Tema Execução de Projetos Projeto Curso Disciplina Tema Professor(a) Pós-graduação MBA em Engenharia da Produção Gestão de Projetos Execução de Projetos Sandra Mara Choma Introdução Neste tema, vamos estudar sobre como gerenciar as comunicações, veremos quais são os processos de execução de Recursos Humanos, como realizar a garantia da qualidade, principalmente no momento da execução do projeto. Além disso, compreenderemos como gerenciar o engajamento das partes interessadas e, também, como orientar e gerenciar o trabalho do projeto. Bons estudos! Problematização Sua empresa hoje faz a coleta dos dados de produção diariamente com os operadores e consolida manualmente. Foi contratada uma empresa para automatizar esse processo de coleta e geração do relatório da produção, mas o gerente desse projeto começou a gerenciar um outro projeto estratégico e este ficou sem atenção, o que gerou a falta de atualização no cronograma, nos custos e no relatório de desempenho. Você foi chamado para colocar o projeto nos trilhos, visto que ele tem dois meses para ser concluído e o gerente da produção quer saber como está o andamento do projeto porque o fornecedor está solicitando uma prorrogação no contrato de mais dois meses. Qual atitude você tomaria para colocar esse projeto no trilho sabendo que ele tem todos os recursos necessários para a sua execução e que os produtos até agora gerados estão dentro dos padrões de qualidade? Não responda agora, estude seu material e depois voltaremos a falar sobre isso. 1
Execução Para a execução do projeto, é necessário que tenha sido montado um plano do projeto e esta é a fase que está mais relacionada ao produto do projeto. Se o produto do projeto é um prédio ou um software, as atividades de execução estarão gerando o produto do projeto. Outra questão importante dessa fase é que neste ponto é onde a maior quantidade de recursos e de dinheiro são gastos porque é onde se começa a gerar o produto do projeto, até este momento estava-se em fase de planejamento. A fase de planejamento é muito importante, como já vimos anteriormente, pois se não for bem feita podemos ter muito retrabalho. Na operação também temos a execução, mas a diferença dessa execução é que este é um processo repetitivo e a execução de um projeto é algo que está sendo realizado pela primeira vez, por isso a importância do planejamento cuidadoso. Conforme falamos, os processos referentes à geração do produto do projeto executado são relacionados à área de aplicação como o caso da engenharia da produção, da tecnologia da informação, da robótica, da engenharia civil, mecânica, elétrica e todas as áreas relacionadas ao produto do projeto. Além disso, temos os processos relacionados ao gerenciamento de projeto das seguintes áreas de conhecimento: qualidade, recursos humanos, comunicações, aquisições, partes interessadas e integração. Vamos falar de cada um dos processos dessas áreas de conhecimento, mas vale a pena relembrar no vídeo dos Monstros S/A o ciclo de vida do projeto de uma forma divertida, que mais lembra a produção do que um projeto. Clique no link a seguir e veja. https://www.youtube.com/watch?v=uvunz4r4uoc 2
Realizar a Garantia da Qualidade O processo de garantir a qualidade é um processo proativo que tem como objetivo buscar o aprimoramento da qualidade, evitando o problema que seria identificado somente no controle da qualidade. Por exemplo, é definido como meta de qualidade que os documentos do projeto sejam arquivados em um repositório para fins de auditoria. O processo de garantia da qualidade fará, através de auditorias, verificações para constar se os documentos intermediários estão sendo armazenados para garantir que no final do projeto todos os documentos estarão lá, garantindo que em futuras auditorias não serão encontrados problemas. Portanto, as ferramentas de garantia da qualidade são auditorias dos requisitos de qualidade definidos no plano de qualidade e também medições do controle de qualidade. É necessário trabalhar também na melhoria contínua do processo através, por exemplo, de bechmarking porque é perigoso achar que pelo fato de o processo atual funcionar, continuará funcionando sempre. A máxima que temos na vida é que temos duas certezas, uma é que iremos morrer e outra é que tudo muda, portanto, ter sucesso hoje não é garantia de sucesso no futuro. Processos de Execução de Recursos Humanos Os processos de execução de recursos humanos no gerenciamento de projetos são mobilizar a equipe para o projeto, desenvolver e gerenciar esta equipe. Mobilizar a equipe envolve confirmar a disponibilidade dos recursos humanos e negociar sua alocação para concluir as atividades do projeto. Esse processo será mais complicado de acordo com a estrutura organizacional do projeto e o quanto ele é estratégico para a empresa para que os recursos sejam disponibilizados. Outra forma de mobilização é por pré-designação ou mesmo por envolver a contratação do recurso. Neste processo é importante também ter o cronograma dos recursos que foram designados para o projeto 3
porque pode acontecer, por exemplo, de a pessoa estar de férias e não ser informado ao gerente de projetos e gerar impacto no cronograma do projeto e/ou custos, mas outros impactos podem ser também possíveis como riscos, qualidade entre outros. Esse é um dos processos mais críticos e com os maiores impactos dentro do projeto. Outro processo é o de desenvolver a equipe do projeto, que também é um grande desafio, pois o projeto é temporário e, portanto, dentro do prazo do projeto talvez você não tenha um recurso com a capacitação necessária e precisará ser desenvolvida a motivação da equipe por meio do desenvolvimento e crescimento do projeto. O gerenciamento da equipe do projeto também é complexo devido à recente formação da equipe que normalmente acontece para um projeto, diferentemente de uma equipe da produção que trabalha junto há muito tempo. Neste caso, o gerente de projetos precisa rapidamente conhecer a equipe e criar um ambiente de time, acompanhar o desempenho e fornecer feedback, resolver conflitos e questões. Para esse trabalho, são necessárias habilidades de comunicação, gerenciamento de conflitos, negociação, influência e, principalmente, liderança. Gerenciar as Comunicações Gerenciar as comunicações envolve distribuir os relatórios de progresso que foram gerados nos processos de monitoramento e controle. A distribuição deve seguir o plano de comunicação e os impactos e repercussões da comunicação deverão ser analisados e gerar uma avaliação imediata. São comunicados nesse processo os relatórios de desempenho que precisam fornecer informações adequadas a cada público. O formato pode variar desde um simples relatório de andamento até relatórios mais elaborados. Um relatório simples inclui escopo, tempo, custo e qualidade, relatórios mais elaborados podem incluir: análise de desempenho anterior e previsões de 4
desempenho futuro, tanto de tempo como de custo; situação atual de riscos e questões; trabalho concluído e a concluir; mudanças aprovadas e outras informações que tenham sido identificadas como relevantes. A decisão de qual tipo de relatório será utilizado depende do tipo de cada projeto e é definido no plano de gerenciamento das comunicações através da análise dos requisitos das partes interessadas. Mas o que se tem como básico para o acompanhamento de um projeto são as áreas de escopo, tempo e custo. Conduzir as Aquisições Para conduzir as aquisições é necessário ter o plano de gerenciamento das aquisições, os critérios para seleção de fornecedores, as propostas de fornecedores, as decisões que foram tomadas entre fazer ou comprar e a especificação do que deverá ser comprado com informações de quantidades desejadas, níveis de qualidade, dados de desempenho, local de trabalho, especificações e outros requisitos. As aquisições podem ser conduzidas de várias formas, podem ser por licitação, avaliação de propostas, estimativas independentes, publicidade etc. No final desse processo, serão selecionados os fornecedores e definidos os acordos que devem contemplar as necessidades do projeto e seguir as normas e políticas de aquisições da empresa. Gerenciar o Engajamento das Partes Interessadas O objetivo do gerenciamento das partes interessadas é garantir que as necessidades dessas partes estão sendo atendidas. Na fase de execução, as partes interessadas mais críticas são as que fornecem recursos para o projeto em uma estrutura matricial ou funcional e nas fases finais de execução são as áreas operacionais que podem oferecer resistência, se não houve uma boa 5
comunicação e um bom trabalho de engajamento no projeto. Portanto, esse processo tem o objetivo de abordar as preocupações das partes interessadas, esclarecer e solucionar questões que venham a surgir para gerenciar as expectativas e garantir o engajamento das partes interessadas aumentando o apoio e reduzindo a resistência. Orientar e Gerenciar o Trabalho do Projeto Orientar e gerenciar o trabalho do projeto é um processo de integração e tem como objetivo realizar o trabalho que foi definido no plano de gerenciamento do projeto para atingir os objetivos do projeto além de executar as solicitações de mudanças que foram aprovadas. Lembrando que o plano de gerenciamento do projeto tem o que precisa para ser executado e como deverá ser executado e monitorado. A execução do plano será influenciada fortemente pela estrutura organizacional da empresa e especialmente nos processos de recursos humanos, comunicação e partes interessadas. A cultura da empresa também influencia a execução principalmente quanto à tolerância a riscos que a empresa tem na execução do projeto, se irá tolerar uma variação maior de cronograma e custos. Na execução é que temos as entregas do projeto, ou seja, produtos, resultados ou capacidade de realizar um serviço, são itens verificáveis. Estas entregas são resultados de uma fase ou do projeto. Outra saída são as informações sobre o desempenho do trabalho, é na execução que temos informações de como o trabalho está sendo realizado, qual a situação do cronograma, dos custos, das próprias entregas, dos padrões de qualidade, da utilização dos recursos e as lições aprendidas. 6
Revendo a Problematização Lembra-se da situação apresentada no início deste tema? Caso não se recorde, assista novamente ao vídeo no material virtual e escolha a melhor alternativa a seguir. a. Faria a revisão do contrato do fornecedor. Como este fornecedor é um fornecedor confiável recomendaria a revisão do contrato para aumentar o prazo, porque em dois meses não dá para se fazer muita coisa. b. Trabalharia o engajamento do fornecedor. A avaliação inicial é que o problema é de engajamento do fornecedor porque o gerente de projetos deixou o projeto sem controle e está aproveitando a situação para prorrogar o projeto, por esta razão vou chamar o fornecedor e mostrar a importância do projeto para a empresa. c. Trabalharia a execução e a comunicação gerando informações atualizadas da execução. A princípio, o projeto tem somente um problema de falta de atualização das informações da execução e isso pode ser obtido através das informações da execução e podem ser divulgadas através da comunicação. Somente depois dessa avaliação é que será possível avaliar se existe mesmo a necessidade da prorrogação ou é possível fazer alguma ação para manter o prazo do projeto. 7
Feedback a. Se for verificado que o prazo não é suficiente para entregar o resultado esperado, pode ser necessário um aditivo, mas é necessário avaliar primeiro a situação atualizando o cronograma e o andamento do projeto. b. Esta pode ser uma situação possível, mas sem uma análise do cronograma atualizado com os dados da execução não é possível chegar-se a esta conclusão. c. Esta é a melhor alternativa porque sem uma análise inicial do andamento não é possível tomar a decisão. 8
Síntese Hoje, estudamos sobre a execução do projeto, vimos como é realizada a garantia da qualidade e quais são os processos de execução de recursos humanos dentro de um projeto. Compreendemos como gerenciar as comunicações e o engajamento das partes interessadas, bem como conduzir as aquisições e aprendemos a orientar e gerenciar o trabalho do projeto. 9
Referências GUIA PMBOK. Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos. 5ª Edição. Project Management Institute Inc., 2013. PROGRAM MANAGEMENT. The standard for program management. Project Management Institute Inc., 2013. 10
Atividades 1. A execução é a fase do projeto onde temos o maior número de recursos humanos e financeiros sendo utilizados, o processo que precede a execução é o planejamento. O que é gerado no processo de execução? a. Linhas de base e plano de gerenciamento do projeto. b. Entregas do projeto e relatórios de progresso com informações sobre o desempenho do trabalho. c. Solicitações de mudanças. d. Tolerância a risco. 2. Partes interessadas são pessoas ou empresas que podem influenciar de forma positiva ou negativa o projeto e durante a fase de execução. Temos mais pessoas envolvidas na execução e, portanto, os recursos humanos são mais críticos para o projeto, qual o objetivo do gerenciamento das expectativas das partes interessadas? a. Garantir que nenhum envolvido reclame do projeto. b. Garantir que todos os envolvidos falem bem do projeto. c. Abordar as preocupações e solucionar as questões dos envolvidos. d. Abafar qualquer comentário dos envolvidos sobre o projeto. 3. O gerenciamento das comunicações envolve a distribuição dos relatórios de progresso do projeto para as partes interessadas de acordo com o que foi definido no plano de gerenciamento das comunicações. Qual deve ser o formato deste relatório de progresso? a. Pode ir de um relatório mais simples até um relatório mais elaborado dependendo de cada projeto e das necessidades das partes interessadas. b. Só deve ter escopo, tempo e custo. c. Relatório de progresso é a posição do cronograma. d. Deve ser o mais completo possível e em um único formato, assim o 11
gerente do projeto pode atender com um único relatório todos os públicos. 4. A fase de execução é onde temos a maioria dos recursos humanos do projeto trabalhando e, portanto, esta área de conhecimento irá requerer uma atenção especial do gerente de projetos. O planejamento desta execução foi feito no plano de gerenciamento de recursos humanos, quais são os processos de execução da área de conhecimento de recursos humanos? a. Gerenciamento de conflitos, negociação, influência. b. Avaliação de desempenho, desenvolvimento de time. c. Pré-designação, negociação. d. Mobilizar, desenvolver e gerenciar a equipe. 5. A garantia da qualidade tem como objetivo agir de maneira proativa para evitar que problemas de qualidade aconteçam, são utilizados como ferramentas para a garantia da qualidade. a. Auditorias dos requisitos de qualidade e medições do controle de qualidade. b. Plano de qualidade. c. Ishikawa e Benchmarking. d. Diagrama de Pareto. 12