Introdução. Os valores registados e assumidos têm que estar em conformidade com a contabilidade da entidade.

Transcrição

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2 Introdução Na contabilidade pública para permitir a aquisição de um bem ou serviço existem, entre outras obrigações, o cabimento e o compromisso. O cabimento prévio corresponde a um encargo provável, a uma intenção de gasto. Deve ser registado o valor estimado para as prestações a efetuar no período correspondente a todo o ano económico. O compromisso, associado sempre a um cabimento prévio, corresponde ao registo de uma obrigação constituída (artigo 10º do Decreto-Lei n.º 155/92, de 28 de Julho). O Compromisso solicitado nesta aplicação tem por base uma agregação efetuada anteriormente. É calculado e está associado ao manifesto das necessidades que a entidade prevê consumir, geralmente para o ano civil, no âmbito do procedimento/contrato. O cabimento (dentro do ano económico) que numa situação normal passa a ser efetuado aquando da agregação, no caso de ainda não existir ou não suportar o novo compromisso, a entidade é obrigada a alterá-lo ou efetuar um novo antes do continuar com o registo do compromisso. Os valores registados e assumidos têm que estar em conformidade com a contabilidade da entidade. Recapitulando, a entidade participa na agregação disponibilizada pela Direção de Serviços de Contratação Pública em que cabimenta as necessidades divulgadas por um valor estimativo (atribuído pela DSCP). De seguida a DSCP submete essas quantidades à negociação e obtém o valor real (a adjudicar). De seguida a entidade entra da plataforma ComprasMEC e dá continuidade ao processo regularizando o cabimento pelo valor real e atribuindo o respetivo compromisso. Na plataforma ComprasMEC o Cabimento e o compromisso são tratados independentemente, no entanto o cabimento tem que suportar o/os compromissos. À excecção do calculo das necessidades, o compromisso nunca deve ser continuado ou terminado sem que o cabimento esteja registado e terminado em conformidade com a pág. 19 deste manual. 2

3 1. Entrar em ComprasMEC através do link 2. Introduzir o nome do utilizador e a password e pressionar o botão Entrar. 3

4 3. O layout gráfico da primeira página de ComprasMEC disponibiliza toda a informação relevante para as entidades. Permite ver as obrigações temporais, bem como outras divulgações relevantes que facilitam a atuação. a) b) c) d) e) a) Janela Agregações : Disponibiliza uma listagem de todos os procedimentos em fase de agregação e sobre os quais é permitido à entidade pronunciar-se sobre as suas necessidades para o período determinado pela DSCP que média geral é o ano civil. 4

5 A cor do quadrado dias (f) corresponde ao prazo limite para a agregação. A amarelo quando a agregação é disponibilizada, passando a vermelho quando se aproxima o final do período definido pela DSCP. Enquanto a agregação estiver visível, a entidade poderá sempre efetuar alterações. b) Janela Compromissos : Disponibiliza a listagem de todos os procedimentos em fase de compromisso e sobre os quais a entidade se deve pronunciar quanto às necessidades a comprometer. A cor do quadrado dias (f) corresponde ao prazo limite para a agregação. A amarelo quando a agregação é disponibilizada, passando a vermelho quando se aproxima o final do período definido pela DSCP. Enquanto a agregação estiver visível, a entidade poderá sempre efetuar alterações. c) Janela Disponíveis : Mostra todos os procedimentos autorizados e disponibilizados na plataforma de transação, contratualizada pela DSCP (TradeForum), onde as entidades poderão adquirir os bens. d) Janela Estado dos Procedimentos : Disponibilizará informação acerca do estado dos procedimentos que ainda não se encontram na fase de compromisso. e) As restantes janelas disponibilizam ajuda para situações específicas. 5

6 4. Janela Compromisso. Aqui pode inserir novo/alterar cabimento; inserir novo/alterar compromisso. 4.1 Dar início ao compromisso ou divulgação das necessidades: entrar no procedimento (link) onde pretende efetuar o compromisso, isto é, pressionar em cima do procedimento a tratar. 6

7 4.2 Informação do procedimento selecionado. Aqui visualiza os cabimentos e compromissos, efectuados pela entidade nesta plataforma, atribuídos ao procedimento selecionado e em conformidade com a sua contabilidade. a) Cabimentos associados ao procedimento. b) Compromissos assumidos no procedimento e associados aos cabimentos. a) b) Um compromisso está sempre associado a um cabimento. Um cabimento pode ter vários compromissos. O valor do cabimento tem que suportar o valor dos compromissos. Os números e valores dos cabimentos e dos compromissos têm que estar em conformidade com a contabilidade da Entidade. Não pode haver números repetidos nos cabimentos e compromissos. O compromisso pode ter numero igual ao cabimento. Tem que terminar o cabimento antes de continuar com o compromisso. 7

8 4.3 Tratamento do Cabimento. Na janela Cabimentos visualiza os cabimentos efetuados e o seu estado, na plataforma comprasmec relacionados com o procedimento selecionado. a) Adicionar um novo cabimento (pressionar novo ) -> ir para a pag.10. b) Alterar um cabimento existente (pressionar número ). a) b) Nota: o valor a cabimentar tem que suportar os compromissos. Para saber o valor real a comprometer para poder cabimentar introduza as quantidades a comprometer e calcule o valor nas pág. 20 e 21. 8

9 4.3.1 Alterar os dados relativos ao cabimento existente (pressionar Editar Cabimento ). Após alterar os dados é necessário pressionar o botão Guardar. 9

10 4.3.2 Novo cabimento. Número obtido na contabilidade Valor da contabilidade para suportar o/os compromissos. Deve ser utilizado o. em vez da, (ex: ) Restantes dados em conformidade com os dados da contabilidade Após introduzir os dados é necessário pressionar o botão Emitir. Nota: O modelo inserido na plataforma corresponde ao modelo aprovado pelo Tribunal de Contas. 10

11 4.3.3 Resultado (Processo NÃO finalizado). Necessita de terminar o processo cabimento para poder passar para os compromissos associados. 11

12 4.3.4 Emitir cabimento. a) Pressionar o link Emitir Documento. 12

13 b) Mascara da folha do documento a imprimir. Validar o documento e veracidade dos dados em relação à contabilidade, antes da entidade competente assinar e posterior digitalização para anexar (upload). 13

14 4.3.5 Carregar (upload) cabimento. 1.º Digitalizar documento/cabimento, anteriormente impresso, validado e devidamente assinado. 2.º Pressionar o visto Carregar Documento. 14

15 3.º Aceitar os termos de responsabilidade pressionando o botão Continuar. 15

16 4.º Procurar o documento digitalizado pressionando o botão Procurar. 16

17 5.º Selecionar o documento digitalizado (verificado e devidamente assinado) e pressionar o botão Abrir. 17

18 6.º Verificar o documento selecionado e pressionar o botão Carregar. Nota: se o documento anexo não estiver em conformidade com os dados recolhidos e com os registos na contabilidade é considerado nulo e o registo fica sem efeito. 18

19 4.3.6 Cabimento finalizado. Após upload (carregamento) do documento validado e assinado e a verificação dos dois vistos a verde considera-se que o cabimento está finalizado. Confirma o upload dos documentos procedendo em conformidade com a pág. 36 (o visto para upload quando a verde permite visualizar o documento). Caso verifique alguma anomalia elimine o registo com problemas e volte a registá-lo antes de iniciar o compromisso. Nota: se o documento anexo não estiver em conformidade com os dados recolhidos e com os registos na contabilidade é considerado nulo e o registo fica sem efeito. 19

20 4.4 Tratamento do Compromisso. 1.º Para criar um novo compromisso ou para apurar valores a comprometer e a cabimentar pressionar o botão novo na linha do compromisso. 20

21 2.º Preencher todos os campos quantidade com o valor disponível e só depois pressionar o botão Guardar. Ver n.º 1 do Artigo 8.º do Decreto Lei n.º 127/2012 de 21 de junho. 21

22 3.º Valor a comprometer (neste caso o valor exemplo é ). Valor a comprometer tem que estar suportado pelo cabimento. Nota: Só continuar com o registo do compromisso quando o processo de registo do cabimento estiver finalizado (pág.19). 22

23 4.4.1 Linha de Progresso Pressionar a circunferência de cores Progresso. Só continuar se o processo de registo do cabimento estiver finalizado (pág.19). Índice Página Página relacionada Criar compromisso 20 Definir quantidades 21 Associar cabimento 24, 25, 26 e 27 Alterar número compromisso (ou novo) 28 e 29 Emitir documento (compromisso) Carregar documento (compromisso) 31 15,16,17 e 18 23

24 Associar cabimento ao compromisso. 1) Entrar no compromisso (pressionar numero ou Não defenido ). Nota: para tratar o processo do compromisso a fase cabimento deve estar terminada (Ver pág. 19) 24

25 2) Associar cabimento ao compromisso. Pressionar o botão Associar Cabimento. 25

26 3) Selecionar cabimento a associar (de laranja passa a verde). 26

27 4) Após selecionado o cabimento (estar a verde) pressionar o botão Continuar 27

28 Atribuir/alterar número de compromisso (pressionar número ou Não defenido ). Cabimento já associado. 28

29 1) Insira ou Altere o número e pressione o botão Guardar. O número do compromisso é igual ao número obtido na contabilidade da entidade. 29

30 Emitir compromisso (semelhante à emissão do cabimento na pág. 12). Pressionando o link emitir documento Uma vez impresso, o documento/compromisso tem obrigatoriamente que ser assinado pela entidade competente e posteriormente anexado. Nota Importante: Confirmar que o valor constante do compromisso corresponde ao valor que resulta das necessidades identificadas para o trimestre. Continuar em conformidade com a pág

31 Carregar compromisso (semelhante ao upload do cabimento na pág. 14). Associar a Digitalização do compromisso devidamente assinado pressionando o link carregar documento. Continuar em conformidade com a pág.15, 16, 17 e

32 4.4.2 Processo finalizado. Aquando da verificação dos vistos e da bola progresso a verde nos cabimentos e compromissos relacionados e considerando ainda que os documentos anexados estão validados e em conformidade com a contabilidade e valores agregados, o processo encontrase finalizado. Confirma o upload dos documentos procedendo em conformidade com a pág. 36 (o visto para upload quando a verde permite visualizar o documento). Após verificação dos uploads e autorização de despesa, a DSCP irá disponibilizar a aquisição destes produtos na plataforma de transação contratualizada para esse fim (TradeForum). Se tiver problemas a fazer o upload do documento compromisso ou a roda progresso não ficar totalmente a verde elimine o compromisso (pág. 33) e registe-o novamente (pág. 20 e seguintes). 32

33 4.4.3 Apagar compromisso. 1. Pressionar número ou Não definido. 33

34 2. Pressionar o botão Eliminar. 34

35 3. Confirme que pretende eliminar pressionando o botão OK. 35

36 4.4.4 Visualizar e confirmar os documentos anexados (uploads). Pode visualizar os documentos que anexou quando o processo estiver concluído pressionando os vistos utilizados para fazer os uploads. Caso verifique alguma anomalia elimine o registo com problemas e volte a registá-lo. Obrigado. 36