METODOLOGIA, FERRAMENTAS E TÉCNICAS PARA REDUÇÃO DE CUSTOS E RISCOS NO PLANEJAMENTO E NA GESTÃO DE CONTRATOS

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1 METODOLOGIA, FERRAMENTAS E TÉCNICAS PARA REDUÇÃO DE CUSTOS E RISCOS NO PLANEJAMENTO E NA GESTÃO DE CONTRATOS LEANDRO KOJIMA 23ª Semana de Tecnologia Metroferroviária

2 AUTOR Leandro Kojima é engenheiro Eletricista, Mestre em Sistemas Eletrônicos pela Universidade de São Paulo, MBA em Gestão Estratégica e Econômica de Projetos, Certificação PMP. Quinze anos atuando no Metrô de São Paulo, atualmente como Coordenador de Planejamento e Gestão de Contratos e Orçamentos.

3 Gerência de Recursos e Infraestrutura 270 empregados Certificação ISO, OHSAS e Ambiental 107 Contratações de natureza contínua 8 Contratações de natureza não contínua 73 contratos (63%) de nível III acima de R$650mil Previsão orçamentária de custeio 2017: R$ 137,7 milhões

4 OBJETIVOS APRESENTAR Metodologia, ferramentas e técnicas para redução de custos e riscos no planejamento e na gestão dos contratos DEMONSTRAR A IMPLEMENTAÇÃO Redução do Orçamento Plurianual x contratação efetiva e renegociações nos aditamentos AVALIAR O CENÁRIO FUTURO E O IMPACTO Novo regime jurídico da Lei das Estatais nº

5 CONSIDERAÇÕES INICIAIS CENÁRIOS - Crise Econômica e Política - Restrição orçamentária - Leis Federais nº 8.666/93 e nº /02 - Pregão Eletrônico IMPACTOS - Racionalização dos processos - Mudança de cultura - Intensificação da fiscalização dos órgãos de controle externo - Governança e análise de riscos - Priorização do Planejamento

6 METODOLOGIA, FERRAMENTAS E TÉCNICAS Fase preliminar Requisitos Estudo de viabilidade Anteprojeto Gestão Contratual Gestão Operacional Encerramento Lições Aprendidas FERRAMENTAS E TÉCNICAS 1 2 Análise das Partes Interessadas Análise de Decisão envolvendo 4 Planejamento Projeto Básico Especificação Técnica Planejamento Orçamentário Relatório de Justificativa Contratação Subsídios para Contratação Licitação 3 Multicritérios Análise de fazer ou comprar Benchmarking Capacitação Estimativas Independentes Estrutura Matricial Interdependente Gerenciamento de Projetos Gestão de Riscos Lições Aprendidas Métodos de Comunicação Negociação Opinião Especializada Pesquisa de Mercado Project Model Canvas Reuniões Sistema de gestão de contratos

7 METODOLOGIA, FERRAMENTAS E TÉCNICAS Fase preliminar Requisitos Estudo de viabilidade Anteprojeto Gestão Contratual Gestão Operacional Encerramento Lições Aprendidas FERRAMENTAS E TÉCNICAS 1 2 Análise das Partes Interessadas Análise de Decisão envolvendo 4 Planejamento Projeto Básico Especificação Técnica Planejamento Orçamentário Relatório de Justificativa Contratação Subsídios para Contratação Licitação 3 Multicritérios Análise de fazer ou comprar Benchmarking Capacitação Estimativas Independentes Estrutura Matricial Interdependente Gerenciamento de Projetos Gestão de Riscos Lições Aprendidas Métodos de Comunicação Negociação Opinião Especializada Pesquisa de Mercado Project Model Canvas Reuniões Sistema de gestão de contratos

8 METODOLOGIA, FERRAMENTAS E TÉCNICAS Fase preliminar Requisitos Estudo de viabilidade Anteprojeto Gestão Contratual Gestão Operacional Encerramento Lições Aprendidas FERRAMENTAS E TÉCNICAS 1 2 Análise das Partes Interessadas Análise de Decisão envolvendo 4 Planejamento Projeto Básico Especificação Técnica Planejamento Orçamentário Relatório de Justificativa Contratação Subsídios para Contratação Licitação 3 Multicritérios Análise de fazer ou comprar Benchmarking Capacitação Estimativas Independentes Estrutura Matricial Interdependente Gerenciamento de Projetos Gestão de Riscos Lições Aprendidas Métodos de Comunicação Negociação Opinião Especializada Pesquisa de Mercado Project Model Canvas Reuniões Sistema de gestão de contratos

9 PLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO Previsto 2016: R$ mil Realizado 2016: R$ mil Previsão orçamentária de custeio 2017: R$ 137,7 milhões Controle e planejamento orçamentário plurianual 2016: 91,49%

10 METODOLOGIA, FERRAMENTAS E TÉCNICAS Fase preliminar Requisitos Estudo de viabilidade Anteprojeto Gestão Contratual Gestão Operacional Encerramento Lições Aprendidas FERRAMENTAS E TÉCNICAS 1 2 Análise das Partes Interessadas Análise de Decisão envolvendo 4 Planejamento Projeto Básico Especificação Técnica Planejamento Orçamentário Relatório de Justificativa Contratação Subsídios para Contratação Licitação 3 Multicritérios Análise de fazer ou comprar Benchmarking Capacitação Estimativas Independentes Estrutura Matricial Interdependente Gerenciamento de Projetos Gestão de Riscos Lições Aprendidas Métodos de Comunicação Negociação Opinião Especializada Pesquisa de Mercado Project Model Canvas Reuniões Sistema de gestão de contratos

11 METODOLOGIA, FERRAMENTAS E TÉCNICAS Fase preliminar Requisitos Estudo de viabilidade Anteprojeto Gestão Contratual Gestão Operacional Encerramento Lições Aprendidas FERRAMENTAS E TÉCNICAS 1 2 Análise das Partes Interessadas Análise de Decisão envolvendo 4 Planejamento Projeto Básico Especificação Técnica Planejamento Orçamentário Relatório de Justificativa Contratação Subsídios para Contratação Licitação 3 Multicritérios Análise de fazer ou comprar Benchmarking Capacitação Estimativas Independentes Estrutura Matricial Interdependente Gerenciamento de Projetos Gestão de Riscos Lições Aprendidas Métodos de Comunicação Negociação Opinião Especializada Pesquisa de Mercado Project Model Canvas Reuniões Sistema de gestão de contratos

12 FERRAMENTAS E TÉCNICAS Análise das Partes Interessadas Análise de fazer ou comprar Benchmarking Capacitação Estimativas Independentes Gestão de Riscos

13 FERRAMENTAS E TÉCNICAS Métodos de Comunicação Negociação Opinião Especializada Pesquisa de Mercado Reuniões

14 LIÇÕES APRENDIDAS Lições Aprendidas Registradas nos Ativos de Processos Organizacionais da GRI Contratação e Gestão do Contrato Atualização das Lições Aprendidas nos Ativos de Processos Organizacionais Lições Aprendidas para outras contratações

15 ESTRUTURA MATRICIAL INTERDEPENDENTE Coordenadoria de Contratos Coordenadoria Técnica Coordenadoria Operacional Contrato D Líder 4 Contrato C Líder 3 Contrato B Líder 2 Contrato A Líder 1

16 ANÁLISE MULTICRITÉRIO PARA TOMADA DE DECISÃO Objeto a ser contratado Critério 1 Complexidade Critério 2 Riscos Critério 3 Aderência Estratégica Critério 4 Nível de Contratação Alternativa 1 Alternativa 2 Alternativa 3

17 GERENCIAMENTO DE PROJETOS Qualidade Riscos Aquisições Tempo Comunicação PROJETO CONTRATAÇÃO Custos Recursos Humanos Escopo Partes Interessadas Integração

18 METODOLOGIA CANVAS

19 SISTEMA DE GESTÃO DE CONTRATOS

20 REDUÇÃO DOS VALORES DAS CONTRATAÇÕES E ADITIVOS

21 AÇÕES PARA REDUÇÃO DE CUSTOS 1.Redução do número de contratos Adjudicação de pregões - modalidade de Menor Preço 1.Redução ou substituição do escopo e requisitos Renegociação dos contratos

22 Milhares ANÁLISE DOS RESULTADOS Gastos da GRI: 2015 X ,32% PESSOAL MATERIAIS GASTOS GERAIS TOTAL Nº de empregados: Variação (-8,58%)

23 ANÁLISE DOS RESULTADOS Redução do orçamento plurianual de despesas de custeio maio/16 a maio/17 Total Outros Serviços de Limpeza e Higiene Postos de Serviços Revisão, Manutenção e Reparos Reprodução em Geral Aluguéis de Imóveis Serviços de Jardinagem Aluguel de Veículos Serviços de Vigilância R$ 31 R$ 32 R$ 97 R$ 108 R$ 461 R$ 965 R$ Redução de 14,71% do orçamento plurianual de despesas de custeio, em 31 contratos R$ R$ R$ R$ 0 R$ R$ R$ R$ Milhares

24 ANÁLISE DOS RESULTADOS Economia com Contratações de custeio maio/16 a maio/17 Total R$ Outros Postos de Serviços Revisão, Manutenção e Reparos Reprodução em Geral Serviços de Jardinagem Aluguel de Veículos Serviços de Vigilância R$ 29 R$ 69 R$ 78 R$ 172 R$ Adjudicados 14 processos de contratação, no valor total de R$166,27 milhões, com redução de 15,64% do orçamento R$ R$ R$ 0 R$ R$ R$ Milhares

25 ANÁLISE DOS RESULTADOS Economia com Renegociações de despesas de custeio maio/16 a maio/17 Total R$ Outros Postos de Serviços Serviços de Limpeza e Higiene Revisão, Manutenção e Reparos Reprodução em Geral Aluguel de Veículos R$ 3 R$ 28 R$ 32 R$ 30 R$ 289 R$ 512 Renegociados e aditados 17 contratos, no valor total de R$32,93 milhões, com redução de 9,72% Aluguéis de Imóveis R$ 965 Serviços de Vigilância R$ R$ 0 R$ R$ R$ R$ Milhares

26 IMPACTOS DA LEI /16 Novos Limites para as Dispensas de Licitação Orçamento sigiloso Inversão de fases na Licitação Novos critérios de julgamento Contratação semi-integrada e integrada Remuneração variável vinculada ao desempenho Acréscimos e Supressões mediante aceite prévio

27 CONCLUSÕES Riscos Metodologia Técnicas Ferramentas Custos Gestão de Contratos Contratações Planejamento Orçamentário

28 CONCLUSÕES 14,71% do orçamento plurianual - maio/16 a maio/17 1.Economia de aproximadamente R$34,36 milhões, em 31 contratos de custeio (adjudicações e renegociações) Mesmo com a 11,32% dos custos da gerência, inclusive de pessoal

29 VANTAGENS DA APLICAÇÃO DA METODOLOGIA, FERRAMENTAS E TÉCNICAS Desenvolvimento eficiente dos subsídios técnico-econômico Menos retrabalho Amadurecimento das equipes Reconhecimento das partes interessadas Menos mudanças de escopo das contratações

30 PLANEJAMENTO INEFICIENTE Contratações emergenciais de serviços de natureza contínua Prorrogação de contratos com menor vantajosidade; Atrasos no atendimento da necessidade interna Dispensas de licitação indevidas

31 DESAFIOS Minimizar a resistência à mudança de cultura Tempo de adaptação de todas as equipes à estrutura matricial Intensificação da implantação da priorização de projetos Restrição e alocação adequada de recursos internos

32 TRABALHOS FUTUROS Aplicação das novas regras que serão estipuladas pelo Metrô de São Paulo, quanto ao novo regime jurídico da Lei das Estatais nº /16. Desenvolvimento e capacitação das equipes Aperfeiçoamento da metodologia, técnicas e ferramenta Análise da viabilidade e adoção do Sistema de Registro de Preços

33 Para quem não sabe para onde vai, qualquer caminho serve... (Alice no País das Maravilhas) Foto do empregado Carlos Frederico

34 METODOLOGIA, FERRAMENTAS E TÉCNICAS PARA REDUÇÃO DE CUSTOS E RISCOS NO PLANEJAMENTO E NA GESTÃO DE CONTRATOS LEANDRO KOJIMA 23ª Semana de Tecnologia Metroferroviária