VERTENTE GESTÃO GLOBAL DE FICHEIROS E ADC S

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1 VERTENTE GESTÃO GLOBAL DE FICHEIROS E ADC S PROCEDIMENTOS INICIAIS Opção Utilitários/Selecção de Empresas Em primeiro lugar deverá seleccionar e parametrizar quais as Empresas que irão utilizar o aplicativo. Note-se que é possível a utilização da aplicação por mais do que uma Empresa. Para cada Empresa, deverá ser atribuída uma designação, e caso seja, aderente ao Sistema de Débitos Directos, deverá ser seleccionada essa opção e preenchido o respectivo código de identidade credora (6 dígitos, fornecido pelo Banco). Sempre que se pretender mudar de Empresa, basta seleccionar outra no menu Utilitários/Selecção de Empresas. No canto superior direito, entre parêntesis, a seguir a Gestão de Ficheiros 2004, indica qual a Empresa que está activa em cada momento. Opção Utilitários/Manutenção de Contas É possível predefinir quais as contas a utilizar no âmbito do Gestão de Ficheiros 2004 e atribuir uma designação a cada uma delas (por exemplo, Cobranças, Pagamentos a Fornecedores, Pagamento de Ordenados, etc.). Nota: Para a maioria das listagens produzidas é possível ordenar a informação por uma das colunas, para o efeito basta clicar com o botão do lado direito do rato na coluna pelo qual se pretende efectuar a ordenação.

2 VERTENTE GESTÃO GLOBAL DE FICHEIROS E ADC S 1º Passo Importação de Informação para a Base de Dados com base em: A. Base de Dados Acess (MDB); B. Ficheiros de Excel (XLS); C. Ficheiros de texto (TXT); D. Ficheiros PS2 A. Base de Dados MDB Deverá ser seleccionada a opção Utilitários/Importação de Dados/Base de Dados (MDB) e indicada a localização da Base de Dados a importar. Após este passo, é gerada a seguinte mensagem informativa: Após a transferência é dada uma mensagem de confirmação e é produzido um mapa resumo da conversão. B e C. XLS e TXT

3 O primeiro passo é seleccionar o ficheiro de Excel que contém a Base de Dados de Cliente. A informação deverá estar separada em colunas e poderá conter os campos abaixo mencionados (não é obrigatória que contenha todos os campos, pode conter apenas uma parte deles Vide exemplo): Deverá seleccionar a folha de Excel (no exemplo sheet1$) que contém a informação e indicar a coluna correspondente a cada elemento (no exemplo, o nome dos Clientes está na coluna A, o NIB na coluna C, etc.). Cada coluna do ficheiro excel deverá conter o respectivo título (exemplo: NIB, Referência, Montante, etc,), dado que a primeira linha do ficheiro não é convertida. A Base de Dados de Clientes é preenchida com a informação do ficheiro de texto. Após a actualização da Base de Dados é possível avançar para a Criação do Ficheiro EAN (Envio das Autorizações Normalizadas). D. FICHEIRO PS2 Após efectuar os passos descritos na imagem, deverá indicar a localização do ficheiro a importar.

4 A Base de Dados será actualizada com a informação constante do ficheiro inicial. 2ºPasso Criação do Ficheiro EAN (Envio das Autorizações Normalizadas) Para efectuar a criação do Ficheiro EAN deverá aceder ao menu SDD-Gestão de Autorizações, opção EAN-Enviar Autorizações de Débito Normalizadas/Criar. Deverá indicar se pretende criar o ficheiro EAN com: 1. todos os registos (isto é, com todos os Clientes que constam da Base de Dados); 2. apenas os registos que ainda não foram confirmados como criados (pela recepção do respectivo retorno Ficheiro RAD); 3. apenas com os registos que ainda não foram inseridos em EAN, isto é, registos para os quais ainda não foi criada uma Autorização de Débito Normalizada; 4. apenas com registos específicos, seleccionados de forma manual. De seguida, e caso a Vossa Empresa tenha o estatuto de truncagem, deverá ser escolhida a opção de EAN de Inserção ADC s Truncadas. Caso contrário, deverão seleccionar a outra opção (EAN de Conversão). Na criação do primeiro ficheiro, sugerimos a escolha da primeira opção, que implica que as Autorizações de Débito existentes serão substituídas informaticamente por Autorizações de Débito Normalizadas. O ficheiro EAN será gravado numa directoria pré-definida, e deverá ser enviado ao millennium bcp, preferencialmente através do portal (link disponível no menu Utilitários).

5 3ºPasso Recepção do Ficheiro RAD Através do portal millennium.bcp/empresas deverão importar o ficheiro de Retorno das Autorizações de Débito Normalizadas (RAD) e gravá-lo. De seguida, aceder ao menu Gestão das Autorizações e seleccionar a opção RAD Retorno das Autorizações de Débito Normalizadas, indicando a localização do ficheiro. No final do processo de integração do ficheiro RAD, a base de dados de Clientes é automaticamente actualizada com informação relevante relativa às Autorizações de Débito. Os principais campos que são actualizados são: Sequência da Actualização, Tipo de Actualização; Montante máximo e o Prazo Limite. É possível: - efectuar a impressão de mapas resumo e de mapas detalhe; - visualizar o detalhe de cada registo; - pesquisar informação, colocando filtros. Nota importante Para o sucesso das cobranças é extremamente importante a análise ao retorno da criação das Autorizações de Débito em Conta. Uma prévia análise à Base de Dados de Clientes com pesquisa de todas as Autorizações canceladas ou com restrições de montante ou prazo pode evitar grande número de devoluções. 4º passo Criação do Ficheiro de Cobranças, com Instruções de Débito Directo Para efectuar a criação do ficheiro PS2 deverá ser utilizada a opção Criação de Ficheiros/Cobranças.

6 De seguida deverá ser indicado se se pretende efectuar a criação do ficheiro de cobranças com: Todos os Clientes que constam da Base de Dados; Só dos Clientes cuja criação da Autorização de Débito já foi confirmada pela recepção do Ficheiro RAD (Retorno das Autorizações de Débito); Só com Clientes seleccionados manualmente da Base de Dados. Após a criação do ficheiro é possível alterar e eliminar registos. Caso não pretendam efectuar alterações, o ficheiro deverá ser gravado (é sugerida a gravação do ficheiro numa directoria, mas pode ser alterada). Na gravação do ficheiro é solicitada a indicação do código de operação, devendo ser indicado o código específico que consta do contrato SDD. Caso pretendam inserir mais Clientes deveráo fazé-lo previamente à construção do ficheiro e directamente na Base de Dados (opção Gestão de Base de Dados/Clientes). Outra possibilidade é recorrer ao menu de Manutenção de Ficheiros, editar do ficheiro criado e depois eswcolher a opção Inserir. É possível imprimir listagens tipo com informação resumida e/ou detalhada do ficheiro criado. Este ficheiro deverá ser enviado ao millenium bcp, preferencialmente, através do portal respeitando os níveis de serviço definidos. 5º Passo Recepção do Ficheiro de Retorno das Cobranças

7 Os ficheiros de retorno são disponibilizados preferencialmente através do portal ou através de disquete. Para efectuar a leitura do ficheiro de retorno das cobranças deverá ser escolhida a opção Ficheiros de Retorno/Cobranças e escolher entre a importação do Provisório ou do Definitivo (a diferença entre ambos reside no facto de o provisório não conter eventuais revogações de débitos que os devedores solicitem, sendo por isso disponibilizado mais cedo). É possível visualizar quais as cobranças que foram bem sucedidas e quais as que não foram, e neste último caso, os códigos de devolução e os respectivos descritivos. É possível efectuar a impressão de mapas-resumo e detalhe, visualizar o detalhe de cada registo e pesquisar informação. No caso do ficheiro de retorno final é também possível criar automaticamente um novo ficheiro de cobranças só com os registos devolvidos por: i) Conta sem saldo ou saldo insuficiente e ii) recusa da operação pelo Cliente. 6º Passo Exportação da Base de Dados Caso a Vossa Empresa não pretenda efectuar a análise ao estado das Autorizações de Débito pela consulta à Base de Dados do aplicativo (Vide nota no capítulo anterior), é possível a sua exportação para outros formatos (TXT e Excel) para tratamento por outras aplicações. Para o efeito, deverá ser escolhida a opção Utilitários/Exportação de dados /Clientes e seleccionado o formato pretendido (Ficheiro de texto ou ficheiro Excel).