GESTÃO DO CONHECIMENTO: ECM e GED

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1 GESTÃO DO CONHECIMENTO: ECM e GED JULIANA COSTA SILVA 1 IREMAR NUNES DE LIMA 2 RESUMO: O presente trabalho aborda a gestão do conhecimento e gestão da informação. É discutido como a segurança dos dados é tratada nos mesmos e como influenciam nos processos organizacionais. Uma comparação entre dois sistemas de gestão de conteúdo é exposta para exemplificar a importância de realizar uma análise consistente ao se implantar um projeto de gerenciamento de conteúdo em uma organização. PALAVRAS-CHAVE: Gestão do conhecimento, Gestão da informação, ECM, GED. 1 INTRODUÇÃO Ao longo dos anos a humanidade vem sofrendo diversas transformações. A sociedade encontra-se numa fase que muitos chamam de era da informação. Mas o que é a informação? Segundo o dicionário Aurélio 3 informação é: conhecimento amplo e bem fundamentado, resultante da análise e combinação de vários informes. Será que tudo o que temos disponível em nossas diversas fontes, como a Internet, são realmente informações? Se analisarmos as notícias que são veiculadas diariamente, podemos notar que grande parte daquilo que ouvimos ou lemos, não são informações e sim especulações sem fundamentos. As informações quando agregadas geraram o que se chama de conhecimento. Segundo Santos e Cueto (2010), podese dizer que o conhecimento é criado por meio da interação entre o conhecimento tácito - advindo da formação cultural e social - e o conhecimento explícito - advindo da informação formal e acreditada como fidedigna. O conhecimento torna-se mais importante e significativo a cada dia. Segundo Santos e Cueto (2010, Apud HADDAD E DRAXLER, 2002, p. 4), a cultura das empresas está mudando: Nas três últimas décadas, foram geradas mais informações do que nos últimos cinco milênios. Este fato tem mudado muitos paradigmas, como os ativos intangíveis das empresas e a valorização do conhecimento coletivo ou capital intelectual. Nesse sentido, torna-se necessária uma gestão do conhecimento deste capital intelectual produzido e desenvolvido na organização ao longo dos anos. Haverá benefício tanto para o processo de ensino-aprendizagem, como para a melhoria no repasse das informações na organização. Com o aumento no uso de computadores pelas organizações, o número de dados gerados pelas mesmas vem aumentando significativamente e seu armazenamento, na maioria das vezes, é realizado de forma dispersa e sem controle fazendo com que se tenham processos ineficientes. É necessário organizar estes dados e analisar quais realmente são úteis e cogentes à empresa. O conhecimento pode ser considerado o mais importante dos ativos intangíveis e por isso deve ser valorizado. É preciso utilizar nas organizações uma gestão que permita produzi-lo e disseminá-lo para todos os envolvidos nos processos. Neste âmbito surge a gestão do conhecimento, que pode ser definida como uma filosofia de compartilhamento, que busca utilizar a informação organizacional de forma otimizada e centralizada, permitindo gerar um conhecimento consistente. Segundo Tomael (2008), o processo de gestão do conhecimento inicia-se pela necessidade em obter a informação e termina com uso desta informação e este processo está sendo reconhecido como essencial dentro das organizações. Para organizar e atribuir velocidade, aos sistemas de gestão do conhecimento, ferramentas tecnológicas devem ser utilizadas pelas empresas. Desta maneira o objetivo do desenvolvimento deste artigo é identificar as necessidades das organizações que as leve a utilizar o gerenciamento do conhecimento; mostrar a relevância das ferramentas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) e Enterprise Content Management (ECM) na gestão das informações organizacionais e esclarecer a importância de se 112 PÓS EM REVISTA DO CENTRO UNIVERSITÁRIO NEWTON PAIVA 1/ EDIÇÃO 5 - ISSN

2 utilizar empresas especializadas ao implantar o gerenciamento do conhecimento e as ferramentas de gestão documental. Para exemplificar serão apresentadas as ferramentas ECM Oracle e Microsoft SharePoint. O restante do artigo está estruturado em cinco seções, sendo elas: A seção 2 engloba a conceituação dos sistemas de gerenciamento do conhecimento; A seção 3 abrange o tratamento da segurança no Oracle ECM Suite e no Microsoft SharePoint, descrevendo os modos de autenticação, os objetos relacionados à segurança e o tratamento dos mesmos; a seção 4 apresenta uma análise comparativa relacionando o sistema de gerenciamento de conteúdo da Oracle com o pertencente à Microsoft; a seção 5 expõe alguns cases de organizações que utilizaram as tecnologias descritas anteriormente para estruturar a gestão de seus conteúdos; e por último, a seção 6 que apresenta a conclusão do trabalho. 2 SISTEMAS DE GERENCIAMENTO DO CONHECIMENTO Segundo Santos e Cueto (2010, p. 431) os sistemas de gerenciamento do conhecimento são: sistemas de informação que facilitam a aprendizagem organizacional e a criação de conhecimentos. Utilizam uma diversidade de Tecnologia de Informação para coletar e editar informações, avaliar seu valor, disseminálas dentro da organização e aplicá-las como conhecimento dos processos de uma empresa. Para obter um gerenciamento de conhecimento em uma organização o primeiro passo é identificar o conhecimento necessário para realização de cada atividade. Após este mapeamento é possível traçar uma estratégia do conhecimento, a partir de uma análise sobre os conhecimentos já adquiridos pela empresa, mas não documentados e o conhecimento necessário à realização do negócio. Segundo Baldam, Valle e Cavalcanti (2002, p.30, Apud STRASSMANN 4, 2000), de acordo com estudos realizados 50% dos conhecimentos necessários para o sucesso de uma organização encontram-se na sua forma explícita (documentados ou não), dentro da própria organização, outros 25% são encontrados no formato explícito fora da organização e 25% são conhecimentos tácitos de seus colaboradores. Para alcançar o gerenciamento do conhecimento é necessária a realização da gestão do conhecimento explícito, que como dito anteriormente representa mais da metade do conhecimento da organização. Para contribuir com esta gestão muitas empresas têm utilizado duas tecnologias específicas para este fim: GED e ECM. Com estas tecnologias podemos armazenar, localizar e recuperar informações durante todo ciclo de vida de um documento. Estas tecnologias têm como fundamento fazer com que a informação seja obtida de forma consistente, otimizada e rápida pelo usuário. Elas possibilitam gerenciar informação estruturada e não estruturada como papel, , documentos, web sites e multimídia de uma organização. Grande parte das empresas que não possuem uma destas tecnologias implantadas podem enfrentar problemas como duplicação de conteúdo e baixo índice de reaproveitamento dos mesmos, dificuldade no controle de acesso e segurança do conteúdo, armazenamento e controle de versões. Os sistemas de gerenciamento de conteúdo e documentos compartilham o conteúdo por toda a empresa, utilizando um repositório centralizado. O que elimina a redundância e automatiza os processos. Estes sistemas também facilitam o controle documental no domínio legislativo, ou seja, permitem atender especificamente as leis que regem cada espécie documental, como, como por exemplo, tempo legal de guarda de um documento. Eles permitem criar controle de ciclos de vida capazes de automatizar todo processo ao qual o conteúdo passará na organização, facilitando assim as possíveis auditorias venham a sofrer. A falta destes controles muitas vezes causa transtornos às empresas, pois elas dificultam o gerenciamento de quais documentos realmente são necessários, quais não precisam mais ser armazenados. Ao parametrizar os sistemas é possível criar regras que controlem o período de armazenamento de cada conteúdo, assim as perdas documentais são mínimas, ao contrário dos métodos padrões, e diminuirá o risco de em uma auditoria deparar com o inconveniente de precisar de um documento que não mais possui armazenado. É um desafio para as organizações realizar um projeto de gestão documental bem sucedido, pois é necessário fazer uma análise de vários aspectos, como: qual resultado a empresa pretende obter com a implantação, quais benefícios poderá trazer à organização, se haverá lucros com produtividade, se haverá otimização no tempo dos processos ou se ocorrerá redução dos custos alavancando um ganho financeiro. A implantação do projeto requer muita atenção e não pode ser feito simplesmente porque está na moda. Neste cenário surge uma figura muito significativa denominada consultor. Ele é o responsável por utilizar boas práticas de mercado nas etapas de desenvolvimento. Muitos projetos são fadados ao fracasso por não terem sido bem estruturados e analisados especificamente para a organização. Algumas empresas se iludem ao pensar que se comprarem o melhor software do mercado, seu projeto ocorrerá com sucesso. Não se preocupam em contratar uma empresa expe- PÓS EM REVISTA DO CENTRO UNIVERSITÁRIO NEWTON PAIVA 1/ EDIÇÃO 5 - ISSN l 113

3 riente para realizar a implantação. Fazem um alto investimento na compra do produto sem ter capacitação para consolidar o que era necessário no projeto. Desta forma, após prejuízo de tempo e dinheiro, procuram um consultor que precisa estruturar o projeto mal sucedido e utilizar a ferramenta adquirida, que talvez nem seja a mais indicada para aquela empresa, para tentar solucionar o problema gerado. Os projetos de ECM e GED mudam a forma com que as pessoas trabalham. Pois as tarefas que muitas vezes eram realizadas manualmente, passam a ser controladas por ferramenta informatizadas, definidas a partir da análise das necessidades empresariais. Ocorre uma mudança cultural na organização. É necessário que seja pensado em um treinamento para os setores envolvidos neste novo sistema empresarial. Segundo Bassi (2008, p. 20), O treinamento vai quebrar as resistências culturais dos usuários. Deve-se tratar do envolvimento das pessoas desde o início para evitar na hora da implantação a resistência. Diversos aspectos empresariais são afetados pela agregação da gestão do conhecimento e tecnologias de gestão documental. Utilizar estas formas de gerenciamento é um desafio que demanda tempo e conhecimento específico. Se implantados corretamente poderão trazer muitos benefícios à organização. Cada vez mais empresas têm buscado estes gerenciamentos para implantá-los em sua cultura empresarial. Estas novas metodologias gerenciais terão grande influência nas companhias e cada vez mais impactará a cultura empresarial. Utilizá-las da maneira mais consistente é uma tarefa que vem amadurecendo cada dia mais. Muitas empresas sofrem com a falta de controle sobre o conhecimento e conteúdo organizacional. Enfrentam constantes problemas como perdas de documentos, duplicação de materiais, falta de controle de versões. Às vezes precisa consultar um documento, para isso dependem do setor de arquivos, que muitas vezes estão localizados em outro prédio. Logo o arquivista, em meio a todo o acervo documental tem que procurar pelo conteúdo especificado, trabalho este que pode demorar diversas horas e mesmo dias. Após a localização é necessário ir a uma copiadora, fazer uma cópia do documento, voltar o original para o arquivo e levar a cópia via malote até o solicitante. O que pode comprometer a segurança do conteúdo. Neste âmbito a utilização de sistemas de gerenciamento de conteúdo nas mesmas pode ser de grande utilidade. Estes sistemas manterão o conteúdo em um repositório centralizado, onde todos os envolvidos que necessitarem acessá-lo e obtiverem as devidas permissões sobre o mesmo, podem consultá-lo de seu próprio computador, simplificando todo processo descrito anteriormente. SEGURANÇA NOS SISTEMAS DE GERENCIAMENTO DE CONTEÚDO O controle da segurança da informação em uma organização é um fator de grande complexidade. Ele engloba vários aspectos, como: razões políticas, a cultura organizacional, imposições legais e a maneira como os envolvidos nos processos de manipulação destas informações lidam com os mesmos. Os sistemas de gerenciamento de conteúdo, como Microsoft SharePoint e Oracle ECM Suite, podem ser utilizados para auxiliar as organizações nesta árdua tarefa. Adequando os processos de gerenciamento de conteúdo com as normas políticas e legais, parametrizando os sistemas conforme as necessidades dos envolvidos, permitindo que cada organização englobe suas características no modo ao qual o sistema irá atuar. Segundo Meireles (2010), as empresas perceberam a importância da gestão do conhecimento para melhorar o seu desempenho e os responsáveis pela segurança corporativa precisam fazer uso deste conhecimento para aprimorar a segurança empresarial. Estes sistemas precisam estar alinhados com as necessidades da organização. Devem ser parametrizados para atender aos requisitos específicos de cada área que os utilizam. Para isso é necessário criar regras de controle de acesso, como: grupos de permissões definidos, limites que determinem o que os usuários podem realizar no conteúdo que possuem permissões e como este conteúdo será tratado, e como as ações realizadas nos mesmos podem ser auditadas. Segurança no Microsoft SharePoint O Microsoft SharePoint é um sistema utilizado para realizar a gestão de conhecimento das organizações, pertencente à Microsoft, que permite realizar o controle do ciclo de vida dos conteúdos empresariais. Segundo Beltrame, Santos e Maçada (2006), o Microsoft Sharepoint possui uma base de dados de documentos, chamada de site, que permite a comunicação e colaboração entre membros e equipes e coordenação de processos de negócio da organização. A segurança no Microsoft SharePoint é um quesito fundamental que deve possuir um planejamento e uma estruturação bem definidos ao ser implantado em uma organização. O que irá permitir que o conteúdo disponibilizado apenas seja acessado pelos usuários que possuírem as devidas permissões. Segundo a Microsoft 5 (2010), o controle dos acessos no Microsoft SharePoint pode ser realizado a partir de permissões dadas aos seguintes níveis do conjunto de sites: site, biblioteca ou lista, pasta e documento ou item. Como pode ser verificado na FIG. 1: 114 PÓS EM REVISTA DO CENTRO UNIVERSITÁRIO NEWTON PAIVA 1/ EDIÇÃO 5 - ISSN

4 Onde, segundo a empresa: - Permissões - são as responsáveis por conceder ao usuário a capacidade de executar ações específicas. - Níveis de permissão - são conjuntos de permissões que permitem aos usuários executar um conjunto de tarefas relacionadas. - Grupo do SharePoint - é um grupo de usuários que são definidos no nível de conjunto de sites para facilitar o gerenciamento de permissões. A cada grupo do SharePoint é atribuído um nível de permissão padrão. - Usuário - é uma pessoa com uma conta de usuário de qualquer provedor de autenticação com suporte no aplicativo Web. - Objeto Protegível - é o objeto ao qual o usuário ou o grupo receberá a permissão de acesso. O controle de acesso por usuário individual deve ser realizado apenas em situações muito específicas, pois, segundo a Microsoft, se sua utilização não for equilibrada o gerenciamento de permissões se tornará mais trabalhoso e o sistema poderá ficar mais lento. O Microsoft Sharepoint, por padrão, tem alguns grupos e níveis de permissão definidos, como pode ser visto na tabela 1, mas caso a organização necessite outros grupos e níveis de permissão personalizados podem ser criados. Os níveis de permissão podem ser definidos como: - Somente exibição - inclui permissões que permitem aos usuários exibir páginas, itens de lista e documentos. - Leitura - Inclui permissões que permitem aos usuários exibir itens nas páginas do site. - Contribuição - Inclui permissões que permitem aos usuários adicionar ou alterar itens nas páginas do site ou em listas e bibliotecas de documentos. - Design - Inclui permissões que permitem aos usuários alterar o layout das páginas do site usando o navegador ou o Microsoft SharePoint Designer. - Controle total - Inclui todas as permissões. A correta definição dos aspectos de segurança e permissões de acesso no sistema Microsoft SharePoint é um fator determinante para o sucesso do mesmo na organização, pois assegurará que, pelo que depender das definições tecnológicas, o conteúdo apenas será disponibilizado aos usuários que previamente foram definidos como autorizados a utilizá-lo. PÓS EM REVISTA DO CENTRO UNIVERSITÁRIO NEWTON PAIVA 1/ EDIÇÃO 5 - ISSN l 115

5 Segurança no Oracle ECM Suite O Oracle ECM Suite, assim como o Microsoft SharePoint, é um sistema de gerenciamento de conteúdo. Ele é capaz de controlar todo ciclo de vida de um conteúdo empresarial, conforme é exibido na FIG. 2: Primeiramente temos a criação do conteúdo (em meio eletrônico ou físico) e a captura do mesmo, para ser tratado pelo sistema. Em seguida o conteúdo é armazenado no repositório. Ao ser gravado é criada a primeira versão do documento. Após este processo cada vez que o conteúdo for alterado é criada uma nova versão do mesmo. Para facilitar a recuperação deste conteúdo é realizada uma indexação, onde informações sobre o mesmo são passadas por quem o armazenou. Após este processo é realizado o gerenciamento deste conteúdo, definindo, por exemplo, como será o seu fluxo. Em seguida é realizado um filtro neste conteúdo onde se define quem poderá acessá-lo, em quais condições, para que seja distribuído com segurança. Após esta etapa o conteúdo é publicado para que o restante da organização possa realizar pesquisas, visualizar e recuperar estes documentos. Quando a organização não necessitar mais que este conteúdo esteja disponível mais para toda organização é realizada a retenção do mesmo, onde ele é classificado como retido, para fins legais, históricos, etc. Caso este conteúdo não necessite ser retido ele então é excluído ao fim do ciclo. A segurança neste sistema é realizada a partir da administração de usuários, criação de grupos de segurança e implementação de roles e contas. Segundo a Oracle 6 o seu sistema de gerenciamento de conteúdo é projetado para quatro tipos de usuários: consumidores, colaboradores, administradores e sub-administradores. Onde eles podem ser definidos como: - Consumidores: Os usuários que apenas precisa localizar, visualizar e imprimir arquivos. - Colaboradores: Os usuários que precisam criar e revisar arquivos. - Sub-administradores: Os administradores que supervisionam um subconjunto de uma instância. - Administradores: Os administradores que supervisionam uma instância inteira. Os documentos aos serem armazenados no sistema são classificados como pertencentes aos grupos de segurança, que só podem ser acessados por usuários que receberam privilégios para este fim. Cada grupo de segurança tem vinculado a ele roles responsáveis pelas concessões que serão dadas aos usuários, conforme pode ser visto na FIG. 3: 116 PÓS EM REVISTA DO CENTRO UNIVERSITÁRIO NEWTON PAIVA 1/ EDIÇÃO 5 - ISSN

6 Onde temos as seguintes definições para as permissões: mesmos que podem influenciar na escolha de uma solução em R Permissão de leitura de conteúdos no grupo de segurança. uma organização que tenha a necessidade de utilizar uma ferramenta do gênero. RW Permissão de leitura e escrita concedida ao usuário. RWD Permissão de leitura, escrita e exclusão em determinado grupo. direcionada para empresas de médio e grande porte, pois exige O Oracle ECM Suite é uma solução de gestão de conteúdo RWDA Permissão de leitura, escrita, exclusão e administração de metadados no sistema. Segundo a Gartner (2010), o Oracle ECM Suite é uma suíte um alto investimento para sua implantação. Um usuário pode ter permissões distintas em grupos de madura, bem integrada e que permite aos seus clientes aproveitar a infraestrutura Oracle já existente no negócio, reduzindo segurança diferentes, adequando os acessos às necessidades do negócio. o custo total de implantação. Tornando-o desta forma um forte Os responsáveis pela implantação do sistema devem tratar concorrente no mercado de ECM. Ele possui uma integração a segurança como um fator de extrema importância para o sucesso do projeto na organização. Qualquer falha implementada workflows extremamente complexos e eficazes. muito importante com o BPM Oracle, o que permite a criação de poderá causar problemas na credibilidade do sistema e trazer Alguns problemas apontados pela Gartner (2010), é o fato sérios problemas para a empresa que o utilizará. de a Oracle está apenas começando a implementar o conceito de WEB 2.0 em seus produtos da suíte ECM, sendo que os recursos apesar de promissores ainda são imaturos. ANÁLISE COMPARATIVA: MICROSOFT SHAREPOINT E ORACLE ECM SUITE Algumas reclamações constantes dos usuários do Oracle A implantação de um sistema para gerenciamento de conteúdo deve ser cautelosa, a fim de garantir que todas as necessi- funcionalidades e interface do sistema, que por não ser amigá- ECM Suite diz respeito à linguagem técnica utilizada em suas dades sejam supridas com sucesso. Para isso é importante que vel causa uma aversão por parte dos operadores, forçando às os profissionais não acreditem que se comprarem uma solução organizações a implantar uma nova camada na aplicação, que reconhecida no mercado alcançarão êxito nesta empreitada. É integrada ao sistema da Oracle, torna-o mais simples para o preciso que busquem apoio de organizações especializadas no usuário final. assunto, para que desta forma consigam encontrar as ferramentas que melhor atendam as suas necessidades e que definem ponto de vista de adaptação dos usuários, pois em sua maioria O Microsoft Sharepoint é uma solução muito interessante do como deverá ocorrer a implantação, utilizando um projeto bem já estão acostumados a operar os sistemas da Microsoft. estruturado, realizado a partir da análise da organização. Segundo a Gartner (2010), o Microsoft Sharepoint é um A seguir será demonstrada uma análise comparativa entre produto muito bem sucedido e com alto grau de penetração no os sistemas Microsoft Sharepoint e Oracle ECM Suite, a partir mercado. dos dados fornecidos pela Gartner 7, em seu Magic Quadrant Um problema do sistema é que algumas empresas que for Enterprise Content Management, conforme pode ser visto na possuíam o Sharepoint em versões mais antigas têm encontrado problemas para migrar para a versão 2010, principalmente no FIG. 4, com o objetivo de apontar algumas características dos PÓS EM REVISTA DO CENTRO UNIVERSITÁRIO NEWTON PAIVA 1/ EDIÇÃO 5 - ISSN l 117

7 caso de implementações personalizadas, embora vários parceiros da Microsoft ofereçam ferramentas de migração. Além disso, a capacidade de gerenciamento de fluxos de trabalho neste sistema é limitada. (GARTNER, 2010). Estas características diferenciadas não obrigam as organizações a abrir mão das funcionalidades que o sistema da outra empresa poderia lhe oferecer. Segundo a Oracle (2008), muitas organizações têm optado por utilizar o Sharepoint como um aplicativo front-end, realizando uma interface para a entrada de conteúdos no sistema e utilizando o Oracle ECM Suite como o motor do sistema, que irá realizar o controle dos fluxos e o armazenamento do conteúdo nos repositórios. Saber analisar claramente o que é aplicável a cada situação é o que determinará o sucesso ou o fracasso em um projeto de ECM. CASES DE SUCESSO Diversas empresas ao redor do mundo já se atentaram para a importância de realizar o controle de seus conteúdos e informações organizacionais. Implantaram em sua estrutura tecnológica os conceitos de gestão de conhecimento e suas ferramentas, trazendo assim diversos benefícios para a empresa. A seguir serão exibidos alguns cases de sucesso destas organizações. ECM na Agroindústria Um sistema de gestão documental foi desenvolvido pela empresa Digitaldoc 8 para atender as necessidades do cooperativismo agroindustrial. Segundo a revista Document Management (2010), o cooperativismo no Paraná é considerado um dos mais organizados e desenvolvidos do Brasil. Algumas destas cooperativas implantaram sistema de gestão de processos gerenciais e também o Sistema de Gestão de Qualidade, ISO Durante a implantação destes sistemas, sentiram a necessidade de organizar o otimizar a gestão de seus documentos, para atender os requisitos da norma, utilizando um software que facilitasse o controle de seus processos. Como exemplo pode-se referenciar a Cooperativa Agroindustrial Lar, que, em 2002, a partir da necessidade de encontrar um software que se adequasse ao seu segmento, buscou no mercado que oferecesse um sistema que atendesse às demandas da companhia. Segundo Document Management (apud Marshall 2010), no início a empresa adquiriu uma ferramenta, mas passou por diversos problemas na utilização do sistema que era complexo, sendo que os usuários encontravam dificuldade de navegar até mesmo nas telas mais simples do sistema. A empresa possuía diversas filiais, sendo que algumas delas se localizavam em outro país, havendo a necessidade de comunicação de dados e troca de documentos entre elas, o que este sistema não permitia, por não possibilitar a integração com a intranet. 118 PÓS EM REVISTA DO CENTRO UNIVERSITÁRIO NEWTON PAIVA 1/ EDIÇÃO 5 - ISSN

8 Segundo Document Management (apud Leonhart 2010), a Cooperativa Lar precisava de um software leve, iterativo, com interface amigável, estável, que desse suporte aos processos de qualidade e que disponibilizasse constantes aperfeiçoamentos. A empresa Digitaldoc foi escolhida para desenvolver este projeto. A partir desta parceria um sistema foi desenvolvido para integrar as necessidades do negócio e permitiu o acesso dos diversos usuários das filiais através da internet. Segundo Document Management (apud Marshall 2010), a implantação do sistema desenvolvido pela Ditaldoc os processos decisórios tornaram-se mais ágeis, o tempo gasto com procura de documentos foi reduzido, preveniu-se os possíveis custos gerados pela utilização de documentos obsoletos, evitou-se a recriação de informações já existentes, diminuindo assim os gastos gerados por retrabalho, possibilitou o registro do capital intelectual e permitiu a disseminação do conhecimento entre as diversas áreas e processos. Tornando-se uma ferramenta de grande utilidade no dia-a-dia da organização. ECM na análise de crédito O Banco BMG, devido à evolução do mercado de crédito, oriunda do bom momento econômico que o Brasil estava passando em 2007, começou a enfrentar uma grande concorrência gerada pelas instituições financeiras que ofereciam a seus clientes novos produtos e serviços. Então seus profissionais sentiram uma necessidade de encontrar uma solução que permitisse expandir seus negócios de forma segura, ágil e confiável. Eles pretendiam minimizar a quantidade de papel que circulava na organização, integrar os diversos tipos documentais, originados de várias mídias e tecnologias, realizar a integração de seus sistemas que continham informações e garantir que as análises de crédito seriam analisadas no tempo determinado. Analisando estas necessidades concluíram que uma solução de ECM seria o que melhor atenderia a empresa. A partir desta decisão optaram por utilizar o sistema CONVERGE ECM Solution 9, pois já utilizavam a solução CONVERGE em diversas outras aplicações no Banco BMG. Este fator simplificaria a implantação, além de possibilitar que seus usuários se adaptassem mais facilmente à tecnologia, pois já estavam habituados a utilizar outros sistemas da solução. Realizaram um levantamento dos fluxos e particularidades existentes no Banco, com uma empresa especializada em ECM/ GED e um projeto que atendesse a estas necessidades foi realizado. em papel fosse praticamente eliminada, os processos decisórios e atividades operacionais foram agilizados, conseguiram uma rápida adaptação dos usuários, sem a necessidade de realizar altos investimentos em treinamentos, os fluxos empresariais foram otimizados, diminuindo o tempo gasto nos projetos. A implantação do sistema atingiu os objetivos estabelecidos durante a análise e tornou-se um case de sucesso para a organização. CONCLUSÃO As organizações estão cada vez mais preocupadas com a maneira que suas informações são manipuladas. Elas perceberam a importância de gerenciar o conhecimento, este que está sendo considerado o mais importante dos bens intangíveis. As empresas podem ser beneficiadas ao utilizar o gerenciamento do conhecimento e ferramentas GED e ECM em sua estrutura de trabalho. A busca por estas tecnologias tem aumentado, sendo utilizadas em diversas situações. Apesar das tecnologias estarem evoluindo cada dia mais, as organizações necessitam desenvolver uma maturidade empresarial, pois mesmo com todos os mecanismos de segurança e gerenciamento da informação, se os envolvidos na utilização dos mesmos não contribuírem respeitando as normas impostas, utilizando os sistemas da forma adequada e se lembrando de que a informação produzida na organização tem como objetivo o bom aproveitamento organizacional e não apenas pessoal, não haverá tecnologia suficiente que garanta o sucesso dos mesmos. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ALVES, Francisco Arnoudo. Gestão de Conhecimento: uma ferramenta de apoio ao exercício da função de Controle Externo. Disponível em: <http://www.tce.ce.gov.br/sitetce/arq/revistacontrole/2006/19_arti- GO_ARNOUDO.pdf> Acesso em 24.mar BALDAM, Roquemar; VALLE, Rogerio; CAVALCANTI, Marcos. GED: gerenciamento eletrônico de documentos. São Paulo: Érica, BELL, Toby et al. Magic Quadrant for Enterprise Content Management. Disponível em: <http://www.docusource.com/pdfs/hyland-magic-2010.pdf> Acesso em 05.nov Cardoso, Vinícius. Gestão de Conhecimento. Disponível em: <http://www.de9.ime.eb.br/~intec/gestao%20conhecimento/gestao- Conhecimento_IME_VCC_ pdf> Acesso em 24.mar ECM na agroindústria. Document Management. São Paulo, v. 4, n. 16, p. 40, fev Desta forma conseguiram que a circulação de documentos GESTÃO eletrônica de documentos e processos na análise de cré- PÓS EM REVISTA DO CENTRO UNIVERSITÁRIO NEWTON PAIVA 1/ EDIÇÃO 5 - ISSN l 119

9 dito direto ao consumidor. Disponível em: <http://www.smlinfo.com.br/newsite/admin/content/cases/16. pdf?r=106 > Acesso em 05.nov MEIRELES, Nino Ricardo de Menezes. Gestão do Conhecimento na Segurança Corporativa. Disponível em: <http://www.prevenirperdas.com.br/portal/index.php?option=com_co ntent&view=article&id=44:gestao-do-conhecimento-na-segurancacorporativa&catid=18:prevencao-a-fraudes&itemid=7>acesso em 08.set ROSINI, Alessandro Marco; PALMISANO, Angelo. Administração de sistemas de informação e a gestão do conhecimento. São Paulo: Thomson, SANTOS, Consuelo Hascaska dos; CUETO, Suzana. Gestão de Conhecimento. Disponível em: <http://www.isulpar.edu.br/publicacoes/con- SUELO_HASCASKA_SUZANA_CUETO.pdf> Acesso em 24.mar SCIARRA, Eduardo. Cooperativismo: a ponte entre a pobreza e a prosperidade. Disponível em: < OPERATIVISMO+A+PONTE+ENTRE+A+POBREZA+E+A+PROSPE RIDADE > Acesso em 05.nov Terra, José Cláudio Cyrineu. Gestão do Conhecimento: aspectos conceituais e estudo exploratório sobre as práticas de empresas brasileiras. Disponível em: <http:// /scholar?q=cache:qgxpgvigtagj:scholar.google.com/+gest%c3%a3o+do+conhecimento&hl=pt-br&as_sdt=0> Acesso em 24.mar NOTAS DE RODAPÉ 1 Graduando do curso de Sistemas de Informação do Centro Universitário Newton Paiva. 2 Professor do Centro Universitário Newton Paiva Strassmann, Paul. Fishing for Data Digitaldoc é o nome do principal produto fornecido pela empresa Anix Sistemas Ltda, mas confome infomado na página web da mesma (http://www.digitaldoc.com.br/empresa) este nome foi designado para identifica-la no mercado PÓS EM REVISTA DO CENTRO UNIVERSITÁRIO NEWTON PAIVA 1/ EDIÇÃO 5 - ISSN

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