Norma Permanente. Página 1 de 8. Assunto: Engajamento com Partes Interessadas Código da Norma: NAD-42

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1 Página 1 de 8 Índice Resumo: Estabelece as diretrizes para o engajamento com partes interessadas. 1. OBJETIVO 2. ABRANGÊNCIA 3. DEFINIÇÕES 3.1. PARTE INTERESSADA 3.2. ENGAJAMENTO DE PARTES INTERESSADAS 3.3. IMPACTO 3.4. MATERIALIDADE 3.5. CADEIA DE VALOR 4. DESCRIÇÃO DOS PROCEDIMENTOS E RESPONSABILIDADES 4.1. IDENTIFICAÇÃO DE STAKEHOLDERS 4.2. METODOLOGIA DE ENGAJAMENTO 4.3. REVISÃO 4.4. GOVERNANÇA 4.5. DIVULGAÇÃO 5. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA 6. ANEXOS

2 Página 2 de 8 1. OBJETIVO Esta norma visa estabelecer as diretrizes para o engajamento com partes interessadas mapeadas pela Duratex, que abrange diversos segmentos da sociedade, como fornecedores, clientes, colaboradores, comunidades, órgãos governamentais, entre outras, para que essas relações sejam criadas, mantidas e fortalecidas, tendo por base os valores da organização, princípios éticos, de transparência e o desenvolvimento sustentável. Objetiva, ainda, institucionalizar e estabelecer procedimentos para a cultura do relacionamento, da escuta e do diálogo, essenciais para a criação de vínculos de confiança, que fortaleçam a resiliência do negócio diante das adversidades. 2. ABRANGÊNCIA Aplica-se a toda a organização, em sua cadeia de valor e demais relacionamentos. 3. DEFINIÇÕES 3.1. Parte Interessada Indivíduo ou grupo que tem um interesse em quaisquer decisões ou atividades de uma organização. (Fonte: ABNT NBR ISO Diretrizes sobre Responsabilidade Social) 3.2. Engajamento de partes interessadas Atividade realizada para criar oportunidades de diálogo entre uma organização e uma ou mais de suas partes interessadas visando fornecer uma base sólida para as decisões da organização. (Fonte: ABNT NBR ISO Diretrizes sobre Responsabilidade Social) 3.3. Impacto Mudança positiva ou negativa na sociedade, economia ou no meio ambiente total ou parcialmente resultante das decisões e atividades passadas e presentes da organização. (Fonte: ABNT NBR ISO Diretrizes sobre Responsabilidade Social) 3.4. Materialidade Os temas relevantes para o negócio, identificados e priorizados a partir de processos estruturado de percepção dos atores internos, são chamados de temas materiais Cadeia de Valor Sequência completa de atividades ou partes que fornecem ou recebem valor na forma de produtos ou serviços. Nota 1: Partes que fornecem valor incluem fornecedores, trabalhadores terceirizados, empresas contratadas e outros). Nota 2: Partes que recebem valor incluem clientes, consumidores, e outros usuários. (Fonte: ABNT NBR ISO Diretrizes sobre Responsabilidade Social)

3 Página 3 de 8 4. DESCRIÇÃO DOS PROCEDIMENTOS E RESPONSABILIDADES 4.1. Identificação de Stakeholders As partes interessadas consideradas prioritárias na elaboração da presente norma estão representadas no mapa de Stakeholders da Duratex: Estes públicos estão representados em diversos grupos e se manifestam de diferentes maneiras. O mapeamento dos subgrupos, a priorização dos stakeholders, a materialidade das necessidades e expectativas e a elaboração e gestão dos planos de ação para o relacionamento com as partes interessadas são de responsabilidade das áreas que usualmente estabelecem relações diretas com estes públicos, em alinhamento com as diretrizes do Planejamento Estratégico da Duratex.

4 Página 4 de 8 Parte Interessada Públicos Relacionados Área Responsável Poder Público Executivo Legislativo Judiciário Gerência Jurídica Comissão de Valores Gerências de Relações com Órgãos Reguladores e Mobiliários (CVM) Investidores, Industriais e Fiscalizadores Órgãos Ambientais Florestais Órgãos Fiscalizadores Acionistas e Instituições Financeiras Colaboradores Rede de Fornecedores Clientes Consumidores Comunidades de Entorno Institutos de Pesquisa e Universidades Sociedade Civil Organizada Acionistas Analistas de Mercado Financiadores Próprios Terceiros Familiares Aposentados Serviços Materiais/Imobilizados Indústria Varejo Atacado Revenda Construção Civil Internacionais Deca Hydra-Corona Duratex Durafloor População Empresas Associação de Bairro Arrendatários Público Privado ONGs Sindicatos Federações Institutos Associações Gerência de Relações com Investidores Gerências de Desenvolvimento Humano e Organizacional, Administração de RH e Relações do Trabalho e de Remuneração e Benefícios Gerência de Suprimentos Gerências de Marketing e Produtos e Comercial Gerências de Marketing e Produtos e de Serviços e Pós Venda Gerências de Sustentabilidade, Industriais e Florestais Gerências de Sustentabilidade e Meio ambiente Gerências de Sustentabilidade, Industriais e Florestais

5 Página 5 de 8 Especificadores Imprensa Concorrentes e Substitutos Engenheiros Arquitetos Instaladores Decoradores Marceneiros Alunos de faculdade Especializada Impressa TV Rádio Digital Metais e Louças Chuveiros Elétricos Painéis e Pisos Substitutos Gerências de Marketing e Produtos e de Serviços e Pós Venda Gerência de Comunicação Gerências de Marketing e Produtos e Industriais 4.2. Metodologia de Engajamento Para que as partes interessadas sejam efetivamente consideradas e os aprendizados obtidos pela Duratex incorporados à estratégia de melhoria contínua, foi elaborada uma ferramenta de gestão dividida em quatro etapas: Mapeamento das Partes Interessadas, Priorização de Stakeholders, Construção da Materialidade e Elaboração do Plano de Ação para Engajamento. As etapas são igualmente importantes e contribuem para um processo de criação de valores compartilhados. A seguir destacamos a descrição geral das etapas Mapeamento das Partes Interessadas A etapa de mapeamento contempla o levantamento dos stakeholders, a partir de sua caracterização e do seu reconhecimento como parte interessada. Nesta etapa são considerados os registros de DPI das unidades, manifestações no canal de Ouvidoria e o levantamento de eventuais abordagens feitas aos colaboradores. O processo contempla o levantamento da percepção dos colaboradores que interagem com estes públicos e a avaliação das demandas formalizadas e tratadas de forma pontual Priorização de Stakeholders A partir da análise da capacidade de influência das operações da empresa no stakeholder e do stakeholder na Duratex, são definidas as formas adequadas para relacionamento com cada um dos públicos caracterizados. A ferramenta de priorização apresenta táticas adequadas para o relacionamento com cada público a partir de suas características e demandas, considerando os níveis de interesse e influência. As táticas de relacionamento podem ser: Colaborar, Dialogar, Monitorar ou Informar, conforme definição a seguir:

6 Página 6 de 8 Tipologia de abordagem Colaborar Dialogar Monitorar Informar Tática Desenvolvimento de soluções em conjunto para um determinado assunto. Pode ser realizado por meio de parcerias formais ou acordos informais. Avaliação dos impactos de um novo projeto/produto ou significativas modificações nos já existentes. Planejamento de um novo projeto/produto ou de significativas modificações nos existentes. Iniciar e participar de diálogos focados em aprendizados mútuos e soluções, a partir da premissa do comprometimento e da abertura para a busca conjunta de soluções para os conflitos, de forma a trazer benefício para todas as partes envolvidas. Estar atento às ações dos stakeholders por meio de clipping de mídia, pesquisas na internet, checagem de sites e conversas com outros stakeholders que possam ter conhecimento de suas ações ou posições. Criar mensagens específicas para os stakeholders sem estabelecer um canal de duas vias. Essas mensagens podem ser veiculadas por meio de publicidade, campanhas, cartas, blogs etc Materialidade A Matriz de Materialidade é construída mediante análise dos assuntos identificados pelos colaboradores a partir da perspectiva do stakeholder no que se refere ao impacto social, ambiental e econômico que o mesmo representa para a empresa. São considerados os seguintes tópicos: O assunto tem relevância para os compromissos da organização? O assunto tem potencial impacto no resultado financeiro? O assunto tem impacto na sociedade ou no meio ambiente? O assunto tem impacto potencial para o não cumprimento legal e criação de multas? O assunto tem impacto potencial sobre as operações da Duratex e/ou nos serviços de interesse de clientes? O assunto tem impacto potencial na marca, reputação e no relacionamento com as partes interessadas? A resposta a estes questionamentos mostra a matriz de materialidade considerando fatores críticos e de impacto que podem ser Alto (A), Médio (M) ou Baixo (B) e esta etapa confere ao processo a definição das priorizações para elaboração do Plano de Ação.

7 Página 7 de Plano de Ação para Engajamento A etapa de construção do Plano de Ação prevê ações específicas para relacionamento com cada um dos públicos caracterizados, considerando meios apropriados de engajamento, responsáveis pela sua implementação, orçamento para execução das ações definidas e divulgação e disseminação de informações pertinentes. Etapa Atividade Resultado 01 Mapeamento das partes Caracterização das partes interessadas. interessadas. 02 Análise das partes Priorização de públicos a partir do interessadas e seus potenciais nível de influência e interesse nos impactos no negócio da negócios da empresa. empresa. 03 Construção da materialidade a partir da visão dos colaboradores da empresa. 04 Elaboração do Plano de Ação Identificação das demandas das partes interessadas a partir de manifestações registradas e/ou percepções da empresa. Definição de ações para engajamento de stakeholders a partir da análise do nível de influência das partes 4.3. Revisão O processo de revisão da materialidade é realizado anualmente e seus resultados são compartilhados com a alta direção, garantindo alinhamento na gestão do Plano de Riscos. Consiste na revisitação do processo e objetiva a melhoria contínua dos relacionamentos da empresa. Para internalizar o engajamento à gestão dos negócios e fomentar este ciclo são consideradas: A revisão e atualização do mapa de partes interessadas; A análise das responsabilidades das equipes responsáveis pelas Partes Interessadas; O alinhamento dos resultados dos Planos de Engajamento com cada público e em cada localidade, aos objetivos do Planejamento Estratégico; A estruturação destas avaliações é realizada nas áreas correlatas, com a participação da Gerência de Sustentabilidade e Comunicação.

8 Página 8 de Governança A Gerência de Sustentabilidade e Comunicação é responsável pela atualização, divulgação, desenvolvimento de documentos complementares, entre outras ações, com a colaboração das gerências das áreas de negócios Divulgação Esta norma é de conhecimento de todas as áreas corporativas e das unidades de negócio, assim como dos parceiros estratégicos da Duratex. 5. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA NAD-12 Responsabilidade Social 6. ANEXOS Não aplicável. Versão I

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