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1 Apresentação visual selecionada 1

2 Avisos Os exemplos são didáticos e buscam ser de conhecimento geral Gestão de Projetos não é matemática, ou seja, não tem exatidão científica O tema é amplo e possui múltiplas abordagens e variação na terminologia 2

3 Avaliação Avaliação trabalho em equipe: 3 pontos prova discursiva: 7 pontos 3

4 Livro texto Viana, Ricardo Vargas Manual prático do plano de projeto: utilizando o PMBOK Guide 5a. edição Brasport RJ 4

5 Histórico da Gestão de Projetos Há 4500 anos: Atualmente: Metodologia é mais importante que tecnologia 5

6 Terminologia: Projeto Objetivo Início Término PROJETO Conjunto temporário de ações (trabalho) Resultado específico Produtos Serviços Tangíveis ou intangíveis 6

7 Terminologia: Projeto PROJETO Resultado específico ESCOPO Subprojeto Fora do ESCOPO 7

8 Terminologia: Programa PROGRAMA PROJETO 1 PROJETO 2 Subprojeto Subprojeto Subprojeto Subprojeto 8

9 Terminologia 9

10 Terminologia PROGRAMA PROJETO Subprojeto ENTREGAS (deliverables) 10

11 Gerente de Projetos gerencia pessoas 11

12 O Gerente de Projetos Profissional responsável pelo planejamento, execução e encerramento de projetos 12

13 O Gerente de Projetos Habilidades técnicas (formação) humanas (gestão de pessoas) conceituais (como percebe e reage) 13

14 O Gerente de Projetos Características presença e interesse ser líder ser acessível ser sério saber decidir e resolver problemas saber implantar processos saber extrair o máximo da empresa saber extrair o máximo da equipe multidisciplinar saber analisar progressos saber corrigir falhas dominar técnicas e metodologias dividir informações (comunicação) saber organizar (projetos são grandes) conhecer o projeto, objetivos e expectativas saber balancear criatividade X improviso ser persistente (timing, saber aguardar) 14

15 O Gerente de Projetos: dificuldades Defeitos de alguns gerentes: preguiçosos (perdem prazo) autoritários/submissos (não envolvem as pessoas) executam, em vez de gerenciar usam jeitinho reclamam, mas não atuam no problema 15

16 O Gerente de Projetos Restrições O Gerente de Projetos tem limites de atuação: pode ou não contratar? pode ou não adquirir insumos? pode ou não tentar negociar prazos e entregas? pode ou não reformular o planejamento? tem nível financeiro que está autorizado a gastar? trabalha com gestão compartilhada? 16

17 Terminologia: Ciclo de vida dos projetos Projetos têm início, meio e fim Suas fases organizam-se no que se chama Ciclo de Vida do projeto Cada projeto tem um Ciclo de Vida que permita buscar eficiência de execução, redução de custos e prazos 17

18 Ciclo de vida: construção civil 18

19 Ciclo de vida: Compras para Defesa 19

20 Ciclo de vida: sistema informatizado função da qualidade 20

21 Projeto Início Término PROJETO Resultado específico Gestão do projeto 21

22 PMBoK Project Management Body of Knowledge 22

23 Fases genéricas de um projeto Início do projeto Planejamento Execução Encerramento do projeto Monitoramento e controle O PMBoK apresenta um conjunto de fases (grupos de processos) e conhecimentos em gerenciamento de projetos, reconhecidos como boas práticas. 23

24 Terminologia PMI - Project Management Institute gera conhecimento e propõe padrões guia PMBoK - Project Management Body of Knowledge conjunto de boas práticas certificação PMP - Project Management Professional atesta possuir amplos conhecimentos sobre o PMBoK 24

25 PMBoK 47 processos 25

26 PMBoK 10 áreas de conhecimento Escopo * Tempo * Custos * Qualidade Recursos humanos Comunicação Riscos Aquisições Partes interessadas Integração 26

27 Restrição tripla Restrições principais para gestão escopo (conteúdo) tempo (prazos) custos Escopo Por quê? Qualidade Tempo Custos 27

28 Fases genéricas de um projeto Início do projeto Planejamento Execução Encerramento do projeto Termo de abertura do projeto Plano de gerenciamento do projeto Entregas aceitas Documentos do projeto arquivados Monitoramento e controle 28

29 Fases de um projeto Início do projeto Planejamento Execução Encerramento do projeto Identificar partes interessadas (stakeholders) Desenvolver Termo de abertura: título e descrição do projeto gerente designado e nível de autoridade objetivo do projeto justificativa ou motivação stakeholders produto ou resultados esperados... 29

30 Fases de um projeto Início do projeto Planejamento Execução Encerramento do projeto Planos de gerenciamento de: escopo custos tempo aquisições informações (comunicações) qualidade recursos humanos stakeholders riscos integração 30

31 Fases de um projeto Início do projeto Planejamento Execução Encerramento do projeto Mobilização Execução Integração... 31

32 Fases de um projeto Início do projeto Planejamento Execução Encerramento do projeto Avaliar resultado Formalizar o encerramento... 32

33 Fases de um projeto Início do projeto Planejamento Execução Encerramento do projeto Monitoramento e controle Monitorar o andamento Avaliar e realizar mudanças Atuar para reduzir resistências a mudanças Acompanhar stakeholders... 33

34 Fases de um projeto Início do projeto Planejamento Execução Encerramento do projeto Planos de gerenciamento de: escopo custos tempo aquisições informações (comunicações) qualidade recursos humanos stakeholders riscos integração 34

35 Aquisições 35

36 Aquisições Aquisições (procurement) é o processo de adquirir bens e serviços de terceiros Envolve atividades como: identificação de necessidades seleção de fornecedores contratação ou compra acompanhamento da fabricação/elaboração recebimento e encerramento do contrato 36

37 Aquisições: exemplo Qual é o grau de liberdade para acompanhar o desenvolvimento nas instalações do fornecedor? 37

38 Aquisições Tipos de contratos: preço fixo (fechado); custos reembolsáveis; preço unitário (homem-hora, m 2, ponto de função) mix; O Plano de gerenciamento de aquisições deve abordar: por que aquisição e não produção interna que tipo de fornecedores são adequados quem aprova a aquisição quem aprova a especificação como será feita a aceitação técnica quem aprova a aceitação técnica 38

39 Informação (comunicação) 39

40 Informação (comunicação) Problemas sobrecarga falta 40

41 Informação (comunicação) Problemas sobrecarga falta imprecisão ênfase no aspecto tecnológico ênfase no aspecto acessório 41

42 Informação (comunicação) Plano de gerenciamento de informações melhora comunicação envolvimento eficiência Arquitetura de informações quem necessita onde são geradas como trafegam o que significam segurança 42

43 Informação (comunicação) Recomendações priorizar o conteúdo evitar duplicidade (veneno!) primar pela precisão semântica focar na necessidade do destinatário antecipar necessidades reduzir burocracia fugir do ritual e do padrão tradicional sistema de informação eficiente E simples 43

44 Riscos 44

45 Riscos O projeto falhou por causa de X. Você tinha pensado nisso? Todos os itens do projeto devem ser revistos, exaustivamente, para análise do acontecimentos inesperados que possam, eventualmente, afetar o projeto 45

46 Riscos Tipos de riscos Internos: custo, inexperiência, pessoas inadequadas Externos: legislação, fornecedores, condições do mercado, condições climáticas, greves 46

47 Riscos Tipos de riscos Internos: custo, inexperiência, pessoas inadequadas Externos: legislação, fornecedores, condições do mercado, condições climáticas, greves 47

48 Riscos Julgar: impacto de cada risco sobre o projeto probabilidade de o risco acontecer importância dos efeitos do risco Providenciar resposta ao risco evitar mitigar transferir aceitar dispor de Plano B 48

49 Custos 49

50 Custos Estimativa aproximada correta >>> estudo de viabilidade Estimativa precisa >>> obtenção de recursos Acompanhamento efetivo >>> ajustes e adaptações 50

51 Custos Estimativa top-down - baseado em históricos bottom-up - computado por atividade parametrizada - com base em métricas 51

52 Custos R$ 162 * * em R$ mil 52

53 Custos Tipos de custos custos diretos - mão de obra, aluguel de computadores e salas do projeto, hotéis custos indiretos - energia, depreciação, limpeza, seguros Alguns são custos fixos, outros variáveis 53

54 Custos Exemplos de custos mão de obra equipamentos em geral hardware e software materiais e suprimentos viagens, estadias e eventos treinamentos aluguéis de instalações 54

55 Custos Abordagem definir forma de levantamento e acompanhamento de custos estimar os custos orçar acompanhar o orçamento e fazer ajustes, quando necessários 55

56 Recursos humanos: equipe 56

57 RH - Equipe Principais considerações: quais são os recursos humanos necessários? características? contratação alocação integral alocação parcial terceirizados qual é a melhor estrutura organizacional? 57

58 RH - Equipe Equipe do projeto gerentes de linha PM Qual é a origem equipe? 58

59 RH - Equipe Equipe do projeto gerentes de linha PM equipe do projeto equipe exclusiva equipe alocada de departamentos 59 terceirizados e consultores

60 RH - Equipe Todas as situações, comportamentos e recomendações para a gestão de pessoas se aplicam para a gestão da equipe do projeto >> Foco nas tarefas Algumas ponderações: nem sempre os gerentes de linha recebem créditos pelo resultado do projeto dedicação não integral dificulta a criação de um espírito de corpo comunicação é essencial 60

61 RH - Equipe Recomendações: estabelecer um calendário de reuniões o gerente de projetos deve se preparar e se informar muito bem, antes das reuniões criar um diretório com os integrantes da equipe contendo: nome, telefone, , cargo, empresa, área de atuação combinar modelos de pautas e de atas de reuniões indicar um secretário para apoio às reuniões e organização dos documentos relacionados 61

62 Partes interessadas - stakeholders 62

63 Partes interessadas - stakeholders Stakeholders são: pessoas ou organizações (que são pessoas!) É essencial identificar todos os envolvidos no projeto e acompanhar a evolução de suas expectativas 63

64 Partes interessadas - stakeholders É essencial identificar todos os envolvidos no projeto e acompanhar a evolução de suas expectativas Recomendações: identificar todos os envolvidos ou afetados, positiva ou negativamente avaliar a relação de cada um com o projeto estabelecer uma rotina permanente, simples e clara de acompanhamento tentar minimizar as condicionantes políticas 64

65 Partes interessadas - stakeholders Exemplo de registro de stakeholders * Poder de influência no projeto: A- alta, B-média, C-baixa 65

66 Tempo 66

67 Tempo Exemplo: Cronograma para construção de um prédio evento (duração nula) milestones marcos entregas 67

68 Tempo 68

69 Tempo Linha de base Linha de referência 69

70 Tempo Cronograma com as atividades do projeto Encadeamento Duração Desenvolvido na fase de planejamento Base: dados históricos opinião de especialistas estimativas paramétrica estilo do gerente e cultura da empresa 70

71 Tempo: Cronograma Requer análise de: dependências uso de recursos disponibilidade de recursos entregas contratadas/requeridas Softwares usados: MS Project Primavera Outros (SmartSheet, etc) 71

72 Tempo: Cronograma X 72

73 Tempo: Cronograma com SmartSheet 73

74 Terminologia: Escopo do projeto Escopo engloba todo o trabalho que será realizado no projeto (conteúdo) Depende de uma lista de requisitos do produto/serviço do projeto 74

75 Lista de requisitos Distinguir: requisitos obrigatórios requisitos desejáveis requisitos consequentes, vinculados ou dependentes 75

76 WBS Estrutura Analítica do Projeto - EAP Work Breakdown Structure - WBS Estrutura hierárquica dos trabalhos que serão realizados ao longo do projeto Os trabalhos estão vinculados a entregas! 76

77 WBS Work Breakdown Structure - WBS Dividir o projeto em elementos menores: gerenciáveis independentes integráveis que permitam medir o progresso 77

78 Sucesso e fracasso em Gestão de Projetos PROJETO Resultado específico Sucesso ou fracasso depende de: Exemplos 78

79 Sucesso e fracasso em Gestão de Projetos Fracasso Fracasso Rejeição Sucesso Custos indefinido imprecisos alto adequado Duração das atividades mal definidos sem clareza com expectativa irreal dentro do prazo previsto Objetivos incompletos imprecisos irreais adequados e claros Planejamento sem mal feito detalhado em excesso adequado Recursos humanos mal treinados, poucos mal geridos mal-integrados treinados, integrados Recursos nenhum poucos muito adequado Metodologia sem confusa burocrática adequada TI insuficiente sofisticado complexa adequada Timing não será mais necessário a tempo de ser usado Envolvimento dos usuários nenhum nenhum pouco adequado Qualificação do Gerente nenhuma pouca inadequada adequada Todas as áreas de conhecimento devem ser consideradas As avaliações são subjetivas e relativas! 79