Capitulo 2. Adquirindo Habilidades para Gerenciar Projetos

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Camila Antunes Ávila
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1 Capitulo 2 Adquirindo Habilidades para Gerenciar Projetos

2 Existe alguém responsável pela realização dos projetos?

3 Quais são as principais deficiências dos gerentes de projeto? Pesquisa PMI

4 Esmero na escolha dos líderes dos projetos... e das equipes. Verificar não apenas a competência e disponibilidade, mas também o real interesse do mesmo no projeto, já que precisamos do real engajamento.

5 Lembre-se que quem faz o projeto é quem possui conhecimento técnico!!!!

7 Perfil dos profissionais que atuam no Gerenciamento de projetos Pesquisa PMI Brasil 373 empresas e diversos setores econômicos

8 Habilidade de organização Tempo Prioridades Informações

9 Áreas de Conhecimento PMBoK

10 Gerente de projetos é um quilometro de largura e um centímetro de profundidade.

11 TUDO É O JEITO

12 O que é gerenciamento das comunicações É a área de conhecimento que emprega os processos necessários para garantir a geração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e destinação final das informações sobre o projeto de forma oportuna e adequada.

13 Canais de comunicação n x (n 1) 2 Onde: n número de participantes no projeto

14 Técnicas de escuta Demonstre verdadeiro interesse Deixe os outros falarem Elimine os ruídos Evite interromper outras pessoas Faça perguntas com fins de esclarecimentos Repita o que ouviu com suas próprias palavras Mantenha contato visual

15 Memorando do Gerente de Relações Humana para as secretárias de uma grande empresa:

16 Recomendamos a todas as mulheres da empresa, que ao solicitar xerox através de bilhetes, o façam com propriedade e com frases completas.

17 A grande maioria dos bilhetes recebidos têm causado alguns problemas aos nossos colegas de trabalho, colocando em risco, inclusive, a paz nos seus lares, quando por acaso esquecem os bilhetes nos bolsos de suas roupas.

18 A título de exemplo, abaixo transcrevemos algumas dessas solicitações de cópias. Márcio, seja bonzinho...faça igual a última vez... Please! Joãozinho... Quero quatro rapidinhas! Zeca, hoje eu tenho que ser a primeira porque estou mais necessitada!

19 Toninho, tira o mais rápido possível, porque o gerente também vai querer... Márcio, quero dos dois lados e presta atenção: atrás tem que caber tudo! Toninho, por favor... Coloca na frente pra mim, vai... Joãozinho, presta atenção, estou muito angustiada...estou atrasada!

20 José, por favor, devagar, com carinho, porque quero bem feito. Zeca, cuidado! É comprido e largo... Posicione direito para que não fique nada de fora. Carlos, será que dá pra entrar no meio sem que ninguém perceba e tirar uma rapidinha?

21 Comunicação Eficaz Transmita as informações certas as pessoas certas, na hora certa. Escreva o assunto adequado para seus com mensagens breves Repita o que acha ter ouvido a pessoa dizer, para fins de esclarecimentos Faça perguntas diretas Deixe recados curtos e descritivos Elimine ruídos, de total atenção com quem estiver conversando Faça perguntas e fique atento a mensagens não verbais Combine métodos de comunicação Quando for comunicar assuntos técnicos se esforce para explicar o que quer dizer, principalmente se seu ouvinte não possuir seu mesmo nível de conhecimento técnico

22 Imagine-se como gerente de um projeto que consiste em instalar o Microsoft Windows Vista em todos os computadores desktop da empresa. Como há algumas opções disponíveis ao se instalar o sistema operacional. Surgem as perguntas: Quem deve decidir sobre as opções que serão instaladas? Essa decisão deve ser tomada pelos 534 funcionários/usuários? Esse grupo de pessoas é o cliente? Não seria o cliente o presidente da empresa a escolha lógica (quem paga a conta)?

23 Stakholders São todos os interessados no projeto. Fornecedores hardware Dep to RH Dep to informática Gerente do projeto Dep to Financeiro Equipe do projeto Gerentes funcionais Fornecedores software Dep to Compras Usuários Sponsor Presidente da empresa Organismos fiscalizadores ONGs

24 Perguntas Típicas aos Stakeholders Quais são as suas expectativas com relação ao projeto? Como você será beneficiado com o sucesso deste projeto? Existe algum outro stakeholder que pode ter algum interesse conflitante com o seu neste projeto?

25 Mapeamento das Respostas dos Stakeholders

26 Matriz de Influência A M X X G X C X B N X X X L X F X H X E X I X J

27 Plano de Comunicações

Regras importantes para um Plano de Comunicação Alta gerência requer informações agregadas e com menor frequência Alta gerência prefere visões gerais do progresso do projeto e apresentação de

28 Regras importantes para um Plano de Comunicação Alta gerência requer informações agregadas e com menor frequência Alta gerência prefere visões gerais do progresso do projeto e apresentação de problemas isolados com as possíveis soluções recomendadas. Os gerentes funcionais exigem detalhes imediatos com informações sobre o progresso do projeto, o impacto sobre as projeções e atualização de recursos. Os membros da equipe precisam de informações detalhadas uns dos outros que orientem sua tomada de decisões. Informações semanais são eficientes.

Os grupos de apoio e representantes externos devem compreender como seus papéis e tarefas influenciam o projeto.

29 Regras importantes para um Plano de Comunicação Os clientes e grupos de usuários devem ser informados do progresso e questões específicas do projeto regularmente. Os grupos de apoio e representantes externos devem compreender como seus papéis e tarefas influenciam o projeto. O gerente do projeto deve estar atento ao equilíbrio no fluxo das informações. Quando houver dúvidas, os membros da comunidade devem ser inquiridos sobre o tipo de informações que necessitam e como preferem recebê-la.

30 Avaliação dos Tipos de Canais Riqueza dos Canais Mais Alta Presença Física (Cara a Cara) Canais Interativos (Telefone, ) Canais Pessoais Estáticos (memorandos, cartas, relatórios computadorizados específicos) Mais Baixa Canais Impessoais Estáticos (Comunicações escritas, boletins, relatórios computador, gerais)

Regras no uso de Canais Envie mensagens difíceis, não rotineiras através de canais ricos, de preferência pessoalmente. Envie mensagens rotineiras através de canais pobres.

31 Regras no uso de Canais Envie mensagens difíceis, não rotineiras através de canais ricos, de preferência pessoalmente. Envie mensagens rotineiras através de canais pobres. Utilize canais ricos para aumentar sua presença no ambiente do projeto. Utilize canais ricos para implementar planos de projeto. Não permita que um canal pobre pesquise informações sobre questões cruciais gerencie cara a cara

Gerenciamento de Reuniões Definição clara e prévia dos temas (pauta) e dos participantes Toda reunião deve considerar os pendentes da reunião anterior (salientar os aspectos relevantes da ata)

32 Gerenciamento de Reuniões Definição clara e prévia dos temas (pauta) e dos participantes Toda reunião deve considerar os pendentes da reunião anterior (salientar os aspectos relevantes da ata) Objetividade na exposição, tempo definido Os tópicos para discussão devem ser dispostos de acordo com sua prioridade Toda reunião deve ter conclusões... até mesmo se concluir que nada se concluiu (constar da ata)

Kickoff Meeting Permite que as pessoas da equipe se conheçam Estabelece relacionamentos de trabalho e linhas de comunicação Estabelece metas e objetivos do time Rever status do

33 Kickoff Meeting Permite que as pessoas da equipe se conheçam Estabelece relacionamentos de trabalho e linhas de comunicação Estabelece metas e objetivos do time Rever status do projeto Rever os planos do projeto Identificar áreas de problemas Estabelece responsabilidades e apontamentos de indivíduos e de grupos Obtém compromissos individuais e em grupo

Montando uma War Room Cria um espaço único onde a equipe ou parte dela possa se reunir para qualquer propósito do projeto. Garante o seu uso para um único projeto.

34 Montando uma War Room Cria um espaço único onde a equipe ou parte dela possa se reunir para qualquer propósito do projeto. Garante o seu uso para um único projeto. Permite que funcione como um repositório de informações, memórias e atualizações das programações e relatórios de progresso. Cria referência física para o Projeto

35 O que abunda não tem problema!!! Não deixe nada subentendido Na dúvida seja redundante, em todas as fases do projeto! Atenção a frases do tipo: Está subentendido que... Eu acho que ele entendeu... Isso é óbvio! Não precisa nem escrever... Para quem sabe ler um pingo é letra... Todo mundo sabe que...

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