis, que quando selecionado permite no momento do pagamento apenas sejam carregados os documentos de crédito/débito e adiantamentos do responsável filtrado. Menu Movimentos Com a introdução do conceito de Fatura foram várias as funcionalidades neste menu que sofreram alterações tais como: Documentos Passam a existir dois tipos de documentos, a Fatura e a Fatura/Recibo, na janela de manutenção de documentos foram introduzidas novas colunas, fornecendo mais informação ao utilizador. As funcionalidades de Geração e Anulação Automática foram alteradas de forma a permitir gerar ou anular automaticamente Faturas ou Faturas/Recibo. Ao nível dos Mapas foram igualmente introduzidas alterações. Adiantamentos Foram introduzidas novas colunas na janela de manutenção dos Adiantamentos, passando a ser possível utilizar parte do adiantamento no pagamento de uma Fatura, Fatura/Recibo ou Nota de Débito. Notas de Crédito/Débito Na janela de manutenção das Notas de Crédito/Débito foram adicionadas novas colunas. Pagamentos Através da janela de pagamentos passa a ser possível efetuar o pagamento de Faturas/Recibo, Faturas, bem como proceder à regularização de documentos, estando a informação do pagamento dividida em três separadores, Documentos, Tipo de Pagamento e 42

43 Linhas de Código. O conceito de tipo de pagamento com valores de crédito deixa de existir, passando a poder efetuar o pagamento de um documento (Faturas/Recibo) ou mais do que um (Faturas, Notas de Débito) utilizando o crédito de um adiantamento ou de uma Nota de Crédito. Módulo de Consumos A funcionalidade Módulo de Consumos passa a gerar documentos do tipo Fatura ou Fatura/Recibo, devendo escolher qual o tipo de documento na opção Gera Documento?. Neste Módulo foi inserida uma nova janela cujas principais funcionalidades são a possibilidade de gerar documento para os consumos enviados pela aplicação e-sad, permitindo também gerar documento para as linhas de consumo paras as quais não foi gerado documento. Menu Análises Globais Neste menu à funcionalidade Painel de Bordo, no separador utentes foi adicionada a possibilidade de filtrar os Movimentos por Faturas, Faturas/Recibo ou Ambos. O Mapa Conta Corrente de Utentes passa a dispor de novas denominações na coluna dos documentos. No Mapa Emissão Declarações foi adicionada a possibilidade de emitir declarações de IRS Por Utente, NIF do Utente ou por NIF do Responsável. Menu Descargas Na versão Silver, no âmbito da introdução do conceito de Documentos (Fatura/Recibo, Fatura) foram adicionados os novos documentos nas descargas para WinCTB que se irão refletir na Consulta de Documentos, Descargas e Mudança de Estado, sendo eles a Fatura/Recibo, Pag. Faturas/Recibo, Faturas e Recibos. Na janela de Consulta e de Descarga de Documentos para WinGTE, foram adicionados novos tipos de documentos, sendo eles o Pagamento Fatura/Recibo e Recibos. Importante: Todas as vistas existentes em versões anteriores terão que ser alteradas/retificadas, uma vez que todos os mapas foram alterados em função das novas alterações levadas a cabo na versão Silver. 2. Parametrização As alterações introduzidas na versão Silver implicam algumas alterações ao nível da parametrização. Neste ponto serão descritas todas as novas opções parametrizáveis e algumas já existentes mas com nova aplicabilidade Documentos De forma a proceder à parametrização dos Documentos deverá aceder ao menu Utilitários-> Parâmetros da Instituição-> Dados Gerais-> Utentes-> Documentos. 43

44 Na janela Documentos, apresentada na imagem anterior foram introduzidos novos campos parametrizáveis e outros qua já existiam mas passam a ter nova aplicabilidade: O utilizador deverá ter em atenção que as denominações/séries dos vários tipos de documentos definidas nos parâmetros da ficha da instituição devem ser distintas. Foi adicionado aos parâmetros da instituição o campo Doc. por Defeito, que permitirá ao utilizador definir qual o tipo de documento (Fatura/Recibo, Fatura) que estará selecionado por defeito no momento da criação, de referir que esta opção não é vinculativa, mas sim auxiliar, pois apesar de parametrizado, o utilizador no momento de criação do documento pode optar por um outro tipo de documento que pretenda. No que respeita à importação de consumos do e-sad para WinUTE, caso o utilizador pretenda gerar documento para esses mesmos consumos deve parametrizar colocando o visto na opção Gera Documento Controlo De forma a proceder à parametrização de Controlo deverá aceder ao menu Utilitários-> Parâmetros da Instituição-> Dados Gerais-> Utentes-> Controlo. 44

45 Na janela Controlo foram introduzidos novos campos parametrizáveis e alguns já existentes cuja aplicabilidade foi alterada, sendo eles: O campo NIF Obrigatório nas Opções já existia na versão anterior, sendo que na versão Silver quando selecionado, implicará que o número de contribuinte do responsável seja inserido nos documentos. Ainda no caso de estar este campo selecionado, a aplicação no momento da criação do documento não permite proceder à gravação do mesmo, surgindo a mensagem apresentada na imagem seguinte. Caso este parâmetro não seja selecionado, no momento da criação do documento apenas irá surgir um aviso se deseja continuar mesmo não estando válido o número de contribuinte do responsável. 45

46 A opção Controlar saldos de Responsáveis também já existia anteriormente mas com a introdução do conceito de Fatura, quando selecionado, no momento do pagamento apenas serão carregados os documentos de crédito/débito e adiantamentos do responsável filtrado, caso não esteja selecionado, serão carregados todos os documentos inerentes ao utente independentemente do responsável filtrado. No campo Modelo 37 é definido se o modelo é gerado por Utente ou por Responsável. 3. Movimentos/Documentos 3.1. Manutenção de Documentos Na janela de Manutenção de Documentos ( Movimentos-> Documentos-> Manutenção ) foram adicionadas novas colunas, que estão assinaladas na imagem seguinte: Tipo Doc. (Indica se o tipo de documento é Fatura/Recibo ou Fatura); Valor (Indica o valor do Documento); Valor Pago (Mostra o que já foi pago do Documento); Pago (Quando selecionado significa que o documento já foi pago na totalidade). Se premir o botão de adicionar (F5) será aberta uma janela de opção que permite indicar se pretende adicionar uma Fatura/Recibo ou uma Fatura, sendo que estará sempre selecionado por defeito o tipo de documento que foi definido nos parâmetros, podendo ser alterado caso o utilizador pretenda. 46

47 Adicionar Fatura O modo de criação de uma Fatura é em tudo semelhante ao da criação de uma Fatura/Recibo, residindo a única diferença no facto de na janela de adição de uma nova Fatura ( Movimentos-> Documentos-> Manutenção Fatura ) conter o campo Vence, dando a informação da data limite de pagamento da Fatura, sendo esta data carregada em função dos dias de limite de pagamento definido nos Parâmetros ( Utilitários-> Parâmetros da Instituição-> Dados Gerais-> Utentes-> Documentos ), sendo possível alterar a mesma no campo correspondente Adicionar Fatura/Recibo A janela de adição de uma Fatura/Recibo mantém o comportamento da versão anterior, mudando apenas a designação da mesma (Anteriormente designada por Recibo ) Geração Automática 47

48 Como já foi referido anteriormente, na versão Silver foram introduzidos os conceitos de Fatura/Recibo, que substitui o conceito anterior de Recibos e um novo tipo de documento designado por Fatura. De forma a proceder à geração Automática dos documentos deverá aceder ao menu Movimentos-> Documentos-> Geração Automática, surgindo a janela a seguir apresentada, onde passa a ser possível filtrar por Tipo e/ou por Utente, podendo escolher que tipo de documento deseja gerar (Fatura/Recibo ou Fatura) para os filtros selecionados. De referir que por defeito está selecionado o tipo de documento parametrizado nos parâmetros da instituição, podendo alterar o mesmo no momento da geração Anulação Automática Na janela de Anulação Automática de Documentos ( Movimentos-> Documentos-> Anulação Automática ) tal como na versão anterior é possível proceder à anulação automática de documentos Por Valência ou por Utente, tendo sido introduzida na versão Silver o campo Tipo de Documento, onde poderá optar por proceder à anulação automática de Faturas/Recibo, Faturas ou Todos, selecionando o tipo de documentos do utente a anular. 48

49 4. Pagamentos Devido à introdução do conceito de Fatura, a janela de pagamentos sofreu algumas alterações. Neste ponto pretende-se elucidar os utilizadores acerca do novo funcionamento da janela de pagamentos Registar Pagamento Com a introdução do conceito de Fatura na versão Silver, a janela de pagamentos sofreu algumas alterações, o conceito de tipo de pagamento com valores de crédito deixa de existir, passando a ser possível efetuar o pagamento de Faturas/Recibo e Faturas, bem como proceder à regularização de documentos, creditando o valor referente a uma Nota de Crédito ou um Adiantamento ao pagamento, ou regularizar uma Nota de Débito. Quando são selecionados os documentos, a informação do pagamento está dividida em três separadores, Documentos, Tipo de Pagamento e Linhas de Códigos. O filtro N. Doc, permite selecionar o documento que o utilizador pretenda regularizar, sendo a informação contida no documento carregada para os campos correspondentes, sendo que no separador documentos serão carregados todos os documentos que faltam regularizar referente ao utente/responsável do documento filtrado, estando o documento indicado já selecionado por defeito para proceder ao pagamento, podendo selecionar mais documentos para regularizar (Faturas), ou alterar o documento a regularizar por um outro que tenha sido carregado para a grelha (Faturas/Recibo). Utilizando os filtros Tipo, Utente, Valência e Responsável são carregados todos os documentos (Faturas/Recibo, Faturas, Notas de Débito/Crédito e Adiantamentos) do utente/responsável e valência que faltam regularizar para os filtros selecionados, sendo que quando seleciona a Valência serão carregados apenas os documentos dessa mesma Valência, o mesmo acontecendo relativamente aos restantes filtros. Se o utente tiver documentos para liquidar de mais que um responsável e/ou de mais do que uma valência essa informação não é preenchida na seleção do utente, se apenas tiver documentos de um responsável e/ou valência, estes filtros são preenchidos automaticamente. A partir do momento em que o responsável está preenchido e todos os dados carregados, os campos Ano/Mês e Nº Doc. 49

50 ficam bloqueados, dado que para os filtros selecionados todos os documentos estão carregados na grelha de pagamentos, no separador Documentos, bastando selecionar os documentos que pretende regularizar. Caso a instituição defina nos parâmetros que o Saldo é controlado por Responsável, nas situações em que um utente tem mais do que um responsável, quando indica o Responsável do pagamento apenas serão carregados todos os documentos pertencentes a esse mesmo responsável, se a opção Saldo é controlado por Responsável não estiver selecionada nos parâmetros então quando filtra um responsável, serão carregados os documentos do tipo Fatura e Fatura/Recibo apenas desse mesmo responsável e ainda serão carregados os documentos do tipo Notas de Crédito/Débito e Adiantamentos do utente independentemente do responsável selecionado. Separador Documentos No separador Documentos, estão carregados todos os documentos por regularizar (Faturas/Recibo, Faturas, Notas de Crédito/Débito e Adiantamentos), do responsável e da valência selecionada, sendo possível através deste separador regularizar parcialmente um ou vários documentos, excetuando as Faturas/Recibo que devem ser pagas na sua totalidade e não podem ser pagas parcialmente, devendo o utilizador selecionar na coluna Sel. O (s) documento (s) que pretende regularizar parcialmente ou não. No caso de pretender regularizar parcialmente um documento, premindo a F6 Alterar, é possível alterar o valor a entregar do documento selecionado (Faturas, Notas de Débito/Crédito ou Adiantamentos) ou então alterar o valor a entregar diretamente na grelha do separador Documentos, na 50

51 coluna Valor a Pagar no campo da linha selecionada. Na imagem seguinte estão assinalados os campos onde é possível proceder a estas mesmas alterações do valor a pagar. O separador Documentos também está disponível em modo de alteração ou consulta do pagamento. Separador Tipo de Pagamento Após selecionar o documento a regularizar no separador Documentos, no separador Tipo de Pagamento premindo em F5 Adicionar deverá selecionar o tipo de pagamento para o documento selecionado, o valor a pagar e a conta WinCTB, sendo o valor a regularizar neste separador referente aos Débitos menos os Créditos. Por exemplo, no caso de o utilizador ter selecionado no separador Documentos uma Fatura no valor de 20 e um Adiantamento para Creditar de 8, o valor em falta irá aparecer no campo Valor por defeito no separador Tipo de Pagamento, neste caso 12, podendo este valor ser alterado conforme o pagamento seja efetuado na totalidade ou não. No caso das Faturas/Recibo terá o pagamento que ser efetuado na sua totalidade. 51

52 Separador Linhas de Código Neste separador são apresentadas todas a linhas de códigos dos documentos selecionados no separador Documentos, tendo apenas uma função informativa dado que não é possível alterar as linhas de código. Pagamento de uma Fatura/Recibo Apenas é possível efetuar o pagamento de uma Fatura/Recibo, sendo que poderá pagar a mesma adicionando uma Nota de Crédito ou um Adiantamento do utente sem nunca o valor destes ultrapassar o valor total da Fatura/Recibo. Por exemplo, um utente tem um documento de 10 para regularizar e tem uma Nota de Crédito de 100, então poderá proceder ao pagamento da Fatura/Recibo com parte do valor da Nota de Crédito, assim o 52

53 documento fica pago e o utente ficará com um crédito de 90 em vez de 100. O valor da Fatura/Recibo não pode nunca ser alterado na janela de pagamentos, dado que a mesma tem que ser liquidada na sua totalidade. Na imagem seguinte podemos visualizar este mesmo exemplo. No caso de não adicionar nenhum Documento de crédito (Adiantamento ou Nota de Crédito) ou o valor destes for inferior ao da Fatura/Recibo, deverá selecionar os documentos no separador Documentos e proceder ao pagamento do valor em falta ou da totalidade no separador Tipo de Pagamento, tendo neste aspeto a Fatura e Nota de Débito o mesmo comportamento da Fatura/Recibo. 53

54 Pagamento de uma Fatura ou Nota de Débito Ao contrário do que sucede com as Faturas/Recibo, é possível efetuar o pagamento de uma ou mais Faturas, sendo que poderá pagar parcialmente as mesmas, definindo o valor a pagar que pretende na linha de cada uma das Faturas, ficando registado na emissão do documento o valor pago e o valor por pagar, não podendo estes mesmos valores serem alterados na janela de manutenção de documentos. Pode proceder ao pagamento da (s) Fatura (s) com o valor de uma Nota de Crédito de um Adiantamento ou de ambos. As Notas de Débito têm o mesmo comportamento do pagamento de uma Fatura. 54

55 Alteração do Pagamento de Documentos Em modo de alteração do pagamento, aparecem na grelha apenas os documentos regularizados no pagamento, sendo que não é possível alterar a tipologia do documento regularizado, ou seja, se é o pagamento de uma Fatura terá que continuar a ser o pagamento de uma Fatura, não podendo alterar o mesmo. É ainda possível em modo de alteração do pagamento adicionar novos documentos mas apenas se estes foram do mesmo tipo do documento regularizado no pagamento. De forma a adicionar um novo documento a regularizar no modo de alteração de pagamento deverá premir em F5-Adicionar, selecionando o tipo de documento que pretende adicionar: Documentos (Fatura/Recibo ou Fatura), Nota de Crédito/Débito ou Adiantamentos, deverá ainda preencher o campo Ano/Mês, de seguida deve filtrar o documento pelo Número, finalmente definir no campo Valor a Pagar o valor que irá regularizar. 55

56 Premindo F5 Adicionar novos documentos Grelha de Manutenção de Pagamentos Na grelha de Manutenção dos pagamentos ( Movimentos-> Pagamentos-> Manutenção ) foram adicionadas novas colunas e algumas que já existiam passam a mostrar informação em função do Tipo de Pagamento, assim, de seguida serão esclarecidos acerca da informação disponibilizada pelas colunas mediante o tipo de pagamento, sendo PFR o pagamento de uma Fatura/Recibo, enquanto que REC corresponde ao recibo da regularização de documentos (Faturas e Notas de Débito): Ano o Tipo de Pagamento (PFR) - dá a informação do ano da Fatura/Recibo. o Tipo de Pagamento (REC) - Indica o ano da data de pagamento. Mês o Tipo de Pagamento (PFR) - a coluna mês indica o mês da Fatura/Recibo. 56

57 o Tipo de Pagamento (REC) - Indica o mês da data de pagamento. Nº de Documento o Tipo de Pagamento (PFR) - Mostra o número da Fatura/Recibo. o T ipo de Pagamento (REC) - Indica o nº do Recibo gerado a partir do pagamento. Valência o Tipo de Pagamento (PFR) - Mostra a Valência da Fatura/Recibo. o Tipo de Pagamento (REC) - Mostra a Valência do pagamento. Sala o Tipo de Pagamento (PFR) - Indica a Sala do utente que consta na Fatura/Recibo. o Tipo de Pagamento (REC) - Indica a Sala do utente gravada no momento da criação da Fatura, dando a informação da mesma no recibo Pagamentos Geração Automática Nesta opção passa a ser possível a geração automática de pagamentos ( Movimentos-> Pagamentos-> Geração Automática ) do tipo Fatura/Recibo e Fatura para os filtros selecionados Anulação Automática de Pagamentos Na versão Silver a funcionalidade Anulação Automática de Pagamentos ( Movimentos-> Pagamentos-> Anulação Automática ) permite anular automaticamente documentos do tipo Fatura/Recibo, Fatura e Todos, bastando para isso escolher uma destas opções no campo Tipo de Documento como é possível verificar na imagem seguinte: 57

58 5. Adiantamentos 5.1. Manutenção Na grelha de manutenção de Adiantamentos ( Movimentos-> Adiantamentos-> Manutenção ) foram introduzidas duas novas colunas: Valor Disp. (Mostra o valor ainda disponível relativamente a um dado adiantamento, ou seja, o valor que ainda poderá utilizar para efetuar o pagamento de uma Fatura, Fatura/Recibo ou Nota de Débito); Deduzido (Dá a informação se o adiantamento já foi deduzido na sua totalidade ou não); O facto de poder deduzir o adiantamento ou parte do adiantamento no pagamento de uma Fatura/Recibo, Fatura ou Nota de Débito torna estas novas colunas numa grande mais-valia para o utilizador. 6. Notas de Crédito/Débito Na grelha de manutenção das Notas de Crédito/Débito ( Movimentos-> Notas de Crédito/Débito-> Manutenção ) foram adicionadas novas colunas para que o utilizador disponha de mais informação: Valor Disp. (Indica o valor em crédito disponível de uma determinada Nota de Crédito); Valor em Falta (é referente ao valor ainda não regularizado de uma Nota de Débito); Deduzido (Indica se a Nota de Crédito/Débito já foi regularizada na sua totalidade ou não). 58

59 Na imagem seguinte é possível verificar as novas colunas, estando as mesmas assinaladas. 7. Mapas 7.1. Emissão Geral Na janela de emissão de documentos ( Movimentos-> Documentos-> Emissão Geral ) foi adicionado um novo parâmetro designado Tipo de Documento, onde é possível selecionar qual o tipo de documento para impressão, podendo escolher uma de três opções ( Faturas/Recibo, Faturas ou Recibos ). É possível tal como em versões anteriores escolher um intervalo de documentos, selecionando a opção Do Documento - Ao Documento. No caso de selecionar Recibo a opção será Do Pagamento - Ao Pagamento. As Séries são carregadas também conforme a opção do tipo de documento Emissão Documentos não pagos 59

60 Neste mapa ( Movimentos-> Documentos-> Aviso para Pagamento ) devido à introdução do conceito de Fatura, quando optar por ver os documentos não pagos de utentes por Documento, poderá selecionar a série tipo de documento para o qual pretende pesquisar, podendo filtrar um intervalo de documentos para a série que definiu Mapa Resumo de Documentos Neste mapa ( Movimentos-> Documentos-> Mapas -> Resumo ) foi adicionada a possibilidade de filtrar os documentos por: Todos, Pagos, Não Pagos e Par. Pagos (Parcialmente Pagos). 60

61 7.4. Resumo de Documentos Vencidos Este mapa ( Movimentos-> Documentos-> Mapas-> Resumo de Documentos Vencidos ) permite apresentar uma listagem de utentes que tenham documentos em atraso (Faturas/Recibo, Faturas). Na versão Silver, foram adicionados os campos: Tipo (Indica o tipo de documento); Valor por Pagar (Indica o valor que falta regularizar em cada documento); Total por Pagar (Indica o total que falta pagar de todos os documentos filtrados na data introduzida) Pagamentos Mapa Resumo Foram adicionados novos campos ao Mapa Resumo de Pagamentos ( Movimentos-> Pagamentos-> Mapa Resumo ), sendo os mesmos: Valor Pagamento (indica o total regularizado independentemente de ter sido deduzido ou não um crédito no pagamento respetivo); Valor Recebido (Valor efetivamente recebido num dado pagamento, sem contabilizar os créditos utilizados). 61

62 7.6. Mapa Mensal Pagamentos No Mapa Mensal de Pagamentos ( Movimentos-> Pagamentos-> Mapa Mensal Pagamentos ) o campo valor apresentado corresponde ao total pago dos documentos, que foram totalmente ou parcialmente pagos no intervalo de datas selecionado, o campo Valor reflete sempre o total regularizado de um documento, independentemente de ter sido deduzido ou não um crédito (Adiantamento, Nota de Crédito) no pagamento do documento. 62

63 8. Dividir Faturas/Recibo de Utentes Esta funcionalidade ( Movimentos-> Documentos-> Dividir Faturas/Recibos ) mantém o comportamento existente nas versões anteriores e apesar da introdução do conceito de Fatura na versão Silver apenas é permitida a divisão de documentos do tipo Fatura/Recibo, não sendo possível proceder à divisão de Faturas dado que é possível pagar parcialmente as mesmas. A escolha do documento a dividir, é feita no campo Núm. Documento (Anteriormente designado por Recibo ). No caso de a instituição ter nos parâmetros selecionada a opção NIF Obrigatório nas Opções no momento da divisão do documento a aplicação verifica se os responsáveis não têm Contribuinte ou o mesmo está incorreto, não podendo assim proceder à divisão. Se este parâmetro não estiver selecionado poderá proceder à divisão do documento, sendo apenas alertado para o facto de não ter contribuinte ou o mesmo estar incorreto, ficando o documento sem contribuinte ou com o mesmo inválido. 9. Pagamento de Documentos por Processamentos A funcionalidade Pagamento de Documentos por Processamentos ( Movimentos-> Pagamentos > Por Processamento ) já existia em versões anteriores, na versão Silver com a introdução do conceito de Fatura passa a ser possível gerar o pagamento dos documentos (Fatura/Recibo ou Fatura) para os processamentos já efetuados para um determinado utente, mantendo esta funcionalidade o restante comportamento das versões anteriores. 63

64 10. Pagamento de Documentos - Por Tipo de Pagamento Esta funcionalidade permite fazer o registo do pagamento de documentos de utentes por tipo de pagamento efetuado, permitindo assim o pagamento de vários documentos (Faturas/Recibo, Faturas) com o mesmo tipo de pagamento. Assim deverá selecionar o tipo de pagamento, a data de pagamento e os documentos para os quais deseja efetuar o pagamento, quando todos os documentos estiverem adicionados carregue em para proceder ao pagamento, sendo que no caso das Faturas é apenas gerado o pagamento de uma Fatura, não sendo possível juntar mais do que uma no mesmo pagamento. Foi adicionado uma nova coluna na grelha designando-se Tipo Doc., dando a informação ao utilizador de qual o tipo de documento da linha correspondente. 64

65 11. Consumos Registo de Consumos No módulo de consumos passa estar disponível a opção de gerar documentos do tipo Faturas ou Faturas/Recibo. Assim, ao registar um novo consumo ( Módulos-> Consumos-> Registo de Consumos ) terá disponível o campo Gera Documento?, quando selecionado poderá optar por gerar uma Fact./Recibo ou uma Fatura, sendo que por defeito estará selecionado o tipo de documento que definiu nos parâmetros. Optando por gerar documento, não irá ser gerado processamento. De referir que ao adicionar um consumo, escolhendo a opção Gerar Documento? (Fatura/Recibo ou Fatura), após proceder à gravação do mesmo será aberta a janela de registo de documento, ao cancelar a geração do documento, o mesmo irá ficar suspenso, sendo possível gerar o documento na funcionalidade Geração de Documentos selecionando o campo Todos os Consumos que ainda não geraram Documento. O utilizador deverá ter em atenção o facto de que apenas pode gerar um tipo de documento por consumo, não sendo possível ter linhas de consumos com tipos de documentos diferentes. 65

66 Após validado o tipo de documento a gerar é aberta a janela de documentos automaticamente com os dados do registo do consumo, ao gravar o documento o utilizador será questionado se deseja abrir a janela de pagamentos. De referir que ao gravar o documento (Fatura/Recibo, Fatura) não é obrigatório introduzir o responsável. No caso de gravar o documento e prosseguir para o pagamento se não indicou o responsável, são gerados tantos documentos quantos responsáveis tiver o utente, podendo o utilizador escolher para que responsável é efetuado o pagamento, se indicou o responsável no documento o mesmo será preenchido na janela de pagamentos. 66

67 11.2. Geração de Documentos A janela Geração de Documentos foi inserida na versão Silver, com o objetivo de possibilitar a geração de documentos para os consumos importados do e-sad, possibilitando igualmente gerar documento para as linhas de consumo que ainda não tenham gerado documentos. Assim esta nova janela tem duas opções, Todos os consumos que ainda não geraram Documentos e Apenas e-sad Todos os Consumos que ainda não geraram Documento Estando a opção Todos os Consumos que ainda não geraram Documento selecionada, premindo em serão carregados todos os consumos que estão em suspenso, ou seja ainda não foram gerados documentos para os mesmos, assim, esta funcionalidade permite proceder à geração destes documentos que ainda não foram gerados por opção do utilizador. Esta nova janela dispõe de uma série de filtros que permitem ao utilizador obter a informação que pretende de uma forma rápida e simples: De Data à Data (é possível selecionar os documentos a gerar entre datas) Ordenar por (Permite ordenar os documentos por Consumo, Data ou Tipo/Utente ) Ordenação (Pode optar por ordenar os documentos com ordenação Ascendente ou Descendente ) Tipo (Neste campo pode escolher qual o tipo de utente, carregando todos os consumos desse mesmo tipo) Utente (Selecionando o utente serão carregados apenas os consumos do mesmo). De forma a proceder à geração do (s) documento (s) deverá atribuir o Ano/Mês e Data, sendo a data de vencimento das Faturas calculada em função dos dias limite definidos nos parâmetros. No caso de ter vários consumos para gerar documento, poderá selecionar apenas os que deseja, colocando o visto no campo Sel respetivo, se pretender gerar documento para todos os consumos carregados deverá premir a opção. Se o utilizador pretender poderá alterar o tipo de documento a gerar, por exemplo, se o tipo de documento a gerar para um consumo for uma Fatura (FT), premindo F6 67

68 Alterar poderá alterar o tipo de documento para Fatura/Recibo ou vice-versa. Nesta mesma opção poderá definir o responsável para o qual será gerado o documento, caso não seja selecionado, serão gerados um documento para cada responsável do utente, dividindo o valor total consoante as percentagens de cada um. Quando se seleciona a opção Aplicar a todos os consumos do utente, significa que todas as linhas de consumos da grelha que pertençam ao mesmo utente da linha a ser editada, vão sofrer as mesmas alterações Apenas e-sad A janela Geração de Documentos (Consumos) permite a geração de documentos para os consumos importados da aplicação e-sad (Serviço de Apoio Domiciliário), assim, e uma vez que os consumos são descarregados em massa, de forma a não ter que abrir consumo a consumo para gerar documento, com esta nova funcionalidade é possível gerar documento para os vários consumos através desta janela. O funcionamento da Geração de Documentos da opção Apenas e-sad é o mesmo da opção Todos Consumos que ainda não geraram Documento descrita no ponto anterior. 12. Análises Globais Painel de Bordo Em painel de bordo ( Análises Globais-> Painel de Bordo ), no separador Utentes foi adicionada a possibilidade de filtrar os Movimentos por Faturas, Faturas/Recibo ou Todos como é possível visualizar na imagem seguinte. 68

69 12.2. Mapa Conta Corrente de Utentes O Mapa Conta Corrente de Utentes ( Análises Globais-> Mapas ) passa a dispor de novas denominações na coluna dos documentos: Fatura/Recibo; Fatura; Pagamento Fatura/Recibo; Recibo (Pagamento com Documentos que não sejam do tipo Fatura/Recibo). De seguida é apresentado um mapa onde é possível visualizar algumas das novas denominações. 69

70 12.3. Emissão de Declaração (IRS) No Mapa Emissão Declarações (IRS) em versões anteriores era possível emitir Declarações de IRS por Responsável, na versão Silver foi adicionada a possibilidade de emitir Declarações IRS por: Por Utente o Possibilidade de emitir uma declaração para um utente aglutinando todos os movimentos independentemente do responsável. o Discriminando o Responsável Possibilidade de emitir uma declaração por utente discriminando os movimentos por responsável. Por NIF do Responsável o Possibilidade de emitir uma Declaração para o NIF do Responsável indicado, discriminando todos os movimentos dos utentes a seu cargo. o Possibilidade de discriminar Utente É possível emitir uma declaração para o NIF do responsável indicado, discriminado os movimentos do (s) utente (s) a seu cargo. Por NIF Utente o Possibilidade de emitir uma Declaração para o NIF do Utente indicado, discriminando todos os movimentos independente mente do responsável. o Possibilidade de Discriminar Responsável Possibilidade de emitir uma Declaração para o NIF do Utente indicado, descriminando os movimentos por Responsável. 70

71 13. Descargas Descargas para WinCTB A partir da versão Silver, no âmbito da introdução do conceito de Fatura, foram adicionados dois novos tipos de documentos passiveis de serem descarregados para WinCTB: Faturas; Recibos; Sendo que foram alteradas as designações de outros dois tipos de documentos: Fatura/Recibo (Anteriormente designada por Recibos ); Pag. Faturas/Recibo (Anteriormente designada por Pagamentos ). As funcionalidades Consulta de Documentos, Descargas e Mudança de Estado irão refletir estas mesmas alterações nos tipos de documentos Consulta de Documentos Descargas 71

72 Mudança de Estado 14. Descargas para WinGTE Consulta de Documentos Na janela de Consulta de Documentos para WinGTE, na opção Documentos foram adicionados novos tipos de documentos, sendo eles o Pagamento Fatura/Recibo e Recibos. 72

73 14.2. Descarga Na janela de descarga para WinGTE na opção Tipos de Documentos foram introduzidos o Pag. Faturas/Recibo de Utentes e Recibos de Utentes. A descrição dos documentos descarregados para WinGTE foi alterada de forma a assumir as denominações dos tipos de documento parametrizados na ficha da instituição, sendo que a alteração destas denominações irá afetar apenas os documentos gerados a partir da altura em que foram alteradas Mudança de Estado Na janela de Mudança de Estado, nos Tipos de Documentos são também adicionados o Pag. Faturas/Recibo de Utentes e Recibos de Utentes 73

74 14.4. Atualização Descrições Tesouraria Foi adicionada na versão Silver a funcionalidade Atualização Descrições Tesouraria (WinUTESIS -> Utilitários-> Atualização Descrições Tesouraria ), permitindo atualizar/alterar as denominações dos tipos de documentos descarregados na aplicação WinGTE para as denominações registadas nos documentos na aplicação WinUTE. Devendo selecionar a Instituição, colocar a Chave de Administrador e escolhendo quais os tipos de documentos que pretende atualizar as denominações em WinGTE. 15. Módulo Táctil WinTOK Este módulo funciona exclusivamente para o pagamento de Faturas/Recibo. Para efetuar pagamentos de Faturas deverá utilizar a aplicação WinUTE. 74

75 Mais-valias WinUTE v Fluxos de Caixa Foi inserido um novo funcionamento para os fluxos de caixa. A janela de classificação é nova e única para todos os documentos, com exceção das notas de crédito. Houve alterações também na janela de Descarga, que agora mostra apenas uma linha por documento, identificando o documento sem mostrar informação da classificação na grelha. Existe agora a pré-classificação de Recibos e Pagamentos de Utente. Os documentos que podem gerar Fluxos de Caixa são: o Pagamento de Recibos de Utentes para o novo funcionamento, necessita também da classificação do recibo; o Adiantamentos; o Movimentos de Cofre; o Pagamento de Recibos Gerais - para o novo funcionamento, necessita também da classificação do Recibo Geral. Existe, também, um novo mapa que permite tirar uma listagem dos Fluxos de Caixa gerados, agrupando os resultados por Fluxo de Caixa ou por Documentos. 1.1 Parâmetros da Instituição Existe um novo parâmetro, por instituição, que indica qual o comportamento a utilizar nos Fluxos de Caixa. 75

76 A opção Fluxos de Caixa por Entidade mantém o comportamento dos fluxos de Caixa, deve selecionar a conta de Fluxo de Caixa quando a conta selecionada começa por 1. A opção Fluxos de Caixa por Parametrização de Contas (WinCTB) usa a parametrização de Contas da WinCTB para gerar os Fluxos de Caixa quando é gravada a linha de classificação. 76

77 1.2 Janela de Classificação Existe uma janela de Classificação nova e que é comum para todos os documentos, exceto Notas de Crédito/Débito. A janela de classificação foi alterada para ter um funcionamento semelhante com o da janela de movimentos da WinCTB: 1º Uso de Fluxos de caixa por Entidade. o o o Quando é indicada uma conta 11, 12 ou 13, aparece o campo Fluxo de Caixa. Quando este campo é preenchido, ao gravar a linha é criada uma linha de fluxo de Caixa associada à linha de movimento. Na classificação automática, cria a linha de fluxo conforme o fluxo de Caixa parametrizado no Utente/Entidade do documento, ou caso não exista parametrização, usa a conta fluxo indicada nos parâmetros. 77

78 2º Uso de Parametrizações de Fluxos de Caixa. o o o Ao gravar uma linha de movimento, é verificado se existe alguma parametrização de fluxo para a Conta/Valencia indicada na linha de movimento. Se existir cria uma linha de fluxo de caixa associada. Esta Parametrização pode ser feita com contas integradoras, então caso não exista nenhuma parametrização específica para a conta de lançamento indicada na linha de movimento, é verificado se existe alguma parametrização para as suas contas integradoras. O fluxo só é registado caso existam contas 11/12/13 no movimento contabilístico. Na classificação automática, depois de ter todas as linhas de classificação, constrói as linhas de fluxo com base nas parametrizações existentes da WinCTB É possível inserir/alterar linhas de fluxo manualmente. Para ambos os comportamentos: o Ao gravar registo é feita uma validação em que o saldo das linhas de movimentos das contas tem que ser igual ao saldo das linhas de fluxos de caixa ou quando o Saldo das Linhas de Fluxo de Caixa é zero. Só se trabalha com Fluxos de Caixa no ano 2012 ou superior. 1.3 Pré-classificação de Recibos e Pagamentos de Utente A classificação antes era construída apenas no ato da descarga, agora existe também pré-classificação nos Recibos e nos Pagamentos de Utentes. 1.4 Descarga de Documentos A visualização dos documentos na descarga alterou-se para mostrar apenas uma linha por documento, apenas identificando o documento. Fazendo F6 consegue-se aceder a classificação do documento para alteração, que usa a mesma janela de classificação que na manutenção dos documentos. 78

79 1.5 Listagem de Fluxos de Caixa Foi criado um novo mapa Fluxos de Caixa que tira uma listagem de Fluxos de Caixa. Esta listagem pode ser filtrada por intervalo de Datas, por Fluxo de Caixa e por tipo de Documento. Podemos agrupar os dados por Fluxo de Caixa, em que por cada fluxo de Caixa são mostrados os documentos em que existe esse fluxo: 79

80 Ou agrupar por documento, mostrando por cada movimento as linhas de Fluxo que o documento tem: 80

81 Mais-valias WinUTE v Recibos Gerais 1.1. Sessões de trabalho É disponibilizada, nesta versão, uma nova funcionalidade que consiste na introdução nas sessões de trabalho do conceito de inativo, de forma a que sejam geradas apenas para as sessões ativas e quando sejam emitidas se possa filtrar por inativas, ativas ou todos (por defeito ativo). Para aceder a esta funcionalidade deverá ir ao menu de Recibos Gerais -> Sessões Trabalho -> Manutenção. Na tabela acima apresentada carregando em poderá ativar ou desativar a sessão caso ela esteja ativa ou inativa. Na imagem abaixo apresentada poderá confirmar se deseja ativar ou desativar a sessão de trabalho. Ao abrir a sessão surgirá a opção para ativar ou desativar poderá também fazer isso nas linhas das entidades. 81

82 Após terem sido tipificados os recibos a emitir periodicamente, os recibos são gerados a partir da tabela abaixo apresentada, onde escolhemos o ano e a data dos recibos. De seguida escolhemos o intervalo de sessões que queremos gerar, sendo que podemos neste intervalo de sessões escolher apenas as que estão ativas, as que estão inativas ou então escolher todas as sessões. Dentro destas só gera recibo caso as entidades estejam ativas Entidades Acedendo ao menu Recibos Gerais -> Entidades podemos obter a informação do saldo das entidades como podemos verificar na imagem a seguir apresentada: 82

83 1.3. Análise de Saldo de Entidades Acedendo ao menu Recibos Gerais -> Análise de Saldo de Entidades poderá consultar o mapa do saldo das entidades que selecionar até à data pretendida, podendo também escolher todos os saldos, os que são diferentes de zero ou os que são igual a zero, como ilustra a imagem a seguir apresentada Conta Corrente de Entidades O mapa conta corrente de entidades apresenta todos os movimentos dentro de um intervalo de datas, podendo filtrar por entidade (s). Este mapa indica a natureza e o saldo final de cada entidade selecionada. 83

84 84

85 Mais-valias WinUTE v Modelo Introdução A declaração modelo n.º 37 destina-se a declarar entre outras situações as despesas de saúde dedutíveis à coleta na parte não comparticipada. Devem ainda ser declaradas neste modelo as situações em que haja lugar a quaisquer pagamentos aos beneficiários com inobservância das condições previstas no n.º 3 do art. 27.º, n.º 1 do art. 86.º e n.º 3 do art. 87.º do Código do IRS e, ainda, dos artigos. 16.º, 17.º e 21.º do Estatuto dos Benefícios Fiscais (EBF). Esta declaração deve ser entregue pelas associações mutualistas, as instituições sem fins lucrativos que tenham por objeto a prestação de cuidados de saúde e as demais entidades que possam comparticipar em despesas de saúde. Deve ter-se em atenção os seguintes pontos: O modelo 37 deverá ser entregue, todos os anos, até ao final do mês de Fevereiro; No formulário normal a instituição deverá preencher o cabeçalho (do quadro 1 ao quadro 5) com os seus dados (alguns deles já são guardados nos dados da instituição) e os restantes quadros com os dados sobre as verbas recebidas dos utentes; No preenchimento do modelo, as instituições Mutualistas e sem Fins Lucrativos, devem preencher sempre a coluna 8 do quadro 6 com o código 13 (Despesas de saúde dedutíveis à coleta, na parte da despesa não comparticipada, sendo qualquer alteração da responsabilidade do utilizador); O ficheiro a criar deverá ser lido pela aplicação das finanças destinada ao Modelo; O quadro 7 não deverá ser preenchido (Apenas se altera caso a aplicação tenha a funcionalidade de manutenção de incumprimentos por parte de utentes). 85

86 1.2. Geração do Modelo 37 A janela a seguir apresentada, estará disponível no menu Utilitários nas aplicações WinGCS, WinUTE, WinGTE e WinGSO, será a partir desta janela que se retiram os dados necessários para a geração do XML. Para a geração do ficheiro é obrigatório que sejam introduzidos os seguintes dados: Ano (Ano Atual -1) NIF do Técnico Oficial de Contas Tipo de Declaração (Primeira ou Substituição) É possível gerar o ficheiro a partir de qualquer uma das aplicações (todas as aplicações estarão ligadas entre si), a aplicação WinGTE passará a ter ligação com as aplicações WinGCS, WinGSO e WinUTE, enquanto que as aplicações WinGSO e WinUTE passarão a ter ligação com a WinGCS. Na aplicação WinGCS, antes de proceder à criação do ficheiro XML do ano de 2011, deverá indicar primeiro nas linhas se é um Encargo ou não. Através do botão qual pretende alterar os dados. (apenas visível na aplicação WinGCS) abre a janela para selecionar a instituição à 86

87 A partir da janela a seguir apresentada, o utilizador pode decidir, para cada linha de um documento pago pelo utente, se é uma despesa de saúde ou não. Por defeito são filtradas/apresentadas as linhas de movimentos que não têm código de modelo37 definido. O utilizador poderá através da linha de filtragem da grelha consultar a informação que achar conveniente. Através do botão poderá carregar a grelha com todas as Instituições associadas as Ligações ativas. A partir dessa grelha poderá escolher quais as Instituições que pretende recolher os dados tal como o exemplo abaixo apresentado. 87

88 Após escolha das Instituições estas são carregadas para grelha principal, com o somatório dos valores correspondente a cada NIF, de um determinado Ano. Carregando no botão é criado o ficheiro XML. Para isso, deverá existir na pasta da aplicação, com o nome Modelo 37, dentro desta pasta existe uma outra com o nome Schema contendo os schemas de validação do ficheiro XML. É nesta pasta que é guardado por defeito o ficheiro XML criado. Se por exemplo tivermos utentes ou sócios sem NIF, surge a seguinte mensagem de aviso ao utilizador de que alguns dados não puderam ser calculados/enviados. Assim será indicado o número/código, nome do utente ou Sócio, NIF e o documento que contém a informação errada. Depois de seguidos todos os passos anteriormente descritos poderá imprimir a grelha, mas é necessário inserir o código das finanças na janela principal. 88

89 1.3. Seleção de Encargos nas aplicações IPSS envolvidas Em todos os locais onde recebemos pagamentos de utentes, sócios ou outros, devemos indicar, se se justificar, se entra para o Modelo Modelo 37 em WinUTE Parâmetros Tal como acontece nas Ligações de outras aplicações, em WinUTE passará a existir um separador Saúde com a parametrização de ligação para a aplicação WinGCS, indicando se faz ligação ou não, o nome do servidor, utilizador e password. Procedendo à validação através do botão de ligação. Para aceder a esta opção deverá entrar em parâmetros da instituição no menu utilitários. 89

90 1.4.2 Manutenção Códigos e Tipo Recibos Gerais É possível parametrizar se o Código deve ser incluído no Modelo 37, para aceder a esta opção deverá entrar no menu Tabelas -> Códigos, tendo acesso à tabela a seguir apresentada. É possível parametrizar se o Tipo Recibos Gerais deve ser incluído no Modelo 37, abrindo o menu Recibos Gerais -> Tipo de Recibos Gerais Geração do Ficheiro Para a criação do ficheiro devem ser lidos todos os valores que foram parametrizados para o modelo 37, que estão nos Recibos e nos Recibos Gerais: Recibos Gerais (Pagos) Incluir o valor dos Recibos Gerais que são do Tipo de Recibos Gerais que foram parametrizados para entrarem no Modelo 37; Recibos (Pagos) Incluir o valor das Linhas Recibos (Códigos) que foram parametrizadas para entrarem no Modelo 37 Se no pagamento dos recibos for utilizado Saldo de Utente este valor não será considerado. Será feita a conta proporcional em percentagem às linhas pagas. Tal como acontece em WinGTE com os pagamentos Parciais. 90

91 Mais-valias WinUTE v Conversão da Classificação de PCIPSS para SNC-ESNL É disponibilizada, nesta versão, a nova funcionalidade, em Descargas Contabilidade Converter Classificação. A nova opção tem um aspeto similar à janela de Reclassificação de Documentos, e converte as contas das linhas de classificação já existentes em vez de reclassificar, de acordo com a tabela de equivalências. Ao aceder à funcionalidade é validado que a instituição da aplicação WinUTE e WinCTB estão ambas em SNC- ESNL. Caso estejam é apresentado um aviso alertando que esta funcionalidade só deve ser usada pontualmente e para registos de 2012 classificados em PCIPSS. Os documentos apresentados na grelha não estão, por defeito, selecionados. Cada documento só pode ser convertido quando todas as conta das linhas de classificação desse documento: Existem no Plano PCIPSS Tem equivalência para o Plano SNC-ESNL definida A conta equivalente do Plano SNC-ESNL é de lançamento Esta validação é feita para todos os documentos selecionados e somente se todos os documentos selecionados forem válidos é executada a conversão. Quando existem documentos não válidos para a conversão é apresentada uma janela que indica quais os documentos não válidos e porque razão não são válidos. 91

92 Mais-valias WinUTE v [2ª Fase] 1. Possibilidade de registar consumos de vários artigos no mesmo registo Nesta versão, nos Consumos (Módulos> Consumos> Registo de Consumos), o utilizador pode agora registar vários consumos no mesmo registo. Se pretender gerar recibo dos consumos, ao confirmar o último consumo, é aberta a janela de Recibos automaticamente com os dados dos consumos. 92

93 2. Parametrização da obrigatoriedade de registar NIF Para parametrizar a obrigatoriedade do registo do NIF, deve aceder a (Utilitários> Parâmetros da Instituição), no separador utentes está disponível o filtro NIF obrigatório indicando em que opções terá influência. 93

94 Mais-valias WinUTE v Novas informações no Mapa de Utentes Para Seguro No menu Utentes> Listagens> Utentes Para Seguro o modelo do mapa impresso Utentes Para Seguro foi alterado, mostrando agora a Data de Nascimento e Número Contribuinte do Utente, tal como seguinte exemplo. 94

95 Mais-valias WinUTE v Mapeamento de Entidades Nota: esta funcionalidade só é aplicável no caso de existir ligação entre WinUTE e WinGTE. Como existem duas aplicações descarregar Recibos Gerais para a WinGTE poderiam ocorrer sobreposição de Entidades. Assim, para contemplar a possibilidade de sobreposição de entidades entre aplicações WinUTE e WinGSO, estas foram alteradas de forma a ser possível definir qual a Entidade correspondente na WinGTE. Visando diminuir o impacto da alteração na instituição foi criado um procedimento que executa automaticamente a correspondência de entidades através do nome. Caso exista na tesouraria mais do que uma entidade com nome igual só a primeira é atualizada. Assim, na entrada da aplicação e até que seja confirmada pelo utilizador o mapeamento de entidades ser-lhe-á apresentado um aviso para que o efetue. A atribuição de entidades e atualização dos dados na tesouraria pode ser feita em dois locais Ficha de Entidades Na fica de Entidade foi adicionado o campo Cód WinGTE no qual indicamos o código da entidade WinGTE correspondente. 95

96 1.2. Sincronização de Entidades Em Utilitários > Sincronização, é apresentada uma grelha com todas entidades onde o utilizador pode fazer a correspondência de todas as entidades. Na 1ª execução desta opção, as opções de filtragem e seleção de entidades não estão disponíveis pois o cliente tem mapear todas as entidades. Após a confirmação de códigos, o utilizador já pode filtrar ou selecionar apenas algumas das entidades da grelha. A coluna Cód. WinGTE indica qual o código da entidade na tesouraria que corresponde à entidade dos Utentes. Por defeito, quando é preenchida a grelha esta coluna é carregada com o campo 96

97 Cód. WinGTE da entidade e caso não esteja preenchido e exista alguma entidade na tesouraria com o mesmo nome é sugerido o código da entidade. A coluna Act. Entidade GTE indica se é para efetuar uma atualização dos dados da entidade da tesouraria com os dados da entidade de WinUTE. A coluna Sinc. indica se já existe uma correspondência entre a entidade de Sócios/Utentes e Tesouraria Descarga de Recibos Gerais Nas descargas de recibos gerais, a entidade usada no documento da tesouraria será a entidade indicada no campo Cód. WinGTE, caso este esteja preenchido. Se não estiver preenchido é criada uma entidade nova na tesouraria com os mesmos dados da entidade dos Utentes e são atualizadas as entidades fazendo a correspondência entre elas. NOTA: É necessário ter atenção com o caso em que várias instituições da mesma aplicação descarregam para uma instituição de Tesouraria. Por exemplo: Na UTE01 tem a entidade 1 e dizemos que corresponde à entidade 5 da WinGTE Na UTE02 tem a entidade 3 e dizemos que corresponde à entidade 5 da WinGTE É necessário garantir que as entidades 1 e 3, das instituições 1 e 3 respectivamente, são a mesma. Para que na atualização já seja feita a sincronização automaticamente é necessário que a Base de Dados da Tesouraria já esteja atualizada. 97

98 Mais-valias WinUTE Upgrade 2011 [1ª Fase] 1. Aumento dos dígitos no Tipo de Movimento de Cofre Foi contemplada nesta versão a possibilidade de adicionar até 4 dígitos no código do Tipo de Movimento (Cofre> Tipo Movimentos), uma vez que anteriormente apenas era possível adicionar 2 dígitos. Assim, a janela de manutenção de Tipos de Movimentos de Cofre e todas as janelas que tem esse campo foram contempladas com esta alteração. 2. Solicitar o Responsável do utente de forma opcional nos Movimentos de Cofre (Controlar saldo do Responsável) 2.1.Parâmetros da Instituição Existem 2 novos campos: (1) Controlar Saldos de Responsável (2) Utilizar Valores de Cofre nos Pagamentos A primeira nova opção, por defeito, não está selecionada. É uma opção para validar o pagamento de recibos dependendo do Crédito/Saldo de Cofre do Responsável em vez de considerar apenas o Crédito/Saldo de Cofre do Utente. Exemplo: Utente 1 tem 1 adiantamento de 50 para o responsável 1; Utente 1 tem 1 adiantamento de 50 para o responsável 2; Crédito Utente = 100, Crédito Resp. 1 = 50, Crédito Resp. 2 = 50. Se a opção Controlar Saldos de Responsável estiver selecionada, o utilizador não vai conseguir pagar 1 recibo para esse utente para o responsável 1 no valor de 60 usando apenas crédito. Caso a opção não esteja selecionada, consegue fazer o pagamento uma vez que o utente tem Crédito suficiente. 98

99 A segunda nova opção é para permitir ou não o uso de Valores de Cofre nos Pagamentos. Esta opção está ativada por defeito, pois era um comportamento que já existia. No entanto, ela vai afectar o preenchimento do responsável nos movimentos de cofre em conjunto com a primeira opção Movimentos de Cofre Nos Movimentos de Cofre (Cofre> Movimentos) é possível indicar o responsável ao qual se refere o movimento. Este campo é de preenchimento obrigatório ou não, dependendo das opções dos parâmetros acima descritas. O Responsável apenas é de preenchimento obrigatório caso nos parâmetros (Utilitários> Parâmetros Instituição> Dados Gerais> Utentes) estejam selecionadas as duas opções, Controlar Saldos de Responsáveis e Utilizar Valores de Cofre nos Pagamentos. Do mesmo modo, foi alterada o Registo de Valores Recebidos (Utentes> Rendimentos> Registo de Valores Recebidos), em que é possível indicar o Responsável, pois este registo dá origem a um movimento de cofre. Quando os parâmetros são alterados e selecionadas ambas as opções, caso o campo de responsável dos movimentos de cofre não esteja preenchido, é alterado automaticamente seguindo as seguintes regras: Se o utente tem 1 responsável com o campo Próprio a verdadeiro, o movimento passa a ser para esse responsável; Se o utente não tem 1 responsável marcado como Próprio e tem 1 responsável em que a percentagem é 100%, o movimento fica a ser do responsável com 100%; Se nenhum dos casos anteriores se verifica, o responsável fica vazio e o utilizador tem que alterar manualmente o responsável no movimento. 99

100 Foi também adicionada a possibilidade de alterar o registo. Esta funcionalidade permite apenas a alteração do responsável do movimento e foi adicionada para permitir ao utilizador alterar o responsável caso não queira aquela regra ou para os casos em que não se verifica nenhuma das duas possibilidades e o campo continua vazio Ficha do Utente O Responsável tem também os campos Saldo, Crédito Disponível e Saldo de Cofre e é possível visualizar esta informação na linha do responsável, na ficha do utente. Estes Saldos são calculados ao fazer nos mesmos registos e da mesma forma que são calculados os saldos do utente. Na seguinte tabela estão indicados quais os Saldos que são/podem ser alterados e em que registos. Registos Saldo Crédito Disponível Saldo de Cofre Recibos + Adiantamentos - + Notas de Crédito - + Notas de Débito + - Pagamentos (P) - Pagamentos (C) - Pagamentos (V) - (1) -/+ Registo de Valores Recebidos (2) +/- 100

101 Movimentos de Cofre (Debito) - Movimentos de Cofre (Crédito) + (1) Depende do parâmetro da instituição Natureza de Saída de Cofre. Se for D subtrai ao Saldo de Cofre, se for C soma ao Saldo de Cofre. (2) Depende do parâmetro da instituição Natureza de Saída de Cofre. Se for D soma ao Saldo de Cofre, se for C subtrai ao Saldo de Cofre. (1) e (2) - o que acontece nestes 2 casos é que ao gravar o registo é gerado um movimento de Cofre a partir do registo Pagamentos Os pagamentos (Movimentos> Pagamentos> Manutenção) e pagamentos por processamento foram alterados para se conseguir visualizar os Saldos do responsável. Ao validar os saldos, se o utilizador selecionar Controlar Saldos de Responsáveis vai ser validado também se o responsável tem crédito/saldo de cofre disponível para efetuar o pagamento. 2.5.Alteração de Mapas para contemplares os Responsáveis Os seguintes mapas foram alterados para se poder emitir os dados em relação a Responsáveis em vez dos utentes: Analises Globais > Mapas > Analise de Saldos de Utentes/Responsáveis Analises Globais > Mapas > Conta Corrente de Utentes/Responsáveis Cofre > Mapas Cofre > Conta Corrente Cofre > Mapas Cofre > Saldo Cofre Cofre > Mapas Cofre > Movimentos entre Datas 101

102 Assim, existe uma caixa de seleção para conseguir emitir a informação para responsáveis. Caso esta caixa de seleção seja selecionada, é possível filtrar a informação por responsável, apenas se o intervalo de utentes for 1 só utente. (por exemplo: do utente 1 ao utente 1). Todos os mapas foram alterados da mesma forma, quer a nova caixa de seleção, quer o campo de filtro de responsável. Em alguns dos mapas é possível escolher qual o campo a ordenar. Nesses mapas o campo Nome de Utente é substituído por Nome do Responsável quando se seleciona a opção Por Responsável. 102

103 Na emissão dos mapas, a informação apresentada será, em alternativa aos valores do utente, os valores para o responsável. No responsável aparece a informação (Código Tipo e Código) do utente ao qual o responsável pertence. 3. Parametrização de Valência WinCTB na Parametrização da Descarga Na parametrização de Contas para a Contabilidade (Descargas> WinCTB Contabilidade> Parametrização) passa existir um campo Valência WinCTB, que permite parametrizar qual a Valência WinCTB para a qual vai ser efetuada a descarga dos registos. Anteriormente apenas era referenciada a conta dada a valência do utente e o código, agora referencia também a Valência WinCTB caso esta esteja preenchida. 4. Possibilidade de realizar recibos a partir dos consumos, sem ser necessário realizar processamento Nesta versão, nos Consumos (Módulos> Consumos> Registo de Consumos), o utilizador já poderá escolher criar um recibo ao gravar um registo através das opções Gera Recibo. Quando o utilizador seleciona esta opção, é aberta a janela de Recibos automaticamente com os dados do registo do consumo para gravar o recibo respeitante aquele consumo. 103

104 Quando o recibo a gravar é um recibo criado a partir de um consumo, o utilizador é questionado se deseja abrir a janela de pagamentos. Depois de gravar o Recibo a janela é fechada. Caso o utilizador vá para o pagamento, a janela de pagamento é aberta e preenchidos os campos Ano, Mês, Utente e Tipo de Utente com os valores do recibo. Quando no recibo guardado é indicado o Responsável, preenche também o responsável e o Numero de recibo na janela de pagamentos. Quando no recibo guardado não é indicado o responsável, estes dois campos não são preenchidos pois a aplicação vai dividir o recibo pelos responsáveis do utente e cria, ou pode criar, mais que 1 recibo. 5. Características Comuns a toda a linha WINIPSS 5.1. Descarga automática para Tesouraria Foi implementado um complemento ao funcionamento de descargas online para a aplicação de tesouraria - WinGTE. Assim, nos parâmetros associados à parametrização das descargas online, existe a possibilidade de fazer a descarga no momento da gravação sem que seja pedida qualquer confirmação ao utilizador. 104

105 Se a Descarga Automática de Documentos na Tesouraria estiver ativa, poderá selecionar a opção Abrir descarga sem questionar que, logo que a gravação do documento seja concluída com êxito, iniciará o processo de descarga sem qualquer aviso ou confirmação emitido ao utilizador. Este comportamento foi implementado nas seguintes aplicações: WinGCS; WinGSO. Além destas, o comportamento já se encontrava disponível nas versões mais recentes das seguintes aplicações: WinSEC; WinUTE. Nota: a alteração não afetou o processo de descarga, mantendo a necessidade de parametrizações do documento na tesouraria, como acontecia anteriormente. 5.2.Parametrização da Validação de NIF, NISS e NIB Será agora possível parametrizar, para cada utilizador, a ação a tomar quando é detetada a introdução de um NIF, NISS ou NIB inválido. 105

106 Os comportamentos associados a cada opção são os seguintes: Esta alteração é transversal à linha WINIPSS, tendo apenas uma variação no comportamento: a importação de entidades em Gestão de Mailing e Correspondência - WinMLC. Nesta opção, tendo em conta o comportamento existente, foi seguida uma abordagem diferente. Foi adicionada uma coluna NIF Válido para que o utilizador possa identificar os registos que têm NIF válido ou não. As opções de validação do utilizador apresentam o seguinte funcionamento: 106

107 Avisa Corresponde ao funcionamento antigo, sendo apresentada uma mensagem alertando para o NIF incorreto e identificando a entidade, tendo o utilizador a possibilidade de optar não ser alertado para outras entidades com NIF inválido. Bloqueia Ao detetar um NIF inválido será emitido um alerta ao utilizador identificando a entidade e que ela não será importada. Além disso será dada a possibilidade ao utilizador de não ser alertado para outras entidades com NIF inválido. Ignora Não é efetuada qualquer validação ao NIF das entidades, sendo possível importar todas. 6. Outras Funcionalidades introduzidas durante Utilização de valores de cofre em pagamentos Foi disponibilizada a possibilidade de usar valores de cofre nos pagamentos de recibos. Para tal, é necessário definir nos parâmetros da instituição qual a natureza de saída de cofre. Este parâmetro é usado para definir quais os Tipos de Movimento que são possíveis usar nos pagamentos. Não será possível usar valores de cofre nos pagamentos enquanto esta natureza não for indicada. 107

108 Os pagamentos apresentam o valor total pago com valores de cofre (da mesma maneira que mostram o valor pago com crédito). Nas linhas apresenta o saldo de cofre disponível (tal como já mostrava o crédito), permite na caixa de seleção escolher Valor de Cofre e neste caso em vez de indicar um tipo de pagamento indica-se um tipo de movimento. Só são válidos e só aparecem na janela de F4 dos Tipos de Movimento os Tipos que têm a mesma natureza definida nos parâmetros da instituição. 108

109 Para o campo Conta WinCTB é carregada a conta WinCTB definida no Tipo de Movimento selecionado. Caso este não esteja preenchido, a conta WinCTB é preenchida com a Conta Cofre definida no utente do Recibo. No pagamento por processamentos também há a possibilidade de utilizar valores de Cofre para o pagamento. A janela tem um comportamento similar. 109

110 Ao gravar um pagamento é criado 1 registo de movimento de cofre por cada linha de pagamento que use valor de cofre. Quando um pagamento é apagado, se este pagamento usava valores de cofre, todos os movimentos de cofre criados por esse pagamento são também removidos. Os Movimentos de Cofre gerados por pagamento não podem ser removidos ou alterados diretamente nesta opção, deverão ser manuseados na sua origem. 7. Descargas Na descarga para a contabilidade faz-se a descarga do pagamento, os movimentos de cofre criados através do uso de valores de cofre nos pagamentos não são descarregados para a contabilidade. Também na consulta de documentos e na mudança de estado não aparecem os movimentos de cofre gerados por pagamentos. Na descarga para tesouraria dos pagamentos, não são descarregadas as linhas do pagamento que usem valores de cofre (mesmo comportamento das linhas de crédito). Também na mudança de estado e Consulta de documentos estas linhas não aparecem. Quanto aos movimentos de cofre verifica-se a mesma situação descrita para a contabilidade, não se descarrega movimentos de cofre criados por pagamentos. Controlo valores de rendimentos de utentes. Esta funcionalidade permite gerir os valores que o utente recebe, gerando Movimentos de Cofre. Segue-se a descrição da utilização desta funcionalidade. Foi criada uma nova tabela auxiliar (menu Tabelas): Tipo de Rendimentos de Utente, onde se definem os tipos de rendimentos e o valor de cada mês para esse tipo de rendimento. No menu dos utentes existe uma opção, Rendimentos, que disponibiliza a funcionalidade Previsão de Valores. Nesta funcionalidade é possível registar para cada utente, linhas de previsão que contem informação do ano e tipo de rendimento e o valor em cada mês que é previsto receber. 110

111 Depois de efetuadas as previsões há o registo dos recebimentos (menu Registo de Valores Recebidos). Nesta janela é indicado o utente e quando se indica 1 utente válido a lista de Tipos de Rendimentos é preenchida com os tipos de rendimentos para o qual o utente tem previsão. Se 1 utente não tiver, por exemplo, previsão para o tipo de rendimento 1, não vai conseguir registar valores recebidos para esse tipo de rendimento. Quando se indica o tipo de rendimento, ano e mês é carregado para o valor a previsão desse tipo de rendimento, para o ano/mês indicado, caso exista previsão para esse ano/mês, podendo ser alterado pelo utilizador o valor efetivamente recebido. Esta operação cria um movimento de cofre com a informação indicada. No menu Mapa Diferença entre valores Previstos e recebidos podemos ver a diferença entre os valores previstos e recebidos para um dado intervalo de ano/mês. Esta listagem pode ser filtrada por Utente, Utente ativo/não ativo/ todos e por tipo de rendimento. 111

112 No mapa a informação está agrupada 1º por utente, depois por ano/mês e finalmente por tipo de rendimento. Foi criado um utilitário que permite atualizar/alterar os valores previstos. Quando se indica o Ano/Mês a partir do qual se deseja atualizar e seleciona o tipo de rendimento, ao continuar é preenchida uma grelha com os utentes que tem o Tipo de Rendimento escolhido. As alterações vão ser feitas apenas para os utentes selecionados na grelha e são efetuadas para todos os Anos/Meses superiores ou iguais ao indicado. Quando não existe previsão para o ano indicado é criada uma linha de previsão para o utente fazendo a atualização com base nos valores do último ano para o qual existe previsão. 112

113 Valores de Códigos nos Contratos de Utentes Foram adicionados valores aos campos Tabelas e Campos das etiquetas e acrescentado também um novo campo para indicar qual a linha do código a que se refere o valor. No campo Tabela foi adicionado o valor Códigos de Utente e Outorgantes do Contrato, no campo Campo foram adicionados os campos Código, Descrição, Valor, Valor de Janeiro, Valor de Fevereiro,, Valor de Dezembro e Valor Extenso para os Códigos de Utente e Numero, Nome, Relação, Morada, Telefone, Número de BI, Arquivo do BI, Data de Validade do BI, Número de Contribuinte, Código do Código Postal, Descrição do Código Postal para os Outorgantes do Contrato. Estes Valores de Janeiro a Dezembro são o mesmo de Valor caso esteja selecionado o pisco desse mês para pagamento. Por exemplo: Esta fórmula vai dar o valor do mês de Maio da 1ª linha de Códigos do Utente das linhas ordenadas por código. 113

114 Neste caso a linha 1 é o código 1 e a linha 2 é o código 3. Os valores de Janeiro, Fevereiro, Março, Abril, Junho são de Os valores de Maio e Agosto são 0. Ao Inserir a Etiqueta especificada acima, o valor retornado vai ser Zero. Nesta alteração, possibilita-se ainda o uso das etiquetas diretamente no documento Word sendo feita a substituição diretamente no documento. Grupos de Informação WinUTE disponibiliza dois métodos de associação de documentos, associado a cada um dos grupos de informação. Link quando usado este método, é associado a cada Utente, Ficha Clinica ou Valência o link para o ficheiro selecionado. Upload ao associar o documento ao Utente, ficha Clinica ou Valência é feito o upload do documento para uma pasta dentro da localização definida. WinUTESIS Grupos de Informação Utentes No separador Documentos podem existir dois comportamentos diferentes, dependendo da definição do Grupo de Informação: Gravação do link do ficheiro selecionado; 114