Curso Superior de Tecnologia em Gestão Pública. Processos de gerenciamento de projetos de um projeto Primeira Parte

Transcrição

1 Curso Superior de Tecnologia em Gestão Pública Processos de gerenciamento de projetos de um projeto Primeira Parte

2 Processos de gerenciamento de projetos O gerenciamento de projetos é realizado através de processos, usando conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas do gerenciamento de projetos que recebem entradas e geram saídas.

3 Projeto bem-sucedido Selecionar os processos adequados dentro dos grupos de processos de gerenciamento de projetos (também conhecidos como grupos de processos) necessários para atender aos objetivos do projeto; Usar uma abordagem definida para adaptar os planos e as especificações do produto de forma a atender aos requisitos do produto e do projeto. Atender aos requisitos para satisfazer as necessidades, desejos e expectativas das partes interessadas. Balancear as demandas conflitantes de escopo, tempo, custo, qualidade, recursos e risco para produzir um produto de qualidade.

4 Os Processos Esses processos são agregados em cinco grupos, definidos como os grupos de processos de gerenciamento de projetos: Grupo de processos de iniciação Grupo de processos de planejamento Grupo de processos de execução Grupo de processos de monitoramento e controle Grupo de processos de encerramento.

5 Processos de gerenciamento de projetos O gerente de projetos e a equipe do projeto são responsáveis pela determinação de que processos dos grupos de processos serão empregados e por quem, além do grau de rigor que será aplicado à execução desses processos para alcançar o objetivo desejado do projeto.

6 Ciclo PDCA e os processos Um conceito subjacente para a interação entre os processos de gerenciamento de projetos é o ciclo PDCA (plan-docheck-act planejar-fazer-verificar-agir). Planejar Agir Fazer Verificar

7 Ciclo PDCA e os processos O Grupo de processos de planejamento corresponde ao componente planejar do ciclo PDCA. O Grupo de processos de execução corresponde ao componente fazer e o Grupo de processos de monitoramento e controle corresponde aos componentes verificar e agir. Além disso, como o gerenciamento de um projeto é um esforço finito, o Grupo de processos de iniciação inicia esses ciclos e o Grupo de processos de encerramento os finaliza.

8 Ciclo PDCA e os processos

9 Grupos de processos Importante: Os grupos de processos não são fases do projeto (iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento) Legenda: Abaixo temos a legenda de símbolos que é utilizada nos fluxogramas apresentados no PMBOK.

10 Interações entre os grupos de processos

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12 Grupo de processos de iniciação Define e autoriza o projeto ou uma fase do projeto.

13 Grupo de processos de iniciação 01. Desenvolver o termo de abertura do projeto. É o processo necessário para documentação das necessidades de negócios e do novo produto, serviço ou outro resultado que deve satisfazer esses requisitos.

14 O Projeto Tumba do Faraó Construção da tumba do Faraó Ramasés. Empresa que ganhou o projeto: Empreiteira rio Nilo. Gerente de projeto: Hosni. Formalizar o termo de abertura Em muitas organizações projetos surgem sem nenhuma formalização. Projetos que surgem sem formalização do termo de compromisso, só por muita sorte conseguem entregar o que a organização realmente precisa. Veja Termo de Abertura do Projeto Tumba do Faraó

15 Contém no termo de abertura Quem é o gerente. Definição de suas responsabilidade e autoridade. Visão da empresa sobre o projeto, seus objetivos e seus escopo, etc. Formas fundamentais: Subjetivas (aparelhamento adequado ou seja, pintura ao gosto do faraó. Objetiva (tumba deve ter 160 a 170 metros)

16 Grupo de processos de iniciação 02. Desenvolver a declaração do escopo preliminar do projeto. Este processo aborda e documenta os requisitos do projeto e da entrega, os requisitos do produto, os limites do projeto, os métodos de aceitação e o controle de alto nível do escopo.

17 Casa Real Ramasés Patrocinador Estrutura Organizacional do Produto Rá Gerente de Arquitetura Equipe empreiteira Nilo Hórus Gerente de Engenharia Jasé Infraestrutura e Suprimento Empreiteira Nilo Hosni Gerente de Projeto Ptah Represente Comercial Chefe dos Artesões Set Gerente de Compras Equipe Casa Real Maat Chefe da Guarda Palaciana Thot Gerente de Conta Chefe dos Escribas

18 Grupo de processos de planejamento Define e refina os objetivos e planeja a ação necessária para alcançar os objetivos e o escopo para os quais o projeto foi realizado. Dará ênfase à exploração de todos os aspectos de escopo, tecnologia, riscos e custos.

19 Grupo de processos de planejamento 01. Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto. Este é o processo necessário para definir, preparar, integrar e coordenar todos os planos auxiliares em um plano de gerenciamento do projeto. O plano de gerenciamento do projeto se torna a principal fonte de informações de como o projeto será planejado, executado, monitorado e controlado, e encerrado.

20 Grupo de processos de planejamento 02. Planejamento do escopo. Este é o processo necessário para criar um plano de gerenciamento do escopo do projeto que documenta como o escopo do projeto será definido, verificado e controlado e como a estrutura analítica do projeto será criada e definida.

21 Grupo de processos de planejamento 03. Definição do escopo. Este é o processo necessário para desenvolver uma declaração do escopo detalhada do projeto como base para futuras decisões do projeto.

22 Importância da declaração do escopo O escopo do projeto define como será o processo de criação do EAP e como o projeto será mantido e aprovado. Ver Declaração de escopo do projeto Tumba do Faraó.

23 Grupo de processos de planejamento 04. Criar EAP (Estrutura Analítica do Projeto). Este é o processo necessário para subdividir as principais entregas do projeto e do trabalho do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis. (WBS Work Breakdown Structure)

24 Gráfico do EAP 1.Gerenciamento do Projeto 2.Prreparação 2.1.Licenciamento Ambiental 2.2.Aquisição do terreno Licença Prévia Licença de Instalação Tumba do Faraó 3.Detalhamento 4.Infraestrutura 5.Obra Civil 3.1.Aquisção 3.2.Engenharia 5.1.Escavação 5.2.Edificações 6.Aparelhamento 6.1.Pinturas 6.2.Objetos

25 EAP no formato de uma lista hierárquica 1. Gerenciamento de projeto 2. Preparação 2.1. Licenciamento Ambiental Licença Prévia licença de Instalação 2.2. Aquisição do Terreno 3. Detalhamento 3.1. Arquitetura 3.2. Engenharia 4. Infraestrutura 5. Obra Civil 5.1. Escavação 5.2. Edificações 6. Aparelhamento 6.1. Pinturas 6.2. Objetos Cada elemento da EAP constitui uma entrega (produto final ou intermediário). Algumas entregas são compostas de entregas mais simples, mostradas em níveis inferiores (por exemplo, licenciamento ambiental). As que não são decompostas são chamadas de pacotes de trabalho ou work packages (por exemplo, escavação). A soma de todos os pacotes de trabalho compõe 100% do projeto.

26 Dicionário da EAP É a descrição detalhada de cada pacote de trabalho. Observação: Pode ser prudente documentar o que chamamos de exclusões explicitas. Uma exclusão explicita é uma declaração do que o projeto não vai fazer. Neste caso poderá ser esclarecido um ponto que poderia gerar conflito no futuro. Veja o Dicionário EAP do Projeto Tumba do Faraó

27 Matriz de responsabilidade É uma estrutura que relaciona o organograma do projeto com a estrutura analítica do projeto para ajudar a garantir que cada componente do escopo de trabalho do projeto seja atribuído a uma pessoa responsável É importante que cada pacote de trabalho, exista apenas um responsável. Mesmo tendo somente um responsável por cada coisa, podemos criar papéis que outras pessoas terão no projeto.

28 Matriz de responsabilidade Projeto Tumba de Faraó Ramasés Set Matriz de Responsabilidade Casa Real Maat - Guarda Thot - Gerente de Hosni - Gerente de Hónus Engenharia Patrociunado Compras Palaciana Contas Projeto 1. Gerenciamento de projeto A R 2. Preparação 2.1. Impacto Ambiental Licença Prévia A C R Licença de Instalação A C R Empreiteira Nilo Rá Arquitetura José - Infraestrutura e Suprimento Ptah - Chefe dos artesãos 2.2. Aquisição do Terreno R C P 1 3. Detalhamento 3.1. Arquitetura A P 1 C P 1 R P Engenharia C R 4. Infraestrutura R Implantar segurança física A R C Obras de infraestrutura A C A R 5. Obra Civil 5.1. Escavação A C R A P Edificação A C R A P 2 6. Aparelhamento 6.1. Pinturas A R C R 6.2. Objetos Definir e encomendar escrituras A R C P 3 Criar esculturas A C R Instalar esculturas A C R P 1 A Aprova; R Responsável; C Controla; P Participa (P 1 Fornece assessoria Técnica; P 2 Fornece Materiais e equipamento e P 3 Cria protótipos e apoia a escolha de matérias-primas e estilos).

29 Grupo de processos de planejamento 05. Definição da atividade. Este é o processo necessário para identificar as atividades específicas que precisam ser realizadas para produzir as várias entregas do projeto.

30 Lista de atividades Erro que se pode cometer é criar a lista de atividades a partir da simples pergunta: quais são as coisas que tenho que fazer nesse projeto?. Isto gera cronogramas desorganizados. Ela tem que vir naturalmente do detalhamento daquilo que o gerente de projeto ficou de entregar. Temos uma ferramenta ótima para isso: EAP.

31 Lista de atividades 1.Gerenciamento do Projeto 2.1.Licenciamento Ambiental Licença Prévia 2.Prreparação Licença de Instalação 2.2.Aquisição do terreno Tumba do Faraó 3.Detalhamento 4.Infraestrutura 3.1.Aquisção 3.2.Engenharia Construir vila de operários Montar canteiro de obra 5.Obra Civil Implantar segurança física contra saqueadores Criar estrutura de desejetos 6.1.Pinturas 6.Aparelhamento Desmontar infraestrutura 6.2.Objetos

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