Administração da comunicação e dos stakeholders do projeto EAD-615 Gerenciamento de Projetos Aula 10 2º. Semestre 2015 1
SUMÁRIO O que é comunicação em projetos Visão geral da comunicação em projetos O que são stakeholders em projetos Visão geral dos stakeholders em projetos Exercício: Comunicação ineficaz em projetos Trabalho em grupo: análise de riscos do projeto 2
PMBOK 3
GERENCIAMENTO DA COMUNICAÇÃO E DOS STAKEHOLDERS http://www.studiocomunicacao.com/cases/chacrinha-quemnao-se-comunica-se-trumbica-2/ Fonte: http://corpgov.net/stakeholders/ 4
GERENCIAMENTO DA COMUNICAÇÃO O processo de comunicação Fonte: Carvalho e Rabechini Júnior (2006, p.249). 1. Emissor: Origina e codifica a mensagem. Responsável por transmitir a informação de maneira clara a fim de o receptor compreendê-la com facilidade. 2. Mensagem: Informações que são reproduzidas em códigos que podem ser compreensíveis pelo receptor. 3. Canal: Meio ou método pelo qual se transmite a mensagem. 4. Receptor: Recebe a mensagem e a decodifica. Responsável por confirmar a recepção da mensagem ao emissor e demonstrar a compreensão da mensagem. 5. Feedback: Envio de sinal ao emissor assegurando a recepção da mensagem. 6. Ruídos: Atritos que ocorrem durante o processo. 5
GERENCIAMENTO DA COMUNICAÇÃO O que é comunicação em projetos Comunicação é uma troca de informação entre indivíduos por meio de um código comum de símbolos, sinais ou comportamento (Cleland e Ireland, 2002, p.280) Comunicação é o processo de comunicação é necessário para garantir que todas as informações desejadas cheguem às pessoas corretas no tempo certo e de uma maneira economicamente viável (Vargas, 2003, p.108). 6
GERENCIAMENTO DA COMUNICAÇÃO Atividades de comunicação em projetos: O processo de comunicação Interna (dentro do projeto) e externa (cliente, fornecedores, outros projetos, organizações, o público); Formal (relatórios, minutas, instruções) e informal (e-mails, memorandos, discussões ad hoc); Vertical (nos níveis superiores e inferiores da organização) e horizontal (com colegas); Oficial (boletins informativos, relatório anual) e não oficial (comunicações confidenciais); e Escrita e oral, e verbal (inflexões da voz) e não verbal (linguagem corporal). Elementos e meios de comunicação em projetos: Fonte: PMBOK (2014) planos, políticas, procedimentos, objetivos, metas, estratégias, estrutura organizacional, gráficos de responsabilidade linear, obediência ao estilo do líder, reuniões, cartas, e-mail, telefonemas, interações da equipe e os exemplos estabelecidos pelo gerente e por membros da equipe do projeto. Fonte: Cleland e Ireland (2002, p.280) 7
GERENCIAMENTO DA COMUNICAÇÃO Plano de comunicação em projetos (1) Requisitos de comunicações das partes interessadas; Informações a serem comunicadas, incluindo idioma, formato, conteúdo e nível de detalhes; Motivo da distribuição daquelas informações; Intervalo de tempo e frequência para a distribuição das informações necessárias e recebimento da confirmação ou resposta, se aplicável; Pessoa responsável por comunicar as informações; Pessoa responsável por autorizar a liberação das informações confidenciais; Pessoa ou grupos que receberão as informações; Métodos ou tecnologias usados para transmitir as informações, como memorandos, email e/ou comunicados de imprensa; Recursos alocados para as atividades de comunicação, incluindo tempo e orçamento; Fonte: PMBOK (2014) 8
GERENCIAMENTO DA COMUNICAÇÃO Plano de comunicação em projetos (2) Processo de encaminhamento, identificando os prazos e a cadeia gerencial (nomes) para o encaminhamento de questões que não podem ser solucionadas nos níveis de pessoal mais baixos; Método para atualizar e refinar o plano de gerenciamento das comunicações com o progresso e o desenvolvimento do projeto; Glossário da terminologia comum; Fluxogramas do fluxo de informações no projeto, fluxos de trabalho com a sequência de autorização possível, lista de relatórios, planos de reuniões, etc.; e Restrições de comunicação, normalmente derivadas de leis ou regulamentos específicos, tecnologias, e políticas organizacionais, etc. Fonte: PMBOK (2014) 9
GERENCIAMENTO DA COMUNICAÇÃO O processo de comunicação Matriz de comunicação Fonte: Keeling (2002, p.241). 10
GERENCIAMENTO DOS STAKEHOLDERS Conceituação de stakeholders Stakeholder Termos utilizados em português: Partes interessadas Públicos de interesse Dificilmente representam o significado original 11
GERENCIAMENTO DOS STAKEHOLDERS Skateholder Conceituação de stakeholders Steakholder 12
GERENCIAMENTO DOS STAKEHOLDERS Conceituação de stakeholders Qualquer grupo ou indivíduo que pode afetar, ou é afetado pelo, alcance dos propósitos de uma firma (FREEMAN, 1984, p.31) Pessoas ou grupos com interesses legítimos nos processos e aspectos substantivos de uma atividade corporativa (DONALDSON; PRESTON, 1995, p.85) Produz algum tipo de risco, em consequência de ter investido alguma forma de capital, humano ou financeiro, em uma empresa, ou, que está submetido a riscos em consequência das atividades de uma empresa (CLARKSON, 1994, p.5) 13
Visão de stakeholders GERENCIAMENTO DOS STAKEHOLDERS Proprietários Governo Concorrentes A B C 1 2 Fornecedores Firma Consumidores 3 Imprensa Associações de defesa do consumidor Fonte: Freeman (1984) Ambientalistas Empregados Ambiente 14
GERENCIAMENTO DOS STAKEHOLDERS Processo geral de gestão de stakeholders 1. Quem são os nossos stakeholders? 2. Quais são seus interesses? 3. Que oportunidades e desafios os stakeholders representam para a nossa organização? 4. Que responsabilidades (econômicas, legais, éticas e filantrópicas) nossa organização tem com seus stakeholders? 5. Que estratégias e ações nossa organização deve ter para melhor gerenciar as oportunidades e desafios relacionados aos stakeholders? Fonte: Carrol, Buchholtz (2000) 15
Poder Baixo Alto GERENCIAMENTO DOS STAKEHOLDERS Processo geral de gestão de stakeholders Grid de Priorização Poder / Interesse Stakeholders Manter Satisfeito Gerenciar de Perto Monitorar Manter-se Informado Baixo Interesse Alto Fonte: Schekkerman (2004) 16
EXEMPLOS: PROJETOS DE TURMAS ANTERIORES 18
PRÓXIMA AULA Carvalho e Rabechini Jr. (2011), cap 13 Entrega: mapa dos stakeholders plano de comunicação 19