POLÍTICA DE TRANSPARÊNCIA E DIVULGAÇÃO DE INFORMAÇÃO

Transcrição

1 1. JUSTIFICATIVA A informação tornou-se um instrumento de grande importância para a gestão corporativa das empresas, bem como para sua imagem e reputação. A divulgação de informações deixou de ser apenas uma ação de iniciativa própria para ser uma obrigação necessária para as empresas estatais e as companhias de capital aberto. Passou a Gestão da Informação a ser uma das mais atuais e melhores práticas de governança, atuando como um mecanismo de prestação de contas das atividades realizadas e permissivo de controle interno e externo por parte de interessados e do público em geral. A implantação desta Política visa direcionar as ações da Companhia no intuito de integrar o propósito da empresa com a necessidade da sociedade civil e dos terceiros interessados, norteando o procedimento de construção de conceitos, definindo as diretrizes para divulgação das informações e tornando-se um elemento estratégico de gestão e transparência da Companhia. A implantação desta Política tem ainda o propósito de instituir ações para a divulgação de informações de forma coordenada e sinérgica, ágil e transparente, para todo o seu público de relacionamento, tendo como base as premissas delineadas em decisões do Conselho de Administração e da Diretoria Executiva, assim como as orientações emanadas dos Acionistas e/ou do Conselho de Administração, todas envoltas na observância das exigências legais aplicáveis. Para permitir a divulgação de informações de forma efetiva, adequada, transparente e segura, a Companhia necessita definir os procedimentos a serem adotados e inseridos em suas rotinas. Desta forma, o engajamento de seus colaboradores estará traduzido em ações, e a SCGÁS estará plenamente aderente às melhores práticas de gestão corporativa. A existência de normativas minimizará as dúvidas nas competências e responsabilidades pelas atividades dentro da estrutura organizacional da Companhia. Dessa forma, com as competências e responsabilidades devidamente mapeadas e identificadas, com a definição de ações integradas, os esforços para a divulgação de informações, tanto para Página 1 de 8

2 atendimento às decisões das esferas de gestão da Companhia, quanto às normas legais, poderão atingir os anseios da sociedade, dos stakeholders, dos legisladores e da própria empresa. 2. OBJETIVO A informação é um dos principais bens de qualquer organização e qualquer processo que tenha relação com ela acaba ganhando grande dimensão. Assim, ao estabelecer a presente Política, objetivamos definir as atribuições, competências e responsabilidades do corpo funcional e dos gestores, norteando as ações de todos no engajamento aos propósitos da Companhia, como fundamentais agentes na composição da imagem da empresa. Ações desta natureza estabelecem mecanismos de aproximação da empresa com a sociedade, estimulando o diálogo, o entendimento, o conhecimento e a negociação. Cabe à SCGÁS, dentro de sua função social, buscar sempre ascender no patamar de confiança da sociedade para com a empresa, fortalecendo seu posicionamento de constante aprimoramento dos seus processos, de sua estrutura, de suas ações e de seus métodos de trabalho, com destacada função socioeconômica, a fim de garantir a aplicação dos princípios e diretrizes da transparência e divulgação das informações da Companhia aos clientes e ao público em geral. 3. PÚBLICO ALVO Esta política destina-se aos: Colaboradores, administradores e acionistas; Empresários e profissionais; Representantes e profissionais da comunidade acadêmico-científica; Entidades, organizações e sindicatos de classes de diversos setores; Dirigentes e profissionais do Poder Executivo, em âmbito federal, estadual e municipal; Representantes e profissionais do Poder Legislativo, em âmbito federal, estadual e municipal; Dirigentes e profissionais do Poder Judiciário, em âmbito federal, estadual e municipal; Formadores de opinião e profissionais da comunicação; Clientes e Consumidores; Fornecedores e parceiros estratégicos; Público em geral. Página 2 de 8

3 4. COMPETÊNCIAS E RESPONSABILIDADES Ao identificar as responsabilidades temos claramente indicadas as competências de cada área/gestor em razão das suas atribuições, por nível de alçada e pelas atividades, eliminando a sobreposição de atividades e também minimizando a falha nos procedimentos, assim como no atendimento as obrigações legais. Abaixo, indicam-se as responsabilidades das seguintes áreas envolvidas: Diretoria Executiva (DE) aprovar a Politica de Informação e garantir sua implantação e manutenção, atuando também como último nível de gestão para definição da classificação das informações. Secretaria Geral (SEGER) apoiar a coordenação da implantação desta Política para gestão das informações e sugerir eventuais atualizações. Coordenadoria de Sistemas de Informação (COSIN) atuar como área gestora do suporte técnico para a implantação e manutenção dos meios e instrumentos de acesso às informações a serem disponibilizadas em atendimento a esta Política. Gerência de Recursos Humanos e Suprimentos (GERHS) atuar como gestor operacional das atividades decorrentes desta Política, especificamente a de guarda, recuperação, disponibilização e classificação de segurança e de descarte de documentos. Auditoria Interna (AUDIN) atuar como órgão interno de validação das normativas a serem criadas para disponibilização das informações. Assessoria de Comunicação (ASCOM) atuar como canal de mídia (eletrônica e impressa) para a disponibilização das informações. 5. PRINCÍPIOS Para desenvolver e fortalecer o processo a ser implantado na SCGÁS, esta política será norteada em suas ações a partir dos princípios abaixo relacionados: Participação: permitir e estimular o envolvimento dos colaboradores, parceiros e clientes, permitindo a participação nas tomadas de decisões e respaldando as ações institucionais e mercadológicas. Página 3 de 8

4 Transparência: a SCGÁS é orientada pela premissa de que toda informação concernente às atividades operacionais e administrativas da Companhia será tornada pública, a não ser que haja permissivo legal para a preservação da confidencialidade. Controle e Governança: a SCGÁS tem o compromisso de prestar contas aos seus acionistas, aos órgãos de controle, bem como à sociedade e de assegurar os mais altos padrões de governança corporativa. Receptividade: em razão do seu compromisso com a comunicação aberta e eficiente, a SCGÁS está inteiramente disponível para o recebimento de comentários e sugestões que tenham como objetivo contribuir para a execução de sua missão e/ou o aprimoramento da comunicação e transparência. Respeito à confidencialidade: sendo uma empresa com relação comercial com diversos clientes, a SCGÁS respeita todos os sigilos legais impostos pela legislação brasileira ou estrangeira, quando aplicável. Trata-se de obrigações legais, mandatórias e indispensáveis para a manutenção da relação de confiança estabelecida com seus clientes e com a própria sociedade no desenvolvimento de suas atividades. Ética e Responsabilidade Social: ter ações no âmbito da comunicação pautadas pela ética e pelo exercício da responsabilidade social, verdade, respeito aos direitos dos cidadãos, eliminação de preconceitos e manutenção de um clima propício ao diálogo explicitando o esforço dispendido para atender às demandas da sociedade e dos públicos que a representam. Pró-atividade: possuir sistema de divulgação e controle proativo, que antecipe as necessidades do seu público de interesse, dispondo as informações em meios passíveis de atualização constante, em consonância com o advento de novas tecnologias e necessidades. Eficiência e eficácia administrativa: ser uma empresa com decisões e ações administrativas consubstanciadas em uma capacidade estruturada para atender de forma atual, integrada e plena às exigências legais aplicáveis. Página 4 de 8

5 6. DIRETRIZES A definição de diretrizes orienta objetivamente os agentes envolvidos para que as informações relacionadas à atividade da SCGÁS, com a observância dos sigilos previstos na legislação brasileira, através de ações integradas e sinérgicas, tenham uma visão estratégica e que a estrutura procedimental necessária seja buscada de forma permanente. As diretrizes são preponderantes para a definição dos procedimentos para o tratamento das informações a serem disponibilizadas, para a classificação dessas informações, a segurança das informações, a gestão dos processos de informação e a responsabilidade pelo tratamento, pela guarda, descarte e pela efetiva divulgação da informação. A SCGÁS terá como diretrizes específicas a serem observadas durante o processo de disponibilização de informações: observar a publicidade como preceito geral e o sigilo apenas como exceção; promover a divulgação das informações de interesse público, independentemente de solicitações; promover o fornecimento de informações primárias, íntegras, autênticas e atualizadas; primar pela utilização das soluções tecnológicas disponíveis no mercado de modo a promover o acesso à informação de forma ágil, clara e transparente; fomentar o desenvolvimento da cultura de transparência no âmbito da SCGÁS; gerir a informação, de forma transparente, primando pela sua divulgação e propiciando amplo acesso; manter canais que permitam o controle social de suas atividades, buscando oferecer condições adequadas para a participação social consciente e efetiva; conferir o tratamento adequado à informação, por meio do estabelecimento de critérios e procedimentos claros e objetivos para a classificação quanto ao grau de sigilo e nível de disponibilidade; e o tratamento a ser conferido às informações produzidas, recebidas, adquiridas e custodiadas pela empresa; fundamentar eventuais negativas de acesso à informação, sempre indicando as razões legais aplicáveis ao caso concreto; compartilhar experiências relacionadas às suas iniciativas de promoção da transparência Página 5 de 8

6 visando o aprimoramento e a atualização de suas práticas relacionadas ao tema; capacitar os colaboradores da SCGÁS envolvidos nos serviços e ações relacionados à promoção da transparência ativa e passiva para que se mantenham atualizados acerca das melhores práticas relacionadas ao tema; cooperar com o poder público, órgãos de controle, reguladores, sociedade civil organizada e imprensa para o melhor atendimento às suas demandas relacionadas à transparência; registrar, por meio de planos de ação, os procedimentos e atividades que vão sustentar, na prática, o processo de divulgação da informação. desenvolver o planejamento das atividades de divulgação de informações nas áreas da empresa envolvidas para atender as normas legais e os objetivos do negócio. manter um aprimoramento constante do processo de gestão da informação da e pela empresa. acompanhar, controlar e avaliar as atividades e o atendimento legal, por meio da aferição sistemática dos resultados previstos e alcançados. 7. PROCEDIMENTOS A divulgação das informações da empresa observará a dinâmica a ser definida em normativas específicas a serem criadas para os processos listados a seguir: a) Gestão da Informação; b) Gestão da Segurança da Informação; c) Gestão Documental; d) Divulgação da informação interna e externamente. 8. TIPOS DE INFORMAÇÕES Os documentos a serem divulgados, para o público interno e externo, deverão ser tratados, classificados e definidos em seu nível de segurança e acessibilidade por uma comissão interna a ser criada pela Diretoria Executiva. Em regra os documentos deverão ser tratados primordialmente como de caráter público, mas, por suas características, poderão sofrer restrição de acesso e divulgação, devendo nesse caso, por Página 6 de 8

7 objetividade, serem classificados em níveis de restrição, recebendo a correspondente classificação, observando-se sempre o disposto na legislação aplicável. A disponibilização do documento/informação se dará através das mais variadas formas de divulgação usualmente adotadas, desde mídias eletrônicas ou impressas, com as devidas observações quando existentes. 9. MEDIDAS DISCIPLINARES As violações a esta política estão sujeitas às sanções disciplinares previstas nas normas internas da SCGÁS e na legislação aplicável. 10. DISPOSIÇÕES GERAIS A presente Política objetiva determinar a elaboração de normativas internas que regulem os processos envolvidos na divulgação das informações, na forma objetivada pela Companhia e em atendimento às exigências legais definidas em legislação aplicável. Para a elaboração das normativas as áreas envolvidas deverão adotar ações e seguir as diretrizes definidas, cabendo aos gestores a apresentação de sugestões e detalhamento procedimental, mediante normas específicas. Esta Política deverá ser revisada no mínimo a cada dois anos, buscando sua constante evolução, abrangendo os diversos aspectos e dificuldades que possam surgir no decorrer de sua implantação e utilização, no sentido de ser e estar aderente às condutas objetivadas pela empresa, sem fugir ao atendimento às exigências legais. 11. RESPONSABILIDADES Quanto ao nível de aprovação a) Política - redação final Conselho de Administração Quanto à elaboração e atualização a) Conteúdo, divulgação e manutenção Diretoria Executiva Página 7 de 8

8 Status: Documento aprovado - Ata da 182ª Reunião do Conselho de Administração, item 06, de 21/06/2018. Revisão Data Motivo Responsável Página 8 de 8