Tutorial do Sistema Comunidade, Presente!

Transcrição

1 Tutorial do Sistema Comunidade, Presente! 1

2 Sumário Etapas do processo de apoio... 3 Cadastro... 5 Cadastro da Organização... 5 Cadastro do projeto e do pedido de apoio Atividades Editar Perfil Editar dados da organização Fazer Logoff do sistema

3 Etapas do processo de apoio 1. Organização entra em contato com gerente de agência do Itaú mais próxima ou, caso possua conta no banco Itaú, com o gerente responsável pela conta da organização, e apresenta a organização e as suas necessidades; 2. a) Gerente entrega a Documento Comunidade, presente! para a organização, agenda uma visita pra conhecer as instalações da instituições e seus projetos, preenche um relatório de visita com dados sobre a organização e sobre o projeto no qual o pedido de apoio será utilizado e o envia à Fundação Itaú Social (FIS); 2.b) A organização preenche cadastro no sistema online do Comunidade, presente! ( e faz upload dos documentos exigidos; OBS: Os documentos exigidos das organizações são: a) Três orçamentos diferentes, com validade de três meses, para cada um dos itens que deseja adquirir ou, no caso de pequenas reformas, para cada serviço de mão-de-obra que precisará utilizar. b) Planilha Consolidada c) Fotos digitais da organização e do local onde os itens serão utilizados que permitam a identificação da organização e das atividades realizadas. d) Cópia escaneada dos seguintes documentos relativos à organização: a. Estatuto Social; b. Ata da eleição da atual diretoria; c. Declaração de utilidade pública ou certificado de qualificação como OSCIP emitido pelo Ministério da Justiça; 3. A Fundação Itaú Social confere o cadastro da organização e os documentos enviados; 4. a) Se documentos não estiverem completos, Fundação Itaú Social pede complemento à organização; 4. b) Se documentos estiverem totalmente completos, pedidos seguem para análise de Comitê de Apoios e Patrocínios da Fundação Itaú Social do mês seguinte; 5. Uma vez por mês, o Comitê de Apoios e Patrocínios Sociais se reúne e decide quais pedidos apoiar; 6. a) Se apoio não for concedido, Fundação Itaú Social envia avisando a organização. Caso deseje, organização pode voltar a apresentar pedidos posteriormente; 6. b) Se apoio foi concedido, Fundação Itaú Social gera minuta de contrato e envia por à organização. 6. c) Em alguns casos, o Comitê de Apoios e Patrocínios Sociais pode decidir oferecer apoio condicional à organização. A condição para liberação do recurso pode ser a captação de parte 3

4 dos recursos junto a outros financiadores ou a realização de ajustes no pedido. Neste caso, a organização é avisada e, quando as condições forem satisfeitas, a Fundação Itaú Social gera a minuta de contrato e envia por à organização. 7. Organização recebe por o contrato e recibo, assina em duas vias e envia de volta à Fundação Itaú Social, por correio, para o endereço: Praça Alfredo Egydio de Souza Aranha, 100, Torre Eudoro Villela, 6º andar, lado azul, Parque Jabaquara, São Paulo (SP) - CEP A/C Ana Maria Carminato 8. A Fundação Itaú Social confere o contrato e recibo ou nota fiscal do fornecedor e, caso estejam preenchidos corretamente, repassa quantia ao fornecedor ou à organização; 9. A organização executa projeto (realiza compra de materiais ou equipamentos ou reforma); 10. Em até três meses após ter recebido o recurso ou os materiais solicitados, organização envia prestação de contas à Fundação Itaú Social; 11. Fundação Itaú Social confere a prestação de contas; 12. Caso a prestação tenha sido aprovada, gerente realiza visita final à organização. 4

5 Cadastro Cadastro da Organização 1. Para realizar o primeiro acesso ao sistema, acesse o site e clique em Cadastre sua organização. 2. Preencha os campos de cadastro do perfil de acesso conforme solicitado no formulário (veja exemplo abaixo). Anote ou guarde a senha na memória, pois terá de utilizá-la quando acessar o sistema novamente. Cada organização poderá ter apenas um usuário de acesso. 5

6 3. Após o cadastro do perfil de acesso, preencha o cadastro da organização. Neste formulário, você deverá fornecer dados e informações sobre sua organização, tais 6

7 como histórico, missão, atividades que realiza, número e perfil dos beneficiários etc. Responda as questões com informações completas, que permitam aos avaliadores compreender o trabalho desenvolvido e sua relevância diante do contexto e do público atendido. Procure ser claro e objetivo. Para dar início ao cadastro, clique em INICIAR O PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO e preencha todos os campos, conforme o exemplo abaixo: 7

8 Atenção: Para as questões que possuem o botão Adicionar, é possível inserir mais de um item. Após ter completado a inserção de um item, clique no botão Adicionar (ver exemplo abaixo): 8

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10 Para remover um item, basta clicar no botão. Para editar clique no botão tela abaixo:. As informações serão carregadas nos campos, como na Após alterar as informações, clique em SALVAR para salvar as alterações. No item 11, caso a organização seja imune/isenta do ITCMD (Imposto de Transmissão Causa Mortis e Doação), é preciso realizar o upload do documento escaneado. Para realizar o upload, você pode arrastar o documento até a região destacada ou pode clicar em procure o arquivo para selecioná-lo e realizar o upload. Caso deseje remover o arquivo enviado, basta clicar no botão. 10

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12 Cadastro do projeto e do pedido de apoio Após a organização estar cadastrada, a segunda etapa é o cadastro do projeto e a descrição do pedido de apoio. 1. Nesta etapa, pedimos primeiramente que descreva o projeto no qual os equipamentos/materiais /obra para o qual sua organização pede apoio serão utilizados, incluindo objetivos, resultados, número e perfil de beneficiários etc. Para realizar o cadastro, preencha todos os campos conforme exemplo abaixo. 12

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14 2. Em seguida, pedimos que detalhe e justifique o pedido de apoio propriamente dito. Nesse formulário, você terá de justificar cada item solicitado, explicando por que e como ele beneficiará o público-alvo do projeto. 14

15 Atenção: Para preencher o item 5, você deverá ter em mãos os três orçamentos para cada item solicitado. 15

16 INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO DE ORÇAMENTO E PLANILHA A organização deve apresentar três orçamentos para cada item ou grupo de itens previsto no pedido de apoio: a. Itens de valor superior a R$ devem ser cotados individualmente. Nestes casos, para cada item, o fornecedor escolhido deverá ser aquele que oferecer o menor preço; b. A organização também pode agrupar numa mesma linha itens similares que possam ser comprados de um mesmo fornecedor, desde que o total seja menor do que R$ (por exemplo: item instrumentos musicais, agrupando 2 violões de R$ 300 cada, mais três flautas de R$ 50 cada, totalizando R$ 750). Neste caso, a organização deverá optar pelo menor orçamento para cada conjunto de itens, mesmo que alguns itens individuais sejam mais caros. c. Apenas itens similares podem ser agrupados (por exemplo, violões e flautas podem ser agrupados em instrumentos musicais, mas violões e panelas, não). Exemplos de possíveis agrupamentos são instrumentos musicais (violões, flautas, pandeiros, triângulos etc.); brinquedos" (jogo de dominó, boneca, jogo de montar etc.); "acessórios de cozinha" (panelas, talheres, pratos etc.) etc. Caso haja itens de menos de R$ 1.000, mas que não possam ser agrupados a outros, devem ser apresentados individualmente, e o fornecedor que oferecer o menor preço deverá ser escolhido. A organização deverá consolidar todos os valores cotados juntos aos diferentes fornecedores na Planilha Consolidada. Os dados consolidados na planilha devem corresponder aos valores a vista dos orçamentos apresentados. Não serão considerados válidos valores preenchidos somente na planilha, sem apresentação de um orçamento válido. 16

17 Em princípio, a cotação mais baixa deve ser a escolhida. Caso seja outra, a organização deve apresentar uma justificativa detalhada na Planilha Consolidada, explicando por que a opção escolhida é melhor ou mais adequada do que o menor valor cotado. Os orçamentos apresentados devem ter validade de pelo menos três meses, a partir da data da solicitação de apoio. Os orçamentos devem ser apresentados em via eletrônica. Não são aceitos links para páginas de lojas, pois são informações que não ficam disponíveis no longo prazo. Os itens devem ser orçados junto aos diferentes fornecedores a partir de uma mesma descrição detalhada (especificação), para a sua correta identificação pelo fornecedor e obtenção de orçamentos efetivamente comparáveis. Exemplo: Computador 4gb de memória, HD de 500gb, Windows, monitor 18,5 polegadas, mouse e teclado. 17

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19 Finalmente, você deverá fazer o upload de todos os documentos obrigatórios, que são: a) Três orçamentos diferentes, com validade de três meses, para cada um dos itens que deseja adquirir ou, no caso de pequenas reformas, para cada serviço de mão-de-obra que precisará utilizar. b) Fotos digitais da organização e do local onde os itens serão utilizados que permitam a identificação da organização e das atividades realizadas. c) Cópia escaneada dos seguintes documentos relativos à organização: Estatuto Social; Ata da eleição da atual diretoria; Declaração de utilidade pública ou certificado de qualificação como OSCIP emitido pelo Ministério da Justiça; Se possuir: Declaração de isenção de Imposto Sobre Transmissão Causa Mortis e Doação (ITCMD) emitida pela Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo Lembrete: O cadastro do seu projeto não estará completo enquanto todos os documentos solicitados não forem enviados. Para dar início ao upload, clique em INICIAR e selecione o documento. 19

20 Após selecionar o item que deseja enviar, você pode arrastar o documento até a região destacada ou clicar em procure o arquivo para selecioná-lo e realizar o upload. Caso deseje remover o arquivo enviado, basta clicar no botão. 20

21 OBS: Em alguns casos, você deverá primeiro baixar um template, preenchê-lo, salvá-lo em seu computador e depois realizar o upload. Os itens que exigem que um template seja preenchido são: 3 orçamentos + Planilha consolidada (clique em BAIXAR PLANILHA CONSOLIDADA ) Planilha de Prestação de contas (clique em BAIXAR PLANILHA DE PRESTAÇÃO DE CONTAS ) Relatório final de Projeto (clique em BAIXAR TEMPLATE DE RELATÓRIO ) ATENÇÃO: APÓS CLICAR EM CONCLUIR ATIVIDADE NÃO É POSSÍVEL ENVIAR MAIS NENHUM DOCUMENTO. 21

22 Atividades Após o envio da documentação completa, a atividade Encaminhar Documentação Completa no dashboard da organização deverá mudar de cor (de branco para cinza). Outras atividades surgirão durante o processo de seleção. Conforme detalhado no item Etapas do Processo de Apoio, no início deste documento, a organização terá, por exemplo, de assinar e enviar um Termo de Doação à FIS. Posteriormente, terá de enviar a prestação de contas etc. Para ajudar a lembrá-lo(a) das atividades a cumprir, você será notificado via sobre o surgimento de novas atividades. Sugerimos, portanto, que o de cadastro da organização seja verificado frequentemente (leia abaixo como atualizar o cadastrado). Veja abaixo exemplo de a ser enviado pelo sistema. 22

23 Ao clicar no , você será direcionado ao site do sistema. Ao realizar o login, poderá visualizar a atividade pendente. Para realizá-la, clique no nome da atividade. Ao clicar na atividade, uma janela se abrirá. Na janela, é possível enviar arquivos ou publicar comentários. Para conclui-la, basta clicar em CONCLUIR ATIVIDADE. 23

24 Editar Perfil Para alterar dados do seu perfil, passe o cursor em cima do seu nome, no canto superior direito da página. 24

25 Um menu se abrirá. Clique em Editar Perfil. Altere a informação desejada (nome, , senha ou telefone) e clique em SALVAR ALTERAÇÕES 25

26 Editar dados da organização Para alterar dados da sua organização, passe o cursor em cima do seu nome, no canto superior direito da página. 26

27 Um menu se abrirá. Clique em Editar organização Com isso, será aberto um formulário. Realize as alterações desejadas e clique em SALVAR ALTERAÇÕES. 27

28 Fazer Logoff do sistema Passe o cursor em cima do seu nome, no canto superior direito da tela. 28

29 Um menu se abrirá. Clique em Sair. 29