MBA em EXCELÊNCIA EM GESTÃO DE PROJETOS E PROCESSOS ORGANIZACIONAIS Planejamento e Gestão de Projetos Planejamento e Gestão de Projetos Prof. Msc. Maria C Lage Prof. Newman Serrano, PMP Ferramentas para gerenciamento de projetos Estatísticas do Standish Group... O grande desafio 17% dos projetos terminam com sucesso 31% dos projetos falham 52% dos projetos são alterados Performance de custo ou de prazo Perda total de U$78 bilhões! (alem dos U$250 bilhões consumidos pelos projetos) The Standish Group 1994 Chaos Report 3 4 Estatísticas do Standish Group... Por que gerenciar Projetos? 34% dos projetos terminam com sucesso (100% de melhoria em relação `a 1994) 15% dos projetos falham (queda de 31% em relação `a 1994) 51% dos projetos são alterados Perda de U$55 bilhões (alem dos U$255 bilhões consumidos pelos projetos) 5 The Standish Group 2003 Chaos Report Para evitar surpresas durante a execução dos trabalhos Para antecipar riscos e situações desfavoráveis que poderão ser encontradas Para facilitar e orientar as revisões do projeto Para otimizar a alocação de pessoas, equipamentos e materiais Para documentar e facilitar estimativas para futuros projetos Para aumentar o controle gerencial Para agilizar as tomadas de decisões 6 1
Sucesso em Gerenciamento de Projetos O trabalho do projeto foi cumprido de acordo com o prazo e o orçamento planejados Os produtos do projeto foram entregues ao cliente com o nível de qualidade desejada Os resultados globais foram cumpridos Os stakeholders estão satisfeitos com o modo como o projeto foi administrado e com os resultados apresentados O projeto e o cliente podem ser utilizados como referência Fatores que contribuem para o Sucesso Acompanhamento adequado da alta administração Planejamento efetivo no início Autoridade e responsabilidades delegadas Sistema eficiente de monitoração, avaliação e controle Planejamento eficaz de contingências Participação intensa da equipe de projetos Objetivos realistas quanto ao custo e a programação Compromisso do cliente no projeto Compromisso do gerente de projetos Sistema adequado de informações gerenciais 7 8 Por que os projetos fracassam? Metas e objetivos mal estabelecidos Muitas atividades e pouco tempo para realizá-las Informações insuficientes ou inadequadas Tempo insuficiente para planejamento Os produtos finais não estavam bem definidos Cronogramas não realistas Padrões de trabalho não foram estabelecidos Expectativas não alinhadas com a realidade 9 Por que os projetos fracassam? 10 (continuação) Má relação com os stakeholders do projeto Planejamento insuficiente Falta de participação da equipe na tomada de decisões O projeto baseado no feeling dos envolvidos Pouca compreensão da complexidade do projeto As estimativas financeiras são pobres e incompletas O sistema de controle é inadequado Por que os projetos fracassam? (continuação) O projeto não teve um gerente de projeto, ou teve vários Treinamento e capacitação inadequados Falta de alinhamento com os objetivos estratégicos da organização Falta de liderança do gerente de projetos Falta de gerenciamento das mudanças Não gerenciamento das expectativas dos stakeholders 11 Tripé Básico do gerenciamento Processos e Metodologias Pessoas Capacitadas Ferramentas e Tecnologia 12 2
Áreas do Conhecimento do PMBoK Gerenciamento da integração do projeto Tempo Qualidade Work Breakdown Structure Fase Etapa Atividade Escopo Risco Custo Integração RH Comunicação Aquisição Plano Escopo Qualidade Aquisições Comunicações RH Tempo Custo Risco Gerencia Planos do Projeto Planejamento e Gerenciamento em nível de atividade 13 14 Tendências em projetos e processos De... Gerencia de processo Biblioteca de projeto Para... Métricas Modelo de atividades Deliverables/ Produtos Gerencia baseada em papel? Funções / Papeis Workflow Gerencia de projeto 15 Desenvolvimento execução ferramentas Técnicas 16 Baseada na Internet? A necessidade de ferramentas para o gerenciamento de projetos e processos O gerenciamento de projetos tende a ser complexo sem o uso de ferramentas especialistas As ferramentas de gerenciamento de projetos e de processos precisam ser integradas As ferramentas precisam gerar / trabalhar com medidas que permitam a avaliação dos projetos e processos O mercado oferece uma gama diversificada de ferramentas de gerenciamento de projetos Ferramentas para gerenciamento de projetos Utilização de Ferramentas de Apoio ao Gerenciamento de Projetos 17 3
Ferramentas de Apoio ao Gerente Ferramentas de apoio ao gerente são essenciais, especialmente em projetos de grande porte Além das ferramentas de mercado, algumas corporações possuem facilidades para o gerente de projeto, tais como: Bases de dados de projetos Templates (WBS, cronogramas,..) Complementando as ferramentas de apoio à gerência, devem também ser consideradas as ferramentas de apoio à execução do projeto (testes, simulações,...) Ferramentas de Apoio ao Gerente Exemplos Planejamento, Cronograma Microsoft Project WBS Chart Pert Chart Expert Estimativas SPR Knowledge Plan (base com mais de 8.000 projetos) Estimativas Estudos de escopo Sizing What if analisys Templates WBS 19 19 20 20 Ferramentas de Apoio ao Gerente Exemplos Gerência de Problemas e Mudanças Merant PVCS Tracker ( tracking de problemas) Riscos Project Gear Análise de Riscos Técnicas sofisticadas de simulação Testes, Simulações de solução Mercury Rational Conjuntos de ferramentas para testes de rotinas, dados, stress, etc.. 21 21 Ferramentas para gerenciamento de projetos Gerenciamento de Projetos através da WEB Modelo de Gerenciamento pela Web Gerenciamento através da WEB Integração de recursos, projetos e gerentes Microsoft Projeto 1 Projeto 2 Software de GP BD Internet Pool de Recursos Project Server Recursos Gerente de projeto Infraestrutura básica de WEB implementada logo no início do projeto Desenvolvimentos / testes Protótipos / pilotos O recurso disponível pode ser utilizado para atividades que facilitem o dia a dia do gerente Comunicação Contato com clientes / fornecedores Introdução da cultura WEB de forma institucional 23 24 24 4
Gerenciamento através da WEB Gerenciamento através da WEB Recursos que podem ser implementados: Criação de e-groups Comunicação com a equipe (especialmente em empresas com diversas filiais) Disponibilizar padrões de propostas para fornecedores e departamentos internos prestadores de serviços Disponibilizar palestras para uso pelas áreas usuárias Divulgação do projeto Disseminação da cultura de gerenciamento e do projeto Criar grupos de discussão e fomentar a pesquisa Recursos que podem ser implementados: Gerência de Cronograma Alguns produtos permitem a criação de cronogramas e equipes multi-localizadas Alterações de cronograma feitos, por exemplo, em uma filial ou por um gerente de Projeto poderão ser visualizadas pelo Gerente de Programa Gerência de riscos e problemas Alocação da equipe... 25 25 26 26 MS Project Management Tools Ferramentas para gerenciamento de projetos MS Project Microsoft Project Work breakdown structure (WBS) Dependências entre atividades Estimativas Alocação de recursos Despesas / custos Acompanhamento do progresso do projeto Microsoft Project Enterprise Dependências inter-projetos, acompanhamento (tracking) de problemas, gerencia de riscos, relatório de status, relatório integrado de tempo/resultados. 28 Modelo de Gerenciamento Distribuído Microsoft Project 2002 Modelo de Gerenciamento Distribuído Microsoft Project 2002 EIS GERENCIAMENTO Categoria: Executivos Categoria: Executivo Microsoft Project 2002 Consolidado EIS Microsoft Project 2003 GERENCIAMENTO Categoria: Executivos Categoria: Executivo Microsoft Project 2002 Consolidado GERENC. DO PROJETO GERENCIAMENTO DA PRODUÇÃO PRODUÇÃO / RECURSOS Categoria: Gerente de Projetos Microsoft Project 2002 Consolidado Categoria: Gerente de Recursos Microsoft Project Professional 2002 GERENC. DO PROJETO Microsoft Project 2007 GERENCIAMENTO DA PRODUÇÃO PRODUÇÃO / RECURSOS Categoria: Gerente de Projetos Microsoft Project 2002 Consolidado Categoria: Gerente de Recursos Microsoft Project Professional 2002 Categoria: Integrante da Equipe Categoria: Integrante da Equipe 5
Microsoft Project Principais Soluções atuais Usando o MS Project Microsoft Office Project Standard 2007 Microsoft Office Project Server 2007 Microsoft Office Project Professional 2007 Microsoft Office Project Portfolio Server 2007 Microsoft Office Enterprise Project Management Solution (Microsoft EPM) Demo do EPM disponível em http://office.microsoft.com/en-us/epmsolution/ha101672611033.aspx Passos iniciais Definir parâmetros iniciais Cadastrar atividades Fazer o link das atividades Cadastrar recursos Associar recursos a atividades Passos adicionais Informar milestones Informar custos fixos 31 32 Analise via MS Project Avaliar problemas no caminho critico Gráfico de Gantt Checar se os recursos não estão com alocação maior que 100% Agrupar atividades; abrir atividades Revisar baselines Customizar relatórios Gerenciar progresso de atividades via MS Project Varias possibilidades Informar % de execução Informar tempo faltante para concluir atividade Informar data de conclusão da atividade (pode-se informar mais de uma data) Escolher relatórios adicionais 33 34 Gráfico de Gantt O Caminho critico 35 36 6
Ferramentas para gerenciamento de projetos Ampla gama de ferramentas Diversos sites para procura e avaliação Exemplo: http://www.capterra.com/project-management-software Acesso em 6/11/07 Grande variedade Necessidade de varias ferramentas para montar uma plataforma de gerenciamento Ferramentas para gerenciamento de projetos Ampla gama de ferramentas Diversos sites para procura e avaliação Exemplo: http://www.project-management-software.org/ Acesso em 6/11/07 7
Planejamento e Gestão de Projetos Exemplos de ferramentas abertas Pesquisa brasileira - Comparativo entre ferramentas abertas Valéria Lelli e Emanuel Diniz Pesquisa brasileira Dotproject Ferramentas avaliadas Ganttproject 2.0 Agiletrack 0.7c Teamwork 2.0 Scarab -1.0-B20 Hipergate 2.1.20 Dotproject 2.0.4 Itens avaliados Ambiente Multiprojetos Ferramenta Web Gerenciamento de permissões Cronograma de Projetos Facilidade de uso Design Prático 45 46 Dotproject Algumas telas Características: Ferramenta livre Código aberto Multiplataforma Desenvolvida em PHP Banco de dados: MySQL (testado) 47 48 8
Algumas telas Algumas telas 49 50 Algumas telas Algumas telas 51 52 Algumas telas Pontos Fortes Gerenciamento de comunicações: Fórum, tickets, Files, gerar relatórios, e-mail automático Gerenciamento de tempo: Calendário e Gráfico de Gantt Gerenciamento de recursos humanos: contatos Destacam-se as funcionalidades: Log, gráfico de gantt, marcos e gerar relatórios 53 54 9
Pontos Fracos Gerenciamento de custos ineficiente Não possui gerenciamento de riscos no pacote básico Nas outras áreas, gerenciamento ineficiente Ferramentas para gerenciamento de projetos Solução brasileira Universidade do Ceara 55 57 58 Atividade em grupo 59 10