Diretrizes de Comunicação de Projetos Sistema de Gestão da Qualidade

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1 Sumário Página 1 de 9 1. DIRETRIZ DE COMUNICAÇÃO Objetivo Público Alvo 2 2. Modelos de Notificações das Informações AVALIAR A VIABILIDADE DO PROJETO Notificação de Aprovação de Artefatos DEFINIR CRONOGRAMA Notificação de Aprovação do Escopo (Cliente Externo) ELABORAR / REELABORAR PLANO DE PROJETO Notificação de Alinhamento de Expectativas das Entregas Notificação de Alinhamento de Expectativas das Entregas (CLIENTE EXTERNO) REALIZAR MARCO DO PROJETO Notificação de Inviabilidade de Projeto ACOMPANHAR EXECUÇÃO DO PROJETO Notificação de Acompanhamento de Projeto ENCERRAR PROJETO Notificação de Encerramento de Projeto (Cliente ou Representante) Notificação de Encerramento de Projeto (Interno) APROVAÇÃO DE BASELINE Notificação Informando que uma Nova Baseline foi Aprovada 8

2 1. DIRETRIZ DE COMUNICAÇÃO Página 2 de OBJETIVO O presente documento tem por objetivo, definir diretrizes de comunicação a serem utilizadas pelos projetos, visando a disseminação correta e eficaz das atividades e produtos. Essa diretriz vai direcionar a equipe na realização de um processo de comunicação eficaz onde serão contemplados: a identificação do público-alvo (quem são as partes interessadas em receber uma determinada informação), a determinação dos objetivos da comunicação (por que queremos transmitir essa informação), a elaboração da mensagem e a seleção dos meios de comunicação PÚBLICO ALVO Quando emitimos uma mensagem, é necessário identificar quem são as pessoas que irão receber essa informação. No contexto de atuação das atividades desenvolvidas nos Projetos, podemos identificar os receptores de acordo com o DA.GPR Diretriz de Papéis e Recursos. 2. MODELOS DE NOTIFICAÇÕES DAS INFORMAÇÕES 2.1. AVALIAR A VIABILIDADE DO PROJETO NOTIFICAÇÃO DE APROVAÇÃO DE ARTEFATOS Tem por objetivo notificar ao Gerente de Portfólio de Projetos que um documento do projeto necessita de sua aprovação Obs.: Caso o Gerente do Projeto seja o próprio Gerente de Portfólio esta comunicação é dispensável. Freqüência: Após um documento, que necessite de autorização, estar pronto; Público Alvo: Gerente do Portfólio de Projetos. Assunto: Notificação de Aprovação de Artefato [Identificação do projeto] Anexos: Documento/Artefato a ser aprovado. <<saudação >>, Venho por meio deste solicitar aprovação do documento/artefato em anexo. O retorno deverá ser realizado até o dia <<99/99/9999>>.

3 Página 3 de 9 <Assinatura padrão para s pela PC Sistemas > 2.2. DEFINIR CRONOGRAMA NOTIFICAÇÃO DE APROVAÇÃO DO ESCOPO (CLIENTE EXTERNO) Tem por objetivo obter a aprovação dos requisitos pelo Representante Externo do Cliente. Forma de apresentação preferencial: ; Cliente; Periodicidade: A cada novo projeto que contenha a participação do Representante Externo do Publico alvo: Representante Externo do Cliente. Assunto: Notificação de Aprovação do Escopo [Identificador do Projeto] Anexos: Escopo do Projeto. Venho por meio deste, informar sobre o início do projeto [identificador do projeto]. Solicito confirmação de recebimento e Aprovação do Escopo através deste até dia <data>. Considerando os chamados descritos no Documento de Escopo do Projeto declaro que: Os chamados listados no documento pertencem ao projeto; A solução proposta foi validada e atende as necessidades. [Detalhes relevantes a respeito do inicio e/ou lançamento do projeto. Se houver despesas adicionais mencioná-las aqui.] <Assinatura padrão para s adotada pela PC Sistemas> 2.3. ELABORAR / REELABORAR PLANO DE PROJETO

4 Página 4 de NOTIFICAÇÃO DE ALINHAMENTO DE EXPECTATIVAS DAS ENTREGAS Tem por objetivo alinhar com os stakeholders internos o início do projeto. Forma de apresentação preferencial: ; Periodicidade: A cada novo produto a ser entregue; Publico alvo: Gerente de Portfólio, Patrocinador, Representante do Cliente, Analista da Qualidade, Representante do Fornecedor e outros stakeholders internos envolvidos. Assunto: Alinhamento de Expectativas de Entrega [Identificador do Projeto] Anexos: Planilha de Trabalho (cronograma) e Escopo do Projeto Venho por meio deste, apresentar a Planilha de Trabalho (cronograma) e o Escopo do projeto [identificador do projeto]. O Escopo do projeto está demonstrado através dos chamados inseridos dentro da fase de execução da Planilha de Trabalho em anexo. <Assinatura padrão para s adotada pela PC Sistemas> NOTIFICAÇÃO DE ALINHAMENTO DE EXPECTATIVAS DAS ENTREGAS (CLIENTE EXTERNO) Tem por objetivo alinhar com o representante externo do cliente sobre as entregas. Forma de apresentação preferencial: ; Periodicidade: A cada novo produto a ser entregue; Publico alvo: Representante Externo do Cliente. Assunto: Alinhamento de Expectativas de Entrega [Identificador do Projeto]

5 Anexos: Planilha de Trabalho (cronograma) e Escopo do Projeto Página 5 de 9 Venho por meio deste, apresentar a Planilha de Trabalho e o Escopo do projeto [identificador do projeto]. O Escopo do projeto está demonstrado através dos chamados inseridos dentro da fase de execução da Planilha de Trabalho em anexo. No final do projeto é necessário que o cliente realize os testes dos executáveis entregues em Base de Testes. Caso necessite de apoio para validar as melhorias entregues, favor entrar em contato com nossa equipe para contratar uma consultoria. As despesas relacionadas a consultoria correrão por conta do cliente. <Assinatura padrão para s adotada pela PC Sistemas> 2.4. REALIZAR MARCO DO PROJETO NOTIFICAÇÃO DE INVIABILIDADE DE PROJETO Tem por objetivo notificar aos envolvidos sobre a inviabilidade de determinado projeto. Freqüência: Eventual. Sempre que for identificada a inviabilidade do projeto; Responsável: Gerente do Portfólio de Projetos; Público Alvo: Solicitante do Projeto e Stakeholders. Assunto: Notificação de Inviabilidade do Projeto [Identificador do Projeto] Anexos: N/A Venho dar ciência da inviabilidade do projeto [identificador do projeto] referente ao(s) cliente(s) [identificação do cliente] por motivos [técnicos/financeiros/humanos e/ou comercial(descrever os motivos)].

6 Página 6 de 9 <Assinatura padrão para s pela PC Sistemas > 2.5. ACOMPANHAR EXECUÇÃO DO PROJETO NOTIFICAÇÃO DE ACOMPANHAMENTO DE PROJETO Tem por objetivo informar às partes interessadas sobre o acompanhamento de um projeto. Periodicidade: De acordo com a Planilha de Trabalho do projeto; Publico alvo: Representante do Cliente, Representante do Fornecedor, Gerente do Portfólio de Projetos, Gerente de Produto, Gerente do Desenvolvimento e Patrocinador. (Caso o projeto seja de Lançamento de Nova Versão, incluir todos os Gerentes de Projetos do PMO). Assunto: Notificação de Acompanhamento do Projeto [Identificador do Projeto] Anexos: Relatório de Acompanhamento Venho por meio deste, encaminhar o Relatório de Acompanhamento do Projeto [identificador do projeto] do cliente [identificador do cliente (para projetos gerenciados)], referente ao período de [período de acompanhamento]. Coloco-me a disposição, para esclarecimentos que se fizerem necessários. <Assinatura padrão para s pela PC Sistemas > 2.6. ENCERRAR PROJETO NOTIFICAÇÃO DE ENCERRAMENTO DE PROJETO (CLIENTE OU REPRESENTANTE) Tem por objetivo notificar o cliente ou representante do cliente sobre o encerramento de um determinado projeto. Forma de apresentação preferencial: ou trâmite no chamado do projeto; Periodicidade: A cada projeto encerrado;

7 Página 7 de 9 Publico alvo: Patrocinador, Representante do Cliente ou Representante Externo do Cliente (caso exista). Assunto: Notificação de Encerramento de Projeto [Identificador do Projeto] Anexos: Termo de Entrega dos Produtos Venho por meio deste, notificar o encerramento do projeto [identificador do projeto] referente ao cliente [identificação do cliente]. <Caso não existam entregas, informar o motivo do encerramento sem as devidas entregas. Obs.: A seção abaixo não precisará ser descrita no em caso de inviabilidade do projeto>. Seguem abaixo questões a serem preenchidas: 1. Todas as entregas definidas no Escopo do projeto foram realizadas? 2. O custo ficou dentro do planejado? 3. O prazo de entrega dos produtos do escopo foi realizado conforme planejado? 4. O Projeto pode ser finalizado? 5. Qual o grau de satisfação com o gerenciamento do projeto? (Insatisfeito, Pouco satisfeito, Satisfeito, Muito Satisfeito). 6. Qual o grau de satisfação com a qualidade dos produtos entregues? (Insatisfeito, Pouco satisfeito, Satisfeito, Muito Satisfeito). Aguardo retorno até o dia [informar data limite], caso não haja retorno, as respostas para as perguntas 1 a 4 serão consideradas como SIM e a resposta para as perguntas 5 e 6 serão consideradas como Muito Satisfeito. Coloco-me a disposição, para esclarecimentos que se fizerem necessários. <Assinatura padrão para s > NOTIFICAÇÃO DE ENCERRAMENTO DE PROJETO (INTERNO) Tem por objetivo notificar aos envolvidos sobre o encerramento de um determinado projeto.

8 Página 8 de 9 Periodicidade: Após retorno do representante do cliente ou representante externo do cliente referente ao encerramento do projeto; Publico alvo: Representante do Cliente, Representante do Fornecedor, Gerente do Portfólio de Projetos e Patrocinador. Assunto: Notificação de Encerramento de Projeto [Identificador do Projeto] Anexos: Termo de Entrega dos Produtos ou Checklists de Recebimento dos Produtos assinados. Venho por meio deste, notificar o encerramento do projeto [identificador do projeto] referente ao cliente [identificador do cliente]. <Caso não existam entregas, informar o motivo do encerramento sem as devidas entregas>. Aguardo considerações até <data limite>. Coloco-me a disposição, para esclarecimentos que se fizerem necessários. <Assinatura padrão para s > 2.7. APROVAÇÃO DE BASELINE NOTIFICAÇÃO INFORMANDO QUE UMA NOVA BASELINE FOI APROVADA Tem por objetivo enviar comunicado aos envolvidos no projeto que uma nova baseline foi aprovada. Periodicidade: Assim que a baseline for aprovada e o Analista de configuração entender que é necessário; Responsável: Analista de Configuração de Projeto; Público Alvo: Gerente de Projetos e Gerente do Portfólio de Projetos. Assunto: Notificação de Aprovação de Baseline [Identificador do Projeto] Anexos: NA

9 Página 9 de 9 Venho por meio deste, informar sobre aprovação da Baseline [identificador da baseline] do projeto [identificador do projeto] referente ao cliente [identificação do cliente]. Comunico que todos os artefatos identificados como Produtos de Trabalho (EAP) na DA.GPR Diretriz Gerência de Configuração estão devidamente aprovados. Coloco-me a disposição, para esclarecimentos que se fizerem necessários. <Assinatura padrão para s pela PC Sistemas >