CURSO DE GESTÃO EM RECURSOS HUMANOS DISCIPLINA: SISTEMAS ORGANIZACIONAIS

Transcrição

1 DISCIPLINA: SISTEMAS ORGANIZACIONAIS

2 APRESENTAÇÃO O conhecimento não deve ser colocado de forma muito restrita, de modo que o Aluno não acredite que o assunto está encerrado e que a pesquisa não deve ser feita. Apostilas possuem a missão de auxiliar um assunto de forma resumida, condensada, de forma que sirva como ponto de partida para se ir mais a fundo na busca de mais informações. Assim, o leitor deve ter um primeiro contato com o assunto mas, sabendo de sua natureza dinâmica, lembrar que deve ser, permanentemente, relido, pesquisado, ilustrado e sabido. Não há forma de retenção de conteúdo pelo ser humano que não seja pelo estudo. Isto deve ser permanentemente guardado. Esta apostila foi construída a partir do material utilizado em sala a partir das referências contidas em cada capítulo. Está sendo atualizado a cada semestre. Aproveite a oportunidade. Ninguém pode lhe roubar o conhecimento que você adquire. SISTEMAS ORGANIZACIONAIS Página 2

3 COMUNICAÇÃO GERENCIAL SISTEMAS ORGANIZACIONAIS Página 3

4 - Explicar o que é, e como funciona, o processo de processo de comunicação entre pessoas e unidades das organizações. - Descrever os principais meios de comunicação que um administrador deve dominar. - Explicar quais são e como lidar com as dificuldades no processo de comunicação. - Explicar como podem ser desenvolvidas as competências dos participantes do processo de comunicação emissor e receptor. SISTEMAS ORGANIZACIONAIS Página 4

5 INTRODUÇÃO PROCESSO DE COMUNICAÇÃO MEIOS DE COMUNICAÇÃO OBSTÁCULOS À EFICÁCIA DA COMUNICAÇÃO DESENVOLVENDO AS COMPETÊNCIAS DO EMISSOR DESENVOLVENDO AS COMPETÊNCIAS DO RECEPTOR COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL CONCLUSÃO ESTUDO DE CASO TEXTO COMUNICAÇÃO GERENCIAL - PERGUNTAS RESPOSTA AO ESTUDO DE CASO COMUNICAÇÃO GERENCIAL RESPOSTAS SISTEMAS ORGANIZACIONAIS Página 5

6 INTRODUÇÃO CURSO DE GESTÃO EM RECURSOS HUMANOS QUEM NÃO SE COMUNICA SE TRUMBICA Abelardo Barbosa ( Chacrinha ) PROCESSO DE COMUNICAÇÃO O processo de comunicação com qualidade gera a eficácia das relações interpessoais nas organizações. A comunicação é responsável também pela coordenação entre unidades de trabalho e a eficácia do processo decisório. SISTEMAS ORGANIZACIONAIS Página 6

7 Emissor e Receptor O processo de comunicação envolve uma fonte (ou emissor) que transmite uma mensagem, por algum meio, para um destinatário (ou receptor). A fonte codifica a mensagem convertendo-a em símbolos (idioma, sons, letras, números ou outro tipo de sinais). A mensagem segue por um canal ou meio de comunicação: conversação, telefonema, , memorando, dentre outros. No outro lado do processo está o receptor que decodifica a mensagem desde que esteja usando o mesmo sistema de símbolos do emissor. A mensagem é então interpretada pelo receptor. Ruídos O processo de comunicação é sujeito a ruídos ou interferências, que distorcem a mensagem ou impedem a transmissão e recepção eficazes da informação. Feedback Um elemento importante no processo de comunicação é o feedback (realimentação). É o retorno da informação para o receptor. SISTEMAS ORGANIZACIONAIS Página 7

8 Pode ser natural (pessoas rindo depois de contarmos uma piada) ou induzido (solicitar uma opinião sobre um projeto apresentado). MEIOS DE COMUNICAÇÃO Comunicação Oral Além do domínio do idioma envolve a escolha das palavras, o tom de voz e a correção da linguagem. Comunicação Escrita É muito mais complexa que a oral porque envolve um segundo sistema de codificação além da fala. A comunicação escrita, nas organizações, desempenha um papel muito importante. Desde os bilhetes e s até os relatórios para a diretoria e proposta para clientes. Recursos Visuais Complementam a comunicação verbal e a escrita. As imagens e os símbolos carregam significado sintético que facilitam a comunicação. Linguagem Corporal A figura e os movimentos de quem se comunica transmitem significado. SISTEMAS ORGANIZACIONAIS Página 8

9 Olhar, expressão facial, gestos, postura, vestuário, odor corporal e mesmo o toque são formas de comunicação. OBSTÁCULOS À EFICÁCIA DA COMUNICAÇÃO Dificuldades com o Emissor Falta de disposição para falar. Sobrecarga. Complexidade. Incorreção de linguagem. Codificação incorreta. Dificuldades com o Receptor Falta de disposição para ouvir. Desatenção. Reação apressada. Dificuldades com o Processo de Comunicação Falta de sistema comum de códigos. Falta de feedback. DESENVOLVENDO AS COMPETÊNCIAS DO EMISSOR SISTEMAS ORGANIZACIONAIS Página 9

10 DESENVOLVENDO AS COMPETÊNCIAS DO RECEPTOR COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL Depende da qualidade da comunicação pessoal. Caso as pessoas se comuniquem eficazmente, os processos organizacionais tendem a ser eficazes também. No entanto os administradores de organizações além de promover o desenvolvimento das competências pessoais devem também fazer as comunicações circularem em três direções: para cima, para baixo e para os lados. SISTEMAS ORGANIZACIONAIS Página 10

11 Comunicação para Baixo Vai dos níveis superiores para os inferiores da hierarquia. É a direção na qual seguem informações sobre todos os aspectos das operações e do desempenho da organização, bem como as expectativas da administração em relação a seus funcionários. Comunicação para Cima Tem diferentes conteúdos. Seguem para cima as informações sobre o desempenho e os eventos nos níveis inferiores, especialmente relatórios. Pode levar também alguns tipos especiais de informação: pesquisas de atitudes e sugestões dos empregados estão entre as mais importantes. Comunicação Lateral É a que ocorre entre unidades de trabalho do mesmo nível e unidades de trabalho de níveis diferentes, mas que se situam em diferentes hierarquias (comunicação diagonal). CONCLUSÃO Ao final da aula os Alunos devem atingir os seguintes objetivos: - Explicar o que é, e como funciona, o processo de processo de comunicação entre pessoas e unidades das organizações. - Descrever os principais meios de comunicação que um administrador deve dominar. - Explicar quais são e como lidar com as dificuldades no processo de comunicação. - Explicar como podem ser desenvolvidas as competências dos participantes do processo de comunicação emissor e receptor. REFERÊNCIA MAXIMINIANO, Antônio C. A. Introdução à Administração, 6ª Ed. São Paulo. Atlas SISTEMAS ORGANIZACIONAIS Página 11

12 Comunicação Corporativa uma solução para enfrentar tempos difíceis Comunicação Corporativa - uma solução para enfrentar tempos difíceis Nancy Assad* A Comunicação Corporativa já vinha ocupando posição privilegiada em estratégias empresariais na primeira década deste milênio. Por quê? Com a necessidade de ampliar simples atividades como a comunicação para vendas, mais especificamente o marketing, as empresas desenvolveram os primeiros passos de uma comunicação estratégica. Se essa modalidade já era reconhecida, hoje, a posição da Comunicação Corporativa não é apenas privilegiada. É vital. Inovadora, essa comunicação em tempos de crise deve se ocupar do contexto e do imaginário social preenchido pela marca que representa. Consciente dos objetivos da organização, a eles deve estar alinhada em seu planejamento, antevendo as mudanças, os movimentos e, o mais importante: identificando e relacionando as competências da empresa às expectativas e desejos da audiência. A comunicação integrada à cultura organizacional reage melhor às mudanças internas e externas. Diferentemente da prática do século passado, o posicionamento empresarial deve reconhecer a dinâmica dos públicos, cada vez mais segmentados, e monitorar a reputação organizacional. Mas estratégias de comunicação para atingir os stakeholders (públicos) não nascem do acaso; necessitam dos alicerces da comunicação social, nos quais vigoram o planejamento e a administração dos relacionamentos empresariais. Os diferentes setores de uma empresa devem estar orientados para as ações e reações condizentes com a cultura e a reputação da marca. Dentre as melhores condutas em Comunicação Corporativa estão a inter-relação entre gerenciamento da reputação, responsabilidade social, relacionamento com a mídia, comunicação interna e gerenciamento de crise. O gerenciamento da reputação, por exemplo, se fortalece a partir do monitoramento de informações, mas também da SISTEMAS ORGANIZACIONAIS Página 12

13 própria responsabilidade social que, indispensável, deve contar com uma comunicação interna eficaz e transformadora, além da divulgação qualificada em mídias. A Comunicação Corporativa eficiente é requisito vital para o enfrentamento da crise, pois não há espaço para amadorismos. E o relacionamento com a mídia? Não, não me refiro à disseminação via e indiscriminada de press releases que lotam as caixas de jornalistas e antecedem telefonemas sem direção que, no fim das contas, terminam com a chateação dos profissionais da imprensa e dos clientes mal representados. Essencial é um plano de comunicação que se ocupa do diálogo entre porta-vozes da empresa com as mídias selecionadas e interessadas em levar a seus espectadores o conteúdo de porta-vozes capacitados. Planejamento, estudo, monitoramento, diagnóstico e ferramentas de capacitação comunicacional, caso do media training, são as etapas. Na comunicação interna, o público interno está diretamente relacionado ao conhecimento e à alma da organização. Com coerência, os colaboradores processam as informações e são reconhecidos como agentes e formadores da reputação organizacional. Com a crise, o consumo e a solicitação dos serviços tendem a diminuir por certo período, e o clima é de receio. Mesmo assim, a Comunicação Corporativa não pode ser subtraída, tampouco encaminhada pelo improviso. Reestruturações e mudanças, se orientadas, são alicerces vitais para que o período de crise não seja de esquecimento. Cultivar um plano de comunicação relevante é sobreviver, é não dar as costas para os públicos, como e onde estiverem. HSM Online 13/01/2009 Fonte: SISTEMAS ORGANIZACIONAIS Página 13

14 A Comunicação Organizacional depende da qualidade da comunicação pessoal. Caso as pessoas se comuniquem eficazmente, os processos organizacionais tendem a ser eficazes também. No entanto os administradores de organizações além de promover o desenvolvimento das competências pessoais devem também fazer as comunicações circularem em três direções: para cima, para baixo e para os lados. De acordo com o texto, assinale a única alternativa que não permite a Comunicação Corporativa de forma global dentro da organização. 1 ( ) A comunicação integrada à cultura organizacional reage melhor às mudanças internas e externas. 2 ( ) Dentre as melhores condutas em Comunicação Corporativa estão a inter-relação entre gerenciamento da reputação, responsabilidade social, relacionamento com a mídia, comunicação interna e gerenciamento de crise. 3 ( ) Na comunicação interna, o público interno está diretamente relacionado ao conhecimento e à alma da organização. 4 ( ) Cultivar um plano de comunicação relevante é sobreviver, é não dar as costas para os públicos, como e onde estiverem. SISTEMAS ORGANIZACIONAIS Página 14

15 COMUNICAÇÃO GERENCIAL PERGUNTA O filósofo ARISTÓTELES DE ESTÁGIRA ( AC) propôs em sua obra ARTE RETÓRICA o primeiro modelo conhecido sobre o processo de comunicação. Abaixo seguem algumas colocações sobre o processo de comunicação e seus componentes. Assinale a única alternativa correta. 9.1 Para haver uma comunicação oral o emissor tem que transmitir no mesmo código do receptor 9.2 Para haver comunicação visual o receptor deve ser capaz de decodificar os signos utilizados na mensagem. 9.3 Para que o canal de comunicação seja eficiente o ruído não pode ser capaz de prejudicar totalmente a transmissão da mensagem. 9.4 Todas as respostas acima estão corretas. SISTEMAS ORGANIZACIONAIS Página 15

16 1 ( ) A comunicação integrada à cultura organizacional reage melhor às mudanças internas e externas. 2 ( ) Dentre as melhores condutas em Comunicação Corporativa estão a inter-relação entre gerenciamento da reputação, responsabilidade social, relacionamento com a mídia, comunicação interna e gerenciamento de crise. 3 ( X ) Na comunicação interna, o público interno está diretamente relacionado ao conhecimento e à alma da organização. 4 ( ) Cultivar um plano de comunicação relevante é sobreviver, é não dar as costas para os públicos, como e onde estiverem. A alternativa somente privilegia uma parte do público envolvido no processo comunicacional. Nas demais alternativas apresentadas este conceito se expande em outras esferas. SISTEMAS ORGANIZACIONAIS Página 16

17 COMUNICAÇÃO GERENCIAL RESPOSTA 9.1 Para haver uma comunicação oral o emissor tem que transmitir no mesmo código do receptor 9.2 Para haver comunicação visual o receptor deve ser capaz de decodificar os signos utilizados na mensagem. 9.3 Para que o canal de comunicação seja eficiente o ruído não pode ser capaz de prejudicar totalmente a transmissão da mensagem. 9.4 Todas as respostas acima estão corretas. SISTEMAS ORGANIZACIONAIS Página 17